Löser du flera tvivel eller frågor om din onlineprogramvara regelbundet?
Om svaret är JA, kanske du har att göra med användare som ännu inte förstår din produkt och utforskar dess fulla potential.
Att ständigt få frågor om din programvara kan ta upp mycket supportbandbredd, vilket orsakar frekvent operatörsutbrändhet. För att hjälpa ditt supportteam att undvika detta scenario kan du prova att bygga din onlineprogramvarudokumentation.
Innehållsförteckning
Vad är en onlinedokumentation?
Onlinedokumentation fungerar som en manual som hjälper användare att förstå vad produkten är och förklarar dess funktioner steg-för-steg. Det hjälper till och med användarna att förstå de möjliga sätten på vilka produkten kan hjälpa dem med sin fulla potential.
Du kan lägga till bilder, videor, produkt-GIF:er och mer för att visa hur olika produktfunktioner kan aktiveras och användas. Onlinedokumentation för mjukvarulösningar kan variera beroende på produktens komplexitet. För vissa kan dokumentationen kännas som en FAQ-sektion, medan det för andra kan verka som en djupgående genomgång av produkten.
Hur fungerar onlinedokumentation?
Det finns flera sätt på vilka ett onlinedokumentationsverktyg fungerar. Här är en snabb lista som hjälper dig att bedöma hur den kan vara till hjälp när den väl har implementerats.
- Fungerar som ett centralt lagringssystem: Du kan säkra all produktrelaterad information och skapa central åtkomst för kunder och supportteam som de kan hänvisa till när de har tvivel om en funktion eller hur den fungerar.
- Sparar tid och energi: När du skapar ett centralt lager av produktinformation hjälper du både kunder och supportrepresentanter att spara tid och energi på att leta efter rätt lösning. Du kan till och med undvika frekventa burnouts och hjälpa supportteam att fokusera på akuta supportfrågor.
- Främjar engagemang och retention: Programvarudokumentationsverktyg hjälper dig också att hålla kunderna engagerade i varumärket under hela deras resa. Kunder kan undvika att söka efter svar kring produkten eller dess funktionalitet över internet. De kommer att återvända till den resurs du har utvecklat och hålla kontakten med varumärket. Detta är ett bra sätt att hålla dem engagerade i varumärket och behålla dem samtidigt.
- Erbjuder djupgående produktkunskap: Från installation till alla funktioner, du kan hitta dem med onlinedokumentation. Du kan till och med se när den nya versionen släpptes och hur den skiljer sig från den tidigare. Det hjälper potentiella kunder i beslutsprocessen eftersom de även inkluderar användningsfall och fallstudier från olika branscher.
- Förbättrar kundsupportupplevelsen: En av de största fördelarna med att ha onlinedokumentation för ditt företag är att förbättra kundtjänstupplevelsen. Du kan hjälpa ditt team att spara tid och dirigera kunderna till en lösning som svarar på deras frågor utan att vänta i köer eller förutse ett e-postmeddelande.
Hur väljer man rätt onlinedokumentationslösning?
Att bara förstå onlinedokumentation och hur det fungerar för en organisation hjälper dig inte att välja det bästa verktyget. Men följande kriterielista kan. Här är en snabb lista över saker som ett företag måste söka när de väljer ett onlinedokumentationsverktyg.
#1. Intuitiv redaktör
En enkel men funktionsrik redigerare är ett måste när du letar efter verktyg för programvarudokumentation. Förstå att inte en utan många människor kan sluta med att redigera en enda artikel i samma vy. Därför är det viktigt att alla får se vem som gör vilken förändring i artikeln.
#2. Intelligent sökning
Sökalternativet är en framträdande funktion för alla dokumentationsplattformar. Ingenting är mer katastrofalt än en besökare som lämnar din onlinedokumentation frustrerad efter några minuter eftersom han inte kan hitta rätt information eller produkt, även om du har den i lager. En intelligent sökfunktion kommer att spara tid för användarna och hjälpa dem att snabbt hitta svar. Sökningen bör stödjas med taggar, relaterade nyckelord och mer.
