Process mining skannar dina affärsprocesser som en MRI för att hjälpa dig att upptäcka möjligheter och få insyn i ditt företags kärnverksamhet.
Eftersom företag involverar många processer kräver att du hittar optimeringsmöjligheter att du bryter ner varje steg i varje process och analyserar den noggrant.
Men att göra det manuellt är som att koka vattnet i ett hav. Du behöver ett system för att påskynda denna process så att du kan få värdefulla insikter snabbare.
Det är här processbrytningsmetoderna kommer in i bilden.
Process mining låter dig identifiera flaskhalsar och få processintelligens för att förbättra dina affärsprocesser.
Därför bör företagsägare och analytiker känna till process mining och dess tekniker.
I den här artikeln kommer jag att diskutera vad process mining är, tillsammans med dess betydelse, arbetsprincip, användningsfall och mer.
Låt oss börja!
Innehållsförteckning
Vad är Process Mining?
Process mining är en teknik som används för att analysera operativa processer som är baserade på flera händelseloggar, som kan extraheras från en organisations databaser, hanteringsprogram och informationssystem.
Process mining handlar om att hitta hur dina affärsprocesser faktiskt fungerar för att upptäcka problem och upptäcka områden för att förbättra din verksamhet. Det är fördelaktigt för alla företag och kan tillämpas på flera arbetsflöden.
Huvudsyftet med process mining är att analysera och optimera affärsprocesser. Det finns också andra skäl att tillämpa process mining i ditt företag, till exempel:
- Överensstämmelsevalidering
- Stöd för processautomation
- Processharmonisering
Men vad är egentligen affärsprocesser?
Processer är komplexa strukturer på grund av avvikelser, flera interaktioner och iterationer mellan processenheter. Med hjälp av process mining-tekniken kan du enkelt upptäcka och övervaka tillståndet för de faktiska processerna istället för att ta itu med idealiska. Du kan göra detta genom att:
- Utnyttja incidentregister och realtidsdata för att identifiera flaskhalsar
- Eliminera extra steg i dina arbetsflöden
- Presentera realtidsinsikter
Som ett resultat kan företag nu fokusera på sina ansträngningar för att förbättra sina affärsprocesser. Därför är det också känt som business process mining, vilket hjälper dig att utveckla en bättre förståelse av realtidsdata från ett företags traditionella processer.
Process mining härrör från data mining-fältet, nyligen kallat data science. Detta beror på att tekniken bakom process mining fungerar precis som data mining. Men båda är olika när det gäller deras användningsområden.
Datautvinning använder många metoder och algoritmer för att utforska data. Medan process mining analyserar flera händelseloggar och processer baserat på realtidsdata för att ”minera” processer.
Process mining fokuserar på flera perspektiv:
- Kontrollflöde: Detta perspektiv handlar om aktiviteternas ordning. Målet med process mining här är att få den optimala vägen där den kan utföra aktiviteten.
- Organisatoriskt: Detta perspektiv riktar sig mot resurserna, såsom avdelningar, roller, etc. Det primära målet här är att komma med en bättre struktur för dina organisatoriska enheter.
- Tid: Detta perspektiv handlar om frekvensen och tidpunkten för händelser.
- Fall: Detta perspektiv tar hänsyn till olika egenskaper involverade i olika processer eller fall.
Hur fungerar Process Mining?
Process mining upptäcker först faktiska processer från händelseloggarna. Genom att extrahera varje händelselogg och kombinera dem visar en process mining-teknik hur processer fungerar för ett företag i verkligheten.
Låt oss gräva djupare för att förstå arbetsproceduren för process mining genom dessa steg:
Analysera och manipulera data
För det mesta spårar och lagrar företag av alla storlekar komplexa och stora data i ett säkert område, som en databas i molnet. Det finns några process mining-verktyg som kan hjälpa din organisation att ta denna data och konvertera den till händelseloggar.
