Förstå UCaaS i en uppkopplad värld [+6 Solutions for SMBs]

av

Att använda en effektiv UCaaS-plattform för att gynna ditt företag inte bara i nuet utan kan också hjälpa dig att få en teknisk fördel under de kommande åren.

Lösningar som UCaaS är mycket efterfrågade idag för den flexibilitet, bekvämlighet, skalbarhet, kostnadsoptimering och andra fördelar de erbjuder för moderna företag som står inför hård konkurrens.

De har visat sig vara avgörande i avgörande tider som den senaste pandemin där anställda var tvungna att arbeta på distans.

Att ha avancerade verktyg och resurser för distansarbetare ger bättre produktivitet, strömlinjeformat arbete och framgång.

I den här artikeln kommer jag att diskutera UCaaS och de bästa UCaaS-plattformarna du kan välja för att effektivisera kommunikationen i ditt företag.

Vad är UCaaS?

Unified Communications as a Service (UCaaS) är en molnleveransmekanism som används för affärskommunikation. Det gör att unified communication-tjänster är tillgängliga och tillgängliga från molnet för företag, från företag till små och medelstora företag.

UCaaS är en av termerna i Anything-as-a-Service (XaaS) som SaaS, PaaS, IaaS, etc. Det är också en del av digitala transformationsansträngningar som främjar införandet av molntjänster över branscher globalt. Den stöder sex viktiga kommunikationsfunktioner:

  • Företagstelefoni
  • Unified messaging
  • Rörlighet
  • Snabbmeddelanden samt närvaro för team och individer
  • Möteslösningar som video, ljud och webbkonferenser
  • Kommunikationsaktiverade processer som workstream-samarbete, kommunikationsplattformar, kontaktcenter, etc.

Eftersom det är molnbaserat kan företag av alla former och storlekar lätt använda det. Det ger dem fördelarna med enkel skalning, problemfri installation, kostnadsbesparing och mer.

Hur fungerar UCaaS?

Den molnbaserade UCaaS-infrastrukturen levereras, ägs, drivs och underhålls av en tjänsteleverantör. Därför behöver kunderna inte konfigurera eller sätta upp någon infrastruktur själva för att komma igång. Några av dess egenskaper är:

  • Multitenancy, inklusive partitionerade hyresgäster som bor på delad enhetlig kommunikationsinfrastruktur som datacenter, datorer, rack, gemensam utrustning, nätverk och blades
  • En självbetjäningswebbportal för att tillhandahålla, hantera och övervaka användning och prestanda
  • Tjänsterna är licensierade för en återkommande, månads- eller prenumerationsavgift

UCaaS effektiviserar kommunikationstjänster och lösningar över ett företag. Det ger chatt, SMS, videokonferenser, ett kontaktcenter och många fler funktioner. Allt händer på internet; sålunda kommer du inte att behöva ytterligare VolP-hårdvara för att kunna tillhandahålla tjänster till dina kunder. UCaaS-tjänsteleverantörer kommer att hantera all backend-konfiguration, telefoni, funktioner och säkerhet.

För att hjälpa dig förstå hur UCaaS fungerar är det nödvändigt att diskutera VolP eller Voice-over-Internet Protocol, som driver UCaaS röstfunktionalitet. VoIP konverterar ljud till datapaket och överför det till en molnbaserad telefontjänstleverantör. Röstmeddelanden och telefonnummer fungerar också med hjälp av det universella Session Initiation Protocol (SIP).

UCaaS utnyttjar VolP till fullo utan komplexitet. Detta gör att ditt team enkelt kan ringa samtal och alla kan arbeta på distans med applikationer installerade på deras mobila enheter och datorer.

Dessutom kan UCaaS-datacenter motstå hårt väder, överspänningar och strömavbrott, vilket resulterar i affärskontinuitet och skalbarhet, vilket är svårt och kostsamt att hantera för företag om de skapar en egen UCaaS-plattform.

