Hur du får ut det mesta av tidsinsikter i Google Kalender

Om du använder Google Kalender ofta i skolan eller jobbet kan du använda dess tidsinsiktsfunktion för maximal nytta. Denna funktion är tillgänglig för konton Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, Education Fundamentals och Google Workspace för ideella organisationer och visar hur du spenderar tid under dagen.

Den här funktionen kan visa dig var du kan vara mer produktiv, vilket har betydande konsekvenser för tidshantering. Så, utan vidare, låt oss lära oss hur man använder Time Insights till sin fulla potential.

Hur man använder Time Insights i Google Kalender

Du kan skapa och redigera mål i Google Kalender för att effektivt hantera tid och uppgifter. På samma sätt kan Time Insights i Google Kalender hjälpa dig att sätta upp mål genom att hålla reda på din tid genom händelserna i din kalender och visar hur mycket tid som spenderas på olika uppgifter, inklusive möten, teamprojekt och en-mot-en-möten. Så här använder du funktionen:

  • Öppna Google Kalender på din dator.
  • Klicka på Tidsinsikter till vänster på kalenderskärmen.
  • Du kommer att se tre paneler: Tidsuppdelning, Tid i möten och Människor du träffar.
  • Avsnittet Tidsuppdelning visar hur du spenderar din tid under veckan, uppdelat på dag och timme. Tidsuppdelning inkluderar planerad fokustid, 1:1-möten, möten med 3+ gäster (inklusive dig), möten med väntande svar och tid under din arbetstid utan möten eller när du är utanför kontoret.

    Bildkredit – Google Workspace. Youtube.

    Avsnittet Tid i möten låter dig se hur mycket tid som spenderas på möten och med vem. Denna insikt är beräknad som ett genomsnitt. Om du använder Google Kalender i en dag-, vecka- eller femdagarsvy, beräknas genomsnittet baserat på data från de tre föregående veckorna. För månadsvyn härleds genomsnittet baserat på mötesaktiviteter från de senaste tre månaderna.

    Bildkredit – Google Workspace. Youtube.

    Avsnittet Människor du träffar med låter dig se de personer du träffar oftast, de fem bästa personerna du umgås med och gör det till och med möjligt för dig att fästa 10 viktiga kontakter för att spåra mötestid tillsammans. Time Insights räknar samman möten med upp till 15 deltagare, exklusive dina avslag och icke-”Ja” OSA.

    Förutom att du kan ställa in arbetstider i Google Kalender, hjälper det här verktyget också att avslöja din mötesdynamik med vissa personer genom Time Insights. Med Time Insights kan du också ändra din kalendervy för att titta på din tidsfördelning över en annan period. Du kan slå på och av Time Insights på din dator.

    Hur man schemalägger fokustid med tidsinsikter i Google Kalender

    Även om det är viktigt att spåra ditt schema, är det lika viktigt att tilldela tid att fokusera. Lyckligtvis kan du schemalägga fokustid med Time Insights. Här är hur:

  • Gå till din Google Kalender och klicka på Fler insikter under fliken Tidsinsikter. Bildkredit: Google Workspace. Youtube.
  • Klicka på knappen Schemalägg fokustid i avsnittet Fokustid. Bildkredit – Google Workspace. Youtube.
  • Välj ett datum för att schemalägga din fokustid. Bildkredit – Google Workspace. Youtube.
  • Välj rätt tidpunkt. Bildkredit – Google Workspace. Youtube.
  • Ange en beskrivning av din fokustid om så önskas.
  • Klicka på knappen Spara.
  • Kontrollera om den schemalagda fokustiden är synlig i din kalender. Bildkredit – Google Workspace. Youtube.
  • Om du har bekräftat din närvaro med minst en gäst, angett händelsen som ”Upptagen” i din kalender, eller om det är mindre än åtta timmar, kommer Time Insights att utvärdera det för analys. Å andra sidan, händelser som du är den enda inbjudna till eller till vilka du inte har skickat ett ”Ja” OSA tas inte med i Time Insights beräkningar.

    Få produktivitetsinsikter med tidsinsikter i Google Kalender

    Tidsinsikter från Google Kalender är till hjälp för personer som försöker ta reda på hur deras tid fördelas under möten. Det här verktyget ger dig kunskapen att korrekt optimera din tid genom att ge dig en visuell uppdelning och analys av din tid.

    Time Insights kan ge dig ett nytt perspektiv på hur mycket tid du spenderar, oavsett om du är en noggrann tidsansvarig eller bara nyfiken på dynamiken i dina dagliga möten. Så utforska funktionaliteten i dina Google Kalender-inställningar och läs mer om dina mötespreferenser.