Hur man använder EXPAND-funktionen i Excel

Det finns många funktioner inpackade i Microsoft Excel för att hjälpa dig att få ut det mesta av data i ditt kalkylblad. Mångfalden av tillgängliga verktyg och funktioner kan lösa problem på kreativa sätt som du kanske inte hade förväntat dig.

En av de mer ovanliga funktionerna är EXPAND-funktionen, som kan hjälpa dig att snabbt och effektivt bifoga ny data till dina arrayer. Läs vidare för att ta reda på varför det kan vara användbart och hur du använder det i ditt kalkylark.

Vad är EXPAND-funktionen i Microsoft Excel?

EXPAND-funktionens huvudsakliga syfte är att använda ett datavärde för att utöka eller fylla ut en array till specificerade större dimensioner. Detta kan vara användbart i ett antal fall, som att fylla i ett kalkylblad för visualiseringsändamål när det finns ofullständiga data.

Den kan också användas för att lägga till ytterligare information till en befintlig array utan att behöva klicka och dra eller skriva om samma data i varje relevant cell. Du kan dock bara lägga till ett värde till EXPAND-funktionen, så dess mångsidighet är begränsad i detta avseende.

Förstå syntaxen för EXPAND-funktionen i Excel

EXPAND-funktionen består av fyra argument:

 =EXPAND(array, rows, [columns], [pad_with]) 

Arrayargumentet definierar datamängden som kommer att användas för funktionen. Argumentet rows bestämmer hur många rader den nya arrayen kommer att vara. På samma sätt anger kolumnerargumentet hur många kolumner breda den nya arrayen kommer att vara.

Storlekarna som anges i argumenten ”rader” och ”kolumner” måste vara större än storleken på den ursprungliga matrisen, annars måste ett #VÄRDE! fel kommer att returneras. Så, till exempel, om din ursprungliga datauppsättning innehåller 6 rader och 3 kolumner, kan du skriva ”8” i ”rader”-argumentet och få det att lösas korrekt, men inte ”4”.

Om ”rader” eller ”kolumner”-argumenten (eller båda) är tomma, kommer formeln att ha som standard storleken på den ursprungliga matrisen, och inga ytterligare rader eller kolumner kommer att läggas till utdata.

Argumentet pad_with definierar värdet som de ytterligare cellerna kommer att innehålla i den nya arrayen. Argumentet är som standard ”#N/A”, men du kan lägga till valfritt text- eller siffervärde.

Hur man använder EXPAND-funktionen i Excel

För vårt exempel, låt oss säga att vi har tre tabeller med försäljningsdata hämtade från varje avdelning. Försäljningschefen vill se en översikt över den totala försäljningen över alla från alla avdelningar, så vi måste slå samman dessa tre tabeller till en stor datamängd.

(Om vi ​​var mer realistiska kan det vara separata filer, men för enkelhetens skull finns de alla på samma plats här).

Vi ser att de flesta kolumnerna i tabellerna överförs direkt, men det finns också en ny kolumn ”Avdelning” som vi måste fylla. Vi kan enkelt använda EXPAND-funktionen för att överföra data från alla tre tabellerna och lägga till data för den nya kolumnen utan att skriva in mycket.

Låt oss flytta över data från tabellen ”Tillverkning” genom att skriva eller klistra in följande i cell I3 och trycka på Enter.

 =EXPAND(A3:F8,6,7,A1) 

Denna formel ber funktionen att använda uppsättningen data under rubrikerna ”Tillverkning” från cellerna A3 till F8 som bas. Det finns sex rader med data, så vi skrev in det numret i argumentet ”rader”. Alternativt kunde vi ha lämnat det argumentet tomt och fått samma resultat.

Det finns sex kolumner också, men vi måste lägga till en till för att tillåta den nya kolumnen ”Avdelning” i den nya tabellen, så att argumentet innehåller värdet ”7” istället. När det gäller vad den nya kolumnen ska fyllas med, råkar det vara så att rubrikerna ovanför de individuella tabellerna innehåller de individuella avdelningsnamnen, så vi kan bara referera till dessa celler (i det här fallet A1) som värdet för ”pad_with”-argumentet .

Nu när vi har flyttat över den första tabellen kan vi enkelt använda samma formel, med några justeringar av cellreferenserna, för att ta över de andra två tabellerna.

För den andra tabellen, ”Utveckling”, skriv eller kopiera och klistra in följande formel i cell I9 och tryck på Enter.

 =EXPAND(A12:F15,4,7,A10) 

Det finns bara fyra anställda på denna avdelning, så argumentet ”rader” har ändrats för att återspegla det. Och för den tredje tabellen ”Tjänster”, skriv eller kopiera och klistra in följande i cell I13 och tryck på Enter.

 =EXPAND(A19:F23,5,7,A17) 

Den färdiga nya datamängden bör se ut ungefär så här:

Utvidga din Excel-kunskap med EXPAND-funktionen

Det finns många ovanliga funktioner och unika användningsfall för Excels olika funktioner. De kanske inte verkar självklara eller nödvändiga förrän de visar sig vara det perfekta verktyget du behöver för din data.

Att lära sig och bemästra Excel handlar inte bara om att känna till formler och argument, det handlar också om att hitta kreativa sätt att använda dessa verktyg för att övervinna alla utmaningar du stöter på.

Det finns många intressanta sätt att använda ett kalkylblad, och funktioner som EXPAND hjälper till att göra Excel mer mångsidigt och mer värdefullt när det konstiga och oväntade dyker upp i din arbetsmiljö.