Outlook låter dig lägga till ett utgångsdatum för e-postmeddelanden du skickar eller tar emot. När utgångsdatumet har passerat kommer e-postmeddelandet att visas med annan formatering, och du kan använda Outlooks inbyggda verktyg för att hantera utgången e-post automatiskt.
Förfallodatum gäller bara för e-postmeddelanden, inte kalenderhändelser eller uppgifter eftersom dessa objekt har sina egna datum som du kan använda för att hantera dem
Innehållsförteckning
Hur man ställer in ett utgångsdatum på ett e-postmeddelande
För att lägga till ett utgångsdatum för ett e-postmeddelande som du skickar måste du öppna fönstret Egenskaper för e-postmeddelandet. Öppna e-postmeddelandet och klicka sedan på Meddelande > Taggar.
Detta öppnar fönstret Egenskaper för e-postmeddelandet, som du också kan komma åt genom att klicka på Alternativ > Fler alternativ eller Arkiv > Egenskaper. Slå på kryssrutan ”Upphör efter” och välj sedan ett datum och en tid.
Klicka på Stäng för att återgå till din e-post. Det kommer inte att finnas några synliga tecken på att ett utgångsdatum har lagts till, och du kan skicka e-postmeddelandet som vanligt.
För att lägga till ett utgångsdatum för ett e-postmeddelande du har fått, öppna e-postmeddelandet och klicka på Meddelande > Taggar (eller Arkiv > Egenskaper).
Detta öppnar fönstret Egenskaper för e-postmeddelandet. Det finns inte lika många alternativ för ett mottaget e-postmeddelande som det finns för ett meddelande du skickar, men du kan fortfarande ställa in ett utgångsdatum och -tid.
Vad gör ett utgångsdatum?
Så du har lagt till ett utgångsdatum i ett e-postmeddelande. Det är bra och allt, men vad är fördelen med att göra det?
Utgångsdatum används på en mängd olika sätt av Outlook för att hjälpa dig fokusera på det som är viktigt. E-postmeddelanden som har löpt ut är i allmänhet inte lika viktiga som e-postmeddelanden som inte har löpt ut, så Outlook formaterar automatiskt utgångna e-postmeddelanden annorlunda.
Om du har tittat på att ställa in villkorlig formatering i Outlook, kanske du har märkt formateringsregeln ”Utgångna objekt”.
Denna regel formaterar alla e-postmeddelanden som har passerat sitt utgångsdatum med ett grått teckensnitt och texten genomstruken.
Detta låter dig veta att e-postmeddelandet har gått ut så att du kan fokusera på viktigare e-postmeddelanden först. Om du har skickat ett e-postmeddelande med ett utgångsdatum kommer denna formatering att tillämpas i mottagarens Outlook också, men andra e-postklienter som Thunderbird eller webbappar som Gmail eller Yahoo! Mail, ignorerar datumet och gör ingenting med det.
Du kan också lägga till en kolumn i en mapp som visar utgångsdatumet för alla e-postmeddelanden. Högerklicka på en kolumnrubrik i mappen som du vill lägga till kolumnen till och klicka sedan på ”Fältväljare.”
Välj ”Datum Tidsfält” i rullgardinsmenyn och välj sedan alternativet ”Upphörer”.
Dra och släpp ”Expires”-objektet i din mapp för att lägga till det i kolumnerna.
När du öppnar ett utgånget e-postmeddelande meddelar Outlook dig med ett meddelande i rubriken.
Du kan fortfarande svara på eller vidarebefordra ett utgånget e-postmeddelande, men om du försöker vidarebefordra det, visar Outlook dig först en varning.
Klicka på ”Ja” för att skicka e-postmeddelandet eller ”Nej” för att avbryta.
Använda utgångsdatumet för att hantera din e-post
Vissa av Outlooks inbyggda verktyg använder sig också av utgångsdatum. Om du har ställt in AutoArchiving i Outlook, kanske du har märkt ett alternativ att ”Ta bort utgångna objekt (endast e-postmapp).”
Om detta är påslaget kommer AutoArchive att ta bort eller flytta (beroende på övriga inställningar) alla e-postmeddelanden där datumet har passerat. Det här är ett bra sätt att ta bort utgångna e-postmeddelanden automatiskt och stoppa dem att belamra din brevlåda.
Om du inte vill att dina utgångna e-postmeddelanden ska raderas eller flyttas, men du inte vill se dem i Outlook heller, kan du ställa in Outlooks synkroniseringsregler för att förhindra att de laddas ner från Exchange-e-postservern.
När du bygger ditt synkroniseringsfilter klickar du på fliken ”Avancerat” och sedan på knappen ”Fält”.
Välj Datum/Tid-fält > Utgår från menyn. Fältet är också tillgängligt i alternativen ”Alla e-postfält” och ”Alla inläggsfält”.
Ställ in ”Kondition” till ”på eller före” och ”Värde” till ”igår” och klicka sedan på ”Lägg till i lista.”
Detta kommer att filtrera alla utgångna uppgifter så att om de gick ut igår eller tidigare, kommer de inte att synkroniseras med Outlook och kommer inte att visas i din postlåda. De kommer fortfarande att vara tillgängliga i Outlook-webbappen om du vill se dem där.
Du kan inte ställa in regler för att lägga till utgångsdatum till inkommande e-post automatiskt eller skapa ett snabbt steg som tillämpar ett utgångsdatum med en knapptryckning, men du kan automatiskt lägga till ett utgångsdatum för alla utgående e-postmeddelanden. Klicka på Arkiv > Alternativ > Mail, scrolla ned till Skicka meddelanden och slå på ”Markera e-postmeddelanden som upphört efter så här många dagar.”
Ange antalet dagar efter vilka du vill att meddelanden ska löpa ut och klicka sedan på ”OK”. Detta kommer automatiskt att lägga till ett utgångsdatum för alla e-postmeddelanden du skickar.
Utgångsdatum är ett användbart sätt att hantera dina prioriteringar och din postlåda genom att meddelanden som inte längre är relevanta lyser upp och låter dig använda Outlook-verktyg för att ta bort eller dölja meddelanden som du inte längre behöver. Det är ytterligare ett verktyg i kampen för att förhindra att din brevlåda kommer utom kontroll och ett mycket användbart verktyg för det.