Hur man skapar och använder Gantt-diagram i Notion

Oavsett om du arbetar på egen hand eller som en del av ett större team är Gantt-diagram ett utmärkt sätt att hantera komplexa projekt. Många projektledningsverktyg erbjuder möjligheten att använda Gantt-diagram, och Notion är ett av dessa.

Att veta hur man använder Gantt-diagram i Notion kan kännas skrämmande om du aldrig har gjort det tidigare. Men du är på rätt plats om du letar efter en handledning, eftersom det är vad vi kommer att visa dig idag.

Vad är ett Gantt-diagram?

Innan vi börjar titta på hur man använder ett Gantt-diagram är det värt att förstå vad dessa är. Gantt-diagram är ramverk som du kan använda för att mäta framstegen i stora projekt. Även om du ofta ser dem användas i större organisationer, kan du också använda Gantt-diagram om du är frilansare eller student. De är också utmärkta för team som arbetar på distans.

Gantt-diagram innehåller vanligtvis en översikt över varje uppgift inom projektet, till exempel omdesign av en webbplats eller lansering av en marknadsföringskampanj. Du kan sedan se tidsskalan för förväntade slutdatum, tillsammans med framstegsprocent. Som med många andra projektledningsmetoder kan du delegera uppgifter till andra också.

Om du är en del av ett distansteam kan du kolla in dessa toppprojekthanteringsverktyg för att samarbeta på distans.

Hur man skapar och använder ett Gantt-diagram i Notion

Även om du kan skapa ett Gantt-diagram i Notion från början, är det mycket lättare att använda en fördesignad mall – speciellt om du är nybörjare. Notion har en gratis Gantt-diagrammall som du kan ladda ner och använda inom din föredragna arbetsyta, och det är vad vi kommer att använda för den här handledningen.

Så här får du mallen:

  • Gå till Gnatt mallsida i Notion och välj Börja med den här mallen.
  • Välj den arbetsyta där du vill duplicera din mall.
  • Vänta på att Notion ska duplicera mallen och börja anpassa hur du vill.
  • Nu när du har mallen, låt oss gå vidare till att anpassa och använda ditt Gantt-diagram i Notion.

    1. Ange projektnamnen

    Innan du börjar med de mer komplexa anpassningsaspekterna bör du börja med att ange dina projektnamn. Att göra det är väldigt enkelt:

  • Gå till fliken Projekt.
  • Håll muspekaren över projektet du vill ändra och välj Öppna.
  • Ange det nya namnet på ditt projekt i den övre textrutan.
  • Alternativt kan du klicka på namnet du vill ändra i tabellen och anpassa efter behov på det sättet. Upprepa båda processerna tills du har ändrat alla projektnamn för att passa dina egna krav.

    2. Anpassa varje projekts specifikationer

    När du har ändrat namnet på varje projekt i ditt Notion Gantt-diagram är du redo att börja anpassa mer av detaljerna. Du kan ändra vart och ett av följande:

    • Lägga till underuppgifter i varje fönster.
    • Uppdaterar din status och framsteg.
    • Tidslinje

    För att göra processen lättare för dig att följa med, delar vi upp dessa i olika avsnitt nedan.

    Lägga till underuppgifter i varje fönster

    Att lägga till underuppgifter är kanske det bästa stället att börja efter att du har ändrat dina projektnamn. Så här gör du det:

  • Öppna uppgiften som du vill anpassa. Du kan göra detta genom att antingen gå till projektsektionen eller klicka på fliken i tidsskalevyn.
  • Du kanske märker ett förinställt antal uppgifter som redan finns listade i Notion. Klicka på var och en av dessa för att anpassa namn, aktivitetshanterare och status. Du kan också lägga till kommentarer om det behövs.
  • För att lägga till nya uppgifter från början, klicka på +-knappen. Välj sedan antingen en sida att länka eller skapa en ny genom att skriva ”skapa” i sökfältet och trycka på ”Ny skapa i uppgifter”.
  • För att ta bort uppgifter, välj ikonen – efter att ha hållit markören över den specifika uppgiften.
  • Efter att ha lagt till nya uppgifter kan du anpassa allt på samma sätt som du skulle göra med de förinställda versionerna.

    Uppdatera statusen för din uppgift

    Om du vill uppdatera uppgifter i din Notion Gantt-mall, öppna kortet som är relaterat till ditt projekt eller deluppgift. Här hittar du ett avsnitt som heter Status; expandera rullgardinsmenyn och välj din nuvarande projektstatus.

    Du kommer förmodligen att lägga märke till procentdelen på fliken Framsteg. Du kan uppdatera detta genom att slutföra deluppgifter i ditt projekt.

    Om du är ny på Notion, överväg att kolla in den här guiden om användbara saker du kan göra i Notion.

    Tidslinje

    Om du behöver ändra tidsskalan för varje uppgift kan du använda avsnittet Tidskala. Välj dina nya start- och slutdatum när kalendern visas.

    Du kan också flytta ditt projekt på Gantt-diagrammets tidslinje genom att dra och släppa de nödvändiga uppgifterna.

    3. Ändra vyn

    Om du vill ändra vyn i ditt Gantt-diagram har du ett par alternativ. På höger sida ser du en rullgardinsmeny med en specificerad tidsskala; det kan vara månad, år, kvartal eller något i den stilen.

    Välj önskad tidsperiod från menyn. Du kan också använda fliken Idag för att hoppa till din nuvarande dag.

    Ett annat alternativ är att ändra din uppgiftsvy efter prioritet. För att göra detta, välj Efter prioritet till vänster på skärmen. Alternativt, välj Alla projekt för en fullständig översikt över allt.

    Observera att du kan anpassa alla dessa namn om du vill. Du kanske också vill kolla in den här snabbstartsguiden till Notions projekt- och uppgiftsmallar om du precis har börjat.

    4. Visa och delegera uppgifter

    Om du använder ett Gantt-diagram för soloprojekt behöver du inte det här avsnittet. Men om du har designat ditt Notion Gantt-diagram för att fungera som en del av ett större team, är det viktigt att du vet hur du delegerar uppgifter.

  • Rulla ned till Uppgifter.
  • Klicka på fliken Tilldelad.
  • Skriv namnet på den person du vill delegera uppgiften till.
  • Alternativt kan du följa dessa instruktioner:

  • Öppna en uppgift.
  • Gå till deluppgiften.
  • Välj den person du vill delegera din uppgift till i avsnittet Tilldelat.
  • Om du senare bestämmer dig för att Gantt-diagram inte är det mest optimala sättet att hantera dina projekt, oroa dig inte. Det finns flera projektledningsalternativ till Gantt-diagram.

    Skapa effektiva Gantt-diagram i Notion

    Även om Gantt-diagram kan se förvirrande ut vid första anblicken, är de också ett effektivt sätt att hantera dina projekt. Att veta hur man använder Gantt-diagram i Notion är en användbar utgångspunkt, och du kanske upptäcker att ditt team är mer produktivt som ett resultat.

    Även om du bara använder dessa diagram för enskilda projekt, kanske du också tycker att det är lättare att hålla reda på dina stora uppgifter. Du kan använda Gantt-diagram för flera projekttyper, och de är särskilt praktiska för långsiktiga sådana.