Det har skett en förändring i företags- och arbetsplatskulturen de senaste åren. Arbetsgivare marknadsför i allt högre grad papperslös kontorsprogramvara för att underlätta snabb, bekväm och enklare tillgång till information.
Med den här typen av kontor kan medarbetarna kringgå sina scheman och information distribueras lättare i hela organisationen.
Med ökande miljöhänsyn blir företag mer beroende av papperslösa kontor. Varje år genererar den genomsnittliga kontorsarbetaren mer än 2 000 pund avfall, enligt en studie utförd av National Association of Office Product Suppliers (NAOP).
Det är upp till företag att antingen öka sina återvinningsinsatser eller minska mängden avfall de genererar.
Du kan överväga en papperslös kontorsmodell om ditt företag letar efter ett hållbart tillvägagångssätt för att minska avfallet. Det eliminerar behovet av traditionella dokument som brev, rapporter och fakturor med papperslös kontorsprogram.
Kopiering och sortering av pappersstaplar kan elimineras, vilket sparar administrativ personals tid. Dessutom kan företag spara pengar på utskrifter med ett papperslöst kontor.
Det kan verka skrämmande att vara papperslös på ditt kontor, men det är inte så svårt som du tror. I den här guiden kommer vi att förklara grunderna för att bli papperslös och ge tips om hur du kommer igång.
Följande steg hjälper dig att organisera ditt kontor och göra det mer effektivt, vilket gör ditt liv enklare på jobbet.
Innehållsförteckning
Miljöpåverkan på grund av papperscentrerade kontor
Papper är ett mångsidigt material som har använts i århundraden. Den kan användas för olika ändamål, från skrift och tryck till förpackning och isolering. Med pappersanvändningens ökande popularitet är det viktigt att vara medveten om avfallets inverkan på miljön.
Den har en betydande miljöpåverkan på grund av dess höga produktions- och konsumtionshastighet. Faktum är att enligt FN:s miljöprogram (UNEP) är pappersindustrin en av världens tre mest miljöskadliga industrier.
Papperscentrerade kontor bidrar till miljöskador när digitala plattformar blir det nya normala.
Vad är papperslöst kontor?
Papperslösa kontor är en populär trend i näringslivet, där anställda inte behöver bära med sig något pappersarbete. Med det papperslösa kontoret kan nu allt pappersarbete som tidigare gjordes på kontor göras elektroniskt.
Detta minskar pappersanvändningen och gör att anställda kan arbeta var som helst i världen. Ett papperslöst kontor är viktigt av flera skäl, och det kommer sannolikt att bli ännu mer populärt under de kommande åren.
Fördelar med papperslöst kontor
Det är ingen hemlighet att tekniken ständigt utvecklas. De dagar då vi var tvungna att blanda papper runt vårt kontor för att hålla ordning är förbi.
Modern papperslös kontorsprogramvara kan enkelt hitta frågor i de största dokumenten inom några sekunder. Det är därför kontor går mot ett papperslöst kontor med dagens avancerade papperslösa kontorsprogram, inklusive digitala filer och elektroniska register.
Här är några fördelar med varför du bör överväga att anta ett papperslöst kontor:
Förbättrar kommunikationen
Till skillnad från förr när anställda fick vänta timmar på att dokument skulle komma in i deras brevlådor, kan de nu komma åt information direkt när de behöver den via digitala system. Det innebär snabbare svarstider på kundförfrågningar och förbättrad kommunikation mellan medarbetare och ledning.
Minskar energikostnader
Papper kräver mycket energi att producera och skicka, vilket ökar med tiden. Genom att bli papperslös kan du minska ditt kontors energiförbrukning genom att använda elektroniska dokument istället för fysiska. Detta kan halvera din energiräkning eller mer.
Spara tid
När allt är digitalt behöver du inte kopiera och klistra in information från ett dokument till ett annat.
Du kan enkelt komma åt all information du behöver direkt från ditt skrivbord utan att spendera extra tid på att leta efter den. Detta sparar tid, minskar onödig stress och press, och hjälper till att säkerställa att du aldrig missar den kritiska deadline.