#3. Fördjupad analys
Det är viktigt för alla företag att identifiera hur deras onlinedokumentation mår bland kunder/prospekts. Det är därför det är viktigt att kontrollera om din kunskapsbasprogramvara hjälper dig att spåra följande mätvärden:
- Sidbesök
- Toppbesökta artiklar
- Misslyckade sökningar
- Feedbacksvar på varje artikel
- Avvisningsfrekvens
- Genomsnittlig tid som spenderas på artiklar
- Nya kontra återkommande kunder
Listan fortsätter. Men om någon av mjukvarulösningarna erbjuder dessa mätvärden, tveka inte att lista alternativet.
#4. säkerhet
Tillgångarna som läggs till en kunskapsbas, såsom produktinformation, dess videor och bilder, är av yttersta vikt för alla organisationer. Därför bör skydd av dessa tillgångar vara en av prioriteringarna när du söker efter den bästa onlinedokumentationsmjukvaran för ditt företag. Här är en lista med frågor som du kan ställa till tjänsteleverantören innan du färdigställer produkten:
- Vad är din strategi mot obehörig åtkomst?
- Använder du några brandväggar eller tvåfaktorsautentisering för att skydda data?
- Behåller du datakonfidentialitet?
Frågor som dessa hjälper dig att få klarhet i hur tjänsteleverantören erbjuder datasäkerhet till sina användare.
#5. Versionering
Stöder plattformen versionshantering?
Som produktföretag måste du se till att produktutvecklingen fångas och dokumenteras. Användarna kan komma ombord på din produkt i olika utvecklingsstadier. De kan behöva gå igenom den äldre dokumentationen igen för att få en bättre förståelse för en produktfunktion. Detta är inte bara användbart för slutanvändare, det är ett måste för produktutvecklingsteamet också.
Så plattformen bör stödja versionshantering med en tidsstämpel.
#6. Arbetsflödeshantering
Din kunskapsbas måste erbjuda dig fullständiga åtkomstkontroller för framgångsrik arbetsflödeshantering. Till exempel, om du är en administratör, bör det tillåta dig att tilldela roller till personer som kommer åt programvaran för att skriva och redigera. De som skriver artikeln måste ges begränsad tillgång, medan de som redigerar artiklarna kommer att ha annan kontroll.
#7. Anpassning
Som vi vet tjänar anpassning till användarnas tillfredsställelse och förtroende för ditt varumärke. Det gäller även för din dokumentationssida. Om en användare landar på din dokumentationswebbplats bör han känna det som en del av ditt varumärke. Plattformen ska ge dig friheten att anpassa din dokumentationswebbplats online, inte bara med en logotyp och favicon, utan med en anpassad domän, anpassad URL och designa din dokumentationswebbplats.
Här är några av de mest effektiva onlinedokumentationsverktygen.
Även om tipsen om hur du väljer onlinedokumentationsmjukvaran är fördelaktiga, skulle det vara bra om du har några alternativ för att kickstarta din sökning efter det bästa verktyget i branschen. Det här avsnittet utforskar de bästa lösningarna som kan hjälpa dig att skapa komplett onlineprogramvarudokumentation utan problem.
Låt oss dyka in!
Document360®
Document360 erbjuder dig en komplett onlinedokumentationslösning som inkluderar men inte begränsat till enkel sökning, kategorihanterare, tagghantering, artikelmallar och mer. Dess dra-och-släpp-gränssnitt hjälper dig att lista alla kategorier och deras underkategorier i den ordning du önskar.
Det är inte allt. Den kommer med AI-driven sökning, privat hosting, versionsfunktioner, säkerhetskopiering och återställning, etc. Rich editor är något du måste kolla in. Du kan välja mellan en Markdown- och en WYSIWYG-redigerare.
