En nybörjarguide om milstolpediagram [+6 Templates]

Milstolpar är viktiga händelser som är avgörande för hela projektet. Projektledare använder milstolpsmallar för att mäta ett projekts framsteg.

Milstolpar visar också hur du når projektmål som satts upp i början av projektet.

Det kan vara ett enkelt och grundläggande sätt att definiera en milstolpe. Alla i projektgruppen kanske inte förstår projektmilstolpar på samma sätt. Därför kan du stöta på svårigheter att hantera projektet om teammedlemmarna inte är synkroniserade.

Utan att slösa mer tid, låt oss gräva djupare in i ämnet projektmilstolpar. Läs artikeln för att lära dig milstolpar, milstolpar, mallar, fördelar och mer på ett lättförståeligt språk.

Vad är ett milstolpediagram?📈

Innan vi går in på milstolpar, låt oss först förstå milstolpar. Milstolpar fungerar som kontrollpunkter för att utvärdera projektets framsteg när projektet rullar på mot det slutliga målet. Du kan använda projektmilstolpar som signalposter för viktiga faser i projektets tidslinje. Till exempel:

  • Startdatum och slutdatum för ett projekt.
  • En förplanerad granskning av projektet av kunden, en tredje part eller intressenterna.
  • En punkt i projektet där du behöver diskutera uppdatering av budgeten med investerarna.
  • Skicka in en betydande leverans som att skicka prototypen mobil📱-appen till kundupplevelseteamet för feedback från användare under den agila produktutvecklingsprocessen.

Milstolpar finns där, så att du tydligt kan visualisera viktiga delar inblandade i ett projekt. De visar också enkelt var du är vid produktutvecklingen eller projektets livscykel vid ett specifikt datum och tidpunkt.

Nu blir det enkelt att definiera ett milstolpediagram. Det är ett projektledningsverktyg för att visualisera projekt- eller produktutvecklingens milstolpar. Vanligtvis använder projektledningsprogramvaran Gantt-diagram eller andra projekttidslinjestrukturer och placerar milstolparna där.

Milstolpar på ett projekts tidslinje inkluderar ofta viktiga milstolpar som startdatum, förfallodatum, vem man ska rapportera till och så vidare. I likhet med Gantt-diagram använder milstolpsdiagram också flera grundläggande symboler överlagrade på en projekttidslinje eller kalender. En sådan struktur ger information om de faktiska och planerade datumen för slutförandet av milstolpar.

Milstolpssymboler kan vara en vertikal vit pil för schemalagd avslutning och en upprättstående svart pil som indikerar faktisk slutförande. Dessutom anger en vit diamantform ett tidigare schemalagt slutförande som fortfarande är daterat i framtiden, och en svartfärgad diamant♦️-form indikerar ett tidigare schemalagt slutförande för vilket datumet redan har passerat.

Varför milstolpsdiagram är viktiga för projektledare

Om du är projektledare eller ansvarig för en produktutvecklingscykel, kommer du att hitta milstolpsdiagram som är användbara av följande skäl:

Övervakning av deadline

Att dela upp ett stort projekt i delar av uppgifter och milstolpar hjälper dig att skapa många deadlines istället för en. Således arbetar projektgruppen på ett lämpligt sätt för att uppnå dessa mål istället för att vänta på den sista deadline.

Håll viktiga datum i rampljuset

Milstolpsmallar hjälper dig att planera ditt projekt genom att ta hänsyn till kommande långa semestrar, styrelsemöten, teamträning, etc.

Erkänn projektflaskhalsar

Produktutvecklingsuppgifter som involverar uppgiftsberoende från externa partners eller leverantörer kommer sannolikt att hamna i en flaskhals eftersom din tidslinje för projektledning inte tar hänsyn till dessa.

Det är därför som projektledare använder milstolpsdiagram för att inkludera externa faktorer som att ett leverantörsmaterial behövs för att vidarebefordra en uppgift till nästa milstolpe. Det är så smarta projektledare håller sina projekt ur spel.

Använd ditt projektteam

Projektledare använder milstolpsdiagram för att dela upp ett stort projekt i små bitar. Sedan analyserar de dessa milstolpar för att upptäcka vilka färdigheter som är nödvändiga. Följaktligen kan de tilldela milstolparna till teamet baserat på deras kompetens.

Transparens i finansiering

Projektmilstolpar är en oumbärlig komponent när man rapporterar projektstatus till investerare. Det hjälper finansiärer att visualisera vart pengarna tar vägen och vad den förväntade avkastningen är. Därför kan du övertyga finansiärerna och hålla pengarna flytande.