Minskar avfall
En stor del av att minska avfallet är att begränsa vad som hamnar i papperskorgen. Genom att bli papperslös kan du undvika att skriva ut otaliga pappersbitar som slängs i papperskorgen.
Lagra istället all information digitalt på din dator eller i digitala filer. Det innebär mindre avfall och färre resor till återvinningscentralen.
Hur implementerar man en papperslös kontorsidé på arbetsplatsen?
Att hantera allt papper du samlar på dig i dagens digitala värld kan vara svårt. Men när du implementerar en papperslös miljö gör det inte bara ditt företag mer effektivt utan hjälper också till med frågor som återvinning och lagring. Här är några sätt att bli papperslös för ditt företag:
#1. Använd molnlagringsplattformar
Övergången till ett papperslöst kontor blir allt populärare, men det är inte utan utmaningar. En av de största utmaningarna är att många anställda fortfarande förlitar sig på pappersdokument för att slutföra sitt arbete.
Det betyder att de behöver tillgång till dessa dokument var de än är, vilket kan vara ett problem om de är borta från sitt skrivbord eller om deras dator kraschar.
Ett sätt att lösa detta problem är att använda molnlagringsplattformar. Dessa plattformar tillåter anställda att lagra sina dokument elektroniskt och komma åt dem från vilken enhet som helst. Detta eliminerar behovet för dem att bära runt på massor av pappersdokument och gör det lättare att hålla reda på allt de behöver.
En annan fördel med att använda dessa plattformar är att de kan hjälpa dig att spara pengar. Om du lagrar dina dokument elektroniskt behöver du inte betala för deras utrymme på din hårddisk. Detta är särskilt viktigt om du har många dokument att lagra.
Sammantaget är att använda molnlagringsplattformar ett utmärkt sätt att förbättra effektiviteten på ditt papperslösa kontor. De tillhandahåller ett enkelt sätt för anställda att komma åt sina dokument, vilket minimerar deras tid att leta efter dem.
#2. Implementera elektroniska kommunikationsverktyg
Det är ingen hemlighet att elektroniska kommunikationsverktyg blir allt vanligare på dagens arbetsplats. Kontorsarbetare på alla nivåer använder dessa verktyg som e-post, Microsoft Office 365 eller Slack för att öka effektiviteten och minska pappersslöseriet.
En av de viktigaste fördelarna med att använda dessa verktyg är att de kan hjälpa till att eliminera onödigt pappersarbete. Detta sparar tid och energi och minskar risken för mänskliga fel.
Dessutom kan elektroniska kommunikationsverktyg också bidra till att förbättra effektiviteten och produktiviteten på kontoret. Genom att tillåta anställda att dela filer och samarbeta i projekt i realtid kan dessa verktyg öka effektiviteten med upp till 50 %.
Företag som framgångsrikt implementerat dessa verktyg har avsevärt ökat de anställdas produktivitet och tillfredsställelse.
#3. Utbilda anställda angående elektronisk programvara
När företag går mot en papperslös arbetsplats måste anställda utbildas ordentligt för att undvika potentiella olyckor. Genom att låta anställda utbilda sig i hur man arbetar utan papper kan du vara säker på att de kan hantera alla filer eller dokument som behöver lagras elektroniskt.
Detta kommer inte bara att spara tid och pengar för ditt företag, utan det kommer också att hjälpa ditt team att förbli produktivt och säkert medan de arbetar i en papperslös miljö.
#4. Skapa en elektronisk arbetsyta
Papperslösa kontor blir allt mer populära, inte bara för att de är mer miljövänliga utan också för att de är bättre för dina anställdas produktivitet.
Att skapa en elektronisk arbetsyta som är skräddarsydd efter dina behov säkerställer att alla på ditt kontor är produktiva och kan fokusera på sitt arbete.
Papperslös kontorsprogram gör det lättare att arbeta papperslöst
Att manuellt utföra varje steg som är involverat i att skapa en papperslös arbetsyta kan vara irriterande.
Dessutom är det en uppgift att hantera ett så komplext samband mellan olika applikationer. Här är några papperslösa kontorsprogram som är skräddarsydda för att tillåta kontor att enkelt övergå till det digitala sättet utan mycket utbildning eller resursallokering.
