Microsoft Teams har vuxit enormt och används nu av över 15 miljoner människor, med ungefär 1300 nya användare som ansluter till Teams-samtal varje sekund. Den globala pandemin under 2021 och 2022 resulterade i en snabb ökning av dess popularitet, eftersom den underlättade distansarbete och virtuella möten. Användarnas engagemang och det stora antalet aktiva användare i Teams är verkligen imponerande. Det har blivit det självklara alternativet till Skype för företag och erbjuder många fantastiska funktioner. Bland de mest framträdande funktionerna och fördelarna med Microsoft Teams finns gruppchatt, video- och röstsamtal, skärmdelning, stora möten och digitala klassrum. Som en del av Microsoft 365-familjen integrerar Teams mötesfunktioner med Outlook, SharePoint och andra Microsoft-applikationer. Kort sagt, Microsoft Teams erbjuder en mängd användbara funktioner och fördelar, varav de bästa listas nedan. Vi hoppas att denna artikel är till stor hjälp!
Topp 10 Funktioner i Microsoft Teams
I detta avsnitt presenterar vi en lista över de bästa mötesfunktionerna i Microsoft Teams, som kanske har gått dig förbi. Läs igenom dem och dela dem med vänner som kan ha nytta av dessa.
1. Dela e-post direkt till Teams
Ibland kan det vara nödvändigt att kopiera innehåll från ett Outlook-e-postmeddelande och klistra in det i en Teams-chatt. Att kopiera och klistra in är ett alternativ som många föredrar. Men med Microsoft Teams inbyggda funktion Dela e-post till Teams, blir det betydligt smidigare. Denna integration mellan Outlook och Teams möjliggör direkt delning.
- Den här funktionen är särskilt användbar för organisationer som samarbetar med externa kunder, leverantörer och partners.
- Genom att skicka e-postmeddelanden till en specifik Teams-kanal undviks felaktiga svar och e-posthanteringen blir mer organiserad.
- För att kunna dela Outlook-e-post till Teams krävs ett Outlook-tillägg. Detta tillägg installeras automatiskt för Teams-användare. Observera att den här funktionen inte stöds för användare av Teams på mobila enheter.
Följ dessa steg för att dela e-postmeddelanden till Teams:
1. Om du använder datorprogrammet, klicka på knappen ”Dela med team” i verktygsfältet. Om du använder webbapplikationen, klicka på ikonen ”Fler åtgärder…” (tre prickar) i det övre högra hörnet av meddelandet.
2. Ange namnet på den person, grupp eller kanal du vill dela e-postmeddelandet med.
Bifogade filer i e-postmeddelandet inkluderas automatiskt när du skickar det till Teams. Om du vill ta bort dem, avmarkera alternativet ”Inkludera bifogade filer”. Njut av att skicka e-post direkt till Teams utan den vanliga metoden.
2. Använd Breakout Rooms
Denna Microsoft Teams-funktion är endast tillgänglig för mötesarrangörer som använder datorapplikationen (Microsoft eller Mac). Den kan inte användas om det är fler än 300 deltagare i mötet, och om man skapar Breakout Rooms före mötet kan inte fler än 300 personer läggas till.
- Inuti ett Breakout Room kan du inte lägga till personer till mötet från deltagarpanelen, inte lägga till personer i chatten, inte använda ”Ring mig”-funktionen och inte kopiera informationen från ”Gå med i möte”. I övrigt kan du använda alla andra funktioner för att chatta och dela information.
- Du kan skapa Breakout Rooms när du startar ett möte eller mitt under mötet, för att låta mindre grupper av deltagare diskutera och samarbeta.
- Du kan skapa upp till 50 Breakout Rooms för ett enda möte, vilket gör det möjligt att dela upp användarna i mindre grupper för att diskutera specifika ämnen.
Om du är mötesarrangör kan du skapa Breakout Rooms i Teams genom att följa stegen nedan:
1. Skapa och starta ett möte som vanligt.
2. Klicka på alternativet ”Breakout Rooms”.
3. I nästa fönster väljer du antalet rum du vill skapa och klickar på ”Skapa rum”.
När du skapat Breakout Rooms kan du byta namn på dem och manuellt eller automatiskt tilldela deltagare. Som Breakout Room-chef kan du lägga till och ta bort rum, hantera deltagare, gå med i alla rum, stänga och öppna rum, ställa in tidsgränser och skicka meddelanden. Om du har problem med Breakout Rooms kan du delegera administrationen till en annan deltagare.
