PayPal är ett snabbt och effektivt sätt att skapa fakturor och få betalt. Oavsett om du är frilansare, företagare eller någon som vill lära dig hur man skapar professionella fakturor på några minuter, är den här artikeln för dig.
I den här artikeln kommer du att förstå hur du skapar en faktura med PayPals faktureringsverktyg genom att följa 7 enkla steg. Du lär dig hur du gör professionella fakturor och gör det enkelt för dina kunder att betala dig.
PayPal låter företag, frilansare och vanliga människor skicka fakturor till kunder och tillhandahåller också en gateway för att hjälpa kunder att göra betalningen på ett problemfritt sätt.
Innehållsförteckning
Varför är PayPal ett bra val för frilansare och småföretag?
- PayPals faktureringsverktyg är användbart för att skapa och skicka professionella fakturor till kunder.
- PayPal låter dig betala i lokal valuta utan valutaomvandling.
- Tillgänglig i mer än 200 länder/regioner och stöder 25 valutor.
- PayPals betalningsspårningsfunktion hjälper dig att spåra din faktura.
- PayPal ger robust säkerhet. Så transaktioner är säkra, vilket är avgörande för frilansande eller affärer.
- Kunder har olika preferenser för betalningsmetoder. (betala med kreditkort eller banköverföringar)
- PayPal låter dig skapa personliga länkar för att möjliggöra smidiga transaktioner.
- PayPal-fakturor är användbara för internationella kunder.
- PayPal för ett register över alla transaktioner, vilket förenklar bokföringen.
- Du kan skicka fakturor, spåra betalningar och hantera din ekonomi från din mobil.
- Paypals automatiska betalningspåminnelsesystem.
Låt oss nu diskutera i detalj hur man skapar ett Paypal-konto och skickar en faktura till en kund.
Hur man skapar ett PayPal-konto
Steg 1: Besök PayPal Hemsida
Steg 2: Klicka på ”Registrera dig”
PayPal Registrera dig
Steg 3: Bestäm och välj om du vill ha ett ”Individuellt” eller ”Business”-konto.
Typer av PayPal-konto
Steg 4: När du har gjort ditt val, fyll i viktiga detaljer som din e-postadress, mobilnummer, lösenord, adress och namn.
E-postadress
Steg 5: Ta en ordentlig titt på villkoren och sekretesspolicyn och godkänn dem.
Steg 6: Klicka på ”Skapa konto” eller ”Nästa” för att skapa ditt konto. Sedan skickar PayPal dig en kod på din e-post och telefon. Kontrollera din e-post och skriv in koden för att bekräfta din e-post.
PayPal e-postbekräftelse
Steg 7: Du kan koppla ett kredit-/betalkort eller ett bankkonto till ditt PayPal-konto.
Länka bankkonto
Steg 8: Du kan ställa in säkerhetsfrågor.
PayPal säkerhetsfrågor
Obs: Baserat på din plats och aktivitet kan PayPal begära ytterligare information för att bekräfta
Men vad händer om du har ett personligt konto och vill byta till företag? Här är några enkla steg för att byta konto från Privat till Företag.
Hur man byter från Paypal Individual till Business Account
Steg 1: Logga in på ditt personliga Paypal-konto
Steg 2: Klicka på inställningsikonen (⚙️) i det övre högra hörnet av PayPals instrumentpanel.
Paypals inställning
Steg 3: I dina kontoinställningar bör du se ett alternativ märkt ”Uppgradera till ett företagskonto” eller något liknande. Klicka på det. ELLER Scrolla ner och klicka på ”Uppgradera till ett företagskonto”
Uppgradera till företagskontot
Steg 4: Ange företagsinformation som företagsnamn, företagsadress, företags e-postadress, juridiskt namn och företagswebbplats (valfritt).
Fyll i alla detaljer
Steg 5: Ange ytterligare information enligt instruktioner från PayPal. PayPal kan begära ytterligare information, såsom ditt personnummer, ditt arbetsgivarnummer (EIN) eller annan skatterelaterad information.
Steg 6: Efter att ha tillhandahållit all nödvändig information, bekräfta och skicka.
