Hur man mäter produktiviteten hemma hos distansarbetare

Spread the love

Hur utvärderar du det värde som medlemmar av din arbetsstyrka tillför din organisation?

Du har flera alternativ för att få insikt i ordinarie personals produktivitet, men distansarbete är ett annat bollspel. Det har alltid funnits en växande trend av företag som byter till distansarbetare. Nu har covid-19-pandemin äntligen gjort det något viktigt och inte längre en lyx för de flesta företag.

Fysiska företag har börjat hitta sätt att betjäna sina kunder samtidigt som de tar social distans. De flesta organisationer har dock gått helt eller delvis på distans. De har upptäckt att arbete på distans inte bara hjälper till att undvika fysisk kontakt, utan det är också enormt fördelaktigt för deras organisation.

Hur mäter jag mina distansarbetares produktivitet?

När dina anställda arbetar hemifrån, kommer de att vara tillräckligt disciplinerade för att få jobbet gjort? Hur vet du att de använder arbetstid för ditt företag? Är de verkligen mindre produktiva när de jobbar hemifrån?

Innan du svarar på dessa frågor måste du lita på dem och låta dem veta att du gör det. Maura Thomas från RegainYourTime ger henne två cent för att lita på distansarbetare:

För att effektivt hantera distansarbetare måste arbetsledare tro – om de inte har bevis för motsatsen – att människor arbetar även om de inte är på kontoret. Det som krävs är mått för att motbevisa eller bekräfta anekdotiska bevis och personliga antaganden.

Därför, även om du letar efter sätt att mäta deras produktivitet bättre, måste du lita på att de gör sitt bästa om inte mätvärdena säger annorlunda.

Den här artikeln innehåller åsikter, råd och verktyg som används av välrenommerade organisationer angående hur de utvärderar det värde specifik distanspersonal tillför sitt företag.

#1. Värdera produktion över det arbete som lagts ner

Organisationer som är nya på distansarbetsscenen skulle vara vana vid att se sin personal i aktion. Dessutom kan ”hem” betyda ”inget arbete” för många teamledare. Organisationer måste dock inse att den främsta anledningen till att anställda föredrar att arbeta på distans är att de kommer till jobbet i sin takt.

Vem vet? Deras tempo kanske bara är det som tar fram det bästa i dem.

Har du redan personal som jobbar på distans? Här är de bästa telekonferensverktygen att använda.

  Hur man skapar en popup i PowerPoint

Detta ZDNet forskning fann att arbetare i allmänhet är mer produktiva och kommunikativa när de arbetar hemifrån.

När du har att göra med distanspersonal är det bäst att inte betona att spåra anställdas timmar. Håll i stället reda på det utförda arbetet. Oavsett hur mycket du försöker kan du inte kontrollera hur dina anställda använder sin tid, och du kan inte heller säga säkert hur mycket arbete de lägger ner. Att vara resultatorienterad håller alla fokuserade på att uppnå målen under de uppsatta tiderna.

#2. Värdera intern feedback

En användbar men ofta förbisedd teknik för att mäta produktiviteten hos distansarbetare är att implementera en intern återkopplingsprocess. För att göra detta bör du ge dina anställda mandat att fylla i korta enkäter, där de ger tillbaka ärliga åsikter om sina kollegors prestationer och inställning till arbetet.

En taktik är att få anställda att fylla i frågeformulär där de svarar på ett par korta frågor var och en om sina kollegor. Fråga i det här frågeformuläret vad de anser vara den nämnda medarbetarens styrkor och vilka områden deras kollega kan förbättra.

#3. Omfamna verktygen

Ledningen kan inte spåra fjärranställdas produktivitet med manuella metoder eller policyer. Tack och lov finns massor av programvara tillgänglig för fjärrarbete så effektivt som det kan vara.

Några av dessa verktyg inkluderar:

Lagarbete

Teamwork erbjuder en avancerad plattform för klientarbete och hjälper dig att organisera allt, spåra varje fakturerbar minut och säkerställa att varje projekt levereras i tid och inom budget. Du kan skala ditt kundtjänstteam eller företag med projektledningsfunktioner i Teamwork-plattformen.

Till skillnad från projekthanteringsprogram kan du skapa projekt och uppgifter, lägga till kommentarer och ladda upp filer. Lagarbete gör att du kan få allt på en central plats. Visa dina projekt som en styrelsevy, Gantt-diagram eller uppgiftslista. Anpassa Teamwork efter din erfarenhet och börja ditt arbete.

Teamwork har alla funktioner som managementprogramvara behöver för att uppfylla dina förväntningar, såsom portföljhantering, rapporteringspaneler, tidsspårning, arbetsbelastningshantering och mycket mer. Du kan se projektets hälsostatus och tavlan visa uppdateringar från instrumentpanelerna för att kontrollera projektets framsteg och vad som finns kvar.

Håll reda på vem som arbetar med vilken uppgift och använd tidsspårningsalternativet för att mäta den tid det tar för en medlem att slutföra en uppgift. Se ditt teams resurser så att du kan kontrollera vem som har kapacitet och vem som kan ta på sig mer arbete. Beroende på dina insikter kan du planera nya projekt effektivt utan att laget blir utbränd.