Det tillåter fullständig anpassning av dokumentationswebbplatser, och artikelbeskrivningar gör att du kan lägga till kärnan i artikeln, vilket hjälper till med snabb sökning och SEO. Det stöder samarbete till nästa nivå med ett team av redaktörer, bidragsgivare och utgivare. Du kan också ställa in aviseringar för att ta bort eller uppdatera inaktuella artiklar.
Den integreras med ett brett utbud av helpdesk-, chatbot- och CRO-tekniker, såsom Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack och många fler. Du kan också integrera med vilken annan plattform som helst med hjälp av JavaScript-kodavsnitt.
Planen börjar på $99/månad.
Klickahjälp
Clickhelp, ett hjälpskrivarverktyg, hjälper dig att skapa programvarudokumentation problemfritt. Denna molnbaserade lösning är känd för att hjälpa sina användare att effektivisera samarbetet mellan dokumentationsteamet. Det betyder att det kommer att hjälpa dem att spåra ändringarna och göra ytterligare förbättringar efter bekräftelse av vem som skriver och redigerar dokumenten.
Det hjälper dig till och med att förbättra innehållet genom att erbjuda detaljerade insikter om hur artiklar presterar via rapporter. De som tvivlar på datamigrering från plattformar som MS Word, HTML, CHM och andra kan lämna sina bekymmer bakom sig. Clickhelp är specialiserat på datamigrering från dessa och andra plattformar. Dessutom gör det enkla användargränssnittet konfigurationen till en lek.
Planen börjar på $55/månad.
Sammanflöde
Confluence, liksom andra onlinedokumentationslösningar, hjälper användare att skapa programvarudokument som kan organiseras kategoriskt. Detta sidträd möjliggör avancerad sökning och hjälper därför kunderna att hitta relevanta artiklar snabbare.
Utöver det kan du finna dig själv i att samarbeta internt med andra team för att effektivisera innehållets korrekthet och kvalitet. För att effektivisera internt samarbete och säkra innehållstillgångar och användarbehörigheter. Detta hjälper dig att dela kontoåtkomst med team som är en del av skriv- och redigeringsprocessen.
Den betalda planen börjar på $55/månad.
Nuclino
Nuclino är ett annat mjukvarudokumentationsverktyg som din organisation kan överväga när de söker efter den bästa lösningen på marknaden. Den här tjänsteleverantören påstår sig hjälpa sina användare att ge innehåll till liv med kreativa tillgångar som bilder, videor och mer. Den stöder till och med funktioner som automatiskt spara, vilket hjälper dig att spara ditt innehåll medan du bygger din programvarudokumentation.
Utöver det kan du också hitta alternativ som omedelbar sökning som hjälper kunder att hitta relevanta artiklar effektivt. Du kommer också att finna dess 40+ integrationer ganska användbara eftersom de kommer att effektivisera ditt arbete och planera framtida artiklar kring produktuppdateringar och funktionsuppgraderingar problemfritt.
Planen börjar på $5/användare/månad.
DocuWare
DocuWare är populärt för sina framträdande funktioner som Optical Character Recognition (OCR) som hjälper sina användare att konvertera bildtext till data. Detta hjälper deras användare att lägga till relevant data snabbare och göra den tillgänglig för sina kunder.
Du kan också spåra versioner av befintliga dokument. Dessa hjälper dig att övervaka det faktiska innehållet som publiceras i den ursprungliga versionen och ändringarna som görs med varje ny uppdatering av produkten.
Läs dokumenten
Read the Docs är en teknisk dokumentationslösning som gör det möjligt att bygga och lagra dina supportartiklar runt programvaran gratis. Det är rätt; tjänsteleverantören säger sig erbjuda sin dokumentationstjänst gratis. Du kan hantera flera versioner av dina dokument effektivt.
Du behöver inte oroa dig för betalning per användare heller. Du kan ha så många användare att hantera din programvarudokumentation. Den enda haken som produkten har är annonserna. För att köra gratis använder de annonser som en källa för att stödja sin verksamhet. Användare som väljer gratisversionen kan stöta på flera annonser eftersom deras konton inte är annonsfria. Men de som föredrar att vara annonsfria måste betala 5 USD/projekt.
