När du skickar ett e-postmeddelande till en Outlook-kontaktgrupp (formellt känd som en distributionslista), kanske du vill dölja e-postadresserna i gruppen för mottagarna. Här är det enklaste sättet att skydda människors privata information.
Innehållsförteckning
Vad är en kontaktgrupp?
I Office 365 (O365), Microsofts prenumerationsversion av Office, har två separata grupper ersatt distributionslistor:
O365-grupper: Utformade för samarbete i farten mellan en grupp människor, dessa grupper inkluderar en delad brevlåda, kalender, filarkiv, Planner och OneNote Notebook. Dessa är perfekta för små projektteam, för att organisera din lokala teatergrupps repetitioner eller något annat scenario där du behöver snabba och enkla samarbetsverktyg.
Kontaktgrupper: Det här är ett gäng e-postadresser som lagts till i en grupp. Istället för att behöva lägga till var och en av dem individuellt i ett e-postmeddelande kan du e-posta gruppnamnet, och alla i den gruppen kommer att läggas till som mottagare. Om du tycker att detta låter exakt som en distributionslista, skulle du ha rätt, med ett anmärkningsvärt undantag: Som standard visas distributionslistor (och O365-grupper) i din organisations globala adressbok så att alla kan se dem. Kontaktgrupper är personliga för dig.
Om du inte har O365 och använder en fristående version av Office utan webbappar, kanske du fortfarande har distributionslistor tillgängliga för dig. Vi kommer att visa dig hur du döljer namnen på mottagarna i en kontaktgrupp, men samma steg fungerar för distributionslistor.
Varför skulle du gömma namnen i en kontaktgrupp?
Ibland är det bara vanlig artighet. Dina vänner kan vara okej om du kontaktar dem via e-post, men de vill förmodligen inte att deras kontaktinformation delas med alla du skickar massmejl till.
Många problem med dataskydd och efterlevnad ger goda skäl att dölja någons e-postadress. Om du hanterar någon känslig information, särskilt ekonomisk eller medicinsk, är du förmodligen skyldig att hålla människors identitet privat.
E-postadresser är ofta lätta att länka till en riktig person eftersom de anses vara ”individuellt identifierbar information” av både HIPAA i USA och GDPR i Europa. Så om du till exempel skickar e-post till en supportgrupp, bör du inte dela mottagarens kontaktinformation.
Hur döljer du namnen i en kontaktgrupp?
Den goda nyheten är att det är enkelt att dölja namnen genom att använda alternativet BCC när du skapar din e-post.
BCC står för blind carbon copy. Du har nästan säkert använt alternativet CC (carbon copy) när du vill inkludera någon som inte är den primära mottagaren av ett e-postmeddelande. BCC fungerar precis som CC gör, förutom att BCC-mottagare bara ser namnet på avsändaren och namnet på personen i ”Till”-fältet.
Personer som har blivit hemligt kopia ser inte heller om någon har blivit kuverterad och får inga svar om någon klickar på ”Svara alla”.
BCC-fältet är inte synligt som standard när du skapar ett nytt e-postmeddelande, men det är enkelt att komma åt det. Öppna ett nytt e-postmeddelande i Outlook och klicka på Alternativ > BCC.
Detta kommer att visa fältet BCC i det nya e-postmeddelandet.
Du måste bara göra detta en gång. I framtiden kommer alla e-postmeddelanden att visa alternativet BCC. Om du vill dölja fältet BCC klickar du på Alternativ > BCC från valfritt e-postmeddelande, så visas det inte igen.
Nu när det är synligt anger du ditt namn i ”Till”-fältet och din kontaktgrupp i ”BCC”-fältet.
Alla i kontaktgruppen kommer att få e-postmeddelandet, men de kommer bara att kunna se personen som skickade det (du) och personen i ”Till”-fältet (även du).
Första gången du gör detta, överväg att lägga en anteckning i e-postmeddelandet som förklarar för personer att du använder BCC för att skydda deras integritet. Detta kommer att hindra dina mindre tekniskt kunniga mottagare från att undra varför de får ett e-postmeddelande som ser ut att vara från dig till dig!