Obs: PayPal kan be dig att verifiera ditt företagskonto genom att bekräfta din e-postadress eller länka ett bankkonto.
Du kan nu skicka fakturor, acceptera betalningar under ditt företagsnamn och dra nytta av andra fördelar med ett PayPal-företagskonto.
Nu ska vi lära oss hur du skapar din första faktura.
Hur man skapar en faktura i PayPal
Innan du går vidare måste du veta vilken viktig information vi bör inkludera i vår faktura.
Dina fakturor bör innehålla följande information:
- Ditt namn, kontaktinformation och företagsinformation.
- Betalningsvillkor (förfallodatum, betalningsmetoder, avgifter och totalpris).
- Totalt belopp som ska betalas med valuta.
- Kundens namn och kontaktuppgifter.
- En specificerad lista över tjänster med kvantiteter och priser.
- Fakturanummer och datum.
- Beskrivning av de tjänster eller arbete som tillhandahålls.
- Eventuella avgifter eller villkor för sen betalning.
- Betalningsinstruktioner.
Fakturaprov
Du kan lägga till extra information enligt dina önskemål.
Låt oss skapa din första faktura:
Steg 1: När du har skapat ditt konto och länkat ett bankkonto loggar du in på ditt PayPal Business-konto med din e-postadress och ditt lösenord.
Steg 2: I instrumentpanelen för ditt PayPal Business-konto bör du se ett alternativ för ”Fakturering.” Klicka på den för att skapa din första faktura.
Faktureringsmöjlighet i Paypal
Steg 3: Klicka på knappen ”Skapa faktura” för att börja skapa en ny faktura.
Skapa faktura
Steg 4: Fyll i all nödvändig information.
- Kundinformation: Ange din kunds e-postadress i fältet ”Fakturera till”. Du kan också lägga till en kunds namn om du vill. Du kan också skapa faktura för flera kunder.
- Fakturainformation:
- Fakturanummer: PayPal genererar detta automatiskt, men du kan anpassa det.
- Fakturadatum: Det datum då du skapar fakturan.
- Förfallodatum: Det datum då du förväntar dig betalning.
- Referens: Du kan lägga till ett referensnummer eller anteckning om det behövs.
- Artiklar: Du kan lägga till artikelnamn, kvantitet, pris, moms och beskrivning för din tjänst.
Ny faktura
- Meddelande: Du kan också skriva anpassade meddelanden till kunder.
- Villkor: Om du har specifika villkor kan du nämna dem på fakturan.
- Bilaga: PayPal låter dig attrahera filer (JPG, GIF, PNG och PDF Upp till 5 filer och 4MB per fil)
- Memo till mig själv och referensnummer
Steg 5: Du bör lägga till ”Artikel” eller ”Tjänst” beskrivning enligt följande.
- Klicka på ”Lägg till” för att inkludera varje artikel, och se till att ange beskrivning, kvantitet, enhetspris och moms (om tillämpligt) för varje vara.
- Klicka på ”Spara” efter att du har lagt till varje objekt.
Lägg till objekt eller tjänst
Steg 6: Du kan anpassa fakturainställningarna genom att klicka på ”Fler alternativ” längst ner på fakturan. Här kan du välja valuta (PayPal stöder 25 valutor), ställa in skattealternativ och konfigurera andra fakturapreferenser.
När du har fyllt i alla detaljer och säkerställt att allt är korrekt klickar du på knappen ”Förhandsgranska” för att granska fakturan.
Granska noggrant fakturan för korrekthet och gör eventuella nödvändiga justeringar.
Steg 7: När du är nöjd klickar du på knappen ”Skicka” för att e-posta fakturan till din kund.
Paypal Faktureringsexempel
Det finns olika typer av fakturor du kanske vill skicka baserat på ditt arbete och ett krav. Låt oss förstå vanliga scenarier för att generera PayPal-fakturor.
#1. Frilansarfakturering på leveransbasis
I denna faktureringsmetod är betalningen kopplad till slutförandet och leveransen av specifika artiklar eller projekt som beskrivs i frilanskontraktet. Frilansaren debiterar sina kunder för sina tjänster baserat på de specifika uppgifter de tillhandahåller.
