En av de viktigaste aspekterna av att driva ett framgångsrikt företag är att se till att alla delar av det är synkroniserade med varandra. För att hålla dessa delar rörliga och synkroniserade bör företag ha en uppsättning rutiner för sina anställda att utföra rutinuppgifter eller andra standarduppgifter.
Ett företag utan ordentlig dokumentation eller procedur är mer benägna att falla sönder och möta tidsfrister!
Till exempel måste ett biltillverkningsföretag utföra olika rutinkontroller och tester och finjustera för att generera maximal effektivitet.
Och det är där standard driftprocedurer (SOP) kommer in.
Blanda inte ihop SOP med medarbetarens regelbok eller arbetsflödesprocedurer. SOP:erna fastställer istället en steg-för-steg-guide för att utföra uppgifterna för att öka effektiviteten och minska organisatorisk oklarhet.
Även om syftet med SOP:erna förblir intakt, skiljer sig mallarna och stegen beroende på organisationens storlek och bransch. Det är därför vi har skapat en lista över de bästa SOP-mallarna för företag av alla storlekar.
Innehållsförteckning
Varför är SOP viktiga?
SOP är ryggraden i ett effektivt arbetsflöde i en organisation. En detaljerad SOP fungerar som en stående instruktion för de anställda och anger deras förväntningar.
Låt oss gräva djupare in i fördelarna med SOP:er:
#1. Förbättrad Onboarding
Många organisationer använder SOP för att påskynda och förbättra introduktionsprocessen. Redan från första dagen ärvs de anställda med kraftfulla och detaljerade rutiner för att utföra sina rutinuppgifter.
Detta resulterar i bättre produktivitet och hjälper teamledare och chefer att bedöma var och en av sina nya medarbetare.
#2. Upprätthåller organisatorisk konsekvens
En enhetlig procedurförklaring står för organisatorisk konsekvens och håller alla teammedlemmar och anställda på samma sida.
När var och en av de anställda har en tydlig förståelse för vem de ska rapportera till och vilka steg de ska ta härnäst på ett hierarkiskt sätt, är det mindre chanser att saker går söderut.
#3. Förståelse för bästa praxis
Upprepningen och revideringen av uppgifterna som är skrivna i ett dokument ger en bättre förståelse för bästa praxis för rutinuppgifter på en avdelning.
Även om SOP bara är förslag, kan de förvandlas till givande steg-för-steg-guider som ger djupa insikter om hur en uppgift bör utföras som är van vid intressenternas krav.
#4. Spara på träning
SOP:er kan spara tusentals, om inte miljoner, till organisationen. Kostnaden för utbildning av befintliga såväl som nya anställda kan minimeras genom att införliva SOP-mallarna i deras utbildningspaket.
Dessutom bör betydande eller små förändringar i en organisation, som pensioneringar, befordran eller avgång, inte påverka arbetsflödet. SOPs sätter en standardprocess för de uppgifter som en anställd har gjort under de senaste åren.
#5. Upprätthåller arbetskvalitet
För att undvika de första hickorna visar sig SOP:er vara en livräddare. Närhelst en befintlig anställd slutar och en ny anställd ansluter, håller SOP varje individ ansvar för de uppgifter de behöver göra och vilken väg de bör ta för att uppnå maximal effektivitet.
Hur skapar man standardförfaranden?
Att skapa detaljerade och tydliga SOP:er kan vara tidskrävande och inte en cakewalk. Det finns ett antal faktorer att tänka på när du utarbetar SOP:erna för din organisation.
Här är stegen för att skapa en standardprocedur:
- Identifiera syftet och uppgifterna: Skriv ner syftet med att skapa SOP och vilka uppgifter du vill uppnå med detta. Om du inte äger den dagliga processen, se till att involvera intressenterna och de roller som ansvarar för den.
- Lär känna din publik: Välj publiken när du tar steget före att skriva din dokumentation. Om du skriver en SOP för en publik som behöver hjälp 24/7, är det absolut nödvändigt att skapa dokumentation så att folk enkelt kan ta över.
