Hur man använder DROP-funktionen i Excel

Microsoft Excel kommer packat med en mängd användbara funktioner att utforska. En del av dess funktionalitet kan komma väl till pass när du minst anar det. Om du någonsin har undrat om du kan ”beskära” eller ”trimma” en datamängd utan att ta bort den ursprungliga informationen, kommer du att vara intresserad av Excels DROP-funktion. Läs vidare för att ta reda på hur det fungerar och var det kan vara användbart för dig.

Vad är DROP-funktionen i Microsoft Excel?

DROP-funktionen i Excel låter dig ta bort ett visst antal rader eller kolumner (eller båda) från en viss uppsättning data. Detta är användbart för att ta bort rubriker och sidfötter från datamängder, eller bryta ut mindre tabeller från större för mer fokuserad, granulär analys.

Funktionens huvudsakliga begränsning är att du inte kan ta bort en rad eller kolumn från mitten av arrayen och sedan sy ihop resten; DROP-funktionen tar bara bort rader eller kolumner från ändarna av arrayen. Du skulle behöva sätta ihop flera DROP-funktioner, använda en annan formel eller ordna om din array för att ta ut data från mitten av en uppsättning.

Förstå syntaxen för DROP-funktionen

DROP-funktionen är relativt enkel och innehåller bara tre argument som alla är relativt enkla.

 =DROP(array,rows,[columns]) 

Arrayargumentet anger datamängden som kommer att ändras. Argumentet rader definierar antalet rader som kommer att tas bort från början av matrisen. På samma sätt definierar argumentet kolumner hur många kolumner som kommer att tas bort från början av arrayen.

Du kan ändra argumenten ”rader” och ”kolumner” för att ta bort dem från slutet av matrisen istället genom att sätta ett negativt tal i värdet. Om du till exempel skriver in ”3” i argumentet ”rader” tar du bort de tre första raderna med data i arrayen, men om du skriver ”-3” tar du bort de tre sista raderna med data istället.

Om arrayen är tom, eller antalet specificerade rader eller kolumner i deras respektive argument är noll, returnerar Excel ett ”#CALC!” fel och funktionen fungerar inte.

Hur man använder DROP-funktionen i Excel

Låt oss demonstrera DROP-funktionen i praktiken genom att arbeta med ett exempel på produktbeställningar i en hypotetisk elektronikbutik.

I vårt exempel arbetar vi med en rapport som mäter lagerflödet, vilket vanligtvis kräver att produktordernumren tas bort från arket. Medan vi sammanställer vårt ark får vi reda på från kundtjänst att dagens fyra sista beställningar har returnerats och vi måste ta bort dem från försäljningslistan.

Vi vill ta bort de fyra sista beställningarna från tabellen, som är ordnade över raderna, samt beställningsnumren, som visas i en kolumn. Båda dessa uppgifter är relativt enkla att göra med DROP-funktionen.

I cell J1, skriv eller klistra in formeln nedan i ditt kalkylblad och tryck på Retur.

 =DROP(A1:G17,-4,1) 

Denna formel ber DROP-funktionen att först ta våra data som arrayen (från cellerna A1 till G17). Sedan sätts värdet på funktionens ”rader”-argument till ”-4”. Detta talar om för funktionen att arbeta bakåt och ta bort fyra rader från slutet av arrayen, snarare än från toppen.

Slutligen är argumentet ”kolumner” satt till ”1” för att instruera funktionen att arbeta från början av arket och ta bort den första kolumnen från matrisen.

Liksom i resultatet av vårt exempel kan du märka vissa formateringsskillnader i den resulterande arrayen, men dessa är inte ett resultat av funktionen. Dessa utseendeproblem fixas enkelt med inställningar från avsnitten ”Teckensnitt” och ”Nummer” på menyfliksområdet ”Hem” i Excel.

Hjälp dina data att falla på plats med Excels DROP-funktion

Microsoft Excel har en mängd unika funktioner för att organisera, analysera och till och med designa dina data, så att du kan uppnå de resultat du vill ha och presentera din information på bästa sätt.

Funktioner som DROP kan tyckas ovanliga, men de kommer väl till pass när din data ger ovanliga utmaningar att erövra. Det finns ännu mer du kan göra med dina kalkylblad, bara väntar på att bli upptäckt inom de många funktionerna i Microsoft Excel.