Trello ger företag och enskilda individer möjlighet att smidigt hantera och följa sina projekt från en central plats, med en uppsättning användbara funktioner.
När företag växer, ökar också deras behov, vilket leder till en högre komplexitet i uppgifter, aktiviteter och risker. För att hantera detta krävs ett välfungerande system för att organisera och spåra projekt, uppgifter och framsteg, samtidigt som risker och ineffektivitet minimeras.
Ett verktyg för projekt- och uppgiftshantering, som exempelvis Trello, kan vara till stor hjälp för detta 👍.
Oavsett om du är en egenföretagare, frilansare, teamledare eller arbetar i ett stort företag, kan du dra nytta av de många verktyg för projekt- och uppgiftshantering som finns på marknaden.
Det finns många verktyg som erbjuder liknande fördelar, men det är viktigt att välja ett som är enkelt att använda och har de funktioner som är relevanta för dina behov.
Om du söker en användarvänlig plattform för dina projekt, är Trello bara en registrering bort. Det erbjuder ett interaktivt och visuellt tilltalande sätt att hantera projekt och uppgifter, samtidigt som det främjar samarbete och ökar produktiviteten 👀.
Låt oss utforska vad Trello är och hur effektivt det är för projektledning, så att du kan avgöra om det passar just dina krav.
Vad är Trello?
Trello är ett lättanvänt molnbaserat samarbetsverktyg som kan användas för att organisera allt, från bröllopsplanering till affärsstrategier. Du kan organisera dina projekt och uppgifter med hjälp av Trello-tavlor. Vanliga användningsområden inkluderar målplanering, teamsamarbete, brainstorming, redaktionskalenderhantering, rekrytering och produktutvecklingsplanering.
Trello hjälper dig att visualisera olika typer av data, inklusive vad projektet handlar om, vem som arbetar med vilka uppgifter, enskilda medlemmars framsteg och mycket mer. Även frilansare kan dra nytta av Trello för personlig användning, som att strukturera sina uppgifter, hålla koll på deadlines och skapa påminnelser.
Trello är ett kraftfullt, flexibelt och användarvänligt verktyg som kan öka produktiviteten. Det erbjuder funktioner som listor, kort och tavlor som ger en tydlig överblick över vem som ansvarar för vad och vad som krävs för att slutföra arbetet i tid.
Trello är också ett visuellt verktyg som ger ditt team en extra fördel för att hantera projekt, arbetsflöden och uppföljning av uppgifter. Du kan lägga till filer, checklistor och automatisera många uppgifter. Korten i Trello innehåller all information som behövs för att hålla ordning, vilket gör att du kan lägga till datum, tilldela uppgifter till medlemmar, lämna kommentarer och mycket annat.
Trello är en lösning för många företag och privatpersoner som vill ha en enkel, tillgänglig och okomplicerad projektlivscykel. Du kan lägga till anslagstavlor och listor till dina projekt och hålla koll på allt från en enda plats. Dessutom kan du komma åt Trello var du än befinner dig i världen och på så sätt alltid hålla kontakten.
Läs också 👓 Trello Vs. Asana: En jämförelse av ledande projektledningsverktyg.
Funktioner hos Trello
Trello är ett enkelt men kraftfullt verktyg med många funktioner, bland annat:
#1. Visningar
Ge ditt arbete ett nytt perspektiv och se dina projekt från olika vinklar med hjälp av tidslinje-, tabell-, tavla-, kalender-, kart-, arbetsyte- och instrumentpanelsvyer. Detta ger en ny dimension till din uppgiftshantering.
Denna funktion omfattar:
- Trello-tavla: Trello-tavlan hjälper dig att navigera från idé till handling. Du kan planera dina projekt och dela in dem i uppgifter för att påskynda arbetet. Du kan också följa upp status för varje uppgift.
- Tidslinje: Med Trello Timeline kan du hålla dig på rätt spår och se hur alla delar samverkar över tid. Du kan enkelt flytta uppgifter och justera datum efter behov och prioriteringar.
- Kalender: Trello Calendar ger en tydlig bild av ditt arbete, inklusive schemaläggning av redaktionskalendrar och att göra-listor.
