Molnsamarbete är ett effektivt sätt att samla ditt team på ett ställe och göra det möjligt för dem att sömlöst arbeta med projekt, dokument, design och andra filer.
Många organisationer tillåter numera sina anställda att arbeta på distans. Detta ger inte bara en möjlighet för dem att anställa talanger från hela världen.
Det kan dock vara svårt att samarbeta och hantera all kommunikation och filer när man arbetar från olika platser.
Att flytta arbetet till molnet är en bra lösning på detta. Och nu är det inte längre ett alternativ för organisationer utan en nödvändighet, särskilt om du har en fördelad arbetsstyrka.
Molnsamarbete är prisvärt, skalbart och tillgängligt för teamen att interagera, samarbeta och hantera arbetsbelastningen. Och kraften i molnsamarbete mångdubblas om du använder lämpliga verktyg.
I den här artikeln kommer jag att diskutera molnsamarbete i detalj, hur det kan omforma ditt företag och de bästa verktygen för molnsamarbete du kan använda.
Nu kör vi!
Innehållsförteckning
Vad är molnsamarbete?
Molnsamarbete är en metod som gör det möjligt för anställda att arbeta tillsammans och enkelt komma åt filer lagrade i molnet med lämpliga behörigheter.
Med hjälp av molnsamarbetsverktyg kan företag tillåta anställda att se och redigera dokument från vilken plats som helst när som helst och arbeta samtidigt på ett visst dokument. När ändringar görs och ändringar synkroniseras kan alla teammedlemmar enkelt se ändringarna och få åtkomst till samma version av projektet.
Dessutom gör molnsamarbetsverktyg dig att visualisera vem som tittar på dokumentet. Du kan kommunicera med dina teammedlemmar medan du arbetar med ett projekt med hjälp av en chatt- eller kommentarsfunktion. Det hjälper dina team att arbeta tillsammans och uppnå målet utan att vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen. Därför är det fördelaktigt för både hybrid- och distansarbetare.
Cloud Collaboration vs. Traditionell Collaboration
Molnsamarbete Traditionellt samarbete Med molnsamarbetslösningar kan du arbeta på distans från vilken plats som helst och samarbeta effektivt med dina teammedlemmar utan att vara fysiskt närvarande runt dem. I traditionellt samarbete måste du fysiskt träffa dina teammedlemmar för att diskutera ändringarna i ett dokument eller en fil. Det ökar produktiviteten och effektiviteten. Det kan förbättra produktiviteten, men effektiviteten kan vara lägre. Kontorskostnaderna i molnsamarbete är lägre än i traditionellt samarbete. Traditionellt samarbete kräver högre investeringar i kontorskostnader som infrastruktur, el, vattenförsörjning, system, utrustning, regelbundet underhåll etc. Administrations- och licenskostnaderna är mer flexibla. licenskostnaderna är mindre flexibla. Det ger en utbyggbar arbetsyta för ytterligare medarbetare. Den kan ta emot ett fast antal medarbetare i arbetsytan. Den centraliserar alla dokumentuppdateringar och redigeringar, håller ett register över ändringarna.Versionskontroll är ett problem i traditionellt samarbete eftersom det är komplicerat att veta vem som gjorde ändringarna vid vilken tidpunkt och i vilket utkast.
Kärnkomponenter i molnsamarbete
Ett molnsamarbetessystem kan ha följande komponenter:
- Dokumentdelning och lagring: Molnsamarbete låter dig lagra och dela dokument med vilken enhet som helst genom samarbetsredigeringsfunktioner. Du kan ge åtkomst till dina teammedlemmar så att de kan utföra ändringar och uppdatera dem från vilken plats som helst när som helst.
- Projekt- och uppgiftshantering: Med molnsamarbetslösningar kan du hantera projekt och uppgifter enkelt och flexibelt. Dessutom kan du övervaka framstegen genom att granska varje uppgift och spåra mål hela tiden för att avsluta projektet inom den givna tiden.
- Kommunikation och meddelanden: Kommunikation och meddelanden blir lätt med molnsamarbete. Det inkluderar videokonferenser, snabbmeddelandefunktioner, gruppchatt, telefonsystem och mer. Du får ett brett utbud av praktiska funktioner för bättre samarbete genom effektiv kommunikation.
Fördelar med Cloud Collaboration
#1. Förbättrat teamsamarbete
När alla projektrelaterade dokument lagras på en central plats är det lättare att hitta, komma åt och redigera dem. Det finns inte längre ett behov av att ständigt maila dina teammedlemmar om den uppdaterade versionen av en fil.
