Att ha ett rörigt sinne kan vara det som hindrar dig från att nå dina mål. GTD (Getting Things Done) metoden är en effektiv och strukturerad strategi för att externalisera alla dina uppgifter och åtaganden, vilket gör att du kan hantera uppgifter med en tydligare vägledning. Många kämpar med stress och överväldigande att-göra-listor; därigenom kan GTD-metoden erbjuda ett praktiskt grepp om din produktivitet och hjälpa dig att få kontroll över ditt arbetsliv. Genom att ta bort mentalt svammel och distraktioner kan du fokusera på de uppgifter som verkligen betyder något i ditt liv.
Innehållsförteckning
Vad Är GTD-metoden?
Getting Things Done (GTD) metoden, utvecklad av produktivitets experten David Allen, är ett strömlinjeformat system som syftar till att förbättra tidsförvaltningen. I sin kärna handlar GTD-metoden om att uppnå klarhet och fokus genom att lagra alla dina uppgifter och idéer i ett betrodat externt system, snarare än att försöka minnas dem.
Mameraman / Shutterstock
Detta är av avgörande betydelse eftersom din energi, koncentration, kognitiva kapacitet och tid – pelarna av produktivitet – alla är begränsade resurser. Med GTD-metoden kan du sluta oroa dig för att minnas varje liten detalj i din aldrig sinande att-göra-lista. Detta hjälper till att eliminera mentalt svammel och stress, vilket frigör ditt sinne för att fokusera på att faktiskt utföra arbetet. Dessutom gör dess flexibilitet det lämpligt för att hantera alla slags uppgifter, inklusive personliga, yrkesmässiga eller akademiska mål.
GTD-metoden består av fem huvudsakliga steg, inklusive Fånga, Klargöra, Organisera, Reflektera och Engagera. Dessa steg arbetar tillsammans för att hjälpa dig att hantera dina uppgifter och åtaganden på ett effektivt sätt. Låt oss ta en närmare titt på varje steg.
Steg 1: Fånga Allt i Ett Betrott System
Det första steget i Getting Things Done-metoden är att fånga allt – uppgifter, idéer och åtaganden – från alla områden av ditt liv i ett externt betrott system. Detta innebär att samla allt som behöver din uppmärksamhet eller som kan vara användbart i framtiden så snart det kommer i tankarna. Till exempel kan detta vara slumpmässiga idéer, påminnelser om att betala räkningar, svara på en kollegas e-post eller ringa en vän.
Att fånga handlar inte om att besluta om något är görbart eller organiserat direkt; det handlar om att få uppgifter ur ditt sinne. Jag har funnit att det att försöka minnas alla mina uppgifter ofta leder till utbrändhet. Istället skriver jag ner allt utan att döma, med vetskapen om att jag kommer att granska och organisera senare.
Det finns många verktyg du kan använda för att fånga dina uppgifter, inklusive e-post, uppgiftshanteringsprogramvara eller att byta till pappersatt-göra-listor. Du vill dock ha ett externt betrott system som alltid finns inom räckhåll. Eftersom jag spenderar mest tid på min Mac fångar och organiserar jag mina att-göra-listor i Apple Påminnelser, som också synkroniseras med min iPhone. På så sätt kan jag snabbt fånga uppgifter och idéer när jag är på språng, med vetskapen om att de kommer att lagras säkert i mitt betrodda system.
Steg 2: Klargöra Dine Uppgifter
Nästa steg i GTD-metoden är att bearbeta varje fångad punkt. Detta innebär att se närmare på allt du har fångat, definiera vad det är och avgöra om det är görbart eller inte. Jag börjar med att bearbeta varje uppgift genom att bestämma dess önskade resultat, eftersom det hjälper mig att klargöra vad jag behöver göra och varför.
Därefter frågar jag mig själv, är det här objektet görbart? Att ställa denna fråga hjälper mig att snabbt avgöra vad som behöver min uppmärksamhet och vad som inte gör det. Om svaret är nej, det vill säga om uppgiften inte är görbar, hanterar jag den på ett av tre sätt:
- Skräpa om det inte längre är relevant eller behöver min uppmärksamhet. Till exempel, att avboka ett möte med en klient om jag inte längre arbetar med projektet.
- Inkubera om det är en framtida uppgift eller idé som jag inte behöver arbeta med just nu. Till exempel, planera en semester nästa år.
- Referens om det är något jag behöver behålla, såsom citat från en artikel.
Om svaret är ja (d.v.s. objektet är görbart), finns det tre möjliga utfall efter att ha definierat vad jag behöver göra:
- Gör om uppgiften kan slutföras inom 2 minuter.
- Delegatera om någon annan kan utföra uppgiften.
- Skjut upp objektet om jag är den bästa personen att göra det, och det tar mer än 2 minuter.
Steg 3: Organisera Uppgifter Effektivt
När jag började använda GTD-metoden insåg jag att att organisera mina uppgifter effektivt innebar mer än bara att lista att-göra punkter – det involverade att skapa ett strukturerat system för att hålla koll på alla åtaganden, projekt och idéer.
