Hur man använder Trello för att organisera uppgifter och förbättra produktiviteten

Trello gör det möjligt för företag och individer att hantera och spåra sina projekt utan ansträngning från en enda plats och med hjälp av en mängd användbara fördelar.

När företag växer ökar deras behov, och det gör också deras uppgifter, verksamhet och risker. För att göra detta behöver de ett ordentligt system för att hantera och spåra projekt, uppgifter, framsteg och minimera risker och ineffektivitet.

Ett projekt- eller uppgiftshanteringsverktyg som Trello kan hjälpa dig med det👍.

Oavsett om du är en småföretagare, frilansare, teamledare eller ett stort företag kan du använda alla projekt- och uppgiftshanteringsverktyg från marknaden.

Även om du kan hitta många verktyg på marknaden som erbjuder samma fördelar, välj det som är lätt att använda och har en uppsättning användbara funktioner för ditt användningsfall.

Så om du letar efter en användarvänlig plattform för dina projekt är Trello bara en registrering bort. Det erbjuder ett interaktivt och visuellt tilltalande👀 sätt att hantera projekt och uppgifter samtidigt som teamsamarbete och produktivitet ökar.

Låt oss diskutera vad Trello är och dess effektivitet när det gäller att hjälpa till att hantera projekt så att du kan bestämma om det kan passa dina krav eller inte.

Vad är Trello?

Trello är ett lättanvänt molnbaserat projektsamarbetsverktyg för att hantera allt, från en bröllopsfest till en affärsstrategi. Du kan organisera dina projekt och uppgifter med hjälp av Trello-tavlan. Några av dess vanliga användningsområden är målplanering, samarbete mellan team, brainstorming, redaktionell kalenderhantering, rekrytering och produktfärdplaner.

Trello hjälper dig att visualisera alla typer av data, inklusive vad projektet är, vem som arbetar med vilka uppgifter, vad som är framsteg för enskilda medlemmar och mer. Frilansare kan också använda Trello för personligt bruk, som att organisera sina uppgifter, hantera deadlines och ställa in påminnelser.

Trello är enkel, kraftfull och även flexibel, vilket innebär ett helt kraftpaket för produktiviteten. Det erbjuder alternativ som listor, kort och brädor för att få en tydlig bild av vem som gör vad och vad de behöver för att få jobbet gjort i tid.

Dessutom är Trello ett visuellt verktyg som lägger till en extra fördel för ditt team för att hantera projekt, arbetsflöde och uppgiftsspårning. Du kan lägga till filer, checklistor och automatisera många uppgifter. Kort i Trello innehåller all information du behöver för att vara organiserad. Detta låter dig lägga till datum, tilldela medlemmar, lämna kommentarer och mer.

Trello är en räddare för många företag och privatpersoner som vill göra sitt projekts livscykel enkel, tillgänglig och okomplicerad. Här kan du lägga till anslagstavlor och listor till dina projekt och hålla reda på allt från en enda plats. Dessutom kan du komma åt Trello från vilken del av världen som helst för att hålla kontakten även om du är borta.

Läs också👓 Trello Vs. Asana: Den ultimata uppgörelsen för dominans av projektledning.

Funktioner hos Trello

Trello är ett enkelt men effektivt verktyg, rikt på funktioner, inklusive:

#1. Visningar

Ge ditt arbete ett nytt utseende och se projekt från alla håll med tidslinje, tabell, tavla, kalender, karta, arbetsyta och instrumentpanelvyer. Detta kommer att ge ett nytt perspektiv på din uppgift.

Denna funktion inkluderar:

  • Trello board: Trello board hjälper dig att välja väg från idé till handling. Du kan planera dina projekt och dela upp dem i uppgifter för att få saker gjorda snabbare. Dessutom kan du se status för varje uppgift.
  • Tidslinje: Håll dig på rätt spår med ditt mål med Trello Timeline för att se hur varje rörlig del kommer samman över tiden. Du kan dra och släppa uppgifter och göra justeringar av datumen beroende på behov och prioriteringar.
  • Kalender: Trello Calendar är en kristallkula som ger en tydlig vision av arbetet, inklusive schemaläggning av redaktionella kalendrar, att göra, etc.
  • Instrumentpanel: Få praktiska insikter i dina projekt och processer med Trello-instrumentpanelen. Detta hjälper dig att hantera arbetsbelastningar och visualisera viktiga mätvärden, såsom förfallodatum, kort per lista, tilldelade kort och mer.
  • Tabell: Med Table kan du spåra allt arbete som händer på tavlan. Det hjälper dig att visualisera ditt arbete i en lista i kalkylarksstil som kan sorteras efter de kort du vill se.
  • Karta: Trellos kartvy låter dig se platsbaserad data på en karta, oavsett var du är. Oavsett om du planerar ett evenemang, organiserar arbete, spårar fastigheter, etc., gör det allt enkelt.