Detta låter din organisation analysera varje operativ process. Verktygen tilldelar ärende-ID, aktivitet och tidsstämpel till varje datadel. Process mining använder dessa element och analyserar olika aspekter av arbetsflödet för att avgöra vilken uppgift som kräver förbättring, vilken som är effektiv och vilka uppgifter som ska prioriteras.
Utvärdera varje process
Med hjälp av händelseloggar kan processutvinningsverktyg analysera och skapa grafer för varje steg som extraheras från arbetsflödet. I nästa process jämför process mining-verktyg idealiska grafer med dessa grafer. Detta säkerställer att du förstår hur systemet behöver fungera.
Genom att jämföra båda graferna kan du tydligt se ineffektiviteten och effektiviteten i de operativa processerna.
Till exempel innefattar det nuvarande arbetsflödet för att spåra lager många steg som hjälper dig att säkerställa att produkterna skickas, transporteras och levereras till kunder. Med grafer som beskriver varje steg kan du upptäcka de små ineffektiviteterna och förbättra dem.
Prioritera korrigeringarna
När du är klar med grafen, analysera processen inom det aktuella arbetsflödet och avgör hur detta skiljer sig från den ideala grafen. Därefter är det dags att identifiera stegen för förbättring. Baserat på hur brådskande och svårighetsgrad ändringarna är, är det först viktigt att prioritera de korrigeringar du behöver göra.
Process mining-verktyg låter dig kontrollera den exakta tiden som krävs för att slutföra varje steg. Detta hjälper dig att snabbt avgöra vilka problem som behöver omedelbar åtgärd eller åtgärd.
Prioritera till exempel att åtgärda ineffektiviteten i arbetsflödet eller överväg att åtgärda flaskhalsarna så att du kan minska tids- och resursanvändningen för ditt företag.
Spåra arbetsflöden
I det sista steget övervakar process mining-tekniken operationssystemen kontinuerligt och skapar händelseloggar för att samla in data om mätvärdena och data som är involverade.
Detta ger en tydlig bild av pågående realtidsdata som berättar om arbetsflödet är strukturerat och kan leverera effektiva resultat. Med denna teknik kan du se förbättringen du har gjort, vilket minskar tidigare slöseri och ineffektivitet.
Process Mining Capabilities
Förmågan hos process mining innefattar:
#1. Process upptäckt
Identifiera processer: Användare får i allmänhet inte hela bilden av hur affärsprocesser fungerar och fortskrider. Process mining hjälper till att visualisera de befintliga processerna och låter användare förstå situationen genom att använda realtidsdata och händelseloggar.
Till exempel kan HR-avdelningar upptäcka komplexiteten i rekryteringsprocessen för att förstå takten i rekryteringsprocessen och minska risken för att kandidater hoppar av.
Identifiera processavvikelser: Företag som arbetar med olika arbetsflöden måste förstå sina processavvikelser. Process discovery hjälper företag att upptäcka avvikelserna mellan faktiska processer och ideala processer. Med hjälp av process mining-verktyg kan användare identifiera osynliga processavvikelser tillsammans med frekvensen.
Till exempel hjälper en korrekt förståelse av processer ett företag att förenkla sina automationsprojekt. De flesta av cheferna tror att förvirring i det inledande RPA-projektet kan leda till misslyckande.
#2. Överensstämmelseanalys
- Analysera fall som inte överensstämmer: Företag föredrar alltid standardiserade processer. Det är dock utmanande att uppnå en hög överensstämmelsenivå. Process mining hjälper till att upptäcka olika processvariationer och nivåerna av avvikelser.
- Identifiera grundorsaker: Process mining upptäcker processer som skiljer sig från de nödvändiga. Till exempel identifierar företag generella fel genom att upptäcka grundorsakerna. De kan klassificera dessa fel, undersöka varför och lösa dessa fel effektivt.