Varför milstolpsdiagram är bättre än kalkylblad

Följande är några nackdelar med att använda kalkylblad för projektmilstolpar snarare än ett milstolpediagram:

#1. Kalkylblad saknar den automatisering som krävs för uppdateringar av häften. Därför måste du gå igenom dussintals kalkylblad för att veta den aktuella statusen för projekt och milstolpar. Sedan måste du manuellt skriva e-postmeddelanden och följa upp med den resurs som ansvarar för uppgiften.

#2. Kalkylbladsbaserade milstolpediagram meddelar inte automatiskt hela teamet när du uppnår en milstolpe. Du måste spåra alla kalkylblad och leta efter de slutförda milstolparna.

#3. De flesta kalkylarksappar erbjuder inte integration med annan projektledning, kundrelationshantering (CRM), tidsspårare och videokonferensverktyg. För att snabbt kunna presentera data eller projektstatus för intressenter måste du därför gå igenom många förberedelser innan mötet.

#4. De flesta kalkylbladsappar erbjuder inte avancerade rapporteringsfunktioner förutom numeriska beräkningar, diagram, grafer och tabeller. Tvärtom, en dedikerad projektledningsapplikation med milstolpsdiagram erbjuder specialiserade rapporteringsfunktioner som burndown-diagram, hastighetsdiagram, kumulativa flödesdiagram, burnup-diagram, etc.

Hur man skapar ett milstolpediagram

#1. Det första steget mot att skapa ett milstolpediagram är att definiera projektmålen. Få därför tillgång till alla projekthanteringsverktyg och skapa en projekttidslinje. Du kommer också att behöva skriva ner projektmål i uppgiftskort. Ange slutligen ett beräknat startdatum och slutdatum för ditt projekt.

#2. Nästa uppgift är att skapa en lista med uppgifter för projektet. Anteckna projektuppgifterna i kronologisk ordning. Till exempel, för ett produktutvecklingsprojekt för webbplatser, måste du registrera dig för en domän- och värdleverantör, och sedan börjar du arbeta med själva webbplatsen.

#3. Du måste länka projektuppgifter till datumintervall eller datum beroende på den ansträngning som krävs för att slutföra dessa uppgifter.

#4. Nu måste du identifiera milstolparna i ditt projekt. För att ta reda på om en projektkomponent kvalificerar sig för att vara en milstolpe måste du ställa följande frågor. Om svaret är Ja på alla frågorna är projektelementet en milstolpe:

  • Är komponenten en viktig kontrollpunkt som indikerar projektförlopp?
  • Påverkar projektdelen deadline?
  • Behöver projektets intressenter se över komponenterna?

#5. Det är dags att skapa en projekttidslinje i projektledningsapplikationen genom att sammanställa mål, uppgifter, leveranser, faser och milstolpar i en logisk ordning. Under skapandet av tidslinjen kommer du också att identifiera uppgiftsberoenden som kan sätta projektet i en gridlock.

#6. Dela slutligen milstolpediagrammet med projektteamet och intressenter. Du kanske också vill aktivera aviseringar och e-postmeddelanden för att få projektuppdateringar.

Bestäm milstolpar i produkthantering

Eftersom de flesta produktutvecklingsprocesser följer det agila ramverket är nyckeldatum inte längre logiska milstolpar. Eftersom dina produkter kommer ut kontinuerligt och förbättringar är också i realtid.

Därför bör milstolpar inom produkthantering vara specifika mål som ditt team behöver uppnå när en utvecklingscykel eller sprint tar slut. Här är några milstolpeexempel för produkthantering:

  • Att uppnå ett mål för nyckelprestandaindikator (KPI).
  • Lägger till nya funktioner till produkten
  • Lanserar en mobilapp på en ny appmarknad
  • Aktivera sälj- och marknadsföringsteamet
  • Att delta i en konferens eller en mässa och marknadsföra produkten
  • Början eller slutet av ett räkenskapskvartal

Här är några av de bästa milstolpsmallarna för produktchefer.

Gratis Project Milestone-mallar

Pröva dessa Smartsheet mallar för att uppleva milstolpsdiagram av olika design och typer. Mallarna finns som projektmilstolpar, projekttidslinjer med milstolpar, milstolpar för företagsförvärv, milstolpar för milstolpar, etc.

Om du planerar att hantera projekt eller produktutvecklingar med dessa mallar måste du spåra statuserna manuellt. Anledningen är att dessa mallar är baserade på Microsoft Word, Excel och PowerPoint-format. Vissa är också tillgängliga i PDF-filer för enkel e-post av projektmilstolpsrapporter.

Du kan börja med den grundläggande milstolpsmallen. Den innehåller ett statiskt diagram för milstolpar och en visuell tidslinje. Den statiska tabellen innehåller rubriker som milstolpsmottagare, kommentarer, status, etc.

