Hur man anpassar skräppost och säkra avsändare i Outlook

Skräppost är mappen där Outlook skickar e-post som den tror är skräppost. Du kan anpassa Outlooks skräppostfilter för att blockera eller vitlista avsändare eller domäner, eller höja den automatiska filtreringen och ta bort skräppost automatiskt. Låt oss se hur.

Åtkomst till skräppostalternativ

Du kan komma åt alternativen för skräppost genom att klicka på Hem > Skräppost.

De fyra översta alternativen kommer bara att vara tillgängliga om du har ett meddelande valt i en mapp, eller om du har ett meddelande öppet och du klickar på Meddelande > Skräp.

Alla dessa alternativ är också tillgängliga från snabbmenyn när du högerklickar på ett meddelande.

Vi kommer att täcka de fyra översta alternativen på den här menyn när vi går igenom artikeln. Just nu är vi intresserade av ”Alternativ för skräppost” längst ned i menyn.

Klicka på det här alternativet för att öppna panelen Skräppostalternativ.

Grundinställningar på fliken Alternativ

Fliken Alternativ i skräppostfönstret är där du kan ställa in Outlooks skräppostalternativ för alla meddelanden som kommer in. E-post som markerats som skräppost skickas direkt till skräppostmappen och du kan välja hur aggressivt Outlook markerar e-postmeddelanden som skräppost. Som standard är skräppostfiltret inställt på ”Ingen automatisk filtrering”, så endast e-postmeddelanden från avsändare som du medvetet har lagt till i din lista med blockerade avsändare kommer att hamna i mappen Skräppost.

Du kan byta till ”Låg” för att fånga mer uppenbar skräppost, och den här inställningen borde räcka för de flesta. Om du vill att Outlook ska vara mer aggressivt kan du välja inställningen ”Hög”, men detta kommer med stor sannolikhet att flytta en del legitim e-post till skräppostmappen, så du måste kontrollera den regelbundet. Om ett legitimt e-postmeddelande skickas till mappen Skräppost kan du träna filtret att inte visa e-post från den avsändaren som skräp genom att välja meddelandet och klicka på Hem > Skräp > Inte skräp.

En bekräftelseruta öppnas som talar om för dig att e-postmeddelandet kommer att flyttas till inkorgen och ger dig möjlighet att lägga till avsändaren i listorna med säkra avsändare.

Om du går tillbaka till dina skräppostalternativ är den sista nivån du kan välja ”Endast säkra listor”. Detta kommer att markera alla meddelanden från en avsändare eller domän som inte finns i din lista över säkra avsändare. Detta är en mycket restriktiv inställning, och du måste kontrollera din skräppostmapp mycket regelbundet. Men under en lagom lång tidsperiod är det möjligt att träna skräpfiltret ganska bra, speciellt om du har en låg mängd e-post från okända avsändare.

Under filternivåerna finns ytterligare två inställningar.

Den första av dessa, ”Ta bort misstänkt skräppost permanent istället för att flytta till mappen Skräppost”, är en inställning som förmodligen är mest användbar om du har ställt in din filtrering på ”Ingen automatisk filtrering.” Det filtret kommer bara att flytta e-post från avsändare på din lista över blockerade avsändare till skräppost, och eftersom de är blockerade är det förmodligen bra att dessa e-postmeddelanden raderas permanent. Men på vilken annan filtreringsnivå som helst – särskilt ”Hög” eller ”Endast säkra avsändare” – finns det en mycket god chans att Outlook tar upp en ”falsk positiv” och markerar ett legitimt e-postmeddelande som skräp. Om din skräppost är inställd på att raderas permanent istället för att flyttas till skräppostmappen, kommer du att förlora legitim e-post och aldrig veta att den fanns där. Därför rekommenderar vi inte att du aktiverar den här inställningen om du inte är väldigt säker på vad du gör.

Det andra alternativet, ”Varna mig om misstänkta domännamn i e-postadresser (rekommenderas)”, är Outlooks anti-phishing-verktyg, och det är bara tillgängligt (och kommer att vara aktiverat som standard) om du aktiverar skräppostfiltreringen. Detta innebär att byta från ”Ingen automatisk filtrering” till ”Låg”, ”Hög” eller ”Endast säkra avsändare.” När det här alternativet är aktiverat kommer Outlook att börja filtrera potentiella nätfiske-e-postmeddelanden. Eftersom detta är ett ganska viktigt verktyg låter vi Microsoft förklarar vad det kommer att göra.

