Smartsheet är en modern projektledningsprogramvara med avancerade funktioner som team av alla storlekar och former kan använda och hantera sina projekt väl.
Idag frodas arbetsplatser av synergi och samarbete. De kräver också att olika team är på samma sida så att arbetet kan utföras snabbare med bättre framgångsfrekvens.
Detta kräver kraftfulla samarbets- och arbetsflödesmöjligheter, som alla letar efter i projekthanteringsprogramvara.
Innehållsförteckning
Introduktion
Smartsheet är en kraftfull projektledningsplattform med robusta möjligheter. Eftersom så många verktyg finns tillgängliga på internet blir det svårt att välja det bästa för ditt team.
Med tanke på potentialen hos Smartsheet blir det ett bra alternativ.
Och för att hjälpa dig ta reda på om det kommer att vara det bästa valet för ditt team, här är vår Smartsheet-recension med en detaljerad förklaring av alla dess möjligheter, funktioner och priser.
Hur kan Smartsheet hjälpa?
Mer än 90 % av Fortune 100-företagen litar på Smartsheet och kan hjälpa dig att automatisera processer, hantera projekt och skala upp till portföljer och program i företagsklass. Det erbjuder skräddarsydda lösningar för att passa ditt arbetsflöde i alla skala.
Smartsheet tillhandahåller kraftfulla funktioner som kan ge alla i ditt team möjlighet att snabbt skapa lösningar. Du kan använda en rik uppsättning funktioner som vyer, rapporter, instrumentpaneler och arbetsflöden för att spåra och fånga dina planer, scheman och resurser. Det kan anpassas till affärsbehov, oavsett om det är projekt eller mångfacetterade initiativ.
Företag av olika former och storlekar kan lätt skala med förtroende samtidigt som de levererar värde med de växande affärskraven.
Den kan också integreras med många verktyg och tekniker för att göra ditt liv enklare. Det tar också hand om datasäkerhet för att göra miljön säker för ditt företag. Du kan styra allt och använda plattformen hur du vill.
Funktioner och funktioner
Här är funktionerna och funktionerna i Smartsheet:
Team Samarbete
Smartsheet låter dig ansluta alla i ditt team och öka samarbetet. Oavsett om du hanterar små projekt, storskaliga processer eller stora portföljer, kommer det att hjälpa dig att hantera dem med större säkerhet och flexibilitet.
Det låter användare i ditt team planera, automatisera, rapportera och spåra arbete. Du kan enkelt visualisera och spåra arbetet som du vill genom att växla mellan vyer – Gantt, Kalender, kort och rutnät. Det ger ditt team möjlighet att utföra sina uppgifter med ansvarsfullhet och snabbhet.
Formulär för datainsamling
Du kan ansluta och använda felfri och konsekvent data från externa och interna intressenter med hjälp av anpassade formulär med ditt varumärkes logotyp, bilder och färger.
Uppgiftsautomatisering
Du kan implementera kraftfulla och enkla arbetsflöden snabbt på några minuter med automatiserade arbetsflöden. Det kommer att spara mycket tid och ansträngning, och du kommer att kunna utföra mer arbete på kortare tid.
Automatisera repetitiva, tråkiga processer genom att använda varningar, låsa rader enligt förinställda tider och arkändringar och begära godkännanden och uppdateringar.
Du kan kombinera olika villkorliga vägar och åtgärder genom en visuell redigerare. Du kan också ställa in återkommande arbetsflöden som dagliga påminnelser och veckovisa statusförfrågningar.
Innehållshantering
Med Smartsheet kan du enkelt planera, granska, hantera innehållsproduktion och slutföra dina tillgångar snabbare. Du kan också publicera ditt innehåll till Brandfolder, det främsta verktyget för tillgångshantering.
Smartsheet hjälper dig att överblicka din innehållsproduktionsprocess med hjälp av ett kortfattat projektblad. Du kan använda automatiska påminnelser och varningar för att säkerställa att dina designers fungerar enligt schemat. Dessutom kan du inkludera uppgifter i instrumentpaneler och rapporter för att öka synligheten.
Tillåt dina kunder, leverantörer och kollegor att granska dina innehållsbitar utan åtkomst till ark. Det är också lätt att ge detaljerad feedback genom fästade kommentarer, godkännanden och konversationer.