Dessutom drivs UC-tjänster praktiskt taget med smidiga applikationer för samarbete, meddelanden och video. Allt är utformat på ett sådant sätt att det kan minska komplexiteten och ge dig smidig, enhetlig kommunikation i din organisation, oavsett om det är på plats eller på distans.

UCaaS-komponenter i detalj

UCaaS innehåller olika kommunikationsverktyg, ljudkonferenser och telefoni till fildelning, utbyte av e-postmeddelanden och videokonferenser.

Så en bra UCaaS-plattform måste erbjuda alla dessa funktioner tillsammans med ett intuitivt gränssnitt för enkel navigering och bättre produktivitet. Den måste också erbjuda ett integrerat kontaktcenter, inbäddad kommunikation, chatt, video och röst.

Nyckelkomponenterna i UCaaS är:

Telefon eller telefonsystem

UCaaS-plattformar kommer med ett kvalitetstelefonsystem med viktiga funktioner som vidarekoppling, dirigering, inspelning, ID-blockering, automatisk telefonist, röstbrevlåda, samtalshantering, etc. Den använder molnväxel och VolP för att göra det möjligt för ett företag att ringa/ta emot samtal på internet. Avancerade lösningar kan också mobilisera AI för bättre effektivitet och rik datainsikt.

Videokonferenser

Videokonferenser har blivit mer nödvändiga för att moderna företag ska blomstra, särskilt efter covid-19-pandemin. Anställda kan arbeta var som helst, och om du vill diskutera något viktigt eller genomföra ett möte är detta kommunikationssätt utmärkt, oavsett var deltagarna ansluter sig ifrån.

UCaaS-lösningar kan erbjuda flera deltagare och en-till-en telefon- och videosamtal för att stödja kontorsmöten, webbseminarier, presentationer, chattar och mer. Detta ökar samarbetet, oavsett avståndsfaktor.

E-post och snabbmeddelanden

Med snabbmeddelanden kan teammedlemmar enkelt chatta online i realtid. Detta är användbart för snabba genomgångar, påminnelser och regelbunden kommunikation. Det är också bra för att ge kundsupport eftersom det är bekvämt, effektivt och inte påträngande.

På samma sätt är e-post användbart för företag och förblir effektivt. Det är det mest professionella sättet att kommunicera och dessutom effektivt. Du kan använda e-postmeddelanden tillsammans med andra kommunikationskanaler för att effektivisera arbetsflödet och ge anställda och kunder deras föredragna sätt att kommunicera.

Samarbetsverktyg

UCaaS-plattformar inkluderar olika samarbetsverktyg för att förbättra lagarbete och kommunikation. Den erbjuder funktioner som snabb schemaläggning, skärmdelning, fildelning, inspelning, coachning, såväl som projekt-, kund- och personalhantering.

Moln- och klientbaserat

UCaaS är molnbaserat, vilket innebär att varje UCaaS-plattform och tjänst är värd på molnet eller över internet av tjänsteleverantören i deras datacenter. Detta gör att du kan komma åt dessa tjänster var som helst, med vilken enhet som helst och arbeta på distans.

Fördelar med UCaaS för företag och distansarbetare

Som diskuterats ovan kommer UCaaS med många fördelar, både för företag och användare, inklusive distansarbetare. Några av fördelarna är följande:

Skalbarhet

UCaaS låter dig enkelt skala upp eller ner din affärsprogramvara och resurser baserat på dina krav. Du kan också lägga till/ta bort användare direkt utan att planera i förväg. Detta är utmanande i lokala lösningar om du vill skala. Du kommer att behöva investera så mycket i din tekniska stack och återuppfinna den för att stödja sådan skalbarhet. Men i UCaaS är detta möjligt med ett klick på en knapp.