- Instrumentpanel: Få praktiska insikter i dina projekt och processer med hjälp av Trello-instrumentpanelen. Detta underlättar hantering av arbetsbelastning och visualisering av viktiga mätetal, såsom förfallodatum, kort per lista, tilldelade kort med mera.
- Tabell: Med Table kan du spåra allt arbete som utförs på tavlan. Det hjälper dig att visualisera ditt arbete i ett kalkylbladsliknande format som kan sorteras efter de kort du vill se.
- Karta: Trellos kartvy gör det möjligt att se platsbaserad information på en karta, oavsett var du är. Oavsett om du planerar ett evenemang, organiserar arbete eller spårar fastigheter, underlättar det arbetet.
#2. Automatisering
Fokusera på det som är viktigt och låt Trello hantera resten med hjälp av no-code-automatisering – Butler. Det är integrerat i Trello-tavlan och gör det enklare att hantera projekt och uppgifter. Du kan skapa regler, kommandon och knappar för att automatisera olika åtgärder och uppgifter.
Du kan även ställa in regler för dina viktigaste uppgifter genom att konfigurera triggers och åtgärder som behövs med hjälp av Butler. Detta ger dig möjlighet att snabbare gå vidare till nästa steg med hjälp av anpassade kort- och tavlknappar. Du hittar kortknapparna på baksidan av varje kort och tavlknapparna i det övre högra hörnet.
Dessutom kan du förstärka Butlers funktioner genom att integrera det med olika plattformar som Slack, e-post och Jira. Butler känner igen återkommande uppgifter på din Trello-tavla och föreslår automatisering som kan aktiveras med ett enda klick.
#3. Mallar
Trello erbjuder en mängd olika mallar för design, utbildning, affärsverksamhet, teknik, marknadsföring, projektledning med mera. Med dessa mallar kan du direkt komma igång med en färdig struktur som du sedan kan anpassa efter dina specifika behov. Detta gör det möjligt att slutföra uppgifter snabbare och underlättar samarbete.
#4. Integration
Du kan integrera dina affärsapplikationer med Trello för att göra din arbetsyta ännu mer effektiv och tillgänglig. Några exempel på integrationer som stöds är: Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, Hootsuite och involve.me, Instabug, Clockify och många fler.
Läs även: Trello vs. ClickUp: Att välja rätt programvara för projektledning
Fördelarna med Trello
Trello erbjuder många fördelar, bland annat:
- Organisera projekt: Med Trello kan du och ditt team organisera projekt och uppgifter i listor, kort och tavlor.
- Samarbete: Trello underlättar smidigt samarbete mellan teammedlemmar, vilket gör det möjligt för dem att arbeta tillsammans i olika projekt, skicka bilagor, ange förfallodatum och lämna kommentarer på kort.
- Mobil åtkomst: Trello erbjuder en mobilapp som gör att du kan komma åt dina tavlor när du är på språng, så att du kan vara produktiv även när du inte är vid datorn.
- Flexibilitet: Du kan använda Trello för olika typer av uppgifter och projekt. Detta gör det till en mångsidig plattform för både privatpersoner och företag.
- Tidshantering: Med Trello kan du ställa in förfallodatum för uppgifter och följa utvecklingen av pågående projekt över tid. Detta hjälper dig att hålla tidsplanen.
- Anpassningsbart: Du kan lägga till anpassade fält, etiketter, bakgrunder med mera på dina kort och tavlor. Du har full kontroll över hur du organiserar och visualiserar dina projekt.
- Användarvänligt: Trello är designat för att vara enkelt och användarvänligt, så att vem som helst kan använda det.
- Kanban-system: Trello använder ett Kanban-system som gör det möjligt att dela upp uppgifter i mindre delar med hjälp av ett system av kort och tavlor.
- Omedelbara aviseringar: Du får löpande meddelanden när något kort eller tavla uppdateras. Om någon i teamet ändrar uppgifterna får du ett omedelbart meddelande.
- Enkel prissättning: Trello har en enklare prisstruktur jämfört med andra hanteringsverktyg. Du får tillgång till en version där det är enkelt att bjuda in medlemmar och skapa anslagstavlor, listor och kort.