En sak att notera är att vissa fångade uppgifter kan kräva flera steg för att slutföras. I GTD-metoden kallas sådana objekt Projekt. Projekt är resultatorienterade och behöver flera åtgärder för att slutföras, till exempel, att skriva en artikel kräver flera steg som forskning, skrivande och redigering.
Så det första man gör är att skapa relevanta listor för att organisera görbara och icke-görbara uppgifter. Här är hur man organiserar görbara objekt i relevanta listor:
- Använd Projekt för att gruppera flera relaterade åtgärder som behöver slutföras för att uppnå ett specifikt resultat. Till exempel, en kampanj på sociala medier för en produktlansering.
- Använd en Kalender för tidspecifika åtgärder, som att boka ett möte på måndag klockan 9, och dagspecifika åtgärder, som att hämta kemtvätt på lördag.
- Använd en Nästa Åtgärder-lista för resterande uppskjutna uppgifter (som inte kan delegeras och tar mer än två minuter) som du kan utföra så snart som möjligt. Till exempel, att skissa på idéer för mötet med kunden eller att granska din budget för nästa månad.
Jag använder separata listor för icke-görbara objekt. Här är hur man organiserar icke-görbara objekt i relevanta listor:
- Använd en Someday/Maybe-lista för att spåra uppgifter du vill göra senare men som inte är brådskande nu, till exempel att lära sig ett nytt språk.
- Använd en Waiting For-lista för att spåra uppgifter du har delegerat.
- Använd en Referens-lista för att lagra icke-görbara objekt som artiklar, mötesanteckningar och kvitton.
Steg 4: Reflektera Regelbundet
Att granska uppgifter regelbundet är ett avgörande steg i GTD-metoden som säkerställer att jag håller mig på toppen av min att-göra lista och bibehåller ett klart, organiserat sinne. Denna praxis hjälper mig att fånga nya uppgifter, bedöma befintliga uppgifter, se vad jag har åstadkommit och omprioritera uppgifter om det behövs. GTD-systemet rekommenderar två typer av granskningar:
Daglig Granskning
Detta är en snabb granskning jag gör en gång om dagen, antingen på kvällen eller på morgonen. Denna granskning hjälper mig att få en översikt över alla mina att-göra punkter och låter mig lägga till eller ta bort uppgifter från mina listor vid behov.
Veckovis Granskning
Detta är en mer omfattande granskning jag gör en gång i veckan. Jag avsätter en till två timmar för denna granskning för att fånga uppgifter för den kommande veckan och bedöma alla mina listor. Jag gör min veckovisa granskning på söndagar, eftersom det hjälper mig att börja veckan med ett klart sinne och fokuserade mål.
Slutligen hjälper den dagliga och veckovisa granskningen mig att bibehålla ett klart sinne och en organiserad plan. Genom att reflektera regelbundet håller jag mitt system i linje med mina mål och säkerställer att jag alltid är förberedd på att ta itu med vad som kommer härnäst.
Steg 5: Engagera och Få Saker Gjorda
Det sista steget i David Allens GTD-metod är att få saker gjorda. Det är nu all förberedelse ger resultat när jag självsäkert tar lämplig åtgärd enligt min plan. För att fatta det bästa beslutet om vad jag ska göra vid en given tidpunkt finns det fyra viktiga kriterier att överväga:
Kontext
Detta är där jag bedömer min miljö för att avgöra om den är lämplig för en specifik åtgärd. Vissa uppgifter kan endast utföras i specifika sammanhang – som att ringa telefonsamtal när jag är vid mitt skrivbord eller svara på e-post när jag har min bärbara dator. Jag använder Etiketter i Påminnelser för att hjälpa mig sortera uppgifter efter kontext, så det är lättare att avgöra vad jag kan göra vid en given tidpunkt.
Prioritet
Vad är det viktigaste jag kan göra just nu? Vissa uppgifter är viktiga men inte brådskande. I det här fallet kan det vara mer fördelaktigt för mig att fokusera på uppgifterna som har både hög viktighet och brådska.
Tillgänglig Tid
Innan jag dyker in i en uppgift överväger jag hur mycket tid jag har. Om jag har ett möte om 10 minuter väljer jag en snabb uppgift som att svara på ett kort e-postmeddelande istället för att påbörja ett djupt fokuserat projekt.
Tillgänglig Energi
Min energinivå vid en specifik tidpunkt hjälper mig att avgöra om jag har den mentala och fysiska kapaciteten för en specifik uppgift. Att hitta din sömns kronotyp kan hjälpa dig att fastställa dina mest produktiva tider under dagen och anpassa dina uppgifter efter dem. Till exempel är jag en morgonmänniska (Lejon-kronotypen), så jag schemalägger mina mest utmanande uppgifter tidigt på dagen.
Denna strukturerade metod gör att jag kan hålla mig engagerad och produktiv under dagen, vilket säkerställer att jag alltid gör framsteg på det som betyder mest.
GTD-metoden är ett pålitligt system för dig som ofta hanterar ett stort antal uppgifter och behöver definiera klara åtgärder och prioriteringar. Även om det kan verka överväldigande i början, kan implementeringen av denna metod hjälpa dig att hålla fokus och organisera dina uppgifter, vilket slutligen leder till ökad produktivitet.