Flexibilitet och tillgänglighet

UCaaS-lösningar är lätta att komma åt för vem som helst var som helst. Detta ger flexibiliteten att arbeta hemifrån, eller någon annan plats anställda vill ha, vilket gör det perfekt för distansarbetare. Eftersom UCaaS-applikationer och lösningar distribueras över internet eller moln, kan du komma åt alla kommunikationsverktyg på vilken enhet som helst, oavsett om det är en smartphone, bärbar dator, stationär dator eller surfplatta.

Kostnadsbesparingar

UCaaS levereras till kunder som en abonnemangsbaserad lösning. Betala bara ett visst belopp under en bestämd period och få tillgång till alla kommunikationsfunktioner och verktyg på en enda plats utan att behöva installera någon kostsam hårdvara eller mjukvara eller spendera på underhållet.

Allt du behöver är att investera i dina system tillsammans med kvalitetsbandbredd för att komma åt UCaaS-lösningarna. Dessutom kommer alla tjänster och funktioner att definieras för din valda plan, och du kommer att vara säkrad från oförutsägbara kommunikationskostnader eller fluktuationer. Detta hjälper dig att hantera affärsutgifter och samtidigt förbättra din ROI.

Med UCaaS kan du spara på telefonräkningar med en fast månadsavgift för obegränsade samtal och kräver inga förskottskostnader. Du behöver inte betala för inbyggda avancerade UCaaS-funktioner eftersom de ingår i ditt valda abonnemang. Dessutom behöver du inte spendera på IT-personal för övervakning och underhåll eftersom allt kommer att hanteras av tjänsteleverantören.

Tids sparande

Varje sekund räknas när du är i affärer. Intressanta möjligheter kan knacka på din dörr när som helst. Därför måste du alltid vara redo.

Men vad händer om du lägger så mycket tid och resurser på att bygga allt från grunden internt och sedan på underhåll, säkerhet, efterlevnad, funktionalitet etc.?

Din kärnfunktionalitet och verksamhet kan påverkas, särskilt om du har ont om personal eller budget.

Istället kommer att välja UCaaS ge dig service minus all huvudvärk med hantering och underhåll; du kan lämna allt till tjänsteleverantören.

Samarbete och produktivitet

Kraftfulla kommunikationsverktyg som levereras i molnet hjälper alla dina anställda, särskilt distansarbetare, att samarbeta effektivt. Det främjar en hälsosam arbetskultur där alla är anslutna och delar insikter och är på samma sida, oavsett om anställda är från samma avdelning eller olika.

På samma sätt hjälper UCaaS till att öka medarbetarnas produktivitet genom att göra information tillgänglig till hands genom en molnlösning och effektiv kommunikation och samarbete mellan anställda och dina kunder.

Enligt Cisco75 % av användarna upplevde förbättrad produktivitet med UCaaS när de arbetade på flera webbplatser i ett företag.

Bortsett från allt ovan, erbjuder användningen av UCaaS-plattformar andra fördelar, inklusive:

  • Inbyggd redundans av röstlösningar för bättre tillförlitlighet
  • Enkel hantering och användningsrapportering
  • Effektiviserad personal- och användarupplevelse med befintliga verktyg
  • En enda kontaktpunkt för felsökning via UCaaS-leverantören
  • Säkerhet och efterlevnad av regelverk som HIPAA, PCI-DSS, SOC, etc.

Några viktiga UCaaS-villkor

Distansarbete

Distansarbete är en term som används i ett modernt affärslandskap som innebär att anställda kan arbeta med sina tilldelade uppgifter, oavsett hur enkla eller komplicerade, utanför en traditionell arbetsplats som ett kontor. Människor kan ansluta med hjälp av telekommunikationsverktyg som telefonsamtal, videokonferenser etc. och samarbeta var som helst i världen, förutsatt att de har en stabil internetanslutning.