#2. Automatisering

Fokusera på ditt viktiga arbete och låt Trello göra resten med no-code automation – Butler. Den är inbyggd i Trello Board så att det blir lättare att hantera projekt och uppgifter. Du kan skapa regler, kommandon och knappar för att automatisera alla åtgärder och uppgifter.

Dessutom kan du ställa in regler för dina viktiga uppgifter genom att ställa in utlösare och åtgärder som behövs med hjälp av Butler. Det kommer att göra det möjligt för dig att gå till nästa steg snabbare med hjälp av anpassade kort- och kortknappar. Du kan också se kortknappar på baksidan av varje kort och brädknappar i det övre högra hörnet.

Dessutom kan du utöka kraften hos Butler genom att integrera den med olika plattformar, som Slack, e-post och Jira. Butler känner igen repetitiva uppgifter på ditt Trello-kort och föreslår automatisering som kan aktiveras med bara ett klick.

#3. Mallar

Trello kommer med ett brett utbud av mallar för design, utbildning, affärer, teknik, marknadsföring, projektledning och mer. Med dessa mallar kan du börja använda en ritning direkt och anpassa den efter dina behov. Detta gör att du kan slutföra uppgifter snabbare och enkelt samarbeta.

#4. Integration

Du kan integrera dina affärsapplikationer med Trello för att göra din arbetsyta ännu enklare och mer tillgänglig. Några integrationer som den stöder är: Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, Hootsuite och involve.me, Instabug, Clockify och mer.

Läs också: Trello vs. ClickUp: Att välja den bästa programvaran för projektledning

Fördelarna med Trello

Trello erbjuder många fördelar. De är följande:

  • Organisera projekt: Trello låter dig och ditt team organisera projekt och uppgifter i listor, kort och tavlor.
  • Samarbete: Med Trello kan du enkelt samarbeta med dina teammedlemmar för att arbeta tillsammans i olika projekt, så att de kan skicka bilagor, lämna förfallodatum och lämna kommentarer på kort.
  • Mobil åtkomst: Trello erbjuder en mobilapplikation som hjälper dig att komma åt dina brädor när du är på språng och gör det enkelt för dig att vara produktiv även om du är borta.
  • Flexibilitet: Du kan använda Trello för alla typer av uppgifter eller projekt. Detta gör det till en mångsidig plattform för både privatpersoner och företag.
  • Tidshantering: Med Trello kan du ställa in förfallodatum för uppgifter och se framstegen i pågående projekt över tiden. Detta låter dig hålla dig på rätt spår för att hålla deadlines.
  • Anpassningsbar: Du kan lägga till anpassade fält, etiketter, anpassade bakgrunder och mer på dina kort och brädor med Trello. Du kommer att få full kontroll över hur du organiserar och visualiserar dina projekt.
  • Användarvänlig: Trello är designad för att vara enkel och enkel för användare så att alla kan använda den.
  • Kanban-system: Trello följer ett Kanban-system som låter dig schemalägga uppgiften i mindre element med hjälp av ett system av kort och brädor.
  • Omedelbara aviseringar: Du kommer att få sömlösa meddelanden och varningar när något kort eller kort uppdateras. Dessutom, om någon i teamet uppdaterar uppgifterna får du omedelbar avisering.
  • Mindre komplex prissättning: Trello har en mindre komplicerad prisstruktur jämfört med andra hanteringsverktyg. Du kommer att få en version där det är enkelt att bjuda in medlemmar och skapa anslagstavlor, listor och kort.

Läs också Trello Vs. Jira arbetsledning: Hur man väljer rätt alternativ.