Om du är en frilansande innehållsskribent och vill få betalt på ordbasis. Här är några saker du behöver tänka på:
- Bestäm ditt ordpris, vilket är det belopp du kommer att debitera per ord (t.ex. 0,1 USD per ord)
- Förtydliga projektdetaljer och ordräkningar med din kund.
- När du skapar en faktura, inkludera din kontaktinformation, kundens detaljer, betalningsvillkor och ett unikt fakturanummer.
- Lista varje artikeltitel eller länk som en separat rad på fakturan. Ange antalet ord för varje stycke, ordpriset och den totala kostnaden för den artikeln.
- Paypal beräknar automatiskt summan och fyller i det totala beloppet genom att summera kostnaderna för alla artiklar som anges på fakturan.
- Skriv ett meddelande till kunden
- Granska och skicka.
Faktura för innehållsskribent på leveransbasis
Obs! Du måste lägga till klientens e-postadress.
Glöm inte att följa upp. Du kan använda PayPals automatiska påminnelsefunktion för att hjälpa till med detta.
Efter att ha mottagit betalning, registrera transaktionen i ditt bokföringsprogram eller reskontra. Märk fakturan som betald.
#2. Frilansarfakturering på timbasis
Det finns många plattformar där frilansare tar betalt på timbasis. De kommer med ett timpris för sitt arbete och multiplicerar det med antalet timmar som lagts ner på arbetet.
Om du är en av dessa frilansare och vill skapa fakturor därefter, är den här delen för dig!
Det finns några saker du måste tänka på när du skapar din faktura.
- Bestäm ditt timpris, vilket är det belopp du kommer att debitera per timme (t.ex. 25 USD per timme)
- Använd ett tidsspårningsverktyg eller programvara för att noggrant registrera antalet timmar du har arbetat med projektet. Se till att du har tydliga och tillförlitliga register över de uppgifter du har slutfört.
- Använd PayPals faktureringsverktyg, ange ditt namn/företagsnamn, kontaktinformation, kundens uppgifter, betalningsvillkor och ett unikt fakturanummer.
- Lista de timmar du har arbetat med olika uppgifter som rader på fakturan. Inkludera datum, en beskrivning av det arbete som utförts under den tiden, antalet arbetade timmar och ditt timpris för varje uppgift.
- Paypal räknar automatiskt ut summan och fyller i det totala beloppet.
Genom att följa dessa steg kan du effektivt skapa och hantera fakturor för ditt frilansarbete på timfaktureringsbasis, vilket säkerställer transparens, noggrannhet och snabb betalning för dina tjänster.
#3. Säljare som säljer varor
Om du är företagare eller mindre säljare som säljer varor och vill skapa en faktura för flera kunder samtidigt, har Paypal en lösning för dig också. Du kan skapa personliga fakturor för varje kund. Inte bara det, du kan beräkna olika moms, rabatter och den återstående summan på ett ställe.
Låt oss följa dessa enkla steg:
- Inkludera ditt företags namn, adress och kontaktuppgifter högst upp på fakturan. Denna information identifierar dig som säljare.
- Inkludera kundens namn, adress och kontaktuppgifter. Du kan lägga till flera kunders namn.
- Lägg till datum då fakturan skapas. Tilldela ett unikt fakturanummer.
- Lista varje vara eller produkt du har sålt. Inkludera en kort beskrivning, kvantitet, enhetspris och det totala priset för varje artikel.
Produktbeskrivning
- Inkludera eventuell försäljningsskatt, moms (mervärdesskatt) eller andra tillämpliga skatter. Ange tydligt skattesatsen och beräkna skattebeloppet utifrån delsumman.
- Om du erbjuder några rabatter, dra av dem från delsumman.
- Om du tar betalt för frakt- eller hanteringsavgifter, inkludera även dessa kostnader.
- Beräkna det totala beloppet.
Faktura till säljare
- Ange betalningsvillkor, inklusive förfallodatum och accepterade betalningsmetoder.
- Du kan också lägga till personliga meddelanden för kunder.
- Glöm inte att nämna återbetalnings- och returpolicyn.