Virtuellt kontor

Ett virtuellt kontor är en inställning för en individ att utföra sina uppgifter på distans. Den har enheten (smarttelefon, iOS, stationär, etc.) de använder för att komma åt alla resurser, webbplatser, kontorsfiler och andra verktyg. Det kan likna ditt skrivbord på kontoret, och du kan designa det så att det ser professionellt och modernt ut. Du kan använda en bekväm stol för att sitta, arbeta, koppla av och repetera tillsammans med ett bord och andra viktiga saker du behöver medan du arbetar.

Samverkande arbetsplats

En kollaborativ arbetsplats är en sådan arbetsplatsmiljö som fokuserar på samarbete mellan anställda i en organisation. Detta görs för att minska komplexiteten, täppa till kommunikationsluckor och främja en hälsosam arbetsmiljö. I en samarbetsmiljö känner medarbetarna en känsla av tillhörighet till organisationen och uppmuntras att ge sitt bästa, oavsett om de arbetar från kontoret eller på distans.

Så om du letar efter den bästa UCaaS-plattformen, här är några rekommendationer för dig.

Vonage

Få enhetlig kommunikation med bara en app – Vonage för meddelanden, röst, sociala medier, fax och video. Den erbjuder 50+ funktioner och andra integrerade lösningar, skalbarhet och global närvaro, ökad anslutning och produktivitet, 99,999 % drifttid och servicekvalitet (QoS).

Nyckelfunktioner:

  • Vonage-möten, ett intuitivt videosamarbetsverktyg att använda för hela din organisation
  • Administratörsportal för att hantera telefonsystem
  • Mobil- och stationära appar för att hålla dina verktyg och team uppkopplade
  • Företagsinkorg för att fånga och lösa problem snabbare med SMS, Facebook Messenger och MMS
  • En virtuell AI-assistent som erbjuder röstaktiverad självbetjäning för kunder
  • App Center för att integrera högvärdiga applikationer för att förbättra produktiviteten och användarupplevelsen
  • Nummerpresentation blockering
  • Upptaget lampfält för att identifiera vilka telefoner som används
  • Ring Announce för att ta reda på orsaken till samtalet och ring konferensen

Vonage är lätt att ställa in, snabbt att skala och enkelt att använda. Dessutom gör det det möjligt för anställda att interagera med kunder och varandra praktiskt taget när som helst och var som helst.

Zoom

Förena dina möten, chatt och röst med en enda lösning – Zoom som erbjuder kommunikationsflexibilitet och underlättar samarbete.

Nyckelfunktioner:

  • Möten: Säkert HD-ljud och -video, inbyggda samarbetslösningar och kalenderintegration
  • Chatt: Omedelbar kontakt med kunder och förenklar andra anställda, schemalägg och genomför telefonsamtal och ad hoc-möten, spåra uppgifter och dela filer
  • Telefon: Använd Zoom-telefon, förvandla ett samtal till video och använd moln VolP-telefoni från en bärbar dator, mobil, stationär dator och surfplatta
  • Videowebinarier: Zooma webbseminarier som kan skala upp till 50 000 personer, inklusive över 100 videopanelister med topp video- och ljudkvalitet och möjlighet att anpassa inställningarna, livestreaming och registrering
  • Zoomrum: Ett konferensrum för att samarbeta på distans eller från kontoret
  • Säkerhet: 256-bitars AES-GCM-kryptering och andra säkerhetsfunktioner under möten
  • Plattformar som stöds: macOS, Windows, Linux, Android OS och iOS

Med Zoom får du tydlig samtalsmängd, krypterad och säker molnkommunikation, snabb meddelandehantering och en förenklad teknisk stack.

Nextiva

Nextiva gör kommunikationen enklare genom att låta dig ansluta telefonsystem med affärsapplikationer, automation och AI på en enda plattform för att hjälpa dig att driva ditt företag väl.