Hur man använder Trello

För att möjliggöra effektiv projektledning för ditt företag måste du veta hur du använder Trello. Låt oss gräva i stegen:

Skapa ett konto

För att använda Trello måste du först registrera dig och skapa ett konto.

  • Sök efter Trello-inloggningssidan i din webbläsare.
  • Bokmärk webbplatsen för enkel framtida åtkomst.
  • Ange nu dina referenser, som användarnamn, lösenord, etc.
  • Du hittar också ”Logga in med Google” tillsammans med andra inloggningsalternativ.
  • När du har angett autentiseringsuppgifterna kommer du att bli ombedd att markera en ruta som nämner villkoren och policyerna för att använda Trello.
  • När allt är inställt kommer du att omdirigeras till Trello-instrumentpanelen. Detta är gränssnittet där du kan lägga till brädor, listor, kort och en massa andra saker.
  • Du kan lägga till ett nytt projekt eller se det nuvarande i instrumentpanelen.
  • Du kan också se menyn i det övre högra hörnet. Den här menyn innehåller inställningar, profilinformation, kortaktivitet, hjälp och mer.
  • Du kan logga ut från den liknande menyn när du vill.

Förstå huvudkomponenter

Det visuella projekt- och uppgiftshanteringsverktyget Trello låter dig skapa idéer, planera och hantera ditt arbete tillsammans med ditt team på ett mer produktivt och organiserat sätt.

Källa: Trello

För att driva projektledningsprocessen måste du förstå några termer som oftast används i Trello och som är huvudkomponenterna i den. De är följande:

  • Board: Trello Board är platsen där du kan hålla reda på all projektdata, såsom projekt, arbetsflöden eller team. Oavsett om du skapar en artikel, spårar försäljning, planerar din nästa fest eller lanserar en ny webbplats, hjälper Trello-tavlan dig att organisera varje uppgift, även små detaljer. Dessutom låter det dig samarbeta med dina team.
  • Kort: Den minsta och mest detaljerade enheten i Trello Board är kortet, som representerar idéer💡och uppgifter. Det här innehåller något som behövde göras, som en blogg, semesterpolicyer för företaget, anställa en marknadschef och mer. Du kan anpassa den efter din information. Dessutom kan du dra och släppa kort för att visa framsteg över ”listorna”. Och det bästa är att det inte finns någon gräns för att lägga till kort.
  • Listor: Listor innehåller kort, eller så kan du säga specifika uppgifter och information, organiserade på ett sätt så att du kan visa stegen i framstegen. Den används för att lägga till ett arbetsflöde där du kan flytta kort över varje steg i hela processen. Den kan hålla reda på information och idéer. Du kan lägga till ett antal listor till en tavla och anpassa arrangemanget och titeln efter dina krav.

Skapa en Trello Board

Trello board hjälper dig att organisera allt för att bli framgångsrikt och möta dina behov. Låt oss se hur du kan skapa en ny styrelse från Trello-instrumentpanelen.

  • Från arbetsytan klickar du på ”Skapa ny bräda” eller klickar på plusknappen i rubriken till vänster om ditt profilnamn och väljer ”Skapa ny bräda”.
  • Namnge tavlan efter det projekt du arbetar med, som att organisera evenemang, hantera en blogg, spåra säljledningar, lansera nya produkter och mer.
  • Nu är din projektbräda klar. När du lägger till en ny tavla är standardinställningen ”Arbetsyta synlig”. Det betyder att alla i teamet kan visa, redigera och gå med i kort.
  • Om du vill ändra inställningarna till privata så att endast specifika medlemmar i styrelsen kan se det, ändra bara inställningarna till ”Privat”.
  • Det finns ett annat alternativ, ”Public”, vilket innebär att alla på internet kan se tavlan med länken eftersom den rankas på sökmotorer.
  • Om du vill lägga till ytterligare ett arbetsflöde följer du bara samma process. Dessutom kan du anpassa din tavla för att ge ett unikt utseende till dina olika projekt.

Lägga till kort och listor

Du kan skapa listor på din tavla efter dina behov. Till exempel hittar du tre listor, inklusive ”Att göra”, ”Pågår” och ”Klar”. Du kan också skapa en lista över alla medlemmar i ditt team. Följ bara dessa enkla steg och skapa en lista med lätthet.