3. Virtuell whiteboard
Microsoft Teams är integrerat med Microsoft Whiteboard, vilket möjliggör samarbete genom att rita, skriva och skissa tillsammans i ett möte. Alla mötesdeltagare har tillgång till whiteboarden. För att använda Whiteboard i Teams-möten, se till att du har Microsoft Whiteboard installerat på din enhet.
Du kan skriva genom att dra bokstäver, lägga till text, skapa anteckningar, infoga bilder, klistra in dokument, lägga till PDF-, Word- och PowerPoint-filer samt använda många andra funktioner. Du kan göra din whiteboard synlig för alla deltagare genom att följa dessa steg:
1. När du har startat eller gått med i ett möte, klicka på ikonen ”Öppna delningsfältet”.
2. Klicka på ”Microsoft Whiteboard” i det högra fältet.
När Microsoft Whiteboard har laddats visas skärmen som nedan:
Nu kan mötesdeltagare skriva sina tankar och samarbeta. Deltagare inom samma organisation kan samarbeta fullt ut på whiteboarden, medan externa användare eller anonyma användare har begränsningar. Det är viktigt att notera att om du spelar in ett Teams-möte kommer inte whiteboardens innehåll att inkluderas i inspelningen. Denna funktion är under utveckling, och Microsoft kommer att informera om förbättringar.
Intressant nog finns Microsoft Whiteboard tillgängligt för alla deltagare i möteschatten, även efter att mötet har avslutats.
4. Livetranskribering i möten
Under ett Teams-möte kan du aktivera livetranskription, där mötesinnehållet visas i textform bredvid mötesfönstret. Det är en värdefull funktion för personer som är döva, har nedsatt hörsel eller språkliga svårigheter. Dessutom är livetranskription mycket användbart om det förekommer mycket brus under mötet. Livetranskription i möten är endast tillgängligt i skrivbordsversionen av Teams.
För att aktivera livetranskribering i Teams-möten, följ dessa steg:
1. Gå med i mötet och klicka på ikonen ”Fler åtgärder”.
2. Välj ”Starta transkription” från rullgardinsmenyn.
Då kommer alla deltagare att få ett meddelande om att mötesinnehållet transkriberas. Du kan även ändra språket för transkriptionen, vilket påverkar alla användare.
Transkriptionsspråket kan ändras till följande:
Engelska (USA), engelska (Kanada), engelska (Indien), engelska (Storbritannien), engelska (Australien), engelska (Nya Zeeland), arabiska (Förenade Arabemiraten) (Förhandsvisning), arabiska (Saudiarabien) (Förhandsvisning), kinesiska (kantonesiska), kinesiska (mandarin), danska, holländska (Belgien) (förhandsvisning), holländska (Nederländerna), franska (Kanada), franska (Frankrike), finska (förhandsvisning), tyska, hindi, italienska, japanska, koreanska (förhandsvisning), norska, polska (förhandsvisning), portugisiska (Brasilien), ryska (förhandsvisning), spanska (Mexiko), spanska (Spanien), svenska.
5. Snabbkommandon (Slash-kommandon)
Hur länge har du använt Teams? Visste du att du kan använda snabbkommandon (slash-kommandon) för att effektivisera ditt arbete och interaktion med appen?
Ja. Du kan snabbt byta till dina favoritkanaler, ändra din status, söka efter de senaste meddelandena eller navigera till sparade meddelanden med snabbkommandon.
Placera markören i sökfältet och skriv ”/”. En lista med rekommenderade kommandon visas.
Här är några vanliga kommandon i Teams:
| Kommando | Användning |
| /aktivitet | Visa någons aktivitet. |
| /tillgänglig | Ställ in din status som tillgänglig. |
| /borta | Ställ in din status som borta. |
| /upptagen | Ställ in din status som upptagen. |
| /ring | Ring ett telefonnummer eller en Teams-kontakt. |
| /stör ej | Ställ in din status som ”stör ej”. |
| /filer | Visa dina senaste filer. |
| /gå till | Gå direkt till ett team eller en kanal. |
| /hjälp | Få hjälp med Teams. |
| /gå med | Gå med i ett team. |
| /genvägar | Visa kortkommandon. |
| /omnämnanden | Visa alla dina @omnämnanden. |
| /organisation | Visa någons organisationsschema. |
| /sparade | Visa dina sparade meddelanden. |
| /testanrop | Kontrollera din samtalskvalitet. |
| /oläst | Visa alla dina olästa aktiviteter. |
| /nytt | Visa nyheter i Teams. |
| /vem | Ställ en fråga om någon. |
| /wiki | Lägg till en snabbanteckning. |
Använd dessa praktiska kommandon för att snabbt ändra inställningar i Teams.