En välstrukturerad faktura upprätthåller professionaliteten och underlättar snabba betalningar.
Det finns många fler branscher och områden dit Paypal-fakturor kan skickas, såsom abonnemangsbaserade tjänster, konsulttjänster, e-handel och många fler.
Bästa metoder för att skapa PayPal-fakturor
För att säkerställa en smidig faktureringsprocess och få betalt omgående, överväg följande bästa praxis:
1. Korrekt kontaktinformation: Dubbelkolla mottagarens e-postadress för att undvika att skicka fakturor till fel person.
2. Rensa fakturainformation:
- Inkludera en tydlig och detaljerad beskrivning av varan eller tjänsterna som tillhandahålls.
- Ange kvantiteter, priser och eventuella rabatter.
- Specificera avgifter för enkel referens.
3. Fakturanumrering: Tilldela ett unikt fakturanummer för varje transaktion för att upprätthålla tydlighet och förhindra förvirring.
4. Betalningsvillkor:
- Ange tydligt förfallodatum för att sätta förväntningar på betalningar i tid.
- Ange förseningsavgifter eller straffavgifter för försenade betalningar om tillämpligt.
5. Professionellt utseende:
- Använd en PayPal-mall med ditt företags logotyp och kontaktuppgifter.
- Se till att fakturan är välstrukturerad och lättläst.
6. Valuta och betalningsmetoder:
- Ange i vilken valuta du vill ta emot betalning.
- Nämn tydligt de accepterade betalningsmetoderna, inklusive PayPal, banköverföringar eller kreditkort.
7. Skatter och avgifter:
- Inkludera alla tillämpliga skatter eller avgifter på ett öppet sätt.
- Ange om skatter ingår i de angivna priserna eller läggs till separat.
8. Regler och villkor:
- Beskriv din återbetalnings- eller returpolicy om det är relevant.
- Inkludera eventuella ytterligare villkor relaterade till transaktionen.
9. Betalningslänkar:
- Använd PayPals faktureringsfunktion för att generera betalningslänkar direkt i fakturan.
- Gör det enkelt för kunder att klicka och betala direkt via PayPal.
10. Skicka och uppföljning: Skicka fakturan omgående efter att ha levererat produkterna eller tjänsterna. Följ upp med en artig påminnelse före eller på förfallodagen för att säkerställa att betalningen inte försenas.
11. Registerföring: Håll ett register över alla skickade fakturor och mottagna betalningar. Använd ett faktureringsprogram eller ett kalkylblad för att spåra dina finansiella transaktioner.
12. Avstämning av betalningar: Avstäm regelbundet mottagna betalningar med dina fakturor för att upptäcka eventuella avvikelser.
13. Säker kommunikation: Använd säker e-postkommunikation när du skickar fakturor för att skydda känslig finansiell information.
14. Personliga meddelanden: Lägg till ett kort, personligt tackmeddelande för att visa uppskattning för kundens verksamhet.
15. Backup-dokumentation: Bifoga eventuella nödvändiga styrkande dokument, såsom kontrakt eller kvitton, till fakturan.
16. Tillgänglighet och tydlighet: Se till att din faktura är tillgänglig för personer med funktionshinder genom att följa riktlinjerna för tillgänglighet.
Vanliga frågor
Är det gratis att skapa en PayPal-faktura?
Ja. PayPal-faktura är gratis. Men du måste betala avgifter när du får betalt av din klient.
Varför ska du använda faktureringsprogram framför att skapa en faktura manuellt?
Det är tidsbesparande, minskar mänskliga fel och ökar professionalismen. Den erbjuder också funktioner som automatiska påminnelser och spårning för bättre betalningshantering.
Slutord
Fakturor är en av de viktiga delarna av företag och ekonomi. Paypal är en användbar plattform för att skapa fakturor i detalj med sin faktureringsfunktion. Genom att följa ovanstående rutiner och lägga till nödvändig information kan du skapa dina egna fakturor och förbättra betalningseffektiviteten.
Det finns många andra plattformar som tillhandahåller mallar och verktyg för att skapa fakturor. Om du vill utforska dem, här är en artikel om de bästa fakturageneratorerna för att acceptera kundbetalningar.