Allt du behöver veta om medförfattarskap i Excel

Co-authoring gör att du och dina kollegor kan arbeta på samma Excel-arbetsbok samtidigt. Alla ser alla ändringar i realtid och på alla enheter som kör Excel för Office 365, för webben eller vilken mobilversion som helst.

För att vara medförfattare i Excel behöver du den senaste versionen av Office 365.

Dela din arbetsbok för medförfattarskap

För att vara medförfattare till en arbetsbok måste du först spara den i OneDrive eller ett SharePoint Online-bibliotek. För att dela din arbetsbok med andra, klicka på ”Dela” i det övre högra hörnet.

Klick

Om du inte redan har sparat arbetsboken du vill dela till OneDrive eller SharePoint kommer du att bli ombedd att göra det.

När rutan Dela öppnas anger du e-postadresserna till de personer som du vill dela arbetsboken med.

Klicka sedan på rullgardinsknappen för att bestämma om varje person kan redigera eller bara se arbetsboken. Du kan också skriva ett meddelande om du vill.

Klicka på ”Dela” för att skicka ett e-postmeddelande till alla du bjudit in.

Personerna du bjuder in kan klicka på ”Öppna” i e-postinbjudan för att öppna den delade arbetsboken.

Om du inte vill dela arbetsboken via e-post klickar du på ”Hämta en delningslänk” längst ned i rutan Dela, så delar du den hur du vill.

Du kan se en lista över alla som en arbetsbok delades med i rutan Dela.

Hur andra kan öppna en delad arbetsbok

Första gången någon öppnar en delad arbetsbok öppnas den i Excel på webben. Personen kan redigera filen i Excel online, samt se vilka fler som finns i arbetsboken och vilka ändringar de gör.

Om någon vill arbeta i skrivbordsversionen av Excel kan han klicka på ”Öppna i skrivbordsappen.”

Klick

Co-Authoring i Excel

I de flesta versioner av Excel – inklusive Office 365, för webben och för mobilen – ser du dina medförfattares val i realtid. Och varje persons val visas i olika färger så att du enkelt kan identifiera dem.

Tyvärr stöder inte alla versioner av Excel denna funktion. Även om du inte kan se deras val, kommer du att se de ändringar som andra författare gör.

För att se valen av alla medförfattare i realtid måste du använda Excel för Office 365 och aktivera funktionen AutoSpara – du hittar den i det övre vänstra hörnet av verktygsfältet.

AutoSpara-funktionen i

Annotera med kommentarer

Ett bra sätt att samarbeta utan att ändra cellvärden är att använda kommentarer. Kommentarer gör det enkelt att lämna en anteckning eller ha en konversation i Excel innan du gör en ändring.

För att lägga till en kommentar, klicka på cellen du vill kommentera och klicka sedan på Granska > Ny kommentar.

Klick

Skriv din kommentar och klicka sedan på Post-knappen (den gröna pilikonen).

Kommentaren visas med en ikon i hörnet av cellen i samma färg som ditt medförfattar-ID.

Alla författare kan läsa din kommentar när de placerar musen över cellen.

För att svara på en kommentar, klicka på kommentarsikonen. Kommentarsrutan öppnas och du kan skriva ditt svar.

Om du vill se alla kommentarer i en arbetsbok, klicka på ”Kommentarer” i det övre högra hörnet.

Klick

Panelen ”Kommentarer” öppnas och du ser alla kommentarer i arbetsboken i ett konversationsformat. Varje kommentar innehåller också en referens till cellen där den är lagrad.

De

Möjligheten att ha konversationer i arbetsboken via Kommentarer är en stor fördel jämfört med att använda en extern metod, som e-post eller Skype.