Hur man skapar, redigerar och använder signaturer i Microsoft Outlook

Outlook låter dig tillämpa en standardsignatur på nya meddelanden, svar och vidarebefordran – du kan till och med ha olika standardsignaturer för nya meddelanden och svar/vidarebefordran. Du kan också skapa ytterligare signaturer som du kan applicera på alla meddelanden i farten. Så här fungerar de.

En e-postsignatur är ett användbart sätt att inkludera information om vem du är, vad du gör och hur du kontaktar dig. I många företag är det ett krav, och din signatur kan ha skapats för dig innan du gick med.

Outlook tillhandahåller dock ingen standardsignatur direkt, så om ditt företag inte har skapat en åt dig, eller om du har installerat Outlook på din hemdator, måste du skapa en själv. För att göra detta, klicka över till Arkiv > Alternativ > Mail och tryck sedan på knappen ”Signaturer”.

Detta öppnar fönstret Signaturer och brevpapper, där du kan lägga till, redigera och ta bort signaturer. För att lägga till en ny signatur, klicka på ”Ny”.

Ge din nya signatur ett namn och klicka sedan på ”OK”.

Din nya signatur kommer att visas i listan över signaturer, och du kan lägga till innehållet i signaturen i området ”Redigera signatur”.

Det finns ett komplett utbud av formateringsverktyg tillgängliga, inklusive möjligheten att infoga bilder, hyperlänkar och visitkort från dina kontakter.

Du kan använda dessa formateringsverktyg för att lägga till all slags information, men för en formell signatur bör du förmodligen inkludera åtminstone följande:

Ditt fullständiga namn
Ditt telefonnummer (bordstelefon OCH mobil)
din e-postadress
Ditt företags webbplats

Om du skapar en signatur för dig själv är det upp till dig vad du lägger i den. Om du ställer in en signatur för en företags e-postadress är det förmodligen värt att kontrollera om det är något specifikt du förväntas inkludera.

När du har fått din signatur inställd som du vill är det dags att göra den till standard. Välj först rätt brevlåda (om du har ställt in Outlook för åtkomst till mer än en brevlåda), välj sedan en signatur för ”Nya meddelanden” och en signatur för ”Svar/vidarebefordran” också.

Du behöver inte heller ha en standardsignatur. Om du hellre vill börja utan signatur, välj ”(ingen)” på någon av rullgardinsmenyn.

Du kan skapa så många signaturer du vill, inom rimliga gränser – vi har skapat 15 distinkta signaturer utan problem. Det finns anekdotiska bevis för att det maximala antalet signaturer du kan använda är 128, men vi kan inte hitta verifiering av detta, och det är osannolikt att de flesta någonsin skulle stöta på det här problemet.

När du skapar ett nytt meddelande eller svarar på/vidarebefordrar ett befintligt meddelande, kommer Outlook att tillämpa standardsignaturen du har valt. Men du kan välja en annan genom att klicka på Meddelande > Signatur och sedan välja den du vill ha.

Att välja en ny signatur kommer att ersätta standardsignaturen. Om du valde ”(ingen)” som standard, lägger Outlook till signaturen längst ned i e-postsektionen.