Läs också Trello Vs. Jira för arbetsledning: Hur du väljer rätt alternativ.
Hur man använder Trello
För att använda Trello effektivt i din projektledning behöver du veta hur verktyget fungerar. Låt oss gå igenom stegen:
Skapa ett konto
För att börja använda Trello måste du först registrera dig och skapa ett konto.
- Sök efter Trellos inloggningssida i din webbläsare.
- Bokmärk webbplatsen för enkel åtkomst i framtiden.
- Ange dina uppgifter, såsom användarnamn, lösenord med mera.
- Du kan också välja att logga in med Google eller andra alternativ.
- När du har angett dina uppgifter, kommer du att bli ombedd att markera en ruta för att godkänna villkoren och policyerna för att använda Trello.
- När du är klar kommer du att omdirigeras till Trello-instrumentpanelen. Här kan du lägga till tavlor, listor, kort och mycket mer.
- Du kan skapa ett nytt projekt eller se dina pågående projekt på instrumentpanelen.
- Du hittar också en meny i det övre högra hörnet. Denna meny innehåller inställningar, profilinformation, kortaktivitet, hjälp och mer.
- Du kan logga ut från menyn när du vill.
Förstå huvudkomponenterna
Trello är ett visuellt verktyg för projekt- och uppgiftshantering som ger dig och ditt team möjlighet att skapa idéer, planera och hantera arbetet på ett mer produktivt och organiserat sätt.
Källa: Trello
För att använda projektledningsprocessen effektivt är det viktigt att förstå vissa termer som ofta används i Trello och som är huvudkomponenterna i verktyget. Dessa är:
- Tavla: En Trello-tavla är platsen där du håller reda på all projektdata, såsom projekt, arbetsflöden eller team. Oavsett om du skriver en artikel, följer upp försäljning, planerar en fest eller lanserar en ny webbplats hjälper Trello-tavlan dig att organisera allt, även små detaljer. Du kan även samarbeta med ditt team.
- Kort: Den minsta och mest detaljerade enheten i Trello-tavlan är kortet, som representerar idéer💡och uppgifter. Det kan vara allt från att skriva ett blogginlägg, ta fram företagets semesterpolicy eller anställa en marknadschef. Du kan anpassa det efter din information. Du kan också flytta kort för att visa framsteg i listorna. Det finns ingen begränsning för hur många kort du kan lägga till.
- Listor: Listor innehåller kort, eller specifika uppgifter och information, som är organiserade så att du kan se de olika stegen i ett arbetsflöde. Du kan flytta kort över de olika stegen i processen. Listor kan innehålla information och idéer. Du kan lägga till ett valfritt antal listor till en tavla och anpassa titeln och ordningen efter behov.
Skapa en Trello-tavla
En Trello-tavla hjälper dig att organisera allt som krävs för att lyckas och tillgodose dina behov. Låt oss se hur du skapar en ny tavla från Trello-instrumentpanelen.
- Från arbetsytan klickar du på ”Skapa ny tavla” eller på plusknappen i sidhuvudet till vänster om ditt profilnamn och väljer ”Skapa ny tavla”.
- Namnge tavlan efter projektet du arbetar med, till exempel evenemangsplanering, blogghantering, säljledning eller lansering av nya produkter.
- Nu är din projekttavla klar. När du lägger till en ny tavla är standardinställningen ”Arbetsyta synlig”. Det innebär att alla i teamet kan se, redigera och delta i korten.
- Om du vill ändra inställningarna till privata, så att bara specifika medlemmar kan se tavlan, ändrar du inställningarna till ”Privat”.
- Det finns också ett alternativ som heter ”Publik”, vilket innebär att alla på internet kan se tavlan via en länk eftersom den kan rankas i sökmotorer.
- Om du vill lägga till ytterligare ett arbetsflöde följer du bara samma process. Du kan också anpassa din tavla för att ge dina olika projekt ett unikt utseende.
Lägga till kort och listor
Du kan skapa listor på din tavla efter dina behov. Till exempel kan du ha tre listor: ”Att göra”, ”Pågår” och ”Klar”. Du kan även skapa en lista för varje teammedlem. Följ dessa enkla steg för att enkelt skapa en lista.
