Du kan nu röstdiktera e-postmeddelanden i Microsoft Outlook, men borde du?

Spread the love

Viktiga takeaways

  • Microsofts Dictate-verktyg låter användare skriva e-postmeddelanden i Outlook med hjälp av röstkommandon och AI-stödd röstigenkänning.
  • Dictate-verktyget i Microsoft 365 Outlook erbjuder ytterligare funktioner som att lägga till mottagare och ämnen med hjälp av röstkommandon.
  • Även om Dictate-verktyget fungerar bättre i Microsoft 365 Outlook, kan andra versioner av Outlook ha inkonsekventa resultat med sina egna Dictate-verktyg.

Om du tycker att det är svårt att använda händerna, eller om du bara vill vila fingrarna, är dikteringsverktyg en livräddare. Microsoft har lagt till ett nytt dikteringsverktyg för Outlook som låter dig skriva dina e-postmeddelanden med bara en mikrofon. Men är det värt din tid och ansträngning att använda?

Bildkredit: pavel89l/Shutterstock

Microsoft Outlooks Dictate-verktyg låter dig använda din mikrofon för att skriva dina e-postmeddelanden. När du har aktiverat det kommer allt du säger i mikrofonen att skrivas i e-postmeddelandet. Det är ett bra alternativ för personer som har svårt att skriva eller personer som föredrar att diktera sina tankar över att skriva dem.

Outlook Dictate-verktyget skiljer sig lite från att använda en dikteringsapp på Windows för att skriva din e-post.

Först kan du använda Outlook Dictate-verktyget för att utföra e-postrelaterade åtgärder, som att skicka ett e-postmeddelande, lägga till fler personer i mottagarlistan eller skriva ämnesraden.

  Hur man aktiverar privat läge på LinkedIn för att se profiler anonymt

För det andra, funktionsmeddelandet på Microsoft 365 Insider anger att Outlook-dikteringsfunktionen använder ”AI-stödda röstkommandon”, vilket antyder att det sker lite mer bearbetning under huven jämfört med andra tal-till-text-appar.

Innan du sätter igång är det värt att dubbelkolla att Outlook stöder ditt språk. Du kan se en fullständig lista över språk på Microsoft Support.

Hur man får åtkomst till röstdiktering i Microsoft Outlook

För att komma igång med Dictate, öppna ett nytt utkast eller svar i antingen Microsoft 365 Outlook eller Outlook för webben. Klicka på meddelandeknappen längst upp i fältet.

Klicka nu på knappen Dictate på fältet som visas. Den ser ut som en liten blå mikrofon och visas på höger sida av stapeln. Du kan också klicka på den lilla pilen till höger om mikrofonen för att ställa in inmatningsspråket

Outlook ger dig en ljudsignal när Dictate börjar lyssna på din mikrofon. Nu kommer allt du säger att skrivas i e-postmeddelandet. Om du vill sluta diktera klickar du på mikrofonknappen igen.

Hur man använder röstdiktering i Microsoft Outlook

När mikrofonen är på har du kontroll över mejlet. Om du använder Microsoft 365-versionen av Outlook kan du säga ”Lägg till [name] till e-postmeddelandet” för att lägga till någon i mottagarlistan, eller ”Lägg till [name] till CC/BCC” för att lägga till personer i CC- eller BCC-fälten. När dina mottagare är konfigurerade kan du säga ”Ange ämnesfältet till [subject]” för att ge din e-post ett korrekt ämne.

  Hur man rapporterar en spelare för olämpligt beteende på Xbox Series X|S

På andra versioner av Outlook kanske ovanstående kommandon inte fungerar. Du kan dock fortfarande använda Dictate-verktyget för att skriva dina e-postmeddelanden. Så länge mikrofonikonen visar att du är aktiv kommer allt du säger att skrivas in i e-postmeddelandet.

Du behöver ge dikteringen lite vägledning. Om du vill avsluta en mening med ett utropstecken måste du ange ”utropstecken” i slutet. Om du till exempel säger ”Jag hittade den perfekta presenten till dig utropstecken” läggs ett till i slutet av din mening. Du kan också lägga till valuta- och matematiska symboler på samma sätt.

När du är klar, om du använder Microsoft 365, kan du skicka e-postmeddelandet med din röst. Säg bara ”skicka e-post” och säg sedan ”ja” när Outlook frågar om du är säker.

Ska du använda röstdiktering i Microsoft Outlook?

Röstdikteringsverktyg är bra på papper, men om de inte gör som du vill att de ska göra kan de frustrera dig väldigt snabbt. Som sådan gav jag den här funktionen en snurr för att se hur bra den presterade.

Jag tyckte att funktionen var lite begränsad när jag använde den utanför Outlook i Microsoft 365. Ingen av de intressanta funktionerna hade lagts till där, och noggrannheten i röstdikteringen var inte särskilt bra. Den hoppade också ibland över ord jag sa, fick orden fel eller stängde av mikrofonen medan jag pratade.

  8 tips och tricks du behöver veta

Min åsikt förändrades totalt när jag laddade ner Microsoft 365 och använde Outlook där. Nu när alla användbara funktioner var klara att använda kunde jag ställa in mottagarna, ämnesraden och börja skriva e-postmeddelandet med röstkommandon, och Outlook missförstod mig inte. Det är definitivt en av mina bästa funktioner i Microsoft 365-appen.

När du använder Dictate på Microsoft 365 visas en liten stapel när du slår på mikrofonen. Jag rekommenderar starkt att du klickar på kugghjulet på det här fältet och väljer Aktivera automatisk interpunktion, eftersom det gjorde ett utmärkt jobb med att gissa var jag ville lägga till kommatecken när den bearbetade det jag sa.

Sammantaget tycker jag att Outlooks Dictate-funktion är värd att använda på Microsoft 365. Om du planerar att skriva e-postmeddelanden med det här verktyget rekommenderar jag att du går till din Microsoft konto, ladda ner Microsoft 365 och sedan använda Outlook via Microsoft 365-hubben. De andra versionerna av Outlook har dock ganska hit-and-miss-resultat med sina egna Dictate-verktyg.