Hur du taggar dina e-postmeddelanden för maximal sökbarhet

Problemet med att förvara e-post i ett stort arkiv är att hitta specifika meddelanden igen. Så, folk skapar en extra mapp, och sedan två, och sedan laddas! Använd dessa tekniker istället för mappar för att organisera ditt arkiv.

Hur (och varför) du taggar dina meddelanden

Vi rekommenderar att du bara arkiverar din e-post. Det är det bästa sättet att organisera det. Slösa inte tid på att flytta meddelanden till mappar i din e-postklient – ​​lägg allt i en arkivmapp. Till exempel, i Gmail, klicka bara på knappen Arkivera.

Men om du inte har några mappar, hur ordnar du dina meddelanden så att de enkelt kan hämtas? Svaret är enkelt: taggning.

Den enskilt största fördelen med att använda taggar istället för mappar är att du inte tvingas placera ett e-postmeddelande i bara en mapp. Med taggning behöver du inte längre bestämma om det meddelandet om ett leverantörsproblem på ett klientprojekt hamnar i leverantörsmappen, klientmappen, projektmappen eller lärdomsmappen. Du lägger bara till lämpliga taggar i e-postmeddelandet och sedan kan du enkelt hitta det igen, oavsett om du vill hitta e-postmeddelanden relaterade till den leverantören, klienten eller så vidare.

Om du går från ett mappbaserat system till ett enda arkiv är taggning nyckeln till att kunna hitta saker efteråt. Du kan tagga i bulk, så om du har en mapp för en klient kan du tagga varje objekt där med namnet på den klienten innan du flyttar det till ditt arkiv. På så sätt kan du vara säker på att det är lätt att hitta igen.

Det bästa av allt är att taggning är enkel i (nästan) alla moderna e-postappar. Även om du slutar med att behålla mappar är taggning så användbar att vi rekommenderar att du gör det ändå.

Kategorisering i Outlook

I Outlook kallas taggning för ”kategorisering”. Du kan skapa så många kategorier du vill, tilldela dem färger och sedan tillämpa dem på vad som helst i Outlook – e-postmeddelanden, kalenderhändelser, uppgifter, anteckningar och till och med kontakter. Detta gör det inte bara enkelt att söka utan framhäver även ditt Outlook-innehåll med en färg. Om du till exempel skapar en kategori för ett projekt och ger den en specifik färg – låt oss säga lila – kan du tagga varje relaterat objekt med den kategorin. Utan att läsa något vet du att varje lila e-postmeddelande, kalenderhändelse, uppgift, anteckning eller kontakt är associerad med det projektet. Kategorier har inte kommit till Outlook-mobilappen än, så du måste göra din kategorisering i klienten eller webbappen.

När du kategoriserar din e-post kan du kategorisera allt i en enda mapp genom att markera all e-post (med Ctrl+A-genvägen) och sedan välja din kategori – eller kategorier – du vill ha. Du kan till och med ändra din arkivmappvy så att den grupperar e-post efter kategorier, vilket kommer att efterlikna en mappstruktur. Då får du fördelen av taggning och fördelen med en mappvy.

Märkning i Gmail

I Gmail kallas taggning för ”märkning” och det fungerar i både webb- och mobilappar. Som i Outlook kan du skapa så många etiketter du vill (typ – det finns en gräns på 5 000, varefter Google säger att du kan få prestandaproblem, men det är få som någonsin gör det) och tilldela dem färger. Du kan också skapa filter för att märka e-postmeddelanden automatiskt baserat på vilka kriterier du vill.

Etiketter har blivit en intuitiv och integrerad del av Gmail-upplevelsen, mest för att du inte kan lägga till mappar. Så skaffa etiketter och se hur din brevlåda blir en helt annan – och bättre – plats.

Flaggning i Apple Mail

Taggning i Apple Mail kallas ”flaggning”. Till skillnad från i Outlook är du begränsad till de befintliga sju flaggorna, så det går inte att komma ifrån det: Apple har inte gjort det särskilt bra här. Men till deras försvar pressar de Smarta mappar hårt. Även om de inte är så enkla eller snabba som taggar, finns det ett system som du kan använda för att gruppera din e-post. Vi har täckt smarta mappar, och vi vet att de fungerar, men av de tre e-postprogram som vi täcker här är Apple Mail den minst lämpade för en enda arkiveringsmetod.