6. Fokusera på utvalda deltagare
I Teams kan du framhäva några specifika videoflöden för att göra dem mer synliga för alla deltagare. Om du är mötesvärd eller presentatör kan du framhäva upp till 7 användare. Du kan inte framhäva personer om du har aktiverat lägena ”Stort galleri” eller ”Tillsammans”. Här är instruktioner för hur du framhäver personer i Microsoft Teams-möten:
1. Gå med i mötet och öppna deltagarlistan.
2. Högerklicka på namnet på den användare du vill framhäva och välj ”Framhäv för alla”.
3. Bekräfta genom att klicka på ”Framhäv för alla” igen.
Nu kommer den valda deltagarens video att framhävas i mötet. För att avsluta framhävningen, följ dessa steg:
4. Som tidigare, högerklicka på deltagarens namn och välj ”Avsluta framhävning”.
5. Bekräfta genom att klicka på ”Avsluta framhävning” igen.
Obs: För att framhäva din egen video kan du högerklicka på din video och välja ”Framhäv mig”, eller gå till deltagarlistan, högerklicka på ditt namn och välja ”Framhäv mig”.
7. Presentatörsläge
Presentatörsläget gör mötena mer engagerande eftersom presentatören visas tillsammans med presentationen. Istället för att bara dela fönstret eller skärmen, blir presentatören en del av mötet med alternativen ”Standout” (där bakgrunden tas bort och innehållet visas), ”Sida vid sida” (där både presentatörens video och innehållet visas bredvid varandra), och ”Reporter” (där presentationen visas till höger om presentatörens axel, som i en tv-rapport). Så här använder du presentatörsläget i Teams:
Obs: Om du använder webbappen eller mobilversionen av Teams kommer presentatören och presentationen att visas separat. Vi rekommenderar att du använder skrivbordsversionen av appen för att kunna använda denna Presentatörsläge.
1. När mötet har startat, klicka på ”Dela innehåll”.
2. Se till att kameran är på och välj det presentatörsläge du vill använda. Du kan anpassa din bakgrund, inkludera eller utesluta datorljud och ge andra kontroll när du använder detta läge.
3. För att avsluta delning, klicka på ”Stoppa presentation” i verktygsfältet.
8. Kortkommandon
Kortkommandona nedan hjälper dig att arbeta mer effektivt i Teams. Dessa funktioner är särskilt användbara för användare med synproblem. Här är en lista över kortkommandon som gör att du kan navigera i Teams utan att använda musen.
Obs: För kortkommandon som använder numerisk inmatning, använd siffertangenterna ovanför bokstavstangenterna.
- Allmänna kortkommandon
| Funktion | Skrivbordsapp | Webbapp |
| Visa kortkommandon | Ctrl+Punkt (.) | Ctrl+Punkt (.) |
| Gå till sök | Ctrl+E | Ctrl+E |
| Visa kommandon | Ctrl+Snestrek (/) | Ctrl+Snestrek (/) |
| Öppna filter | Ctrl+Shift+F | Ctrl+Shift+F |
| Gå till | Ctrl+G | Ctrl+Shift+G |
| Öppna app-menyn | Ctrl+Accent (`) | Ctrl+Accent (`) |
| Starta en ny chatt | Ctrl+N | Vänster Alt+N |
| Öppna Inställningar | Ctrl+Komma (,) | Ctrl+Komma (,) |
| Öppna Hjälp | F1 | Ctrl+F1 |
| Stänga | Esc | Esc |
| Zooma in | Ctrl+Lika tecken (=) | Ingen genväg |
| Zooma ut | Ctrl+Minustecken (-) | Ingen genväg |
