De 8 bästa verktygen för processdokumentation för att effektivisera din affärsprocess

Programvara för processdokumentation är viktig för företag eftersom den ger en strukturerad färdplan för företag att effektivisera sin verksamhet. Att dokumentera processen är en viktig komponent i projektledning eftersom den svarar på en viktig fråga – Hur ska saker och ting göras?

Tidigare skulle projektledare förlita sig på det manuella tillvägagångssättet för att skapa processdokumentation, men nu kan de byta till fullfjädrade processdokumentationsverktyg som skickligt effektiviserar hela processen.

I den här guiden har vi listat den mest välrenommerade programvaran för processdokumentation som finns tillgänglig, men låt oss först förstå idén med processdokumentation på ett bättre sätt. Men innan vi börjar, här är en praktisk tabell med programvaran för processdokumentation som vi har listat.

Titel

Beskrivning

Utforska

Skrivare

AI-verktyg för enkel processdokumentation med skärmdumpar.

Miro

Skalbar processdokumentation och kartläggning med integrationer.

Document360

Effektiviserade affärsprocesser och förändringshantering.

Processgatan

Dra-och-släpp-mallar, standardiserade checklistor.

Heflo

BPMN 2.0-stöd, nedladdning/export, WYSIWYG-redigerare.

Rika mallar, samarbete i realtid, dra-och-släpp.

FlowShare

Dynamisk spårning, skärmdump, export i olika format.

Proffs

Importera från Word/PDF, sammanhangsberoende hjälp, multimedia.

Så, hur fungerar processdokumentprogramvara? Ett processdokument är helt enkelt en detaljerad guide som förklarar hur man gör en uppgift. Till exempel förklarar den hela proceduren för att överföra dina data från äldre servrar till molnlagringsmediet.

Ett processdokument kan vara i form av ett flödesschema, en handledning eller helt enkelt en policy. Detta antyder att processdokumentation är aktiviteten att registrera eller dokumentera den steg-för-steg-processen att utföra en uppgift.

Processdokumentationen visar sig vara fördelaktig för teammedlemmarna, nya medarbetare och till och med kunderna när de behöver förstå hur man gör ett visst jobb.

Hur dokumenterar man en process?

Processdokumentationsproceduren är uppdelad i följande steg:

  • Välj den process som du måste dokumentera och fastställa dess syfte och omfattning.
  • Beskriv processgränserna och ge svar på frågor som vad som startar processen och när processen slutförs.
  • Nämn resultatet av processen och de åtgärder som behöver utföras därefter.
  • Specificera programvaran och utrustningen som krävs för att utföra processen. Detta kan sträcka sig från kodningsplattformar till molnlagringsutrymme och servrar.
  • Brainstorma hur processen kommer att fungera. Du kan skapa en steg-för-steg-process från det första till det sista steget.
  • Lista ner namnen på de intressenter, beslutsfattare och anställda som spelar en roll i processdokumentationen.
  • Överför nu alla detaljer till processdokumentationssystemet och se till att du inte missar något.

När du har tagit itu med ovanstående kommer vi till den enkla delen eftersom du inte kan dela den med teammedlemmarna, som enkelt kan komma åt det senare.

Vikten av att dokumentera affärsprocesserna

Att dokumentera affärsprocesserna ger många fördelar i det långa loppet. Några av de anmärkningsvärda är följande:

  • Sammanhängande affärsprocess – Eliminera otydligheten i processerna så att medarbetarna kan leverera önskat resultat.
  • Minska operativa fel – Ta bort ineffektiviteten från affärsverksamheten för att förbättra arbetskulturen.
  • Uppfyll laglig efterlevnad – Undvik juridiska skyldigheter i framtiden om ett förfarande misshandlas omedvetet.
  • Förändringsledning – Se till att medarbetarna enkelt kan anpassa sig till de förändringar som görs i befintliga affärsprocesser.
  • Minimera utbildningstiden – Minska introduktionstiden för de nyanställda genom att se till att de lär sig snabbt.
  • Tilldela uppgifter – Se till att varje anställd har en bestämd uppsättning ansvarsområden så att verksamhetens arbetsflöde inte störs.

När processen redan är införd i ett procedurformat är det lättare för anställda att veta vilka steg som ska följas.

Vad är programvara för dokumentation av affärsprocesser?

Utan tvekan är processdokumentation en komplex uppgift, och det finns risk för mänskliga fel om det görs manuellt. Denna problemformulering ledde till introduktionen av programvara för processdokumentation, som effektiviserar affärsprocessen för att skapa dokument, vilket eliminerar utrymmet för misstag. Nedan är några av de troliga fördelarna som programvara för processdokumentation har att erbjuda.

  • Onlineverktyg gör det möjligt för teammedlemmarna att komma åt alla affärsprocessdokument från en centraliserad plats.
  • Molnlagringsfunktionerna låter dig komma åt processdokumentationen när du är på språng, till skillnad från det manuella dokumentet, som endast är tillgängligt offline.
  • Programvaran låter dig hantera, uppdatera och samarbeta om den i realtid.
  • Det är också möjligt att få tillgång till användaranalys, vilket ytterligare hjälper till att förbättra kunskapsbasen och fatta välgrundade beslut.

