Hur man använder formler i Airtable

Airtable är ett mångsidigt produktivitetsverktyg som kombinerar kraften i en databas med flexibiliteten hos ett kalkylblad för att överlasta hur du lagrar och interagerar med dina data.

En av de mest grundläggande funktionerna i ett kalkylblad är formler, och du kanske undrar hur du införlivar dem i dina baser i Airtable. Så här kan du komma igång med Airtables formelfält.

Lägga till formelfältet i din tabell

För att börja arbeta med formler i Airtable måste du först lägga till Formelfältet i tabellen.

I rutnätsvyn för din tabell klickar du på plustecknet-knappen (”+”) som finns i slutet av raden med fältrubriker överst i tabellen. Om du har många fält kan du behöva scrolla åt höger tills du ser det. Välj Formel från listan över fältalternativ. Du kommer sedan att se menyn Redigera fält för att ange din formel.

Beroende på vad du lägger in i din formel kommer Airtable automatiskt att upptäcka vissa typer av värden, som siffror, procenttal och datum, och om det gör det kan du ändra hur de visas i ditt fält genom att klicka på fliken Formatering.

När du är klar med din formel klickar du på knappen Skapa fält för att lägga till fältet i tabellen. Om du har erfarenhet av att arbeta med funktioner och formler i Microsoft Excel, har du förmodligen en uppfattning om hur formelfältet fungerar i Airtable.

Det finns dock vissa skillnader: många av de mer specialiserade funktionerna, som för ekonomi eller ingenjörsvetenskap, är inte tillgängliga. Och ännu viktigare, Formelfältet tillämpar samma formel på varje post i tabellen; du kan inte justera formeln, eller använda en helt annan formel, för bara specifika celler.

Hur man gör cellreferenser i Airtables formelfält

I linje med jämförelsen med Excel kanske du undrar hur du gör referenser i dina formler till särskilda värden som finns någon annanstans i tabellen. Airtable har inte celler som A1 eller C5, så hur hänvisar du till andra fältvärden?

I Airtable kan du göra referenser till andra fält genom att bara skriva in deras namn. Så, till exempel, om du hade ett fält med namnet ”Pris”, skulle du bara skriva:

 Price 

Om namnet på fältet du vill referera till har flera ord, måste du omge fältnamnet inom parenteser ({ och } parenteser) för att referera till dem. Så om du hade ett fält med namnet ”Beställningskvantitet”, skulle du skriva:

 {Order quantity} 

Du kan också använda parenteser runt ett-ords fältnamn, men de är inte obligatoriska på samma sätt som de är för fält med längre namn.

På det sättet liknar cellreferenser i Airtable att använda namngivna intervall i Excel, men bekvämt är namnen inställda för dig, mellanslag är tillåtna och du kan referera till dem direkt, utan att behöva ställa in dem först.

Använda operatörer i formelfältet

Airtable stöder ett antal symboler som gör att du snabbt kan utföra ett antal logiska, text- och numeriska funktioner. Tillsammans kallas dessa ”operatörer”.

Operatörerna du lätt känner igen är operatorerna för vanliga matematiska ekvationer. Du kan använda plustangenten ( + ) för addition, bindestrecket, bindestrecket eller minustangenten ( – ) för subtraktion, asterisktangenten ( * ) för multiplikation och snedstrecket ( / ) för division. Du kan också använda parenteser ( ( och ) ) runt ekvationer för att dela upp mer komplexa ekvationer i mindre delar, efter behov.

Et-tecken ( & ) är till hjälp för att snabbt kombinera text, liknande CONCAT-funktionen i Excel – även om Airtable har sin egen version av den funktionen, CONCATENATE(), med samma funktionalitet.

Om du har ytterligare text som du vill lägga till i fältets utdata med någon av funktionerna, måste du sätta den inom citattecken ( ” ” ), inklusive mellanslag eller andra specialtecken. Om du vill lägga till citattecken själva i utdatadisplayen, måste du lägga till ett omvänt snedstreck, sedan citattecken, inom citattecken; det ska läsas som ”\”” i formeln.