Vi har pratat om nätfiske-e-postmeddelanden i flera år, visat dig hur man använder mjukvarufunktioner för att stoppa nätfiskeförsök och rapporterat om nya initiativ för att hjälpa till att skilja den legitima e-posten från nätfiskeposten. Vi är osäkra på varför ett så användbart verktyg inte är a) aktiverat som standard och b) mer allmänt publicerat av Microsoft, men det är det inte.

Om du använder Outlook på kontoret kan det hända att administratörerna använder anti-phishing-teknik som du inte känner till. Men om du använder Outlook för ett personligt konto rekommenderar vi att du aktiverar detta. Om du ställer in skräpfilternivån på ”Låg” och aktiverar ”Varna mig om misstänkta domännamn i e-postadresser (rekommenderas)” blir du säkrare.

Hantera säkra avsändare

Nästa flik, Säkra avsändare, innehåller listan över individer och domäner som Outlook aldrig kommer att behandla som skräppost.

Om du klickade på Hem > Skräp > Inte skräp för ett meddelande som fanns i mappen Skräpmail och accepterade alternativet att lägga till avsändaren i listan med säkra avsändare, är det här deras adress hamnar. Du kan också markera en avsändare som ”säker” genom att klicka på Hem > Skräp > Blockera aldrig avsändare (eller Blockera aldrig avsändarens domän om du vill att alla e-postmeddelanden från den domänen ska kringgå skräpfiltren).

Om du vill vara säker på att en viss adress eller domän läggs till i den säkra avsändarens lista, klicka på knappen Lägg till.

Detta öppnar ett fönster där du kan skriva adressen eller domänen som ska läggas till.

Detta är bra för en eller två adresser eller domäner, men ganska tidskrävande om du har ett stort antal att lägga till. För att göra saker lite snabbare har du möjlighet att importera en lista över avsändare och domäner, eller att exportera en lista över dina befintliga säkra avsändare och domäner.

Att importera en lista är bra, men om du inte har en lista i rätt format är det inte särskilt användbart. Som tur är förväntar sig Outlook bara en textfil med en lista över avsändare och domäner åtskilda av en retur, och det är lätt att sätta ihop. Du kan antingen exportera denna information från ett annat e-postprogram eller skriva den själv, vilket är mycket snabbare än att klicka på ”Lägg till”, ange detaljerna, klicka på ”OK” och sedan upprepa den processen för varje avsändare. Eftersom en lista med säkra avsändare kan ta lång tid att bygga upp, kanske du vill överväga att exportera din lista då och då om du behöver installera om Outlook eller installera den på en annan dator. Det kommer att spara mycket tid och behålla ditt skräppostfilter som du vill ha det om du någonsin byter till en ny version av Outlook.

Du kan också använda import/exportalternativen för att göra massändringar eller borttagningar. Exportera listan, gör dina ändringar (eller ta bort poster) i din textredigerare och importera den nya listan. Importprocessen raderar inte de befintliga posterna innan de importeras, och den behandlar ändringar som nya poster (om du till exempel ändrar en post från ebay.co.uk till ebay.com kommer den att lägga till ebay.com , istället för att ersätta ebay.co.uk) så du måste tömma listan innan du importerar din ändrade lista. För att göra detta, välj den översta posten, håll nere SHIFT-tangenten och välj den sista posten. Detta kommer att välja alla poster i listan. Klicka sedan på Ta bort för att ta bort alla säkra avsändare som är redo för din import.

De två sista alternativen på sidan hjälper dig att lägga till avsändare till listan automatiskt genom att göra några vettiga antaganden.

Att slå på ”Lita även på e-post från mina kontakter” innebär att e-post från en adress som finns i dina Outlook-kontakter kommer att släppas igenom utan att filtreras in i skräpposten. Detta förvandlar effektivt din kontaktlista till en andra lista över säkra avsändare utan att du själv behöver lägga till alla adresser i listan över säkra avsändare manuellt.

Att slå på ”Lägg till personer som jag mailar automatiskt till listan över säkra avsändare” innebär att alla du mailar kommer att betraktas som en säker avsändare, på grundval av att det är normalt att få svar på ett e-postmeddelande du skickat. Detta är dock inte alltid fallet, eftersom du kanske svarar till någon för att säga åt dem att sluta skicka e-post till dig (som ett avregistreringsmeddelande) så det här alternativet bör användas med försiktighet.

