Om du bara använder Apples påminnelseapp för att lägga till grundläggande påminnelser, missar du dess fulla potential. Medan appen har byggt upp ett rykte för enkelhet, kan du också använda Apples påminnelser som en heltäckande uppgiftsorganisatör. Att hantera olika typer av uppgifter kan vara överväldigande, men med lite struktur kan du effektivisera ditt arbetsflöde och öka din produktivitet. I denna guide kommer vi att utforska olika strategier för att maximera användningen av Reminders-appen så att du kan få ut det mesta av den.
Innehållsförteckning
1. Skapa en Inkorgslista för att Fånga To-Dos
Om du bär flera hattar, är chansen stor att du ofta känner dig överväldigad av uppgifter som kommer från olika håll. Detta leder till prokrastinering och missade deadlines eftersom du spenderar mer tid på att tänka på dina uppgifter än att göra dem. För att undvika detta använder jag metoden Getting Things Done (GTD) med Reminders-appen.
Det första steget är att skapa en Inkorgslista i Reminders för att fånga alla dina att-göra-uppgifter. Hit kan du slänga alla dina to-dos, inklusive uppdrag, e-postmeddelanden, ärenden och mer. Det är en tillfällig samlingsplats där du samlar allt du behöver arbeta med för att rensa ditt sinne och förhindra att idéer glider bort.
Så här skapar du en Inkorgslista i Reminders-appen på din Mac:
Även om du kan skapa en ny lista för detta ändamål, är det bättre att byta namn på den befintliga standardlistan där alla dina påminnelser automatiskt går. På så sätt, när du lägger till en att-göra-uppgift och inte har tid att organisera den omedelbart, går den automatiskt till Inkorgslistan.
2. Skapa Separata Listor för att Kategorisera To-Dos
Nu när du har en massa uppgifter i din Inkorgslista, behöver du organisera dem i olika listor beroende på deras art. Men innan du gör detta, skapa separata listor som täcker alla områden i ditt liv, såsom arbete, personlig, familj, skola, resor och mer.
Till exempel kan alla dina uppdrag och skolrelaterade uppgifter gå in i en Skollista, medan din Arbetslista kan ha påminnelser för arbetsrelaterade uppgifter, deadlines och möten. Detta hjälper dig att få en tydlig översikt över dina ansvar och åtaganden inom varje område.
Så här skapar du nya listor i Reminders-appen på din Mac:
När de nya listorna (kategorierna) är skapade kommer det att bli lättare att organisera dina att-göra-uppgifter från Inkorgslistan när du har lite ledig tid.
3. Skapa Sektioner för Individuella Projekt Inom Listor
Jag har skapat flera kategorier (listor) i Reminders-appen men jag behöver ofta bryta ner dem i individuella projekt eller sektioner. I detta scenario kan ett projekt vara en grupp av relaterade deluppgifter som har ett gemensamt mål eller leder till ett specifikt resultat.
Till exempel, under Arbetslistan, kan du ha ett projekt (sektor) för en Marknadsföringskampanj för Ny Produktlansering med flera uppgifter såsom Skapa inlägg på sociala medier, Designa marknadsföringsmaterial, Samordna med försäljningsteamet, och Schemalägg möten med potentiella kunder.
På samma sätt, i din Hälsolista kan du ha ett projekt (sektor) kallat Träningsmål med deluppgifter som Gå på en löprunda, Gör 50 armhävningar och Drick ett glas vatten.
Så här skapar du sektioner inom en lista i Reminders:
När du har lagt till flera sektioner i en lista, kan visningen börja kännas lite rörig. Du kan fixa detta genom att använda funktionen ”Visa som Kolumner”. Detta gör att varje sektion visas som en separat kolumn, så att du kan visualisera dina uppgifter i en Kanban-stil. Gå till Visa > som Kolumner.
4. Sortera Uppgifter efter Prioritet och Skapa Smarta Listor
Inte varje uppgift är lika viktig eller brådskande, vilket blir mer relevant när du har en begränsad mängd tid. Detta är varför det är viktigt att ställa in prioriteringsmärken i Reminders-appen efter att ha organiserat dina uppgifter i deras respektive listor och sektioner.
För att ställa in prioriteringsnivåer för uppgifter, gå till den påminnelse du vill prioritera, klicka på informationsikonen och välj en prioriteringsnivå från rullgardinsmenyn för Prioritet. Du kan också sortera uppgifter efter prioritet genom att gå till Visa > Sortera efter > Prioritet.
Dessutom, ett av de bästa sätten att få ut det mesta av Reminders-appen är att skapa Smarta Listor. Denna praktiska funktion låter dig se alla dina uppgifter från olika listor på ett ställe baserat på specifika kriterier, inklusive datum, tid, prioritet, plats och mer.
Till exempel, jag använder Smart List-funktionen i Reminders för att se alla uppgifter jag behöver slutföra under de kommande sju dagarna. Så när jag väljer denna Smart List kan jag se alla mina uppgifter från olika listor som förfaller inom de kommande sju dagarna.
Så här skapar du en Smart List i Reminders-appen:
5. Skapa Mallar för Återkommande Uppgifter
Du arbetar antagligen med samma typer av uppgifter upprepade gånger, och att skapa varje uppgift från grunden skulle ta tid. Lyckligtvis kan du spara en påminnelselista som en mall i Reminders och använda den för att snabbt ställa in rutinuppgifter.
Så här skapar du en påminnelselista-mall i Reminders-appen:
6. Ställ in en Veckovis Genomgångsprocess
En veckovis genomgångsprocess är avgörande för att hålla sig organiserad och produktiv och för att säkerställa att du inte missar några viktiga deadlines eller mål. När e-post, personliga åtaganden, uppdrag och andra uppgifter samlas på hög kan det bli enkelt att tappa bort vad som är gjort och vad som behöver göras. Till exempel, jag går igenom mina uppgifter varje söndag för att planera för den kommande veckan.
Så här ställer du in en veckovis genomgångsatt-göra-uppgift i Reminders-appen:
Om du äger en eller flera Apple-enheter är Reminders-appen allt du behöver för att hålla dig organiserad och ha koll på dina uppgifter. Det enda du behöver göra är att ta dig tid att ställa in den och vänja dig vid att använda den regelbundet.
Sammanfattning
Att använda Apples påminnelseapp på ett strukturerat sätt kan i hög grad förbättra din produktivitet och hjälpa dig att hålla dig organiserad. Genom att skapa en inkorgslista, kategorisera uppgifter, använda sektioner för projekt, sätta prioritet och skapa mallar kan du effektivt hantera ditt arbetsflöde. Att ställa in en veckovis genomgång ser till att du alltid har koll på vad som behöver göras. Med dessa strategier kan du ta full kontroll över dina uppgifter och maximera potentialen hos Reminders-appen.