#3. Processvalidering
Process mining använder realtidsdata för att ge insikter om sina slutanvändare. Det tillåter företag att validera processresultaten för att bekräfta deras nuvarande flöde. Dessutom används den för efterlevnads- och revisionsprocesser.
Till exempel kan ett skattekonsultföretag täcka sina transaktioner och processer för revision, vilket hjälper till att minska handläggningstiden med 50 %.
#4. Processförbättringar
- Prestandaövervakning: Process mining-verktyg erbjuder ett användarvänligt gränssnitt som kan spåra KPI-mått och hjälpa till att identifiera de bästa eller sämst presterande processerna.
- Identifiera processflaskhalsar: Vissa processer är optimala prestandamässigt där företag enkelt kan identifiera flaskhalsar med hjälp av process mining. Elimineringen av dessa flaskhalsar kommer att förbättra ditt företags prestanda.
- Föreslå förbättring: Process mining erbjuder specifika rekommendationer till dina företag för att öka prestandan. Några av förslagen kan vara:
Vikten av Process Mining
Affärsprocesser är komplexa och har många undantag. Om du ser den faktiska processen med den ideala som process mining upptäcker, kommer du att upptäcka att den är komplicerad och sammanflätad.
Därför måste företagsägare förstå sina processer samtidigt som de strävar efter att identifiera och förhindra flaskhalsar. process mining erbjuder flera fördelar, såsom:
Minskade kostnader
Process mining låter användare upptäcka områden som kräver ändringar, som automatisering. Med andra ord kan en process mining-teknik ge dig en tydlig bild av vilken process som behöver automatiseras och varför. Automatisering av processer hjälper till att öka effektiviteten, vilket resulterar i minskade kostnader och sparar tid.
Datadrivna beslut
För att fatta rätt beslut behöver du data av hög kvalitet som är relevant, exakt, fullständig, tillgänglig och tillgänglig. Bortsett från det behöver du analysfunktioner och omfattande datavisualisering.
Tyvärr har de flesta organisationer inte den information de behöver för att fatta beslut. Här hjälper process mining till att tillhandahålla händelseloggar eller rådata för att extrahera processsekvensen och eliminera dataluckor. På så sätt kan du låsa upp korrekta och opartiska insikter i end-to-end-processer för att fatta välgrundade beslut.
Få transparens
Som företagare kan du förstå vikten och värdet av digital transformation. Men är alla dina beslutsfattare på samma sida som du?
Process mining är en kraftfull metod som hjälper till att upprätthålla transparens mellan alla i teamet. Denna teknik använder data och hjälper chefer att visualisera de nuvarande processerna och systemen baserat på tid, pengar, rykte och arbetslivskvalitet. Dessutom visar den upp det värde som digital transformation kan ge.
Omfattande förståelse
För att göra en klok investering i teknik måste du fokusera på att förstå dina krav såväl som den aktuella situationen på marknaden. Process mining hjälper dig att göra det. Du kommer att få en heltäckande uppfattning om många saker. Det inkluderar:
- Att veta om din investering är värd en förbättring
- Att peka ut var de viktigaste problemen finns
- Förstå variationerna i processerna inom organisationen
Dessutom låter process mining dig inse fördelarna utan mänskliga fel.
Efterlevnad
Även om revision av hela affärsverksamheten är en tidskrävande process, förkortar snabbare analys med hjälp av process mining-verktyg gapet.
Dessutom upptäcker dessa verktyg icke-kompatibla processer för att säkerställa att du känner till sådana problem så att du kan åtgärda dem i tid. Ett företag kan också minska tiden det tar att utföra kundanalyser genom att använda process mining-tekniker.
Bättre kundupplevelse
Genom att upptäcka förbättringsområden, optimera olika processer och identifiera flaskhalsar minskar den totala processtiden. Detta möjliggör snabbare leverans av produkter eller tjänster för kunder och förbättrar deras upplevelse. Som ett resultat ökar kundernas förtroende, vilket hjälper till att öka dina intäkter.