Låt oss börja söka

Oavsett om du använder en e-postklient (som Microsoft Outlook eller Apple Mail), ett webbgränssnitt (som Gmail eller Yahoo! Mail) eller en e-postapp på din telefon, är sökning din vän. För det mesta räcker ett namn eller tag (eller en kombination av de två) för att hitta det du letar efter. Du kan till exempel söka efter ”Joe BBQ” för att hitta det e-postmeddelandet från Joe om grillningen han ska ha nästa vecka, eller ”Project Alpha” för att hitta alla e-postmeddelanden taggade med ”Project Alpha”. Men det finns massor av avancerade – och enkla – söktekniker som hjälper dig att hitta dessa e-postmeddelanden begravda lite djupare i högen med liknande resultat.

Använder Outlook Search

Outlooks sökfunktioner brukade vara lite skissartade, men de dagarna är borta. Nu går sökningen i Outlook-klienten, webbgränssnittet eller mobilappen blixtsnabb och exakt. Klienten innehåller dock de mest kraftfulla sökverktygen, så det är rätt plats att gå om du har en särskilt förfinad eller komplex sökfråga.

Sökrutan finns ovanför huvudpostrutan och är alltid tillgänglig.

Vi har behandlat hur du ändrar sökplatserna från den aktuella mappen till andra delar av Outlook tidigare. Du kan också snabbt hitta meddelanden relaterade till den aktuella avsändaren genom att högerklicka på meddelandet i din inkorg, välja ”Hitta relaterade” och sedan ”Meddelanden i den här konversationen” eller ”Meddelanden från avsändaren.”

De

Outlook hittar alla tidigare e-postmeddelanden i konversationen eller från avsändaren och visar dem.

Om du gör samma sökning regelbundet kan du skapa anpassade dynamiska sökmappar för att utföra samma sökning varje gång du öppnar dem. Dessa är särskilt användbara för att hitta nya e-postmeddelanden med specifika sökord eller särskilda egenskaper, som storlek, bilagor eller kategorier.

För att utföra en mer komplex sökning kan du använda alternativet ”Avancerat sökning”. Detta är på fliken Sök, som bara visas när du klickar i sökrutan. På fliken Sök klickar du på Sökverktyg > Avancerad sökning.

De

Detta öppnar panelen Avancerat sökning, där du kan välja så många kriterier som du vill söka efter.

De

Använd flikarna Fler val och Avancerat för att komma åt ytterligare kriterier. Alternativen för avancerad sökning är extraordinärt stora och använder egenskaper som du nästan säkert inte visste fanns. Här är till exempel en titt på Avancerat > Alla e-postfält som du kan välja mellan.

De

Du kan använda Advanced Find för att hämta valfri e-post från ditt arkiv, och det är ganska snabbt att göra det, även med komplexa frågor.

Var medveten om att om du använder ett Microsoft-e-postkonto, synkroniserar Outlook som standard endast de senaste 12 månadernas e-post, men du kan ändra detta till att inkludera alla dina e-postmeddelanden om du vill.

Använder Gmail-sökning

Föga överraskande är Gmails sökning snabb och korrekt i både webbgränssnittet och mobilappen. Det finns massor av nyckelord du kan söka mot, som ”från”, ”till”, ”nyare_än”, ”äldre_än”, ”etikett” och så vidare. Istället för att kräva att du kommer ihåg alla dessa, tillhandahåller webbgränssnittet ett rullgardinsfilter, som vi har behandlat på djupet tidigare.

I mobilen kan du ange din sökterm i sökrutan på samma sätt, men i skrivande stund är rullgardinsmenyn för filter inte tillgänglig. Du kan fortfarande gå till gmail.com och öppna din e-post där om du behöver avancerad sökning när du är på språng. Det finns en fullständig lista över Gmails sökoperatorer, som alla fungerar i både webbgränssnittet och mobilappen. Om du kan bemästra dessa kommer du att bli en Gmail-chef på nolltid.

Använder Apple Mail Search

Apple Mail har inte samma Advanced Find-funktion som Outlook, men det har en betydande fördel – du kan söka efter e-postmeddelanden med Spotlight. Om du är en Spotlight-användare (och det borde du vara) kan du söka efter e-post direkt därifrån. Du kan också sätta upp smarta brevlådor, som är lite som Outlooks dynamiska sökmappar.

Mellan taggning och sökning bör du kunna hitta de flesta meddelanden ganska snabbt i vilken e-postapp som helst. Outlook har förmodligen den mest effektiva taggningen eftersom den täcker alla objekt, inte bara e-post, och Gmails sökning är oöverträffad. Apple Mail kan inte nödvändigtvis konkurrera med någon av dessa, men även om märkningen inte är bra, är sökningen och den automatiska filtreringen ganska bra.

Välj rätt e-postapp för dig och sätt igång!