Milstolpediagram

De Lucidspark milstolpediagram gör att du enkelt kan visualisera viktiga projektmål och milstolpar. Diagrammet är ganska enkelt, och du kan snabbt organisera dina projektmilstolpar genom att ange detaljerna. Du behöver inte lägga mycket tid på att redigera mallen.

Till sin design är det en 3 x 4-matris av fyrkantiga kort. Från vänster till höger representerar kolumnerna Milstolpe 1, Milstolpe 2, Milstolpe 3 och det slutliga målet. De övre och nedre raderna representerar leveranser, steg och datum.

Du kan kopiera och klistra in de befintliga textrutorna för titel och beskrivning för att passa de uppgifter eller resultat som representerar projektets milstolpar. Dessutom kan du använda Dragline från formfunktionen för att koppla samman milstolparna med uppgifter, faser, beroenden osv.

Milstolpediagrammallar

Om du och ditt team samarbetar i ett stort projekt med många uppgifter, deadlines och leveranser, kan du använda det enkla milstolpsexemplet från Miro.

Det färdiga milstolpsdiagrammet är lämpligt för att spåra flera projekt och uppgifter med statiska diagram och visuella tidslinjer. Designen gör det enklare för dig att planera viktiga händelser som ska inträffa vid specifika tidsintervall under projektets livscykel.

Milstolpsexemplet låter dig också samarbeta i realtid med ditt produktutvecklingsteam genom länkdelning. Dessutom kan du konvertera tavlan till presentationsläge om du behöver presentera milstolpsprestationer för projektets intressenter.

Gantt Chart Maker

Projektledare är ett ledande PM-verktyg som låter dig skapa Gantt-diagram med projektmilstolpar. Dessa diagram är tillgängliga online så att du kan ställa in automatiska meddelanden, rapportering, utvärdering av projektförlopp och många fler.

Verktyget låter dig enkelt visualisera milstolpar i listan, tavlan och kalendervyn för ett projekt. Milstolparna är utformade på ett sätt som passar bra med Gantt-diagrammet. Alla milstolpar är markerade med diamantsymboler på projektets tidslinje.

Du kan lägga till och anpassa milstolpar från Gantt-diagrammeny. När du går till Gantt-bandet kommer du att se en diamantsymbol. Klicka på det för att lägga till en ny milstolpe eller redigera en befintlig.

Milstolpar i projektet

Skapande är ännu en populär plattform för professionella mallar och diagram. Du kan besöka webbplatsen för att komma åt några coola milstolpsmallar som produktutvecklingsteam och intressenter lätt förstår.

Om du utformar milstolpsdiagrammet korrekt med hjälp av Gantt-diagram och projekttidslinjer kan du använda diagrammet som en centraliserad plats för projektledning. Creately låter dig samarbeta live med externa och interna resurser. Dessutom kan du ställa in smarta aviseringar för att veta när någon gör ändringar i milstolpstavlan.

Projektets milstolpediagram

Office tidslinje är också en populär destination för tillägg som fungerar online eller offline med dina favoritprogram från Microsoft Office som PowerPoint och Excel. Även om de flesta av dessa tidslinjeverktyg är betalda, kan du ladda ner en gratis testversion för att visualisera dina milstolpar. Om du tycker att mallen är fördelaktig kan du köpa en kommersiell licens från Office Timeline.

Dess milstolpsdiagram innehåller en projekttidslinje och grundläggande symboler som ruter, cirklar och rutor för att beteckna milstolparna. Projektets tidslinje är i huvudsak en horisontell tidsskala där milstolpar dyker upp. Du kan lägga till milstolpsdata, som startdatum, beskrivning, resurser och slutdatum.

FAQ

Skiljer sig Gantt-diagrammet från ett milstolpsdiagram?

Gantt-diagram är andra projektledningsverktyg än milstolpsdiagram. Gantt-diagram berättar vilka aktiviteter du behöver slutföra för att avsluta ett projekt.

Tvärtom, ett milstolpediagram talar om för dig de slutdatum då du behöver leverera specifika projektleveranser eller presentera en rapport.

Slutord

Milstolpar gör stor skillnad för alla projekt på ett antal sätt. Om du är projektledare och inte har satt projektmilstolpar är det rätt tillfälle att göra det. Tvärtom, om du är en projektgruppsmedlem och vill sätta milstolpar för en enkel navigering av projektet eller produktutvecklingsprocesserna, prata med projektledaren nu.

Hittills har du gått igenom de enkla grunderna för milstolpar, milstolpsdiagram och deras fördelar. Du har också lärt dig hur du skapar en för alla projekt eller produktutveckling. Dessutom har vi introducerat dig till några bästa milstolpsmallar som du kan börja använda just nu utan att slösa tid på att skapa en från grunden.

Du kanske också vill läsa Project Roadmap: Guide and Free Templates-artikeln för bättre projektrapportering till intressenter.