- Öppna tavlan för att skapa en lista. Under tavlans namn klickar du på alternativet ”lägg till en lista”.
- Namnge den och klicka på ”lägg till lista”.
- Direkt under detta har du möjlighet att lägga till ett kort.
- Klicka på ”Lägg till ett kort” och ange kortets titel.
Genom att klicka på kortet kan du lägga till kommentarer och beskrivningar för teamet. Du kan även lägga till checklistor, bilagor och etiketter från samma skärm.
Samarbeta och kommunicera
Om du är ansvarig för ett projekt måste du kontrollera projektstatus, se till att alla medlemmar arbetar med sina uppgifter och gör framsteg. För att göra det måste du först bjuda in dina teammedlemmar till Trello-tavlan och följa upp deras tilldelade uppgifter.
För att göra det:
- Klicka på ”Bjud in” högst upp på tavlan och välj den medlem du vill lägga till. Du kan även bjuda in dem genom deras namn eller e-postadress.
- Från menyknappen får du en delbar länk. Skicka länken via e-post eller Slack-kanalen för att bjuda in dem att samarbeta.
- Du kan även ladda ner QR-koden och låta folk skanna den för att ansluta till tavlan.
- Du kan ställa in behörigheter och definiera roller som normal, administratör och observatör.
- Du kan lägga till medlemmar, checklistor, datum, bilagor, omslag och ange tidsfrister.
När du samarbetar och kommunicerar med teammedlemmar kan du lägga till kommentarer eller feedback till korten. Du kan även nämna @namnet på teammedlemmen på din tavla så att de får ett meddelande och ser din feedback eller kommentar. Aktivitetsflödet i Trello sparar alla aktiviteter och kommentarer.
Utforska funktioner
Funktioner som att lägga till checklistor, bilagor och rösta är bland de mest användbara funktionerna på en Trello-tavla. Detta underlättar samarbete och gör att alla kan arbeta mot samma mål.
Med checklistor kan du följa upp framstegen för varje teammedlem i en specifik uppgift. Checklistor representerar mindre deluppgifter som ingår i en större uppgift. Möjligheten att tilldela varje checklista till specifika medlemmar förbättrar översikten och ansvaret. Du kan dela dokumentbilagor, filer, statusrapporter, kundkrav och annat material så att teammedlemmarna enkelt kan komma åt dem.
Teammedlemmar kan enkelt rösta på kort genom att klicka på ”Rösta” på baksidan av kortet när du dubbelklickar på det. Knappens färg ändras till grön när du röstar. Om du klickar på knappen igen tas rösten bort.
Hur tar man bort en Trello-tavla?
När ditt projekt är slutfört och tavlan inte längre används kan du ta bort den permanent genom att följa dessa enkla steg.
- Klicka på din tavlas meny i det övre högra hörnet, symboliserat av tre punkter.
- Välj alternativet ”Mer” i menyn.
- Välj sedan ”Stäng tavlan” nära menyknappen Mer.
- Du kommer att se två alternativ: ta bort tavlan permanent eller öppna den igen.
- Om du vill arkivera den ignorerar du popup-fönstret.
- Om du vill ta bort tavlan permanent klickar du på ”Ta bort tavlan permanent”.
Läs även Trello vs monday.com: En jämförelse av de bästa verktygen för projektledning
Slutsats
Projektledning kan vara en komplicerad uppgift. Genom att använda ett projektledningsverktyg som Trello kan du göra hanteringen av projekt och uppgifter mer smidig. Trello är ett användarvänligt och visuellt samarbetsverktyg som både privatpersoner och företag av alla storlekar och i olika branscher kan använda utan problem.
Med sitt lättanvända gränssnitt kan du direkt börja använda Trello utan att behöva spendera mycket tid på att förstå instrumentpanelen. Det ger dig möjlighet att lägga till anslagstavlor, listor och kort för att effektivt hantera och följa upp dina uppgifter och projekt, samtidigt som du är produktiv.
Nästa steg: Den bästa programvaran för att skapa vackra Gantt-scheman för dina projekt.