Medan dina teammedlemmar har tillgång till rätt filversion blir diskussioner mellan medlemmar smidigare, vilket säkerställer att alla i teamet är på samma sida och förbättrar teamsamarbetet. Detta ger lika möjligheter för alla teammedlemmar att aktivt engagera sig i projektet.
#2. Stöder Remote Workforce
Molnsamarbete gör det möjligt för företag att anställa talanger från hela världen som kan arbeta på distans. Dessutom gör det det enklare för avlägsna team att samarbeta från vilken plats som helst när som helst. Detta kommer att öka flexibiliteten i deras arbete tillsammans med produktivitet och effektivitet.
#3. Snabbare dataåtkomst
Många e-postservrar klarar inte av större filer på 20-25 MB. För att dela dessa filer med dina teammedlemmar måste du dela dem via externa hårddiskar och USB-enheter. Detta är en tidskrävande process.
Molnsamarbete gör att ditt team kan dela stora filer snabbt utan dröjsmål. När du har laddat upp ditt dokument online kan du dela länken med dina teammedlemmar och låta dem komma åt den.
#4. Effektiviserat arbetsflöde
Molnsamarbete hjälper ditt team att arbeta mer effektivt och snabbare genom att effektivisera arbetsflödet. Det ger flexibiliteten att schemalägga arbetet och dela det mellan medarbetare med deras föredragna arbetstider i olika tidszoner. Att använda molnet innebär att varje medlem har tillgång till dokumenten och möjligheten att dela filer från vilken plats som helst.
#5. Uppdateringar i realtid
När någon medlem i ditt team redigerar eller uppdaterar ett dokument i molnet, kommer ändringarna att visas i realtid i den filen som andra kan komma åt och se. Cloud samarbetsverktyg erbjuder ett varningssystem som hjälper dig att få omedelbara varningar när ett dokument uppdateras.
Bästa metoder för molnsamarbete
- Det är viktigt att granska ditt arbetsflöde regelbundet, samarbeta med ditt team och göra nödvändiga ändringar.
- Eftersom säkerhet är ett stort problem kan du samarbeta med ditt säkerhetsteam online för att diskutera åtkomst- och behörighetsfrågor.
- Det rekommenderas att utveckla en utbildnings- och introduktionsstrategi för skalbarhet.
Låt oss gräva djupare in i några molnsamarbetsverktyg och hur de kan hjälpa ditt företag.
Mötessamverkan
Klotter
Schemalägg ditt möte på ett enklare och snabbare sätt med Klotter verktyg för mötessamarbete. Det hjälper dig att snabbare boka alla slags kund- eller arbetsmöten med dina teammedlemmar.
Oavsett om du är ett rekryterings-, försäljnings-, utbildnings-, ideellt företag eller frilansare, gör Doodle att du kan omforma ditt företag med bara några klick och förenklar dina gruppmöten genom att eliminera dubbelbokningar.
Calendly
Calendly låter dig schemalägga möten snabbare än någonsin med sin automatiseringsplattform, så att du kan eliminera den onödiga tiden med att dubbelkolla det schemalagda mötet i e-postmeddelanden.
Du kan generera mer intäkter, stänga fler affärer, snabba upp din försäljning, få kontakt med rätt personer och få verkliga resultat. Dessutom kan du dela din tillgänglighet så att potentiella kunder och kandidater kan boka möten med dig.
Kunskapssamarbete
Coda
Samla dina verktyg och team med Coda för organiserat arbete. Det blandar strukturen i dina kalkylblad, kraften i applikationer, flexibiliteten hos dokument och intelligensen hos AI.
Coda låter alla designa applikationer med hjälp av automation, knappar och formler. Du kan eliminera de tråkiga kalkylbladen i tabeller, redigeringar och vyer. Dessutom kan du ge ditt team en central plats för att bygga strategi och schemalägga uppgifter.
Dessutom gör Coda det möjligt för ditt team att snabbt engagera sig i dokument eller ansökningar, samarbeta effektivt och fatta beslut snabbare.
Samfluens
Samfluens tar in rätt personer i rummet för att forma en strategisk konversation med fokus på att uppnå bra resultat. Det möjliggör samarbete och öppet deltagande för ditt team att skapa och samdesigna färdplaner och nya tillvägagångssätt.
Dessutom hjälper Cofluence dig att designa interaktiva sessioner även under osäkra, komplexa, tvetydiga och flyktiga tider genom att erkänna det omedelbara framtida sammanhanget och nuvarande omständigheter.
Begrepp
Upplev en uppkopplad arbetsyta där du kan arbeta snabbare och bättre med AI-funktioner med Notion. Den erbjuder allt ditt arbete på en enda centraliserad plats. Du kan enkelt kommunicera med nästa generations, enkla och kraftfulla dokument.
