Få ut det mesta av din arbetsdag

Om du vill få ut det mesta av din tid i ditt personliga och professionella liv är timeboxningstekniken ett effektivt tillvägagångssätt för dig.

Värdet av tid är enormt, och du måste använda den på rätt sätt för att maximera din produktivitet. Det finns många metoder för tidshantering som du kan använda för att slutföra dina uppgifter vid rätt tidpunkt. En sådan teknik är timeboxing. I den här artikeln kommer jag att förklara ditt tillvägagångssätt för timeboxing och hur du kan implementera det i olika uppgifter.

Vad är Timeboxing?

Som namnet antyder är timeboxing en tidshanteringsmetod där du tilldelar en fast tidsenhet för en viss aktivitet. Med dess hjälp kan du bli mer självdisciplinerad och organiserad. Det låter dig också bli mer uppmärksam och fokuserad på en uppgift men inte att överdriva den.

Genom att implementera denna populära metod kan du utföra kvalitetsuppgifter på lägsta möjliga tidsenhet. Detta strukturerade tillvägagångssätt gör att du kan hantera både tid och uppgifter samtidigt, vilket leder till ökad produktivitet och bättre balans mellan arbete och privatliv. Du måste dock justera denna teknik efter behov för maximal nytta.

Timeboxing-teknik förklaras

Låt mig dela ett exempel med dig för att hjälpa dig förstå timeboxningsmetoden bättre. Till exempel ber din chef dig att skriva ett affärsförslag för ett affärsprojekt. För att slutföra denna uppgift i tid ställer du in en tidslåda på 3 timmar.

Inom denna tidsram eller tidsram bör ditt fokus bara ligga på förslagsskrivandet. Under denna tid kommer du att undvika alla typer av distraktioner, som telefonsamtal eller meddelanden på sociala medier.

När tiden är över måste du stoppa uppgiften och utvärdera hur mycket du har kommit. Om det behövs kan du tilldela en annan tidslåda för en viss tid för att slutföra uppgiften. Men se till att du gör det för bättre produktivitet och för att inte dra på sig uppgiften i onödan.

Timeboxing-fördelar för alla

  • Timeboxing ger dig en tydlig uppfattning om den nödvändiga tiden för en uppgift så att du kan fördela tid effektivt och prioritera uppgifter
  • Det låter dig fokusera på uppgiften i din hand och koncentrera dig mer med en känsla av brådska.
  • Med den här metoden kan du dela upp ditt projekt eller schema i hanterbara tidsrutor eller bitar. Detta kan du enkelt nå dina mål.
  • Timeboxing låter dig avsätta tid för separata uppgifter så att du kan få en bättre balans mellan arbete och privatliv.
  • Om du har för vana att skjuta upp kan timeboxing motivera dig att slutföra uppgifterna tidigare.
  • Timeboxing är också till hjälp för att spåra arbetsframsteg och förstå de prestationer du har gjort.
  • Den här metoden är också flexibel och låter dig tilldela mer timebox för en uppgift.

Hur man Timebox effektivt

Timeboxing-tekniken kan implementeras effektivt genom att kategorisera den i flera segment.

Tilldela Timebox

Bestäm först när du vill utföra en viss aktivitet. Beroende på din uppgifts komplexitet och preferenser kan du ställa in en tidsgräns på några minuter eller flera timmar.

Börja koncentrera dig på uppgiften

När du vet vilken tid du har för den utsedda aktiviteten måste du fokusera på den aktuella uppgiften. Se till att undvika alla slags distraktioner för att slutföra uppgiften i tid.

Utvärdera framsteg

Nu måste du försöka slutföra uppgiften inom tidsgränsen eller tidsrutan. Av någon anledning kanske du inte kan slutföra uppgiften i en tidslåda. I så fall kan du alltid tilldela en extra timebox med tanke på hur brådskande uppgiften är.

Ta en paus

Medan du har mer än en timebox, är det ganska användbart att ha korta pauser mellan dessa. Du kanske definitivt vill slutföra uppgiften så snart som möjligt; Men att ta en paus hjälper dig faktiskt att arbeta med en fräsch syn.

Upprepa vid behov

Om du arbetar med större projekt med en mängd uppgifter kan du dela upp dem i olika mindre timeboxing-bitar. Således kan du enkelt följa ditt projekts framsteg och behålla fokus.

Timeboxing vs. Tidsblockering

Medan timeboxing och tidsblockering båda schemalägger en specifik tid för en aktivitet, är tidsbitarna för tidsblockering längre än timeboxing.

