Hur man minskar storleken på ditt Excel-kalkylblad

av

Excel-kalkylblad kan lätt bli svårhanterliga och stora, särskilt om de innehåller mycket data eller bilder. Även om detta kanske inte är ett problem i de flesta fall kan det göra det svårt att hantera, dela och arbeta med kalkylarket effektivt.

Lyckligtvis finns det några saker du kan göra för att minska storleken på dina Excel-filer utan att offra några data. Här visar vi dig hur.

1. Ta bort oönskade ark

Att ha för många oanvända ark kan göra din Excel-fil onödigt stor. Därför bör du börja med att ta bort kalkylblad som du inte behöver. För att göra det, öppna din Excel-fil, högerklicka på det oönskade arket och välj Ta bort.

På samma sätt kan du också överväga att ta bort oönskade diagram, bilder, tabeller och andra element.

2. Ta bort onödig formatering

Storleken på en Excel-fil kan också öka på grund av överdriven cellformatering, eftersom varje formaterad cell tar upp ytterligare utrymme på filen. Om du till exempel formaterar cellkanter kommer den att ta upp mer utrymme än en oformaterad cell.

Därför är det en bra idé att ta bort all onödig formatering från ditt Excel-ark. För att göra det, använd dessa steg:

  • Öppna din Excel-fil och välj de celler som du vill ta bort formatering från.
  • Klicka på fliken Hem högst upp.
  • I redigeringsgruppen klickar du på knappen Rensa och väljer Rensa format från menyn som visas.

    • 3. Ändra inställningar för bildstorlek och kvalitet

    Innehåller din Excel-fil bilder? Om så är fallet kan en sänkning av bildstorleken och kvaliteten hjälpa till att minska storleken på din Excel-fil.

    Det är viktigt att notera att en minskning av bildstorleken och kvaliteten kan påverka deras utseende i din Excel-fil. Om du är okej med detta, följ dessa steg för att konfigurera Microsoft Excel för att spara bilder med en lägre upplösning:

  • Öppna Microsoft Excel på din PC.
  • Klicka på Arkiv-menyn längst upp.
  • Välj Alternativ från den vänstra rutan.
  • I fönstret Excel-alternativ väljer du fliken Avancerat.
  • Rulla ned till avsnittet Bildstorlek och kvalitet och markera alternativet Kasta redigeringsdata.
  • Avmarkera kryssrutan Komprimera inte bilder i fil.
  • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Standardupplösning för att välja en upplösning på 150ppi eller lägre.
  • Klicka på OK för att spara dina ändringar.

    • 4. Komprimera bilder i ditt Excel-kalkylblad

    Om du inte vill sänka upplösningen för alla bilder, ger Microsoft Excel dig också möjlighet att komprimera enskilda bilder i ditt kalkylblad. Så här kan du använda den för att banta ner din Excel-fil.

  • I ditt Excel-kalkylblad väljer du bilden du vill komprimera.
  • Klicka på fliken Bildformat.
  • I avsnittet Justera klickar du på knappen Komprimera bilder.
  • Markera Använd endast på denna bild om du bara vill komprimera den valda bilden.
  • Markera alternativet Ta bort beskurna områden av bilder.
  • Välj din föredragna ppi under avsnittet Upplösning.
  • Klicka på OK.

    • Du kan upprepa stegen ovan för att komprimera fler bilder om du vill. Därefter bör den totala storleken på din Excel-fil minska avsevärt.

    5. Förhindra att Excel sparar pivotcachen

    Pivotcache i Excel är en tillfällig lagringsplats för data som används i pivottabeller. Även om detta kan förbättra prestandan och göra det möjligt för dig att arbeta med pivottabeller mer effektivt, kan det också öka storleken på din fil eftersom Excel sparar dessa data i din fil.

    Om ditt Excel-kalkylblad innehåller en pivottabell, använd följande steg för att förhindra att Excel sparar pivotcachen med filen.

  • Öppna ditt Excel-kalkylblad.
  • Välj valfri cell i din pivottabell och klicka på fliken Pivottabellanalys högst upp.
  • Klicka på knappen Alternativ.
  • I fönstret Pivottabellalternativ klickar du på fliken Data.
  • Avmarkera kryssrutan Spara källdata med fil och markera kryssrutan Uppdatera data när du öppnar filen.
  • Klicka på OK för att bekräfta.

    • När du har slutfört stegen ovan kommer Excel inte att spara pivotcachen på din fil, vilket effektivt minskar storleken.

    6. Spara ditt kalkylblad i binärt (.Xslb) format

    Som standard sparar Microsoft Excel dina filer i XML-baserat format, vilket gör det lättare att utbyta data med andra applikationer och system. Men om du snabbt behöver minska filstorleken kan du spara ditt Excel-kalkylblad i binärt format.

    För att spara ett Excel-kalkylblad i binärt format, använd dessa steg:

  • Öppna ditt Excel-kalkylblad.
  • Klicka på Arkiv och sedan Spara som.
  • Välj önskad plats för att spara filen.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Spara som typ för att välja Excel Binary Workbook (*.xlsb).
  • Klicka på knappen Spara.

    • Detta kommer att spara din Excel-fil i ett binärt format, vilket kräver mindre lagringsutrymme. Om du vill att Microsoft Excel alltid ska spara dina filer i binärt format kan du ändra standardformatet för att spara i Microsoft Excel. Här är hur:

  • Öppna Microsoft Excel och gå till Arkiv > Alternativ.
  • Välj fliken Spara från den vänstra sidofältet.
  • Använd rullgardinsmenyn bredvid Spara filer i detta format för att välja alternativet Excel Binary Workbook (*.xslb).
  • Klicka på OK för att spara ändringarna.

    • När du har slutfört ovanstående steg kommer Excel att spara alla filer i binärt format om inget annat anges.

    7. Konvertera kalkylarket till en ZIP-fil

    Om du inte vill bry dig om att ändra Excel-inställningar kan du helt enkelt konvertera ditt kalkylblad till en ZIP-fil. Du kan göra detta med Windows inbyggda filkomprimeringsfunktion. På så sätt kommer du att kunna minska storleken på din Excel-fil utan att öppna den. Så här kan du gå tillväga.

  • Tryck på Win + E för att öppna File Explorer.
  • Navigera till mappen där din fil är sparad.
  • Högerklicka på din Excel-fil och välj alternativet Komprimera till ZIP-fil från snabbmenyn.

    • Windows sparar den komprimerade filen på samma plats som originalfilen. Du kan också använda ett pålitligt filkomprimeringsverktyg från tredje part för detta. När det väl har komprimerats kan du dela ditt Excel-kalkylblad utan att behöva oroa dig för storleken.

    Förminska dina Excel-filer med lätthet

    Stora Excel-filer kan vara besvärliga, långsamma att ladda och svåra att dela via e-post. Lyckligtvis finns det ingen anledning att stå ut med något av detta. Att följa tipsen nedan hjälper dig att minska storleken på din Excel-fil på nolltid.