Dessutom är det lättare att hitta information eftersom sökverktyget online underlättar snabb sökning efter den information eller guide du behöver.

Funktioner att leta efter

När du väljer en processdokumentationsprogramvara för ditt företag, kontrollera följande funktioner:

  • Du bör se till att programvaran erbjuder en trevlig användarupplevelse för personer som inte är bekanta med sådana verktyg.
  • Dessa plattformar ska kunna representera olika typer av data visuellt och ska även stödja länkar och andra former av media.
  • Se till att funktionen för processdokumentation tillåter teammedlemmarna att samarbeta i realtid.
  • Det ska vara möjligt att exportera processdokumentet i en mängd olika format eller ladda upp det direkt på olika plattformar.
  • Programvaran bör stödja integration med ett eller flera affärsrelaterade verktyg som för närvarande används av din organisation för att möjliggöra återanvändning av information.

Med det sagt, låt oss kolla in några av de bästa processdokumentationsprogramvaran som vi har provat praktiskt och skulle vilja rekommendera.

Skrivare

Om du ofta kommer på dig själv med att svara på upprepade frågor angående slutförandet av uppgiften har vi en lösning för dig! Träffa Skrivareen snabb och enkel metod för att dokumentera och dela affärsrelaterade processer inom några sekunder.

Funktioner:

  • Uppmuntra de anställda och de nyanställda att snabbt förstå processen.
  • Stärk utbildningsprogrammen genom att automatisera processdokumentationen och skapa SOP.
  • Upplev konsistens i de organisatoriska processerna med on-demand utbildningsinnehåll.
  • Automatisera processen för att skapa utbildningsguider för att uppgradera hjälpcentren och kunskapsbasen.

Scribe är ett AI-baserat verktyg för att snabbt omvandla digitala processer till en steg-för-steg-guide utan att investera massor av ansträngning. Allt du behöver göra är att aktivera Scribe-inspelaren och gå igenom hela processen. Och se! Du har din steg-för-steg-guide skapad automatiskt, tillsammans med relevanta skärmdumpar bifogade!

Miro

Varumärken som Dell, Cisco och Deloitte litar på Miro, en lättanvänd processdokumentation och kartläggningsprogram som låter dig kartlägga viktig affärsrelaterad information. Plattformen är lätt skalbar och låter teammedlemmarna ansluta och optimera affärsprocesserna med hjälp av de inbyggda kartverktygen.

Funktioner

  • Bädda in affärsprocesser och ångkartor i verktyg som Confluence, Coda och Notion.
  • Jira-integration för att granska affärsprocessen, kartlägga kundresor och spåra särskilda åtgärder.
  • Olika paket för projektledning, kartläggning av kundresor och kartläggning av affärsprocesser.
  • Importera enkelt processkartor från plattformar som Microsoft Visio, Draw.io och Lucidchart.
  • Ett rikt bibliotek med mallar för att erbjuda den bästa upplevelsen till dina kunder och tillgodose deras behov.

Miro erbjuder verktyg som Flödesscheman, BPMN-diagram, Value Stream Mapping och Swimlanes, som hjälper dig att analysera specifika scenarier och förbättra resursutnyttjandet.

På så sätt kan du visualisera affärsplanerna och effektivt kommunicera strategi och transformation till teammedlemmarna.

Document360

Kolla upp Document360, som hjälper till att ge bättre kundupplevelser till över 10 000 användare i mer än 80 länder. Plattformen erbjuder standardförfaranden och låter dig effektivisera de olika affärsprocesserna för en bättre förståelse för dina anställda.

Funktioner:

  • Operationell process för att ge en tydlig förståelse för de godkända affärsprocesserna och för att sprida medvetenhet om anställdas roller och ansvar.
  • Förändringshantering för en sömlös övergång från föråldrade affärsprocesser till helt nya.
  • Medarbetarutbildningsmodul för att säkerställa att de nya anställda effektivt kan ta till sig kunskapen och förbättra sina förmågor.

Med Document360 kan du säkerställa att affärsprocesserna är tydliga och konsekventa, vilket indirekt kommer att förbättra produktiviteten i hela din organisation.

Processgatan

Designad för samvetsgranna team, Processgatan är en populär programvara för processdokumentation som garanterar att ditt teams prestation ökar. Det här intuitiva verktyget är praktiskt när du behöver dokumentera alla kärnorganisationsprocesser så att alla anställda stannar på samma sida.

Funktioner:

  • Dra och släpp redigeraren för att skapa och uppdatera mallarna på några minuter.
  • Standardiserade checklistor med funktioner som stoppuppgifter, godkännanden och dynamiska förfallodatum för att spåra varje process korrekt.
  • Den automatiska uppdateringsfunktionen för att uppdatera checklistorna när ändringarna är gjorda.
  • En centraliserad plattform möjliggör enkelt samarbete och dokumentsökning.
  • Förenklad användarupplevelse för att leverera en snabbare utbildningsprocess.