- Bestäm strukturen för SOP: Nästa steg är att förverkliga idéerna. Men innan du skriver dessa SOP:er, välj en struktur, språk och tonalitet för din SOP som passar ditt varumärke och din bransch.
- Välj rätt mall: Även om du alltid kan börja från början, finns det massor av SOP-mallar som är byggda för varje bransch eller mikronisch. SOP-mallar påskyndar uppskrivningsprocessen och säkerställer att den följer den standardiserade normen.
- Uppdatera din SOP: Det är också viktigt att uppdatera SOP:erna eftersom processen ändras från tid till annan. Även om manuell uppdatering kan ta tid, kan du använda den automatiserade eller SOP-mjukvaran för att lagra och uppdatera dina SOP:er.
Att skriva ner SOP:erna kan verka frestande från stegen ovan. Ännu mer spännande blir det när man har en färdig mall för det. Nedan har vi delat de mest användbara SOP-mallarna (Standard Operating Procedure) för företag som stöder en mängd olika användningsfall.
Smartsheet
Smartsheet erbjuder ett omfattande utbud av SOP-mallar, inklusive olika användningsfall såsom helpdesk-verksamhet, hotell- och gäst-SOP, lager-SOP och till och med sanitära städtjänster.
Var och en av dessa SOP:er är utformade i enlighet med industristandarder och den process som de flesta team skulle ta för att maximera effektiviteten.
Jag gillar verkligen IT Standard Operating Procedure Template från Smartsheet. Följande mall anger varje steg och upprätthåller ett flödesschema över en IT-verksamhet. Det är en förutsättning för att förstå efterlevnad av regler och förordningar.
Smartsheet IT-driftmall
Den här mallen är tillgänglig i Word-format och ställer in en påminnelse om att utföra rutinuppgifter som även inkluderar felsökning av dokument, säkerhetshändelser och installationsprocedurer, samt att skapa procedurdiagram och planerat underhåll.
Klicka Upp
SOP-mallarna av Klicka Upp är lättlästa och engagerande och inkluderar varje detalj som din standard SOP bör ha. ClickUp-mallar är användarvänliga och snabba nog att implementera i din standardprocedur.
Det finns över 15 användningsfall som den stöder, inklusive försäljning, support, HR, ekonomi, IT, design och annat.
Min favorit är HR SOP-mallen. Istället för att använda traditionell Excel eller manuell uppdatering skapar denna fängslande SOP-mall en checklista för alla uppgifter. Det lägger grunden för att automatisera repetitiva uppgifter.
HR SOP-mall av ClickUp
Den här mallen listar alla ansvarsområden för HR-avdelningen, från onboarding till rekrytering och offboarding till andra rutinuppgifter.
Guru
En lättsmält men ändå detaljerad SOP för teamen att effektivisera sin interna process och identifiera problemet som den löser. Faktum är att jag hittade var och en av de SOP-mallar av Guru snabbt anpassningsbar och skumbar som är van vid även för nybörjare.
Mallen börjar med syftet med uppgiften och sammanhanget för att skapa SOP. Den andra delen av avsnittet innehåller ”Hur man bearbetar”, som ser ut som en detaljerad steg-för-steg-guide.
Guru inkluderar olika SOP-mallar, inklusive produktdokumentation, varumärkesriktlinjer, förändringshantering, personalintroduktion, etc. Du kan kolla in listan med mallar här.
Guru-standardmallar för driftprocedurer
Scribehow
Nästa på listan är en lättsmält standardmall av Scribehow. Deras SOP garanterar konsekvens och kvalitet i verksamheten för att säkerställa att ditt team följer regulatoriska och juridiska krav.
Om du vill skapa en mall som är lätt att skumma är Scribehows SOP-mall det rätta valet att börja.
Scribehow SOP mall
Mallen börjar med titeln, följt av versionen och giltig versionsdatum. Innehållsförteckningen gör det väldigt enkelt att hoppa till någon av avsnitten.
Vid ytterligare rullning kan användare få information om uppgifterna, inklusive syftet, omfattningen av dokumentet och ansvarsområden. Därefter innehåller mallen How-to-processen, som delas upp i enkla delsteg.
Den bästa delen? Scribehow inkluderar också detaljerna för varje revision tillsammans med godkännandedatum och versionshistorik.