Signera nu
Många känner till den traditionella pappersbaserade metoden när man signerar dokument. Denna process kan dock ibland vara tidskrävande, och det finns ingen garanti för att alla signaturer kommer att vara korrekta.
Tack och lov gör ett nytt onlineverktyg kallat Sign Now den papperslösa processen enklare för att signera dokument online.
Sign Now låter användare skapa digitala signaturer med sin dator eller mobila enhet. När du har slutfört din signatur kan du spara den i en fil eller dela den med andra. Dessutom ger Sign Now användbara tips och instruktioner för att säkerställa att dina signaturer är korrekta och läsbara.
Tjänsten är gratis och kan nås från vilken dator som helst med internetuppkoppling. Dokument kan signeras var som helst i världen, och det finns ingen anledning att skriva ut eller faxa dokumentet.
Ange informationen om papperet, välj en signaturtyp och skicka sedan in formuläret. Tjänsten skapar automatiskt en digital kopia av dokumentet och skickar det till din e-postadress.
Dessutom kan det här verktyget användas för olika ändamål, som att signera dokument online, skapa avtal och förhandla kontrakt. Kort sagt, om du letar efter ett enkelt sätt att få ditt juridiska pappersarbete undertecknat är Sign Now värt ett försök.
Pdf fyllare
Du kommer att älska PDF-fyllaren om du är en upptagen professionell med många dokument att hantera. Detta onlineverktyg låter dig redigera, skapa och hantera dokument snabbt och enkelt.
Fyll i fälten, klicka på skicka så sparas dina ändringar automatiskt. Plus, om du behöver skriva ut en kopia eller dela den med någon annan, kan PDF-fyllaren hjälpa dig att göra det också.
Det är ett mångsidigt verktyg som kan användas för att förvandla din statiska PDF till en interaktiv upplevelse för avsändaren och mottagaren.
PDF Filler har olika funktioner som gör det till ett idealiskt val för personer som behöver uppdatera eller hantera sina filer snabbt. Dessutom är det också bra för människor som behöver automatisera att skapa och fylla PDF-dokument online.
Kolla in de bästa verktygen för att komprimera PDF [Online + Software].
DeskTime
Att hantera sitt arbete och sin egen tid är svårt, men om du letar efter en app som hjälper dig med detta, då är DeskTime ett perfekt verktyg.
Med denna app kan du enkelt hålla reda på allt som behöver din uppmärksamhet med hjälp av en automatisk tidsspårare. Oavsett om det är timmar som lagts ner på jobbet eller hur länge du sov i natt, har den här appen alla klockor och visselpipor som gör det enkelt för dig att hantera ditt schema.
DeskTime är den ultimata appen för att framgångsrikt hantera ditt schema och din onlineverksamhet. Appen erbjuder en mängd olika funktioner för att göra den till det perfekta verktyget för tidshantering och organisation.
Appen är gratis att ladda ner och det finns inga köp i appen. Den kan också användas för att spåra din egen tid och andras tid.
Du kan också använda den här appen för att hantera dina affärsaktiviteter online, inklusive spåra dina försäljningssiffror och uppdateringar på sociala medier. Denna ultimata tidsmätare är det perfekta verktyget för alla som vill förbättra sin effektivitet och produktivitet.
Ladda ner– Webb | Android | IOS
Juro
Komplexiteten i juridiska kontrakt är ganska skrämmande, men en digital lösning som Juro är idealisk för sådana fall. Det är ett verktyg för automatisering av juridiska kontrakt som kan hjälpa ditt team att effektivisera skapande, undertecknande och spårning av juridiska kontrakt.
Genom att automatisera vardagliga kontraktsuppgifter kan du spara tid och säkerställa noggrannhet i kontraktsskapandet. Det ger också ett användargränssnitt som gör det enkelt för alla i ditt team att använda.
Detta gör processen smidigare och mer tillgänglig för alla inblandade. Dessutom integrerar Juro med flera populära juridiska program, så att du enkelt kan hantera och spåra dina kontrakt från ett ställe.