Airtable innehåller också en uppsättning logiska operatorer. Dessa kommer att returnera ”TRUE” om deras villkor är uppfyllda och ”FALSE” om de inte är uppfyllda. Dessa är ”större än” ( > ), ”mindre än” ( < ), "större än eller lika med" ( >= ), ”mindre än eller lika med” ( <= ), "lika med" ( = ), och "inte lika med" ( != ).

Några grundläggande funktioner du kan använda i Airtable

Om du letar efter några enkla sätt att komma igång med formler, här är några grundläggande funktioner som du kan använda i Airtable för att komma igång.

Detta skrapar knappt på ytan av de tillgängliga funktionerna; Airtables dokumentation erbjuder en komplett lista över funktioner. De har till och med byggt en bas som innehåller exempelutgångar som du kan kopiera till din arbetsyta och redigera.

IF-funktionen

IF-funktionen är en av de mest grundläggande funktionerna i kalkylblad, och dess implementering i Airtable är i huvudsak samma som hur IF-funktionen fungerar i Excel.

 IF(expression, value1, value2) 

Funktionen testar logiken som anges i uttrycksfältet och returnerar sedan värde1 om den logiken är sann, eller värde2 om den är falsk. Som i Excel kan du skapa kapslade IF-satser och infoga andra funktioner i din IF-formel.

Särskilt komplexa IF-satser kan vara lättare att visualisera genom att dra fördel av Airtables ”multi-line editing”-funktionalitet, som låter dig skriva dina formler mer likt att skriva kod, med indrag som representerar kapslade satser och flera färger som representerar olika delar av syntaxen.

En anmärkningsvärd skillnad är att det inte finns någon motsvarighet till Excels ISBLANK-funktion; istället måste du fråga om värdet är lika med BLANK().

SUM-funktionen

På samma sätt, lika vanlig som OM, fungerar SUM-funktionen precis som den gör i alla andra kalkylblad, och lägger ihop alla värden som finns i funktionen (vare sig det är fältvärden eller siffror som definieras direkt i formeln).

 SUM(number1, [number2, ...]) 

Funktionen DATEADD

För en funktion som är lite mer ovanlig, men som du kan hitta imponerande användbar, kan du använda DATEADD-funktionen för att lägga till en viss tidslängd till datum och tider.

 DATEADD(april 12, 2024, [ 

I det första segmentet av syntaxen anger du antingen enbart ett datum eller både ett datum och en tid, antingen inline eller från ett ”Datum och tid”-fält. (Du kan inte lägga till en tid i den här formeln ensam, utan ett datum, det kommer att visa ett fel och du måste redigera din formel igen).

Ange sedan ett numeriskt värde och en tidsenhet från följande: ’millisekunder’, ’sekunder’, ’minuter’, ’timmar’, ’dagar’, ’veckor’, ’månader’, ’kvartals’ (av ett år ), eller ’år’.

Vid behov fungerar funktioner som TODAY() (som visar aktuellt datum) eller NOW() (som returnerar aktuellt datum och tid, uppdaterad var 15:e minut och varje gång basen räknas om) också med DATEADD istället för ett fält eller specifikt värde.

En ifylld DATEADD-funktion kan se ut så här:

 DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes") 

Accelerera ditt arbetsflöde i Airtable

Formelfältet lägger till ett kraftfullt sätt att analysera och interagera med dina data i Airtable. Från enkla påståenden till komplexa skapelser med flera funktioner, formlers mångsidighet tar med några av de mest användbara funktionerna i ett kalkylarksverktyg till din bas.

Om du redan är bekant med kalkylblad kan du snabbt anpassa dina färdigheter för att låsa upp nya insikter, allt samtidigt som du drar nytta av bekvämligheterna med Airtables databasmodell. Detta är bara en av många unika funktioner som gör Airtable till ett så övertygande populärt verktyg för att öka din produktivitet.