  • Öppna tavlan för att skapa en lista. Under namnet på din tavla klickar du på alternativet ”lägg till en lista”.
  • Namnge det och klicka på ”lägg till lista”.
  • Precis under det har du möjlighet att lägga till ett kort.
  • Klicka på alternativet ”Lägg till ett kort” och ange titeln för det kortet.

Genom att klicka på kortet kan du lägga till kommentarer eller beskrivningar för lagen. Dessutom kan du lägga till checklistor, bilagor och etiketter från samma skärm.

Samarbeta och kommunicera

Om du är ansvarig för ett projekt måste du kontrollera projektstatusuppdateringar, se till att alla medlemmar arbetar med de givna uppgifterna och gör effektiva framsteg. För att göra det, bjud in dina teammedlemmar att gå med i Trello-styrelsen först och kontrollera deras tilldelade uppgifter.

För detta,

  • Klicka på ”Bjud in” högst upp på tavlan och välj den medlem som du vill lägga till på tavlan. Du bjuder också in dem via deras namn eller e-postadress.
  • På knappen i menyn får du en delbar länk. Släpp den speciella länken i ett e-postmeddelande eller Slack-kanal för att bjuda in dem att samarbeta.
  • Dessutom kan du ladda ner QR-koden och låta folk skanna den för att gå med i styrelsen.
  • Du kan ställa in behörigheter och definiera roller transparent som normal, admin och observatör.
  • Du kan lägga till medlemmar, checklistor, datum, bilagor, omslag och ställa in deadlines.

När du samarbetar och kommunicerar med teammedlemmar kan du lägga till kommentarer till korten eller feedback. Du kan till och med nämna @namnet på medlemmen i din styrelse så att de kommer att få ett meddelande och se feedbacken eller kommentaren. Aktivitetsflödet i Trello behåller alla åtgärder och kommentarer.

Utforska funktioner

Funktioner som att lägga till checklistor, bilagor och rösta är de mest användbara funktionerna i Trello-tavlan. Detta hjälper dig att dela dina åsikter och fungerar direkt så att allt kommer i linje.

Med checklistor kan du känna till en medlems framsteg på en given uppgift. Checklistor representerar mindre och nedbrutna poster inom den större uppgiften. Möjligheten att tilldela och specificera varje checklista förbättrar synlighet och ansvarighet. Du kan dela dokumentbilagor, filer, förloppsrapporter, klientkrav och mer så att dina teammedlemmar enkelt kan komma åt dem.

Lagmedlemmar kan enkelt rösta på korten genom att klicka på ”Rösta” på kortet bakåt när du dubbelklickar på kortet. Knappens färg ändras till grön när du röstar. Om du klickar igen på samma knapp tas rösten bort.

Hur tar man bort Trello Board?

När ditt projekt är slutfört och tavlan inte längre används. Du kan ta bort det permanent genom att följa dessa enkla steg.

  • Klicka på din Board-meny i det övre högra hörnet med tre punkter.
  • Välj alternativet ”Mer” från den menyn.
  • Välj sedan alternativet ”Stäng tavlan” nära menyknappen Mer.
  • Du kommer att se två alternativ – ta bort brädan permanent och öppna den igen.
  • Om du vill behålla det i ett arkiv, ignorera bara popup-fönstret.
  • Om du vill ta bort tavlan permanent kan du klicka på ”Ta bort tavlan permanent”.

Läs också Trello vs monday.com: Jämföra de bästa projektledningsverktygen

Slutsats

Projektledning är en komplex uppgift. Men genom att använda ett projektledningsverktyg som Trello kan processen att hantera projekt och uppgifter bli felfri. Trello är ett lättanvänt visuellt samarbetsverktyg som privatpersoner, såväl som företag av olika storlekar och branscher, kan använda utan krångel.

Med det lättanvända gränssnittet kan du börja använda Trello direkt utan att behöva mycket tid för att förstå instrumentpanelen. Det gör att du kan lägga till anslagstavlor, listor och kort för att effektivt hantera och spåra dina uppgifter och projekt samtidigt som du är produktiv.

Nästa upp, den bästa programvaran för att skapa vackra Gantt-diagram för dina projekt.