Förenkla Ditt Arbetet med Gemini i Google Sheets

Att hantera data i Google Sheets kan vara en överväldigande uppgift, särskilt när det kommer till att skriva komplexa formler för avancerad dataanalys. Oavsett om du är en nybörjare eller en erfaren användare, kan det vara en utmaning att navigera bland alla funktioner och alternativ. Lyckligtvis har Google introducerat Gemini, en AI-driven assistent som är integrerad i Google Workspace, vilket förenklar processen och gör det möjligt att snabbt skapa formler utan att behöva skriva dem manuellt. Med Gemini kan användare nu enkelt skriva inläggna IF-formler, automatisera datakontroller och skapa datum- och tidsformler med hjälp av inbyggda funktioner. Låt oss dyka ner i hur Gemini kan revolutionera ditt sätt att arbeta med Google Sheets!

Viktiga Punkter

• Gemini förenklar skrivandet av nästlade IF-formler för avancerad dataanalys i Google Sheets.
• Gemini kan automatisera datakontroller i Google Sheets, vilket sparar tid och ansträngning vid sökning av värden.
• Gemini kan hjälpa till att skapa datum- och tidsformler i Google Sheets genom att referera till Googles inbyggda funktioner.

Så här lägger du till Gemini i Google Sheets

För att få tillgång till denna funktion måste du ha registrerat dig för Googles Workspace Labs. Det är riktigt enkelt att göra, så länge du bor i något av de stödja länderna och territorierna. Du kan hoppa över den här avsnittet om du redan har tillgång till Workspace Labs.

För att börja med Gemini i Workspace, registrera dig på Workspace Labs-webbplatsen. Kryssa i rutorna längst ner på sidan för att acceptera villkoren och sekretesspolicyn, och klicka på Skicka.

Om du har registrerat dig en gång för Workspace Labs men valt bort det, kommer du inte kunna registrera dig igen med samma konto. Google One AI Premium-prenumeranter har även tillgång till Gemini i Google Workspace, tillsammans med flera andra funktioner.

1. Skriva Nästlade IF-formler

IF-funktionen gör att du kan testa ett specifikt villkor och definiera ett värde att returnera om det är sant och ett annat värde att returnera om det är falskt. Du kan modifiera dina IF-satser med de logiska operatorerna OCH, ELLER och INTE, och till och med nästla flera IF-satser inom varandra för mer komplex dataanalys i Google Sheets.

Nästling är ett dubbeläggat svärd. Det kan tekniskt sett utföra mycket tungt arbete, men det kan vara ganska besvärligt och svårt att använda om du just har börjat med funktioner och formler. Men med Gemini som din medhjälpare kan du skriva långa, visuellt komplicerade formler som gör precis det du önskar.

Först behöver du öppna kalkylbladet i Google Sheets. Klicka på den diamantformade Ask Gemini-ikonen bredvid Dela-knappen så bör en sidopanel dyka upp. Gemini kommer att analysera innehållet i kalkylbladet och presentera en sammanfattning.

Skriv in din prompt i textrutan längst ner i sidopanelen. För att beräkna betygen för en klass av studenter skrev jag följande prompt:

Skapa en nästlad IF-formel som kan beräkna betygen för studenterna baserat på deras poäng. A är 90 och högre, B är 80 till 89, och så vidare.

Gemini kunde utföra uppgiften på första försöket och skapade en formel som fungerade perfekt. Ikonen Infoga under formeln kan användas för att lägga till den i kalkylbladet.

2. Automatisera Datakontroller

Med Gemini behöver du inte längre skriva horisontella eller vertikala sökformler. Du kan utnyttja Geminis förmåga att tolka data i ditt kalkylblad och svara på förfrågningar baserat på sin förståelse. Detta innebär att du kan formulera dina frågor på naturligt språk och få de önskade resultaten med mindre tid och ansträngning.

Med två tabeller i ett kalkylblad, en rot-tabel och en uppslagningstabel, kan jag be Gemini att söka efter det associerade värdet för en post i min rot-tabel.

För att hitta Mark Twains adress skrev jag följande prompt:

Hitta adressen till Mark Twain i tabellen från F4 till G9.

Gemini returnerade följande formel: =FILTER(G4:G9, EQ(F4:F9, “mark twain”)), vilket gav mig den adress jag var intresserad av. Detta kan verka trivialt i ett kalkylblad med ett fåtal objekt, men det kan vara en spelväxlare när du hanterar tusentals objekt.

Det finns flera AI-prompting tips och tricks, men det viktigaste är att vara så beskrivande och specifik som möjligt.

3. Skapa Datum och Tidsformler

Gemini kan automatiskt referera till alla av Googles inbyggda datum och tidsfunktioner när det skapar formler på begäran. Med Gemini kan jag lägga till aktuell tid till mitt kalkylblad, räkna antalet dagar mellan två datum, konvertera oformaterad text till datum och använda andra datum- och tidsfunktioner utan att behöva memorera några.

Till exempel returnerar prompten nedan korrekt en formel för att beräkna skillnaden mellan två datum:

Beräkna antalet dagar mellan slut- och startdatum för varje uppgift i projektet.

4. Textbearbetningsfunktioner

Förutom att skapa datum- och tidsformler kan Gemini även hantera textmanipulationsoperationer i Google Sheets. Gemini kan extrahera specifik text från en rad, konvertera text till siffror och vice versa, och formatera text utan att du behöver skriva några formler. Det kan också generera ny text baserat på prompts, göra förslag på datavalidering och sammanfatta texten i ditt kalkylblad inom samma arbetsflöde.

Du kan till och med referera till din Gmail-inkorg och dina Drive-filer i dina prompts, som:

Lista ämnena för de tre senaste mejlen som skickats till [Enskild].

Sammanfatta huvudpunkterna i [Filnamn] i Drive.

Klicka på Källor under svaret för att se vilka filer Gemini använde i sitt svar.

5. Skapa Anpassade Funktioner

Anpassade funktioner är ett utmärkt sätt att utöka Google Sheets inbyggda funktioner. Det innebär att skriva kod i Google Apps Script, en egenutvecklad, molnbaserad skriptplattform för Google Workspace.

Om du har en idé för en anpassad funktion men saknar avancerade kodningskunskaper, kan du beskriva ditt koncept för Gemini och låta AI:n generera koden för dig. Till exempel använde jag Gemini för att skapa ett enkelt skript som konverterar fot till centimeter. Gemini kan också hantera mer komplexa uppgifter, som språköversättning eller hämtning av liveuppdateringar från internet.

Även om Gemini inte är perfekt kan det, enligt min erfarenhet, framgångsrikt generera korrekt formel cirka sju gånger av tio. Trots sina brister är det en betydande tidsbesparare och kan till och med fungera som ett värdefullt inlärningsverktyg. Men om du ofta behöver skriva formler, finns det ingen ersättning för att bemästra de grundläggande funktionerna i Google Sheets. Gemini är en kraftfull assistent, men att förstå grunderna kommer alltid att vara nyckeln till att få ut det mesta av dina kalkylblad.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis är Gemini en grym AI-assistent inbyggd i Google Sheets som förändrar hur du arbetar med data. Genom att förenkla skapandet av formler och automatisera datakontroller, kan Gemini spara tid och ansträngning. Oavsett om du skapar nästlade IF-formler, letar efter data eller hanterar text, är Gemini en ovärderlig resurs för alla som vill förbättra sin arbetsflöde i Google Sheets.