Dessutom kan du hantera vilket projekt som helst utan att använda något separat system. Notion AI ger dig tillgång till den obegränsade kraften att tänka större, arbeta snabbare och skriva bättre. Du kan visualisera, sortera och filtrera alla uppgifter eller objekt baserat på brådskande eller prioritet.
Fildelning
Google Drive
Google Drive låter dig lagra och dela dokument eller filer från din dator, surfplatta eller mobila enhet. Det låter dig också samarbeta säkert med dina filer och mappar. Filerna som du delar genomsöks proaktivt för att ta bort spam, skadlig programvara och ransomware.
Du kan enkelt skapa innehåll och samarbeta med dina teammedlemmar mer effektivt genom att integrera Drive med dokument, bilder och ark. Googles kraftfulla sökfunktion är inbäddad i enheten för att erbjuda tillförlitlighet, hastighet och samarbete.
Synkronisera
Få ett säkert utrymme för allt ditt bästa arbete med Sync och håll dig uppkopplad och säker i molnet. Det är en lagrings- och samarbetsplattform för dina filer och dokument. Synkronisering låter dig komma åt dina filer från vilken enhet som helst på distans och hantera behörigheter för att skydda ditt viktiga arbete.
Du kan enkelt ansluta till dina interna team, kunder, dokument, kunder och externa partners med Sync. Det låter dig också ansluta till dina datorer, mobila enheter och filer så att alla är på samma sida och alltid uppdaterade med ändringar.
Microsoft 365 OneDrive
Spara dina filer och foton till Microsoft 365 OneDrive för att komma åt dem var som helst och på vilken enhet som helst. Även om du tappar bort din enhet kommer du inte att förlora dina foton och filer när de finns i OneDrive.
OneDrive erbjuder 1 TB molnlagring, återställning av ransomware, dokumentdelning och mer. Med din mobila enhet kan du skanna och lagra visitkort, kvitton, anteckningar, dokument, etc. Verktyget ger ett extra lager av skydd för dina viktiga foton och filer.
Dropbox
Få hela verktygspaketet med Dropbox för att skapa, hantera, dela och spåra filer mer effektivt. Det ger dig den lagring du behöver med säkerhetsfunktioner som lösenordsskydd, visningshistorik, vattenmärkning och filåterställning.
Du kan dela spårbara länkar för att spåra när någon kommer åt en given delad fil. Du kan också ta bort åtkomst för vem som helst utan att påverka andras behörigheter. Dropbox hjälper dig att samarbeta i ditt arbete och hantera din verksamhet med olika verktyg.
Idésamarbete
Nyckfull
Nyckfull är navet för idé och visuellt samarbete, där du kan kombinera whiteboard, diagram och mer. Det ger fyra kraftfulla format för samarbete – flödesscheman, wireframes, tankekartor och dokument.
Du kan få ett brett utbud av byggstenar och mallar för att förverkliga dina idéer. Ta bort friktion mellan designers, ingenjörer och projektledare för att bygga produkter snabbare.
Dessutom kan du kombinera diagram med detaljerad dokumentation så att alla är i linje med utvecklingsprocessen.
Miro
Bygg och designa snabbare med den visuella arbetsytan – Miro för innovation. Det ger en plats för alla att skapa tillsammans, oavsett plats. Det hjälper dig att fånga datadrivna insikter, strukturera dem med tabeller och diagram och dela dem på en centraliserad plats.
Du kan säkerställa ett kontinuerligt engagemang med företagets strategi och kundbehov genom att definiera initiativ och mål, visualisera beroenden och prioriteringar och hålla koll på planerna.
Lucidchart
Upplev en intelligent diagramapplikation – Lucidchart, som kan samla ditt team för att samarbeta och fatta välgrundade beslut. Det hjälper till att klargöra komplexitet, anpassa insikter och driva ditt företag till nya höjder.
Lucidcharts intelligenta diagram låter dig visualisera komplicerade idéer tydligt, snabbare och mer i samarbete. Du kan också visualisera teamets system, processer och organisationsstruktur. Dessutom kan du få alla på samma sida, föra planer till verklighet och dra nytta av nästa generations intelligens.
Dokumentsamarbete
Google Workspace
Google Workspace ger en innovativ och flexibel lösning för organisationer att nå sina mål. Det låter dig hålla dig uppdaterad med händelserna, senaste berättelserna och mer.
Du kan till och med upptäcka nya insikter om din framtida arbete. Med hjälp av Duet AI kan du samarbeta smidigare och öka din produktivitet, vilket säkerställer att varje medlem i en organisation har kontroll över sin information.