Process.st
Process.st är en AI-driven plattform som erbjuder SOP-programvara samt ett enormt bibliotek av mallar. Plattformen ger dig två typer av mallar; den första för att skapa dina procedurer från grunden och den andra för att skapa manuella procedurer.
Deras standardmallstruktur är mer detaljerad och beskrivande jämfört med Scribe. De flesta av dessa mallar är utformade med ISO-standardens kvalitetsledningssystem i åtanke.
Process.st erbjuder 50+ gratis och nedladdningsbara mallar som kan läggas till kontot eller laddas ner gratis i PDF-format. Du kan bläddra i mallarna efter kategorier som innehållsmarknadsföring, introduktion av anställda och kunder, affärer, konstruktion, säkerhet, IT, drift och annat.
MallLAB
MallLAB har ett brett utbud av SOP-mallar i nedladdningsbart Word-format. De har SOP-mallar för affärsprocesser, juridisk förvaltning, HR och fastigheter, såväl som för konst- och medieföretag.
Det bästa är att dessa SOP-mallar är lätta att redigera och inte lämnar någon uppgift obevakad. Det jag gillade mest med TemplateLAB är dess enkla design, men den lyckas täcka varje detalj du vill inkludera i din SOP.
Till exempel täcker denna SOP för forskningsplatsen förkortningarna och definitionerna av de processer som är involverade. När du rullar nedåt har rutinchecklistan principer, prover, utrustning, reagens och lösning, kvalitetskontroll och avfallshantering.
SOP-mall från Templatelab
Jotform
Jotform är en onlineformulärbyggare som täcker olika användningsfall för affärsplaner och SOP:er. Jotform erbjuder allt direkt från deras SOP-sida; dvs du behöver inte ladda ner och redigera SOP:erna i Word- eller PDF-format.
När du hoppar till deras sida visas SOP-mallarna i form av ett frågeformulär som du kan fylla i och skicka mallen för granskning till intressenterna.
Efter godkännandet kan SOP:erna laddas ner i PDF-format.
Jotform SOP-mall
Det jag gillade med Jotform är dess anpassningsbara element som du kan lägga till eller ta bort från SOP-mallarna. Du kan också lägga till eller ta bort sidor för att lägga till mer information till SOP.
Begrepp
Begrepp har en detaljerad SOP-mall som är designad för småföretag. Det finns dock inga färdiga mallar för en specifik bransch. Det finns bara en standardmall som du kan använda och göra ändringar för ditt team.
Även om de saknar kategoriseringen och det breda utbudet av mallar, kan du använda dem för att skapa lättsmälta och snabblästa SOP:er.
Den första vikningen av mallen innehåller titeln på proceduren och datumet för skapande, tillsammans med avdelningen som har skapat den. Lägg sedan till sammanhanget manuellt eller bädda in länken i form av PDF, Google Drive eller Maps och inkludera länkarna för alla relevanta dokument.
Du kan också lägga till branschspecifika terminologier och lägga ner processen i steg. Den bästa delen? Du kan rita ner stegen genom att bädda in videon från Loom eller Miro.
Du kan också tagga eller lägga till namnen på de personer som ansvarar för uppgifterna vid varje steg.
Kipwise
Kipwise SOP-mallar är designade för marknadsförings- och säljteamet, driften, kundsupporten och för HR-teamen. Denna standardmall följer samma struktur som de flesta mallar gör.
När du registrerar dig kan du redigera mallen direkt från plattformen. Författaren kan lägga till eller ta bort uppgiften i enlighet med detta. Du kan också inkludera relevanta och relaterade länkar, som möteslänkar, resurser och guider för att effektivisera arbetsflödet.
Slutgiltiga tankar
SOP-mallar kan eliminera timmar av huvudet. De flexibla SOP-mallarna behöver lite redigering och anpassning för att skapa dokumentation som gör rutinuppgifterna spännande och snabba att komma ihåg.
Bläddra igenom dessa gratis mallar och sätt den bästa i aktion för att stärka ditt team.
Kolla sedan in Notion projektledningsmallar för att förändra ditt arbetsflöde.