Undvik flaskhalsar i dina processer genom samtidiga granskare. Verktyget hjälper också till att eliminera förvirring i innehållsversioner, eftersom du kommer att njuta av automatisk låsning och enkla uppdateringar.
Smartsheet Control Center
Med Smartsheet Control Center kan du enkelt automatisera dina projekt och processer och leverera dina projekt konsekvent i skala. Det hjälper dig att automatisera projektskapande, samla portföljanalyser och hantera förändringar.
Det kommer att effektivisera din teamledning så att du kan köra hela din portfölj genom att utnyttja rätt erfarenheter.
Du kan också centralisera och kontrollera godkännandeprocessen för dina kommande projektförfrågningar. Dessutom kan du använda ritningar för att skapa konsekvens i rapportering och genomförande och automatiskt replikera dina projektplaner och arbetsflöden.
Smartsheet erbjuder en central konsol för att skapa dina godkända projekt. Det hjälper till att distribuera ändringar automatiskt från centralkonsolen till befintliga och nya projekt. Du kan också koppla ihop dina resursplaner och utveckla rätt team för att slutföra jobbet och utföra anställningsprognoser.
Dessutom kan du övervaka din portföljs hälsa genom portföljanalyser för att maximera resultaten. Dessutom kan du lagra, frysa och rapportera historiska projekt för att säkerställa efterlevnad och utföra trendanalys.
Executive Synlighet
Centralisera alla dina resurser och information som teamet kommer att behöva och bemyndiga intressenter med en robust överblick över projektens status i realtid med hjälp av bilder och KPI:er.
Smartsheet erbjuder Dynamic View för att hjälpa företagsägare att dela data med rätt personer när det behövs för redigering och visning. Du kan också hantera dina kritiska processer med dina leverantörer, externa och interna team och över organisationer.
Detta hjälper dig att hantera dina processer på ett säkert sätt. Du kan utnyttja granulär kontroll och förbättra samarbetet baserat på kraven. Oavsett hur komplex uppgiften är, kan du förenkla den med Smartsheet samtidigt som du erbjuder bredare insyn i dina exekveringstillstånd.
Dessutom kan du använda ett förbyggt formulär för att filtrera, samla in och visa förfrågningar. Du kan till och med automatisera dataflödet från dess tilldelning till granskning, godkännande och stängning.
Smartsheet låter dig också hantera dina tredjepartsleverantörers datasäkerhet och integritet och förtjäna deras förtroende.
Du kan utnyttja tillståndsbaserad åtkomstkontroll eller identitetskontroll för styrning av dataåtkomst. Även vägledning i sammanhanget bestående av olika steg med skyddsräcken och vägledning kommer att leda användarna.
Strömlinjeformade applikationer
Du kan enkelt navigera genom alla alternativ med formulär, blad, rapporter, instrumentpaneler och mer. Detta kommer att effektivisera arbetet och göra allt enkelt oavsett om du är hemma, på kontoret, på resande fot eller på din arbetsplats genom att bara använda en dedikerad applikation där allt arbete paketeras tillsammans.
Med WorkApps blir det enkelt att bygga intuitiva mobil- och webbapplikationer utan kodningskunskaper. Du kan göra det inom några minuter via Smartsheet och externt innehåll som Google Docs eller Tableau instrumentpaneler.
Du kan välja vilka WorkApps-mallar som helst eller börja från början och köpa applikationerna enligt dina affärskrav.
WorkApp erbjuder också en skräddarsydd upplevelse som säkerställer att intressenterna samarbetar väl och fokuserar på det relevanta innehållet.
Du kommer också att få använda personligt anpassat varumärke för att få dig att känna att applikationen är skapad exklusivt för och av ditt företag. I den enda WorkApp kan du utföra kompletta projekt med en skräddarsydd upplevelse.
Styrning och kontroll
Smartsheet ger omfattande styrning och kontroll med hjälp av Smartsheets kärnfunktionalitet, förbyggda lösningar och premiumtillägg. Det kan förändra hur du arbetar med verktyg som aktivitetsloggar, admincenter, adminverktyg och mer.