  Hur man använder Microsoft Teams dokumentsamarbetsverktyg

Integrera Teamwork med verktygen som du använder för att driva ditt företag. Börja arbeta tillsammans och se hur Teamwork kommer att vara till hjälp för dina team genom att ta en 30-dagars gratis provperiod. Använd det gratis för alltid om du är ett litet team eller väljer en plan enligt dina affärsbehov för $10/månad/användare.

Monday.com

Arbeta nu utan begränsningar med arbetsoperativsystemet Monday.com. Du kan bygga, skala och köra dina teamarbetsflöden på en enda plattform exakt. Det hjälper dig också att hantera projekt, marknader, försäljning och CRM, design och kreativitet, mjukvaruutveckling, uppdrag, drift, kontakter och många fler.

Du kan börja direkt med de anpassningsbara mallarna eller skapa dina egna så att du känner dig lätt att använda den. Integrera Monday med verktygen du arbetar med som Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel, etc.

Du kan också automatisera dina arbetsflöden på några sekunder för att undvika mänskliga fel och bättre fokusera på uppgifterna. Dessutom kan du se data som en kalender, kanban, tidslinje och karta.

Välj din lagstorlek för att få den bästa planen för dig. Om du är en individ, använd den gratis med obegränsade anslagstavlor, dokument, 200+ mallar, etc. Du kan gå med $10/plats/månad och ta en gratis provperiod för att veta det bättre för mer än två platser.

Trello

Trello är förmodligen en av de mest populära projektledningslösningarna. Detta verktyg ger dig en överblick över projekt som arbetas med och av vem. Trello är packad med funktioner som är nödvändiga för korrekt fjärrutvärdering av anställda.

På din företagsövergripande Trello-styrelse kan chefen ta reda på vad varje personal arbetar med vid varje given tidpunkt. Konstant kommunikation och uppdateringar ökar också transparensen inom din organisation.

Zoom

Ibland räcker det inte med sms; Zoom har funnits ett tag men har sett en boom under covid-19-krisen. Denna programvara är en utmärkt videokonferenslösning för små till stora team.

Alternativ till Zoom inkluderar Google Meet, Skype, Microsft Teams, GoToMeeting, etc. Videokonferenser suddar ut gränsen mellan dina fysiska och virtuella arbetsplatser.

Google Dokument

Utnyttja Google Dokument, som teamet kan komma åt när som helst. Google Dokument låter teammedlemmar välja vilken uppgift de vill arbeta med, och projekten kan tilldelas beräknade tider.

Ledningen kan bedöma anställda som ofta slutför sina uppdrag innan de definierade beräknade tiderna som mer produktiva. Google Workspace har många fler spännande och användbara funktioner som hjälper till att utvärdera fjärrpersonalens produktivitet.

Slak

Slak är, praktiskt taget, det mest populära samarbetsverktyget. Tack vare dess användbara integrationer och appsamling har Slack blivit det bästa meddelandeverktyget för proffs och team. De flesta organisationer anser till och med att det är deras virtuella kontor.

  4 sätt att dela sträng med avgränsare i SQL

Logga in på din Slack-arbetsplats och få omedelbara uppdateringar från dina avlägsna team. Slack har appar som genererar affärsaktivitetsrapporter automatiskt. Exempel på sådana rapporter inkluderar de senaste recensionerna av dina produkter/tjänster och nya e-postprenumeranter.

Det finns fler verktyg som nämns som kan hjälpa när man jobbar hemifrån.

#4. Sätt upp och kommunicera mål ofta

När du bryter ner dina mål i mindre uppgifter blir det lättare att spåra dem och mindre tråkigt från den anställdes sida. Resultatorienterade organisationer som anställer distanspersonal sätter tydliga mål och deadlines precis som de skulle för vanliga anställda.

Med hjälp av mätvärden får du ut det bästa av dina avlägsna team. Dessa mätvärden skiljer sig beroende på din verksamhets natur. Vissa resultatstatistik för ord från hemmet inkluderar följande:

  • Antalet försäljningar
  • Intäkt genererad per teammedlem
  • Kundproblem
  • Genomsnittlig svarstid
  • Omvandlingsfrekvens för potentiella kunder
  • Kundförvärvskostnad (CAC)
  • Omsättningshastighet
  • Avkastning på marknadsföringsinvestering (ROMI)

Dessutom, när distansarbetare vet att de kommer att redogöra för sitt utförda arbete, kommer de att vara mer fokuserade på att utföra uppgifter.

#5. Belöna prestationer

Du behöver inte stanna vid att sätta upp mål för din distanspersonal; att belöna dem när de når målen kommer direkt att förbättra deras produktivitet. Jag nämnde tidigare hur Slack integrerar med appar för att utöka dess funktionalitet. De Hej Taco! integration låter dig till exempel fira dina distansarbetares vinster hela dagen.

Anställdas motivation är förmodligen den faktor som oroar de flesta chefer när de har att göra med distanspersonal, och en klapp på axeln skulle vara en perfekt moralhöjare.

Slutgiltiga tankar…

Du har inte fel eller överdriver om du vill hålla ett öga på dina distansarbetare. Detta är avgörande för en sund ROI på deras input och ett utmärkt sätt att uppskatta och/eller uppmuntra deras utveckling i din organisations verksamhet och hierarki.

Produktivitetsbedömning är en kontinuerlig process som håller fjärranställda i schack. Viktigast av allt, det låter också personalen utvärdera sig själva och arbeta hårt för att nå sina kollegors produktivitet.