Fördelarna med att använda Juro inkluderar automatisering av processen för att skapa kontrakt, övervakning och spårning av efterlevnad och automatisering av förhandling och fullgörande av kontrakt.
Den erbjuder också en rad funktioner som hjälper företag att förbättra effektiviteten och effektiviteten inom sina juridiska kontrakt. Så om du letar efter ett sätt att automatisera din process för att skapa kontrakt, leta inte längre än Juro.
Filcenter
Med det växande antalet digitala filer du har är det lätt att bli överväldigad av mängden data du måste hantera. Men ett sätt att hantera detta är att använda ett verktyg som Filecenter.
Med hjälp av det här verktyget kan du snabbt organisera dina dokument och hantera alla dina digitala filer, vilket gör dem lätta att hitta.
Filecenter är ett molnbaserat filhanteringssystem som gör det enkelt att komma åt, dela och samarbeta på filer från vilken enhet eller plats som helst. Du kan komma åt det här verktyget från vilken dator som helst med en internetanslutning.
Du behöver ingen speciell programvara eller hårdvara för att använda FileCenter. Öppna bara webbplatsen och börja söka efter de filer du behöver. Du kan också använda det här verktyget för att dela mappar eller lagra stora filer i molnet.
Om du letar efter ett enkelt sätt att effektivisera ditt arbetsflöde och hjälpa dig att hålla ordning, då är Filecenter den perfekta lösningen.
M-filer
Om du är som de flesta kunskapsarbetare, letar du alltid efter sätt att bli mer produktiv. Men med den ständiga tillströmningen av ny information och projekt kan det vara svårt att hänga med. Det är där M-Files kommer in.
Denna metadatadrivna dokumenthanteringsplattform är utformad för att hjälpa arbetare att frigöra sin produktivitetspotential. M-Files-plattformen låter dig enkelt komma åt och samarbeta om filer från vilken enhet eller dator som helst genom att tillhandahålla en centraliserad plats för alla dina dokument.
Dessutom erbjuder M-Files-plattformen kraftfulla sökfunktioner som gör att du snabbt och enkelt kan hitta exakt det du letar efter.
En av de bästa sakerna med M-Files är att de kan hjälpa företag att öka sina vinster. Genom att granska och skapa en M-fil säkerställer du att all din väsentliga affärsdata är organiserad och lättillgänglig.
Detta gör det lättare att följa dina framsteg och hålla koll på din ekonomi. En annan stor fördel med M-Files är att de är privata. Din företagsdata är inte offentligt tillgänglig för andra att se. Detta kan skydda ditt företags rykte och värdefulla affärshemligheter.
Cloudli
Cloudlis kraftfulla virtualiseringslösningar för fax över IP låter dig virtualisera din verksamhet samtidigt som du håller kritisk data säker.
Deras lösningar låter dig snabbt och enkelt skapa, hantera och distribuera virtuella maskiner i molnet utan att behöva oroa dig för den infrastruktur som krävs för att stödja dem.
Med Cloudlis fax/IP-lösningar kan du säkert skicka och ta emot fax över hela världen utan att behöva en dedikerad faxlinje eller maskin.
Cloudli erbjuder flera fördelar för företag som behöver virtualisera sin verksamhet. För det första hjälper det till att konsolidera din infrastruktur och förbättra effektiviteten genom att du kan köra flera applikationer på en enda server.
Detta sparar tid och pengar, eftersom du inte längre behöver köpa separata servrar för varje applikation. Det skyddar också dina data genom att göra det möjligt för dig att virtualisera dina servrar.
Om en server misslyckas kommer de andra att fortsätta att fungera. Slutligen kan Cloudli hjälpa till att minska kostnaderna genom att automatisera kommunikationen mellan dina servrar och klienter.
Slutsats
Papperslösa kontor blir mer och mer populära, inte bara på grund av miljöfördelarna utan också för att de kan spara mycket pengar.
I den här guiden har vi diskuterat hur du kan hjälpa ditt kontor att bli papperslöst. Vi har också nämnt den bästa papperslösa programvaran som hjälper ditt kontor att bli papperslöst enkelt.
Nu kan du kolla in de bästa virtuella skrivbordslösningarna för privatpersoner och företag.