Administratörscenter: Det låter dig enkelt konfigurera och hantera Smartsheet-kontot från en enda plats. Du kan enkelt visa och interagera med administratörsverktyg genom en central kontrollkonsol för att uppleva strömlinjeformad navigering mellan användningsrapporter, grupp- och användarhantering och företagskonfigurationer.
Administratörscenter hjälper dig att spåra licenser, grupper och integrationer som personer kan komma åt i din organisation.
Det hjälper också till att förbättra synligheten för tillgängliga konto- och säkerhetsinställningar samtidigt som rekommenderade nästa steg används för att optimera kontokonfigurationen enligt Smartsheets bästa praxis.
Intelligenta arbetsflöden
Automatisera dina processer över dina plattformar med Bridge. Det är ett kodfritt gränssnitt som hjälper dig att koppla ihop dina data mellan olika system och uppdatera dina rutinuppgifter.
Detta kommer att öka effektiviteten och noggrannheten och göra det möjligt för teamet att lägga mer tid på innovation utan att slösa tid på manuella steg eller förlita sig på flera system för att lagra data och utföra arbete.
Detta innebär att du kan eliminera många datainmatningar på system som CRM och arbeta med viktiga saker utan att kopiera eller klistra in data mellan system.
Du kan också koppla journalsystem till rätt processer och fatta välgrundade datadrivna beslut. Dessutom kan du ställa in nya konfigurationer mellan system och anpassa till befintliga för att möta dina behov.
Resurser och Digital Asset Management
Du kan låsa upp den verkliga potentialen hos dina medarbetare och team för att hantera, mäta och distribuera tillgångsprestanda. Förutom tillgångar hjälper det dig också att hantera dina resurser.
Du kan enkelt mobilisera ditt team för att utföra en uppgift, spåra resebudgetar och scheman och förutse dina anställningsbehov.
Planera och hitta ditt bästa projektteam effektivt, förutse dina anställningsbehov och lös personalkonflikter för att förenkla din resursallokering.
Se över dina projekt, spåra dina team och schemalägg projekt enligt teamets kapacitet. Med förifyllda tidrapporter kan du tillåta teamen att skicka in timmar samtidigt som de håller dem fokuserade på sitt arbete.
Du kan använda dynamisk rapportering för att visualisera komplexa data, upptäcka projekttrender, planera för tillväxt och förstå prestanda i hela din organisation.
Smartsheet, med Brandfolders ledande plattform för hantering av digitala tillgångar, hjälper ditt team att hantera ditt innehåll, arbeta på bara ett ställe och leverera en förbättrad kundupplevelse. Det hjälper också till att maximera ditt innehålls inverkan.
Som ett resultat kan tillgångsdistributionen förbättras 7 gånger snabbare och taggas för sökbarhet. Det kommer också att erbjuda funktioner som analys och mätning, rik filmetadata, korrektur, Smart CDN och mer.
Integration
Smartsheet kan integreras med flera verktyg och system som moderna företag använder. Några av verktygen den integreras med inkluderar Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads och mer.
Genom att ansluta till dessa tjänster kan du således effektivt dela information, öka samarbetet och förbättra beslutsfattandet i hela organisationen.
Andra funktioner:
- Förutom ovanstående erbjuder Smartsheet andra funktioner, inklusive:
- API
- Bifogade filer
- Baslinjer
- Kalender och kort
- Cellkoppling och kontakter
- Customer Managed Encryption Keys (CMEK)
- Innehållssamarbete
- Anpassade e-postdomäner
- Kontroller för datalagring
- Dokumentgenerering och e-signatur
- Mobila applikationer och portaler
Och mer
Prismodeller
Smartsheet erbjuder många prisplaner som hjälper dig att anpassa och skala dina affärsbehov. Den är lämplig för olika användningsfall oavsett om du vill hantera dina projekt effektivt eller skala och standardisera bästa praxis i din organisation.
Här är prisplanerna:
- Gratis: Det är gratis och gäller för 1 användare och upp till 2 redaktörer. Denna plan är för nybörjare inom projekt- och uppgiftsledning. Den innehåller funktioner som 2 ark, 100 automatisering i månaden, 500 MB lagringsutrymme för bilagor och mer.