Funktioner TimeboxingTime BlockingObjectiveMöjliggör uppgiftsslutförande i tidStrukturellt organisera tid för uppgifterFokusUtföra aktiviteter inom tidsgränsenHa tidsblock för olika uppgifterTilldelad tidHa en tidsgräns för uppgifterHa schemaläggning för olika aktiviteterFlexibilitetKan inkluderas mer timeboxningHa lite flexibel strukturBrådskande tid i prioritet och prioritet.

Timeboxing vs. Att göra lista

Dessa två tidshanteringstekniker är helt olika. I timeboxing har du

en viss tid för att slutföra en uppgift. Men i en att-göra-lista tar du bara in alla uppgifter du vill slutföra inom en dag eller vecka utan någon tidsram för att slutföra varje uppgift.

FunktionerTimeboxingAtt-göra-listaAnvändningAnvänds för tidskänsliga uppgifterAnvänds för alla viktiga uppgifter, tidskänsliga eller inteTidsgränsUppgifterna görs inom en fast tidUppgifterna har ingen fast tid att slutföraFlexibilitetHar begränsad flexibilitetHar fullständig flexibilitetBrådskandenivåInvolverar stress och brådskaIntebär någon stress

Timeboxing vs. Pomodoro

I timeboxing skapar du en ruta med din föredragna tidsram för att slutföra en aktivitet. På Pomodoro görs uppgifterna vanligtvis i 25 minuter i sträck och sedan tas en 5 minuters paus.

Funktioner Tidsboxning PomodoroTidsram Olika tidsperioder Fast tid och intervallFlexibilitetFlexibel tidsram för olika uppgifterStyv tidsram för alla uppgifterAnvändningFör att hantera uppgifter och deadlinesFör att fokusera på produktivitet genom djupt arbete Fokus TidsallokeringFokus och koncentration

Timebox vs. Sprinta

Timeboxing är en metod som förbättrar produktiviteten, men dess princip skiljer sig från Scrpint. Sprint är dock en tidsbunden arbetscykel som används i projektledningsmetoder som Scrum. Det delar upp ett projekt i en kort period.

Funktioner TidsboxningSprintAnvändning Uppgifter och projekt inom deadline Projektutveckling som behöver ständig förbättring Tillvägagångssätt Tilldela fast tid med intervallTidsbundna iterationer Brådskande nivå Kan innebära potentiell brådska Strukturerad arbetscykel utan stressFokusFärdig uppgift inom tidsgränsen Leverera kompletta produkter

Exempel på timeboxing

Här är några exempel på timebox-metoden som du kan använda för olika ändamål. De populära exemplen listas nedan:

Timeboxing i Agile

Team som arbetar med ett agilt projekt använder ofta timeboxing-metoden för att utföra dagliga uppgifter som stå-upp-möten. För det har de en specifik tidsram i början eller slutet av arbetsdagen, som vanligtvis varar i 15-30 minuter.

I det här mötet delar människor vanligtvis med sig av sina uppgiftsuppdateringar. Även om målet är att slutföra korten i tid, kan team alltid granska prestandan för att se om tidsramen är tillräcklig. De kan också öka och minska timeboxningen för agile enligt deras behov.

Timeboxing i Scrum

Även Scrum-teamen kan dra nytta av timebox-metoden eftersom den hjälper team att hantera sitt arbete effektivt genom specifika tidsgränser. Ett exempel kan vara sprint, som är en metod för att leverera en fraktbar produkt.

Vanligtvis sträcker sig sprintarna från två till fyra behov och överstiger inte mer än en kalender. Scrum-händelsernas tidslådor görs i följande schema:

  • Sprint: Timeboxing används i en månad eller mindre.
  • Sprintplanering: Åtta timmar eller mindre.
  • Daglig Scrum: 15 minuter.
  • Sprintrecension: 4 timmar eller mindre.
  • Sprint retrospektiv: 3 timmar

Timeboxing i projektledning

För alla typer av projektledning, kommer du att hitta användningen av timeboxing-tekniker.

Du kan överväga ett apputvecklingsprojekt som ett exempel. Utvecklingssprintarna för Timebox varar vanligtvis i två veckor. Vid denna tidpunkt säkerställer tidsbegränsningen effektiv kodning och testning.

Timeboxing är också användbart för buggfixning, vilket kan ta bara 48 timmar att lösa eventuella kritiska problem. Således kunde de allvarliga problemen lösas snabbt för stabil programvara.

Timeboxing i DSDM

I DSDM (dynamic systems development method) är en tidslåda en fast, förutbestämd tidsram under vilken du måste slutföra specifika aktiviteter eller uppgifter. Dessa tidsrutor är vanligtvis korta, från några dagar till några veckor, beroende på projektets storlek och komplexitet.

