För mycket data i en enda kolumn kan göra ditt Microsoft Excel-kalkylblad svårare att läsa. För att förbättra den bör du överväga att dela upp din kolumn med funktionerna ”Text till kolumner” eller ”Flash Fill”.
”Text till kolumner” kommer att ersätta din enda kolumn med flera kolumner som använder samma data. ”Flash Fill” kommer att replikera data, dela upp den i nya, individuella kolumner samtidigt som den ursprungliga kolumnen lämnas intakt.
Hur man använder text till kolumner i Excel
Microsoft Excel innehåller en speciell funktion som låter dig dela upp extra långa kolumner. Den gör detta genom att separera kolumner med avgränsare, som kommatecken eller semikolon, som delar upp data.
Funktionen fungerar genom att använda Text till kolumner, som du kan komma åt från fliken ”Data” i menyfliksfältet i Microsoft Excel.
För att testa den här funktionen kommer vi att använda en uppsättning data (en anställd lista, som visar namn, födelsedatum och annan information) i en enda kolumn. Varje datasektion finns i en enda cell, separerad med semikolon.
Du måste först välja cellerna som innehåller dina data (celler A1 till A12 i exemplet ovan).
Från Excels ”Data”-flik, klicka på knappen ”Text till kolumner” som finns i avsnittet ”Dataverktyg”.
Som standard väljer Excel att försöka separera din enstaka kolumndata efter varje flik som den hittar. Det här är bra, men för vårt exempel använder vi data som är separerade med semikolon.
Välj ditt avgränsningsalternativ från sidomenyn. För vårt exempel är vår valda avgränsare ett semikolon.
Du kan se hur den konverterade datan kommer att se ut i avsnittet ”Dataförhandsgranskning” längst ned i menyn.
När du är klar klickar du på ”Nästa” för att fortsätta.
Du måste nu ställa in celltyperna för varje kolumn. Om du till exempel har en kolumn med datum kan du ställa in lämpligt datumformat för den kolumnen. Som standard kommer varje kolumn att vara inställd på ”Allmänt”.
Med det här alternativet kommer Excel att försöka ställa in datatypen för varje kolumn automatiskt. För att ställa in dessa manuellt, klicka först på din kolumn i avsnittet ”Dataförhandsgranskning”. Därifrån väljer du lämplig datatyp i avsnittet ”Kolumndataformat”.
Om du vill hoppa över en kolumn helt, välj din kolumn och välj sedan alternativet ”Importera inte kolumn (Hoppa över)”. Klicka på ”Slutför” för att påbörja konverteringen.
Din enda kolumn kommer att separera varje sektion, med hjälp av avgränsare, i individuella kolumner med de cellformateringsalternativ du valde.
Hur man använder Flash Fill i Excel
Om du vill behålla din ursprungliga data intakt, men ändå separera data, kan du använda funktionen ”Flash Fill” istället.
Med hjälp av vårt exempel på medarbetarlistan har vi en enda kolumn (kolumn A) rubrikrad, med en semikolonavgränsare som separerar varje databit.
För att använda ”Flash Fill”-funktionen, börja med att skriva ut kolumnrubrikerna i rad 1. I vårt exempel skulle ”Anställd-ID” hamna i cell B1, ”First Name” i cell C1, etc.
Välj din rubrikrad för varje kolumn. Börja med B1 (rubriken ”Anställd-ID” i det här exemplet) och klicka sedan på ”Flash Fill”-knappen i avsnittet ”Dataverktyg” på fliken ”Data”.
Varje ny kolumn kommer att fyllas med data från den ursprungliga kolumnen, med den första första eller andra raden som guide för att välja rätt data.
I exemplet ovan har den långa kolumnen (kolumn A) separerats i sex nya kolumner (B till G).
Eftersom layouten för raderna 1 till 12 är densamma kan funktionen ”Flash Fill” kopiera och separera data med hjälp av rubrikraden och den första databiten.