Innehållsförteckning
Viktiga punkter
- För att enkelt filtrera data i Excel kan du skapa ett anpassat filter baserat på olika kriterier (t.ex. text, nummer och datum).
- Om du vill filtrera data baserat på flera villkor kan du använda ett avancerat filter.
- Du kan också använda en Slicer för att göra filtreringen enklare och mer interaktiv.
Att filtrera data i Excel hjälper dig att selektivt visa rader som uppfyller specifika kriterier, vilket gör det betydligt lättare att analysera stora datamängder. I den här guiden kommer vi att visa dig hur du kan göra detta på ett enkelt sätt, samt hur du använder avancerade filter och Slicers.
Så här filtrerar du data i ett område
Börja med att markera rubrikerna för de kolumner som du vill filtrera i området. Välj sedan fliken Data och klicka på Filter i gruppen Sortera och filtrera för att skapa ett anpassat filter.
En nedåtpil kommer att visas i rubrikerna. Du kan sedan filtrera data baserat på kriterier som text, nummer och datum, beroende på formatet på datan i kolumnen.
För att filtrera baserat på nummer (kolumn A i vårt exempel) klickar du på nedåtpilen i rubriken för den kolumn du vill använda som filter (A1 för oss) och väljer Numfilter i menyn. Välj sedan ett av jämförelserna i menyn. I vårt fall kommer vi att använda jämförelsen Större än eller lika med.
En dialogruta kommer att visas, där du blir ombedd att ange specifika kriterier för att filtrera datan. När du har gjort det, klicka på OK för att tillämpa det anpassade filtret.
Beroende på det filter du valt och de kriterier du ställt in, kommer området att filtreras så att det bara visar de rader som uppfyller de angivna villkoren.
Så här filtrerar du data i en tabell
När du skapar en tabell i Excel kommer rubrikerna redan att ha filter tillagda, vilket gör processen lite enklare. Annars är processen densamma som att filtrera data i områden. Låt oss till exempel filtrera data baserat på text (kolumn B).
Klicka på nedåtpilen i rubriken för den kolumn du vill använda som filter. Välj Filter och välj en jämförelse. Vi kommer att använda Jämför lika med i vårt exempel.
Ange kriterierna för jämförelsen i dialogrutan och klicka sedan på OK-knappen för att filtrera tabellen.
Använda avancerade filter
Excel har ett avancerat filter som du kan använda för att skapa komplexa filter som kombinerar flera kriterier. Detta filter är användbart i situationer där du behöver filtrera data baserat på flera villkor.
Om du vill kombinera kriterierna kan du använda Excels logiska operatorer som de i tabellen nedan:
|
Operator |
Typ |
Beskrivning |
|---|---|---|
|
= |
Jämförelse |
Lika med |
|
Jämförelse |
Inte lika med |
|
|
> |
Jämförelse |
Större än |
|
Jämförelse |
Mindre än |
|
|
OCH |
Logisk |
Alla villkor måste vara sanna (de måste vara i samma rad) |
|
Eller |
Logisk |
Minst ett villkor måste vara sant (det måste vara i olika rader) |
Låt oss öva genom att filtrera det nedan för att endast visa personer som är över 30 år och arbetar i HR-avdelningen. Du kan kopiera och klistra in området i cell A5 för att följa med:
|
Namn |
Ålder |
Avdelning |
|---|---|---|
|
John |
30 |
HR |
|
Sarah |
25 |
IT |
|
David |
30 |
Finans |
|
Emily |
35 |
HR |
|
Michael |
35 |
HR |
|
Jessica |
24 |
HR |
|
Jordan |
40 |
Försäljning |
För att använda det avancerade filtret måste du först skapa ett kriterieområde på en annan del av bladet, se till att det har samma rubriker som området med datan. Vi kommer att placera kriterierna ovanför vårt ursprungliga område, som på skärmdumpen nedan.
Du kan kopiera och klistra in det nedan kriterieområdet i cell A1 för att följa med:
|
Namn |
Ålder |
Avdelning |
|---|---|---|
|
>30 |
=”HR” |
Att placera kriterierna i samma rad uppfyller OCH-villkoret. Om det stod i en separat rad skulle det uppfylla ELLER-villkoret.
Följ sedan stegen nedan:
När filtret tillämpas ska endast två rader visas; dessa kommer att vara personer som är över 30 och arbetar på HR-avdelningen.
Använd Slicers för interaktiv filtrering
Du kan lägga till Slicers i en tabell i Excel för att filtrera tabellens data interaktivt. Detta gör att du snabbt kan se specifika delmängder av data utan att skapa komplexa filter.
För att lägga till en Slicer klickar du var som helst i en tabell, väljer fliken Infoga och klickar sedan på Slicer i gruppen Filter på menyfliksfältet.
En dialogruta kommer att visas med tabellens rubriker listade. Markera de som du vill använda som filter och klicka på OK.
Varje rubrik kommer ha sin egen Slicer, och dess värden kommer att visas som knappar (de är kriterierna för att filtrera tabellen). Att klicka på en knapp på Sliceren filtrerar tabellen.
Med denna grundläggande kunskap bör du kunna dyka djupare in i filtrering av data i Excel. Om du vill gå ännu mer avancerat med filter kan du använda Excels FILTER-funktion.