Hantera säkra mottagare

Nästa flik, Säkra mottagare, är något förvirrande. Du har inte kontroll över hur en mottagare kommer att behandla din post, så det kan inte vara för det. Det hindrar dig inte från att skicka e-post till någon adress på listan. Så, vad är det till för? Säkra mottagare är faktiskt e-postlistor som du tillhör. Normalt är ”Till”-adressen för en e-postlista namnet på listan (t.ex. [email protected]) och genom att lägga till detta i listan Säkra mottagare ser du till att dessa e-postmeddelanden inte behandlas som skräp.

Annars är alternativen desamma som för säkra avsändare. Du kan markera en e-postlista som ”säker” genom att klicka på Hem > Skräp > Blockera aldrig denna grupp eller e-postlista om du vill att e-postmeddelanden från den listan eller gruppen ska kringgå skräpfiltren.

Blockera avsändare

Fliken Blockerade avsändare är där du lägger till enskilda adresser eller hela domäner som du anser vara skräppost. Allt som läggs till här kommer direkt till mappen Skräppost.

Alternativen är desamma som de är för säkra avsändare, med möjlighet att lägga till, redigera och ta bort poster, samt importera och exportera listor med adresser och domäner. Du kan också lägga till en avsändare eller deras domän till listan Blockerade avsändare när du har valt ett meddelande genom att gå till Hem > Skräp > Blockera avsändare

Alla e-postmeddelanden som hamnar i skräppostmappen, oavsett om det kommer från blockerade avsändare eller för att Outlook har bestämt att e-postmeddelandet förmodligen är skräp, kommer att ha alla länkar inaktiverade och innehållet i e-postmeddelandet inställt på vanlig text. Outlook visar ett meddelande som talar om detta i alla meddelanden som du öppnar från skräppostmappen.

Obs: Om du lägger till en avsändare i både listan med säkra avsändare och blockerade avsändare, har listan över säkra avsändare prioritet, och e-postmeddelanden från avsändaren kommer till din inkorg.

Blockera toppdomäner och kodningar

Den sista fliken, Internationell, låter dig blockera domäner och e-postmeddelanden på landsnivå med specifika kodningar.

Klicka på ”Blockerad toppdomänlista” för att öppna panelen med samma namn. Detta låter dig välja landsdomäner att blockera.

Om du till exempel vill blockera e-postmeddelanden från Andorra, markerar du kryssrutan ”AD (Andorra)” och klickar sedan på ”OK”. Outlook skulle då behandla e-post från en domän som slutar ”.ad” som skräp.

Detta är användbart om du får mycket skräppost från en viss landsdomän, till exempel .cc (Cocos Islands), som i skrivande stund har det högsta antalet internetleverantörer som möjliggör spam. Såvida du inte förväntar dig att få ett legitimt e-postmeddelande från den landsdomänen kan du lägga till det i skräpdomänlistan. Tänk på att detta inte kommer att stoppa all e-post som kommer från Kokosöarna – bara e-post från en domän som slutar med.cc. Så om du är trött på att ta emot skräppost från ryska spammare, blockerar .ru dem bara om deras domän slutar med .ru. En rysk spammare som arbetar från en .com-domän skulle inte påverkas av att blockera .ru-domänen.

Om du vill blockera ett visst geografiskt område kan du blockera hela kodningar genom att klicka på ”Blocked Encodings List.” Detta låter dig välja e-postkodningar att blockera.

Kodningar är ett stort ämne i sig så vi kommer inte att täcka dem här (Wikipedia har en bra artikel på dem om du vill veta mer), förutom att säga att i stort sett bestämmer kodningar hur en karaktär representeras digitalt. Olika kodningar representerar tecken på olika sätt, och din e-postklient (och din webbläsare) kan översätta mellan (några) av teckenuppsättningarna, en process som kallas omkodning. Om du regelbundet får skräppost med en viss kodning kan du blockera den kodningen genom att välja den i listan med blockerade kodningar och klicka på ”OK”. Om du inte är säker på vilka kodningar är eller hur du tar reda på vilka kodningar dina mottagna e-postmeddelanden innehåller, bör du förmodligen inte ställa in något här, eftersom du kan hindra dig själv att få legitima e-postmeddelanden.

Dessa skräppostinställningar är ett användbart sätt att hålla din inkorg ren och under kontroll. Om du anstränger dig för att blockera avsändare när du får e-postmeddelanden som du anser vara skräp, kommer du med tiden att ha mycket mindre skräp i din inkorg och lite mindre stress i ditt liv.