Hur man tar bort personlig information från en PowerPoint-presentation innan delning

Det är aldrig en dålig idé att ta bort din personliga information från en fil innan du delar den. Office-program kan lagra personlig information i varje fil du skapar, vilket innebär att alla som tar emot den filen kommer att ha din information. Så här tar du bort det.

Spara en kopia av din fil

Först till kvarn; om du planerar att ta bort någon av dina personliga uppgifter från en fil kanske du inte kan återställa data när den är borta. Med det i åtanke är det en bra idé att ha en säkerhetskopia till hands. Förutom att ha en kopia av ditt originaldokument, se till att ge det ett särskiljbart namn, så att du vet vilken fil som är vilken.

Du kan till exempel ha ett bildspel som du presenterade på en försäljningskonferens. Efter konferensen kan du behöva skicka ut presentationen till dina kunder. I det här fallet skulle du vilja göra en kopia av originalfilen och sedan ta bort din personliga information från klientkopian. Du vill också vara säker på att du inte skickar ut fel kopia, så ge det ett tydligt namn!

När du har sparat en kopia av din fil öppnar du den och tar bort din information.

Inspektera din presentation för att ta bort personlig information

När du har öppnat kopian av filen du vill ta bort din information från väljer du fliken ”Arkiv”. När du har valt kommer du automatiskt till underfliken ”Info”. Klicka här på knappen ”Sök efter problem”.

Välj ”Inspektera dokument” från menyn som visas.

När du har valt det kommer fönstret ”Document Inspector” att visas. Berätta för PowerPoint vilka typer av innehåll du vill att den ska inspektera genom att markera rutan bredvid varje alternativ.

När du är klar klickar du på ”Inspektera”.

Inspektionsresultaten kommer att visas. Om du ser en grön bock bredvid ett avsnitt hittades inga objekt och ingen ytterligare åtgärd krävs. Men om du ser ett rött utropstecken betyder det att informationen hittades i det avsnittet. Granska den och välj sedan ”Ta bort alla” från varje grupp som innehåller känslig information.

Nu kommer du att få ett meddelande om att informationen har tagits bort. Som en fråga om god praxis, kontrollera dokumentet igen för att säkerställa att all data har tagits bort. Gå vidare och klicka på ”Inspektera igen.”

Den kommer att gå igenom inspektionsprocessen igen. Om det missade något, skulle det meddela dig. Under vår ombesiktning kollade allt ut. Men det händer misstag och tekniken är inte perfekt. Detta förstärker ytterligare varför det alltid är en bra idé att kontrollera och dubbelkolla innan du skickar ut något – speciellt när det gäller dina personuppgifter.

Slutligen, spara din fil. Du kanske märker att storleken på PowerPoint-filen har minskat. Detta är bra eftersom det inte alltid är möjligt att skicka extremt stora dokument via e-post. På tal om, det är ditt sista steg. Så vad väntar du på? Dela din presentation!