Företag kan välja Process Street för att dokumentera alla typer av affärsprocesser som Git-arbetsflöde, ny klientinställning, introduktion av anställda, dagliga och veckovisa uppgifter, kandidatgranskning, fakturagenerering och internrevisionsprocesser.

Heflo

Med en modern och professionellt designad layout, Heflo är ett affärsprocessdokumentationsverktyg som låter dig utföra processerna så att dokumenten genereras automatiskt. Tack vare Heflo är samarbete i realtid för att utforma affärsprocessen nu möjligt med några få klick.

Funktioner:

  • Stöd för BPMN 2.0-notation.
  • Ladda ner dokumentation som en bild eller exportera den till en annan plattform.
  • WYSIWYG-redigerare för att formatera texter och mönster.
  • Kategorisera processer i frågebibliotek och bearbeta dokumentation i objektrubriker för korrekt identifiering.
  • Definiera affärsregler och integrationer och utför optimering inom den nya BPM-cykeln.

Du är fri att modellera, analysera, kartlägga, optimera, automatisera och dokumentera affärsprocesserna och ladda ner dem i olika format som PDF, Word, HTML och Excel eller exportera dem i BPMN. Med Heflos molnlagringsfunktion är det möjligt att komma åt processdokumentationen var som helst och när som helst.

Skapande

Skapande, erbjuder en arbetsledningsplattform mallar för processdokumentation för att effektivisera dokumentationsprocessen för affärsprocesser. Detta hjälper till att lista de affärsprocesser som systematiskt körs i din organisation.

Funktioner:

  • Ett rikt bibliotek med anpassningsbara mallar för att skildra olika processer, arbetsflöden i team, simbanor och mer.
  • Dra och släpp verktyg för att enkelt beskriva komplexa dokumentationsprocesser.
  • Importera rapporter, skärmdumpar och bilder som behövs för att skapa ett omfattande processdokument.
  • Exportera alla typer av data från olika plattformar för enkel hämtning och analys.
  • Länka former för att bygga navigeringsstrukturer i och över arbetsytor för att ta bort inkonsekvenser.

Programvaran har övertygande dokumentationsmöjligheter och erbjuder rika formbibliotek och diagramverktyg som flödesscheman, värdeströmskartor, BPMN, processkartor, aktivitetskartor och mer. Med Creately är samarbete i realtid möjligt, vilket är nödvändigt för att stödja tvärfunktionellt teamarbetsflöde under dokumentationsprocessen.

FlowShare

Välja FlowShare att skapa intressant processdokumentation och demos för alla applikationer som används av din organisation. Mer än 1 000 företag har redan skapat djupgående guider för att skapa interaktiva utbildningssessioner för sina anställda med detta verktyg.

Funktioner:

  • Dynamisk spårningsmotor för att fånga alla åtgärder och automatiskt bilda en guide.
  • Fånga skärmar och åtgärder som musklick samt genvägar.
  • Sudda ut all känslig data med det inbyggda verktyget.
  • Generera automatiskt textbeskrivningar, inklusive namn på element – ​​knappar, menyer, flikar, etc.
  • Massbeskära skärmdumpar och bilder för att undvika överflödiga uppgifter.
  • Exportera till format som PDF, PPTX, DOCX, HTML, Interactive Demo, PNG, RPA, SCORM, xAPI, etc.

FlowShare kommer inte bara att minska tiden och minska de fel som uppstår på grund av manuella processer, utan det låter också din organisation anpassa en standarddokumentationsprocedur. Appen låter dig snabbt ändra den befintliga dokumentationen utan att behöva återfånga den igen.

Proffs

Föredraget av Dell, Sony, Cisco och andra kända företag, Proffs är en programvara för processdokumentation som låter dig importera filer för att snabbt skapa dokument och vid behov skapa dokumentation direkt från grunden.

Funktioner

  • Importera innehållet från Word-dokument eller PDF-filer direkt till dokumentet
  • Sammanhangskänslig hjälp för en helhetsförståelse av teknisk jargong
  • Inkludera verktygstips, popup-fönster och ljusrutor för att ge ytterligare information
  • Lägg till bilder, videor och infografik för en bättre förklaring av affärsprocessen
  • Riktigt bibliotek med typsnitt, design och teman för estetik och varumärke.

ProProfs plattform låter dig lägga till bilder och filmer för en bättre förklaring av processerna till dina anställda och kunder. Den är utrustad med WYSIWYG-redigeraren som gör att du kan välja mellan en rad olika textstils- och formateringsalternativ.

Sista ord

Att dokumentera de olika processer som pågår i din organisation är avgörande för att undvika inkonsekvens i utförandet av verksamheten och för att presentera en färdplan för dina anställda såväl som kunder. Men vad som är viktigare är att välja den bästa programvaran för att skapa dokumentationen för ditt företag, eftersom med rätt programvara för processhantering kommer du att se förbättrad affärstillväxt.

Plattformarna som listas i den här guiden är beprövade och testade av oss och visade sig vara ganska användbara. Det perfekta valet för din organisation kommer dock enbart att bero på dina individuella behov.

Nästa upp, programvara för dokumentautomatisering för att spara arbetstimmar.