Om du har ett Office 365-konto (gratis eller betald), så har du OneDrive, Microsofts app för molnlagring. Molnlagring är utmärkt för att dela filer med andra människor, så låt oss se hur det fungerar i OneDrive.
Du kan dela OneDrive-filer från antingen OneDrive-mappen på din dator (”klientgränssnittet”) eller Office 365-webbgränssnittet eller OneDrive-mobilappen. Vilken metod som är bäst beror på din situation och preferenser, men Microsoft driver sina molnerbjudanden starkt, och den prioriteringen visar sig i OneDrive-gränssnittet. För att inte vara för rak på det, men Office 365-webbgränssnittet och OneDrive-appen är mycket vackrare och mer förfinade än klientgränssnittet. Klientgränssnittet har också minst sju olika sätt att dela, varav några är baksmälla från sätt att dela saker i äldre versioner av Windows. Av dessa skäl kommer vi att koncentrera oss här på att dela via OneDrive-appen och OneDrive-webbgränssnittet.
Dela (och sluta dela) en fil via Mobile OneDrive-appen
Microsoft har uppenbarligen ansträngt sig för sin OneDrive-app eftersom delningsalternativet är enkelt och omfattande. Vi kommer att använda Android-appen för våra exempel här, men iOS-appen är liknande. Vi kommer att påpeka när det finns betydande skillnader.
För att dela en fil (eller mapp), tryck på de tre prickarna bredvid den.
Tryck på ”Dela” från menyn som visas.
Detta öppnar delningsalternativen. Som standard tillåter OneDrive de personer du delar en fil med att redigera den filen. Du kan ändra det till visningsbart genom att trycka på pilen bredvid ”Kan redigera” och ändra det till ”Kan visa” istället. Du kan också ”Ange utgångsdatum”, vilket innebär att filen endast kommer att delas under en viss period.
Obs: På iPhone- eller iPad-mobilappen fungerar dessa lite annorlunda. Du kommer att se en ”Visa endast”-länk på delningsmenyn för att inaktivera redigering. Du kommer att se alternativet ”Länkinställningar” som låter dig ange ett utgångsdatum.
När du har ställt in dessa alternativ som du vill (eller bara lämnat dem med standardinställningarna), kan du dela din fil. Överst på delningsalternativen finns standardalternativen för OneDrive-delning.
Dessa tillhandahåller följande delningsmetoder:
Kopiera länk: Skapar en URL och kopierar den till urklipp så att du kan klistra in var du vill. Denna länk kan användas av alla.
Bjud in personer: Skickar en länk till en eller flera e-postadresser som du väljer från dina kontakter eller anger manuellt. Den här länken kan endast användas av de personer du skickar den till.
Skicka filer: Tillåter att filen skickas till någon. Du kan skicka filen med e-post eller någon annan kommunikationsapp på din telefon som Slack eller WhatsApp. Till skillnad från ”Kopiera länk” eller ”Bjud in personer”, som ger en länk som folk kan klicka på, kommer detta att skicka en kopia av filen. Länkar kan ”inte delas” när du vill, men när du väl skickar filen till någon kan de behålla den för alltid, så använd bara detta om du inte har något emot att mottagaren får behålla filen.
Outlook: Om du har Outlook på din telefon öppnas ett e-postmeddelande med länken som du kan skicka till någon.
Nedanför dessa alternativ finns alla appar och metoder som din telefon tillhandahåller för att dela en fil, oavsett om det är Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, e-post eller någon annan app som du har installerat. Tryck på lämplig ikon och följ instruktionerna för att dela filen.
För att sluta dela en fil, tryck på de tre prickarna bredvid den och klicka på informationsikonen.
Detta kommer att visa filegenskaperna och visa vem du har delat filen med längst ner.
Klicka på länken ”Kan redigera” (eller ”Kan visa” om du delade filen som skrivskyddad) och välj ”Sluta dela” från menyn som dyker upp. Klicka på ”OK” för att sluta dela filen.
Dela (och ta bort delning) av en fil via O365 webbgränssnitt
Logga in Kontor 365 och navigera till OneDrive.
Välj filen du vill dela och klicka på ”Dela” i menyraden högst upp.
Detta kommer att visa delningsalternativen för filen, och de är ganska lika OneDrive-appen – standardalternativet för delning är att tillåta människor att redigera en fil som du delar med dem och du kan ställa in ett utgångsdatum om du bara vill ha filen ska delas under en viss tidsperiod
Ett alternativ som endast är tillgängligt i OneDrive webbgränssnitt är att lösenordsskydda filen genom att klicka på ”Ange lösenord”. Det betyder att när du skapar och skickar ut en länk till filen kommer en person bara att kunna öppna länken om de har lösenordet. För den säkerhetsmedvetna är detta en användbar funktion, och definitivt värd att använda om du har något känsligt att dela.
De två primära alternativen för att skicka länken är ”Hämta en länk” och ”E-post”.
Skaffa en länk: Skapar en länk som du kan kopiera och klistra in var du vill. Den här länken fungerar för alla som har den.
E-post: Öppnar ett webbmail som innehåller länken, där du kan ange en eller flera e-postadresser och ett meddelande. Den här länken fungerar bara för personer som kommer åt den med de e-postadresser du anger.
Klicka på ”Mer” för att visa specifika tjänster som du kan dela i. I skrivande stund är dessa tjänster begränsade till Facebook, Twitter, LinkedIn och Weibo och när du klickar på en av dem öppnas ett nytt fönster där du kan logga in på den tjänsten och skicka inlägg länken. Varför Microsoft har valt dessa fyra tjänster är en fråga om gissningar, även om de äger LinkedIn, och Facebook, Twitter och Weibo har förmodligen konton mellan dem för en anständig del av den internetanvändande befolkningen, men varför fyra appar och inte fem, eller sex , eller mer? Vi är inte säkra, men om du vill dela en fil i en annan app klickar du på ”Hämta en länk” och klistra in länken i den app du väljer.
För att sluta dela en fil, välj den och klicka på informationsikonen uppe till höger på OneDrive-sidan.
Detta kommer att ta fram filegenskaperna. Klicka på ”Hantera åtkomst” för att se vem du har delat filen med.
En lista med delningslänkar kommer att visas, som visar vem som kan komma åt filen och vilka behörigheter de har.
För att ändra behörigheterna, som att göra en redigerbar fil visningsbar eller lägga till lösenordsskydd, klicka på pilen under länken. För att sluta dela filen, klicka på ”x” bredvid länken. Ett varningsmeddelande kommer att dyka upp.
Klicka på ”Ta bort länk” för att sluta dela filen. Detta tar bara bort den här länken, så om du vill sluta dela filen helt måste du ta bort alla delningslänkar du har skapat för den.