Nyckelfunktioner:

  • Automatisering för att utföra repetitiva kommunikationsaktiviteter som autosvar, skicka e-post, genomföra undersökningar etc. och spara tid
  • Analys för att få djup affärs- och kundintelligens
  • Robusta inbyggda verktyg för att driva serviceteam och försäljning
  • Molnväxel med samtalsdirigering
  • HD-telefonsamtal
  • Skärmdelning
  • CRM-integrationer
  • Avancerade funktioner inkluderar samtalsloggning, inspelning, köer, överföringar, vidarekoppling, ID, väntmusik, automatiska telefonister, etc.

Nextiva gör det möjligt för dig att interagera med kunder och anställda på flera kommunikationsplattformar som telefon, e-post, video, text och sociala medier.

Microsoft Teams

Använd den populära plattformen Microsoft Teams att få kontakt med människor på jobbet, hemmet och skolan.

Nyckelfunktioner:

  • Den stöder alla enheter från stationära och bärbara datorer till smartphones och surfplattor
  • Datakryptering för filer, samtal, chattar och möten
  • Fildelning, polling och uppgiftsautomatisering
  • Molnlagring
  • Webinarhosting, registreringar, kundmöten m.m.
  • Rapporteringsverktyg
  • Integration med verktyg som Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, etc.

Teams förbinder dig med dina kollegor, vänner och familj och får tillgång till delade resurser var som helst för att lära dig och förnya dig genom samtal, dela videor och chatta.

Knappsats

Prata, träffa och skicka meddelanden till dina kunder och anställda med hjälp av Knappsats, som ger en vacker arbetsyta som hjälper dig att skapa meningsfulla relationer. Oavsett var dina team och kunder är, följer den med dig överallt och förenar kommunikationen.

Den erbjuder fantastiska funktioner och integrationer och fortsätter att förnya sig för att få bättre lösningar.

Nyckelfunktioner:

  • AI-drivna videomöten, försäljningsuppsökande och kontaktcenter
  • Sträcker sig till 70+ länder med avgiftsfria och lokala nummer
  • Nästan 100 % drifttid SLA
  • Möjlighet att samla in CSAT på alla kundsamtal
  • Inbyggd taligenkänning samt Natural Language Processing (NLP)
  • 74+ integrationer tillgängliga
  • GRATIS provperiod i 14 dagar

Du kan lita på denna företagsbaserade plattform för alla dina kommunikationsbehov, oavsett din verksamhetstyp och storlek.

Gå till

Håll kontakten med dina kollegor, kunder och personer som är viktiga med hjälp av en enkel lösning – Gå till. Detta molnbaserade telefonsystem är säkert och designat för fjärrarbete och flexibelt arbete.

Nyckelfunktioner:

  • En visuell, dra-och-släpp-redigerare för enkel konfiguration
  • Cloud PBX och internationella samtal
  • Samtalsdirigering, HD-videokonferenser, automatisk telefonist, telefonkatalog etc.
  • Portera aktuella nummer eller lägga till ett avgiftsfritt nummer
  • Anpassningsbara uppringningsplaner och samtalsdirigering
  • Effektiviserat kontaktcenterarbetsflöde
  • 99,999 % drifttid, distribuerad molnarkitektur och låg bandbreddsanvändning

GoTo stöder alla enheter och det är enkelt att växla mellan dina stationära appar, bordstelefon eller mobilapp.

Slutsats: Varför är UCaaS avgörande för framtiden?

Att investera i rätt UCaaS-plattform kommer att erbjuda bättre kommunikation i din organisation – bland dina anställda och kunder. Det kommer också att erbjuda bättre skalbarhet, tillförlitlighet, flexibilitet och ROI.

Enligt a 2012 års rapport av IDCUCaaS-marknaden nådde 47,2 miljarder dollar 2020. Om man tittar på dess tillväxt och ökade användning under åren, förväntas den hålla i sig i många år. Så välj den bästa UCaaS-plattformen och njut av dess fördelar för ditt företag.