Du kanske använder Microsoft Excel för att smidigt strukturera din e-postlista. Men när det är dags att skriva ut adressetiketter, behöver du använda funktionen för koppling av dokument för att skapa dem i Word utifrån din Excel-lista. Här följer en beskrivning av hur du gör.
Förbered din e-postlista
Om du redan har en färdig e-postlista i Excel kan du lugnt hoppa över detta steg. Om du däremot inte har skapat listan ännu, rekommenderar vi starkt att du använder Excel trots avsaknaden av en specifik funktion för adressetiketter. Excel är överlägset bättre för att organisera och underhålla data jämfört med att använda en tabell i Word.
Det första du bör göra är att skapa en rubrik för varje kolumn som anger vilken typ av data kolumnen innehåller. Dessa rubriker placeras i den översta raden i respektive kolumn.
Vilka rubriker du behöver beror på vilken information du planerar att inkludera på adressetiketterna. Titlar är alltid ett trevligt tillägg, men det är viktigt att veta vilken titel personen använder innan du skapar etiketterna. Om din lista avser företag och inte enskilda individer kan du hoppa över rubrikerna ”Förnamn” och ”Efternamn” och endast använda ”Företagsnamn”. För att tydligt visa hur stegen går till använder vi oss av en personlig e-postlista i det här exemplet. Vår lista innehåller följande rubriker:
Förnamn
Efternamn
Gatuadress
Stad
Län
Postnummer
Detta är standardinformationen som brukar finnas på adressetiketter. Du kan även infoga bilder i adressetiketterna om du vill, men det steget hanteras senare i Word.
När du har skapat rubrikerna, fortsätt och fyll i informationen. När du är klar bör din lista se ut ungefär som nedan:
Förnamn | Efternamn | Gatuadress | Stad | Län | Postnummer |
Anna | Andersson | Storgatan 12 | Stockholm | Stockholms län | 123 45 |
Erik | Svensson | Lilla vägen 3 | Göteborg | Västra Götalands län | 456 78 |
Spara listan och låt oss gå vidare till Microsoft Word.
Konfigurera etiketterna i Word
Öppna ett nytt, tomt dokument i Word. Gå sedan till fliken ”Utskick” och välj ”Starta koppling av dokument”.
I rullgardinsmenyn som visas, välj ”Etiketter”.
Fönstret ”Etikettalternativ” dyker upp. Här kan du specificera etikettmärke och produktnummer. När du är klar, tryck på ”OK”.
Etikettens konturer kommer nu att visas i Word.
Obs! Om etikettkonturerna inte syns, gå till Design > Kantlinjer och välj ”Visa rutnät”.
Koppla ditt kalkylblad till etiketterna i Word
Innan du kan överföra information från Excel till dina etiketter i Word, måste du ansluta de två. Återigen under fliken ”Utskick” i Word-dokumentet, välj alternativet ”Välj mottagare”.
En rullgardinsmeny visas. Välj ”Använd en befintlig lista”.
Windows Utforskaren öppnas. Använd den för att hitta och välja din e-postlistfil. När du har markerat filen, tryck på ”Öppna”.
Fönstret ”Välj tabell” visas. Om din arbetsbok har flera flikar, kommer de att visas här. Välj den som innehåller din lista. Se till att kryssa i rutan ”Första raden med data innehåller kolumnrubriker” om den inte redan är ikryssad och tryck sedan på ”OK”.
Dina etiketter är nu kopplade till ditt kalkylblad.
Lägg till kopplingsfält till etiketterna
Nu är det dags att lägga till dina kopplingsfält i Words etiketter. Välj den första etiketten, gå till fliken ”Utskick” och tryck sedan på ”Adressblock”.
I fönstret ”Infoga adressblock” som visas, tryck på knappen ”Matcha fält”.
Fönstret ”Matcha fält” visas. Kontrollera att varje inställning i gruppen ”Krävs för adressblock” matchar kolumnen i din arbetsbok. Till exempel ska ”Förnamn” matcha med ”Förnamn”, och så vidare. När du är säker på att allt är korrekt inställt trycker du på ”OK”.
Återgå till fönstret ”Infoga adressblock”, kontrollera förhandsvisningen för att se att allt ser rätt ut och klicka sedan på ”OK”.
Nu visas i din första etikett.
Gå tillbaka till fliken ”Utskick” och klicka sedan på ”Uppdatera etiketter”.
När du har valt den ska visas i varje etikett.
Nu är du redo att utföra sammankopplingen.
Genomför dokumentkopplingen
Nu är det dags att se magin hända. På fliken ”Utskick” trycker du på ”Slutför och sammanfoga”.
Välj ”Redigera enskilda dokument” i rullgardinsmenyn som visas.
Fönstret ”Sammanfoga till nytt dokument” visas. Välj ”Alla” och tryck därefter på ”OK”.
Din lista från Excel slås nu samman med etiketterna i Word.
Det enda som återstår att göra nu är att skriva ut dina etiketter och skicka iväg din post!