Det innebär att projektgruppen måste anpassa tidslådans omfattning eller innehåll för att passa inom den tilldelade tiden. Denna stela timeboxing-princip säkerställer att projektet förblir tidsbundet och att det finns ett förutsägbart tempo i projektets framsteg.

Timeboxing i Virtual Meeting

Du bör börja med att upprätta en tydlig agenda som beskriver mötets mål och en tidsram för dessa. Sedan kan du använda en timer eller funktioner för onlinemöten för att spåra och visa tiden för varje segment.

Under det virtuella mötet måste du följa det fördefinierade schemat, hålla diskussionerna på rätt spår och förhindra onödiga förseningar. I slutet av varje punkt på agendan, sammanfatta nyckelpunkter och tilldela åtgärder efter behov.

Timeboxing i Marketing Management

Timebox-metoden är också användbar för företag som använder sig av innehållsmarknadsföring. Skapandet av innehåll kan utföras med timebox-metoden. Denna fas kan ta en månad medan teamet skapar blogginlägg och innehåll på sociala medier för ett visst schema.

Sedan kan teamet schemalägga innehållet regelbundet för att säkerställa effektiv innehållsproduktion och nödvändiga revisioner.

#1. monday.com

monday.com är en mångsidig projektlednings- och samarbetsplattform som du också kan använda som ett tidsboxningsverktyg. Du kan skapa block av uppgifter eller deluppgifter med hjälp av funktionen Skapa anslagstavlor och uppgifter. För vart och ett av dessa block kan du lägga till start- och sluttider. Timern körs på monday.coms användargränssnitt så att du kan följa framstegen.

#2. Asana

Asana är go-to-appen för produkt- och projektledning för många nystartade företag och företag. Dess arbetsområdesfunktioner som att skapa uppgifter, förfallodatum, meddelanden och påminnelser, förloppsspårning och rapportering och instrumentpaneler är de perfekta verktygen för att träna timeboxing hemma eller på arbetsplatsen.

#3. Begrepp

Begrepp är en online-arbetsyta och databasapp som du också kan använda som en plattform för att öva. Här kan du lägga till Kanban-kort för timeboxing och integrera en timerfunktion inuti uppgiftskorten.

#4. Clockify

Clockify är en enkel tidsspårningsapp med värdetillskott som Teams, Dashboard, Projects och mer. Här skriver du helt enkelt ett uppgiftsnamn, lägger till starttiden, lägger till sluttiden och klickar på play-knappen för att starta timeboxing.

Tidsboxningsmallar utan ansträngning

#1. Time Box mall för begrepp

Detta Begreppet timeboxing mall hjälper dig att organisera din dag baserat på den klassiska Timeboxing-tekniken. Det låter dig enkelt prioritera uppgifter genom att skriva ner dem i fältet Top 3 Priorities och ställa in timers för var och en av dessa.

#2. Timeboxing av Lucidchart

Lucidcharts diagramplattform skapade en förkonfigurerad timeboxing-mall bara för dig om du vill åstadkomma följande:

  • Hantera, organisera och strukturera dagliga uppgifter
  • Genomför tidsgränser för att säkerställa maximal produktivitet
  • Ta fler uppgifter baserat på din timebox-lista och kapacitet

Genom att importera den här mallen till ditt Lucidchart-konto gratis kan du lägga till dina egna uppgifter och börja timeboxing direkt.

#3. Timebox-mall från Creately

Detta Timeboxing mall för Creately kommer med en holistisk timebox-kalender för alla arbetsdagar mellan måndag till fredag. Det skapar också rutnätslådor med 1-timmes tidslådor. Du kan enkelt redigera formatet med Creately för att lägga till hela veckans uppgifter i olika 1-timmes blockboxar. Detta är den bästa mallen för att uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv.

#4. Blå och vit tidslåda för utskrift på Canva

Behöver du en utskrivbar mall för tidslåda? Använd detta Canva mall just nu. Den har en sida för daglig timeboxing och en annan sida för veckovis timeboxing. I den dagliga mallen kan du lägga till datum, topp 3 prioriteringar, ett schema för 18 timmar och dagens mål. På veckosidan får du samma planuppgifter på veckobasis.

Slutsats

Nu kan du se från diskussionen ovan att syftet med timeboxing är att skapa en känsla av brådska för att hjälpa dig att slutföra en viss uppgift eller uppsättning uppgifter inom en fast tidsram.

Eftersom det finns flera användningsområden för denna teknik, kan du använda den där det passar. Du kan också prova timebox-appar och mallar för enkel och bekväm användning. Om du vill prova några andra metoder, ta en titt på Pomodoro-tekniken.