| Återställ zoomnivån | Ctrl+0 | Ingen genväg |
- Navigeringskommandon
| Funktion | Skrivbordsapp | Webbapp |
| Öppna Aktivitet | Ctrl+1 | Ctrl+Shift+1 |
| Öppna Chatt | Ctrl+2 | Ctrl+Shift+2 |
| Öppna Teams | Ctrl+3 | Ctrl+Shift+3 |
| Öppna Kalender | Ctrl+4 | Ctrl+Shift+4 |
| Öppna Samtal | Ctrl+5 | Ctrl+Shift+5 |
| Öppna Filer | Ctrl+6 | Ctrl+Shift+6 |
| Gå till föregående listobjekt | Vänster Alt+Uppåtpil | Vänster Alt+Uppåtpil |
| Gå till nästa listobjekt | Vänster Alt+Nerpil | Vänster Alt+Nerpil |
| Flytta upp valt team | Ctrl+Shift+Uppåtpil | Ingen genväg |
| Flytta ner valt team | Ctrl+Shift+Nerpil | Ingen genväg |
| Öppna historikmenyn | Ctrl+Shift+H | Ingen genväg |
| Gå till föregående avsnitt | Ctrl+Shift+F6 | Ctrl+Shift+F6 |
- Meddelandekortkommandon
| Funktion | Skrivbordsapp | Webbapp |
| Gå till nästa avsnitt | Ctrl+F6 | Ctrl+F6 |
| Starta ny konversation | Alt+Shift+C | Alt+Shift+C |
| Gå till skrivrutan | Alt+Shift+C | Alt+Shift+C |
| Expandera skrivrutan | Ctrl+Shift+X | Ctrl+Shift+X |
| Skicka (expanderad skrivruta) | Ctrl+Enter | Ctrl+Enter |
| Starta ny rad | Shift+Enter | Shift+Enter |
| Svara på en tråd | Alt+Shift+R | Alt+Shift+R |
| Markera som viktigt | Ctrl+Shift+I | Ctrl+Shift+I |
| Sök efter aktuella chatt-/kanalmeddelanden | Ctrl+F | Ctrl+F |
- Kortkommandon för möten och samtal
| Funktion | Skrivbordsapp | Webbapp |
| Acceptera videosamtal | Ctrl+Shift+A | Ctrl+Shift+A |
| Acceptera ljudsamtal | Ctrl+Shift+S | Ctrl+Shift+S |
| Avvisa samtal | Ctrl+Shift+D | Ctrl+Shift+D |
| Starta ljudsamtal | Ctrl+Shift+C | Ctrl+Shift+C |
| Starta videosamtal | Ctrl+Shift+U | Ctrl+Shift+U |
| Avsluta ljudsamtal | Ctrl+Shift+H | Ingen genväg |
| Avsluta videosamtal | Ctrl+Shift+H | Ingen genväg |
| Stänga av mikrofonen | Ctrl+Shift+M | Ctrl+Shift+M |
| Meddela upphöjda händer (skärmläsare) | Ctrl+Shift+L | Ctrl+Shift+L |
| Höj eller sänk handen | Ctrl+Shift+K | Ctrl+Shift+K |
| Starta skärmdelningssession | Ctrl+Shift+E | Ingen genväg |
| Växla video | Ctrl+Shift+O | Ingen genväg |
| Filtrera aktuell lista | Ctrl+Shift+F | Ctrl+Shift+F |
| Gå till delningsverktygsfältet | Ctrl+Shift+Mellanslag | Ctrl+Shift+Mellanslag |
| Avvisa skärmdelning | Ctrl+Shift+D | Ingen genväg |
| Acceptera skärmdelning | Ctrl+Shift+A | Ingen genväg |
| Tillåt personer från lobbyavisering | Ctrl+Shift+Y | Ingen genväg |
| Växla bakgrundsoskärpa | Ctrl+Shift+P | Ingen genväg |
| Schemalägg ett möte | Alt+Shift+N | Alt+Shift+N |
| Gå till aktuell tid | Alt+Punkt (.) | Alt+Punkt (.) |
| Gå till föregående dag/vecka | Ctrl+Alt+Vänsterpil | Ctrl+Alt+Vänsterpil |
| Gå till nästa dag/vecka | Ctrl+Alt+Högerpil | Ctrl+Alt+Högerpil |
| Visa dag | Ctrl+Alt+1 | Ctrl+Alt+1 |
| Visa arbetsvecka | Ctrl+Alt+2 | Ctrl+Alt+2 |
| Visa vecka | Ctrl+Alt+3 | Ctrl+Alt+3 |
| Spara/skicka en mötesförfrågan | Ctrl+S | Ctrl+S |
| Gå med från mötesinformation | Alt+Shift+J | Alt+Shift+J |
| Gå till den föreslagna tiden | Alt+Shift+S | Alt+Shift+S |
Så vad väntar du på