GitHub
GitHub är populärt känt för sin förmåga att hjälpa utvecklare att logga sina programmeringsdagar i sina profiler. Om en profil mestadels visar grönt betyder det att utvecklaren har kodat ofta och uppdaterar dess framsteg också. Men inte många vet att samma plattform erbjuder dokumentationsprogramvara också.
Tydligen erbjuder de GitHub-sidor och till och med en wiki-plattform för att skapa ditt centrala arkiv. Men om du integrerar det med plattformar som Jekyll, kommer dess GitHub-sidor att hjälpa dig att skapa komplett produktdokumentation problemfritt. Men observera att det mestadels kommer att vara offentligt och inte privat. Dessutom kommer du att behöva goda utvecklingsförmåga för att hålla dokumentationen igång.
Den betalda planen börjar på $19/månad.
Whatfix
Whatfix hjälper dig att skapa en komplett digital genomgång av din produkt. Du kan ge vägledning om hur produkten fungerar på ett så interaktivt sätt som möjligt med denna lösning. Du kan skapa komplett dokumentation, vanliga frågor och mer med programvaran på plats.
Den erbjuder också en detaljerad analysplattform. Det hjälper dig att mäta hur varje läsare interagerar med varje artikel i förvaret, vilket ger dig mer utrymme att förbättra dem för bättre resultat eller till och med konverteringar.
Dropbox papper
Om du trodde att Dropbox är begränsad till lagringsmöjligheter, skulle vi säga tänk om. Deras dokumentationsverktyg, Dropbox Paper, är ganska populärt för att vara ett samredigeringsverktyg. Det lovar att föra både skapande och koordination samman. Det är perfekt för att skapa arkiv för både interna och externa ändamål.
Det som är intressant är dess förmåga att ta emot bilder, ljudfiler, videor och andra typer av annonsmaterial i artiklarna. Det enda som gör det svårt för många människor att välja detta verktyg är dess begränsade mappförmåga. Dessutom kommer det att vara gratis för dem som redan har ett Dropbox-konto. Men om du vill ha ett separat abonnemang rekommenderas det att ta kontakt med deras team.
Hjälpdokument
HelpDocs är också ett av våra toppval. Det beror på att, precis som de andra i den här listan, erbjuder HelpDocs dig också möjligheten att skapa dokumentation, vara värd för dem under deras tjänster och till och med övervaka prestandan för alla artiklar du skapar.
Denna programvara erbjuder också dra-och-släpp-funktionen som hjälper dig att rangordna artiklarna baserat på deras betydelse eller sekvens i produkten. Det hjälper dig till och med att markera några artiklar separat i editorn för skribenter eller produktteam. Dessa markörer hjälper dem att identifiera artiklar som behöver uppdateras för bättre prestanda och kundupplevelse.
Planen för detta verktyg börjar på $46/per månad.
Är du redo att välja det bästa onlinedokumentationsverktyget?
Orolig för att kunderna inte förstår din produkt? Vad sägs om att skapa mjukvarudokumentation som hjälper dem att förstå dess syfte, funktionalitet och funktioner?
Genom att bygga komplett mjukvarudokumentation kan du se till att kunderna hittar alla svar relaterade till din produkt på ett och samma ställe. De kan också undvika att gå till supportteam och spara tid och energi. Att bygga dokumentation från grunden kan vara en tråkig uppgift och skulle kräva mer resurser från din sida. I det här fallet skulle det vara bra att använda onlinedokumentationsprogramvara för att skapa hjälpdokument för kunder.
För att hjälpa dig komma igång har vi listat de bästa alternativen för att kickstarta din resa mot att välja det bästa onlinedokumentationsverktyget för ditt företag. Vi hoppas att detta hjälper!
Du kan också titta på hur du skapar vacker API-dokumentation.