- Pro: Det kostar $7/månad och är tillämpligt för maximalt 10 användare och obegränsat antal tittare. Det är lämpligt för team och personer som vill spåra, hantera och dela projekt med ett obegränsat antal tittare. Det inkluderar gratis planfunktioner, obegränsade ark, rapporter, formulär och instrumentpaneler, 250 automatisering i månaden, 20 GB lagringsutrymme för bilagor och mer.
- Företag: Det kostar $25/månad och är tillämpligt för minst 3 användare och obegränsat antal redaktörer. Det är för företag som vill hantera dina program och projekt med många redaktörer och som kräver fler funktioner. Den innehåller alla Pro-planens funktioner som obegränsad automatisering, 1 TB lagringsutrymme för bilagor och många avancerade funktioner.
- Företag: Kontakta deras team för att få en skräddarsydd offert enligt dina behov. Det är lämpligt för organisationer som kör processer i stor skala med kontroller på företagsnivå. Den inkluderar alla affärsplansfunktioner, obegränsad lagring av bilagor, fler integrationer, anpassade e-postdomäner och mer avancerade funktioner.
Smartsheet vs måndag
Smartsheet jämförs ofta med monday.com eftersom dessa båda är projektledningsprogram med liknande möjligheter. Dessa fungerar som resurshantering, uppgiftshantering och portföljhanteringssystem. Båda är tillgängliga via en webbläsare eller mobilapplikation på Android och iOS.
Båda plattformarna har dock funktioner som gör att de sticker ut.
Där Smartsheet gör poäng under måndagen
Smartsheet är lätt att lära sig och använda. Den har också starkt communitystöd och utbildning så att användare enkelt kan förbättra sina Smartsheet-färdigheter och gå från nybörjare till experter. Den är också flexibel och hjälper dig att växla från uppgiftslista till kortvyer och schema.
Smartsheet erbjuder olika vyer som Gantt, Calendar och Kanban board, tillsammans med påminnelser, uppgiftsberoenden och en uppgiftshierarki med mer än 4 nivåer. Å andra sidan erbjuder monday.com bara en Kanban-bräda.
När du kommer till arbetsledning har du rapporter, formulär, diagram med realtidsdata, instrumentpaneler, anpassade fält, sortering på flera nivåer, 50+ formelfunktioner och mer. Men monday.com erbjuder endast anpassade fält, formulär och villkorlig formatering, medan de andra funktionerna är otillgängliga endast vid högre planer.
För samarbete är både Smartsheet och monday.com bra, men vissa funktioner, som ändringshistorik, automatiska uppdateringsförfrågningar, korrektur och förgreningsformulär är endast tillgängliga i Smartsheet.
Smartsheet är också starkare när det kommer till säkerhet med funktioner som EPM, Customer Managed Encryption Keys (CMEK), SSO, aktivitetsloggar och rapportering.
Smartsheet är bäst för professionella serviceteam eftersom det är en flexibel plattform med avancerade funktioner och säkerhets- och integritetsfunktioner.
Där monday.com lyser över Smartsheet
monday.com är enkel att använda för både nybörjare och experter. Dess användargränssnitt är vackert och användarvänligt. Det kan synkronisera med användarnas e-postmeddelanden som en dröm och se till att alla uppdateringar och meddelanden tas emot väl.
Den har en bra uppsättning produktivitetsfunktioner där flera personer kan arbeta och samarbeta i samma projekt samtidigt. Det erbjuder bättre spårning av beroenden, uppgiftshantering och förbättrad visuell kalenderhantering. Det är också lätt att integrera med andra verktyg.
Den har också en gratis plan så att människor kan komma igång snabbare. monday.com är bäst för startups och frilansare som vill använda ett uppgiftshanteringssystem för att förbättra sin produktivitet utan att spendera för mycket.
Slutord
Smartsheet är ett robust verktyg med många funktioner och möjligheter för att göra din uppgift eller projektledning smidig.
Från samarbete, uppgiftshantering och integration till säkerhet och efterlevnad, Smartsheet erbjuder allt du någonsin kommer att vilja ha i projekthanteringsprogramvara. Eftersom det har en gratis plan och en 30-dagars gratis provperiod kan du använda den för att avgöra om den fungerar för ditt team.
Därefter kan du kolla in vad en arbetsorder är.