Microsoft 365
Öka din produktivitet med Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint och mer. Microsoft 365 låter dig skapa sociala inlägg, design, inbjudningar och mer med en AI-driven grafisk designapplikation.
Oavsett om du vill lära dig på distans, få kontakt med familj och vänner eller samarbeta med organisationen är Microsoft 365 allt du behöver. Dessutom kan du ta med dig idéer med klasskamrater, familjemedlemmar eller lagkamrater över dina enheter med Microsoft-program.
Kommunikationssamarbete
Google Meet
Google Meet tillhandahåller en enda tjänst för högkvalitativa och säkra videomöten och samtal på vilken enhet som helst för alla.
Du kan få hela din besättning i Meet, där du kan samarbeta kring uppdrag, presentera affärsförslag, klargöra tvivel eller bara ha konversationer ansikte mot ansikte.
Zoom
Skapa meningsfulla samarbeten med dina teammedlemmar eller studenter genom teamchatt, telefon, whiteboard, möten och mer med Zoom. Det låter dig samarbeta, koppla samman människor och konsolidera kommunikation i ett klassrum, styrelserum, operationssal, etc.
Knappsats
Öka försäljning, stötta kunder och samarbeta med teamet med en allt-i-ett och vacker AI-driven applikation – Knappsats. Det ger:
- Den mest avancerade engagemangsplattformen för kunder och team
- Utgående försäljning, tillsammans med livecoaching
- Världens smartaste telefonsystem för ditt företag
- Videomöten med inbyggda transkriptioner
Slak
Nå ditt team direkt med Slak och börja samarbeta, chatta, skicka videor och ljud och göra mycket mer. Det ger organiserade utrymmen för allt och alla som du behöver för att möjliggöra ett enkelt samarbete.
Projektsamarbete
monday.com
Få en plattform byggd för att samarbeta i olika projekt för ditt team med monday.com. Det förbättrar ditt teams effektivitet, produktivitet och anpassning genom att anpassa arbetsflödet för att passa dina arbetsbehov.
Dessutom kan du fatta datadrivna beslut med hjälp av instrumentpaneler på hög nivå och låta teamen påverka.
Smartsheet
Smartsheet är en enda plats där du kan hantera projekt, processer och program som skalas. Det hjälper dig att fånga dina planer, scheman och resurser.
Du kommer att få ett brett utbud av arbetsflöden, instrumentpaneler, rapporter och vyer för att passa dina behov från projektinitiativ till slutförande.
Asana
Upplev en enkel och flexibel projektsamarbetsplattform för dina team så att de kan leverera effektivt arbete. Asana tillhandahåller listvyn, tidslinjer, tavlor och mer för att ge dig flexibiliteten att hantera komplexa projekt.
Hemlighets- och lösenordssamarbete
Passwork
Inflytande Passwork för effektivt lagarbete och låt dina anställda komma åt sina lösenord snabbt i en säker miljö. Det ger också dina systemadministratörer möjlighet att övervaka alla åtgärder och åtkomsträttigheter i ett försök att bevara säkerhet och integritet.
Dessutom kan du bjuda in kollegor att hantera användarrättigheter och delade mappar och få rapporter om varje aktivitet.
Vårdare
Keeper ger dig kontroll, synlighet och säkerhetsfunktioner så att du kan stärka din organisations cybersäkerhetsställning. Du kan konfigurera och ta bort användare snabbt, skapa roller, tillämpa policyer, övervaka datasäkerhet och underhålla aktivitetsrapporter och användarloggar.
Designsamarbete
Figma
Arbeta tillsammans och ge dina designers möjlighet att skapa arbetsflöden mer effektivt med Figma. Det här verktyget låter dig designa prototyper för snabb iteration av tillstånd och flöden.
Utvecklare kan skapa klarhet i sina designs med dess Dev Mode. Dessutom kan du hålla saker konsekventa och spara tid med återanvändbara tillgångar.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud låter dig och dina designers skapa varumärkesinnehåll och högkvalitativt innehåll i stor skala. Det låter dig samarbeta bättre med dina team i ett uppkopplat arbetsflöde, vilket säkerställer varumärkeskonsistens.
Slutsats
Molnsamarbetsverktyg ger projektteam, studenter, designers, utvecklare och andra möjlighet att samarbeta effektivt från vilken plats som helst när som helst för att uppnå sina mål och förbättra produktiviteten.
Jag har diskuterat några av de bästa verktygen för molnsamarbete som är lämpliga för olika ändamål och kan hjälpa dig att överföra ditt företag eller din institution.
Kolla sedan in de bästa dokumentsamarbetsverktygen för externa team.
var den här artikeln hjälpsam?
Tack för din feedback!