Användningsfall av Process Mining
#1. Finansiella tjänster
Genom att skapa en solid plan för att växa och optimera finansiella tjänster kommer du att behöva sakkunskap.
Med hjälp av process mining kan finanschefer, ledare och beslutsfattare snabbt se utförandet av processerna i realtid. Det är också lätt att få objektiv insikt i de pågående processerna genom att borra ner till olika enheter eller ärenden, se trender på hög nivå etc.
Process mining hjälper dig att se variationer, bristande efterlevnad och fel baserat på deras bidrag till dina affärsresultat.
#2. Operationell excellens
Verksamhetschefer och ledare möter ständigt nya utmaningar och söker lösningar på dem. Så när du försöker migrera till ny teknik, se till att minska komplexiteten, utnyttja automatisering och hitta områden för att spara pengar.
Process mining hjälper dig att hitta ineffektivitet i dina affärsprocesser och maximera kapaciteten hos system och anställda. Dessutom kan den spåra hela din affärsmiljö och låter dig veta det perfekta tillfället att agera på fel, bristande efterlevnad och ineffektivitet.
Genom att upprätthålla transparens kan du dessutom hålla alla i teamet väl medvetna om de beslut som fattas, vilket hjälper till att förbättra samarbetet och operativ effektivitet. Dessutom kan du navigera ditt företag genom skift för att säkerställa att resurser inte slösas bort.
#3. SAP-migrering
Moderna företag har svårt att uppnå end-to-end transformation framgångsrikt utan att integrera ett affärssystem. Under migration kämpar företag med vissa fallgropar, inklusive:
- Dåliga processinsikter
- Harmoniseringsfrånvaro mellan enheter
- Prestandaluckor
- Ineffektiv förändring
- Kommunikationsutmaningar
- Okända variationer i processen
Med process mining kan företag se sina processer som undergår SAP-migrering. Processutvinningsverktygen hjälper SAP-experter genom att erbjuda insyn i befintliga processer.
#4. Intelligent automation
För att maximera värdet av din automationsinvestering kan du utnyttja process mining. Genom att använda rätt process mining-verktyg kommer du att kunna nå din verkliga operativa potential och vara medveten om undantag för att effektivisera dem.
Process mining hjälper till att svara på följande frågor:
- Vad blir den förväntade avkastningen på investeringen för automationsinitiativet?
- Vilka är de vanliga processundantagen?
- Vilken process är mest värdefull för automatisering?
- Hur varierar investeringen mellan olika länder?
Tillsammans med process mining kan du också använda andra intelligenta automationstekniker, såsom AI och RPA, för att svara på dessa frågor.
#5. Orderhantering
Orderhantering omfattar hela processen, från hantering av kundorder till hantering av konton. Denna affärsprocess innebär många variationer. Med process mining kan du visualisera hela processen för orderhantering. Genom att visualisera grundorsakerna visar den hur man kan minska förseningar, omarbetningar och ändringar i ordning.
Dessutom låter process mining dig identifiera automatiserings- och leveransblocksproblem med färdiga diagram och analyser. Det är också till hjälp för att kontinuerligt övervaka end-to-end-processens prestanda.
Slutsats
Ett företag kan ha många processer och operationer igång, vilket kan innebära många komplikationer, fel och ineffektivitet. Så om du vill effektivisera dessa processer och hantera dem effektivt behöver du moderna tekniker som process mining.
Process mining kan hjälpa till att förbättra effektiviteten i dina affärsprocesser. Det hjälper dig att upptäcka fel och fel i din verksamhet och hitta grundorsakerna så att du omedelbart kan arbeta med att åtgärda dem. Idag har många organisationer använt process mining för att förbättra sina processinsatser, spara tid och få mer vinst.
Du kan också utforska vissa datautvinningstekniker och hur man använder dem.
