9 bästa SharePoint-alternativen för innehålls- och arbetshantering

Microsoft SharePoint framstår som en ledande lösning för hantering av innehåll, dokument och samarbete. Om du emellertid är nyfiken på att utforska alternativ som kan överträffa SharePoint, finns det ett flertal intressanta möjligheter att undersöka.

SharePoint har länge varit en viktig spelare inom innehålls- och arbetssamarbete. Tidigare var det främst stora företag som använde SharePoint på grund av de kostnader som var förknippade med SharePoint Classic- eller Office 365-abonnemang.

Men molnets framväxt och SaaS-boomen har omformat landskapet. I dag har företag av alla storlekar tillgång till appar för arbets- och innehållshantering. SharePoint är inte längre det enda alternativet för intranät eller samarbete kring innehåll.

Nedan presenteras ett antal populära alternativ till SharePoint, om du är på jakt efter en bättre molnbaserad innehållshantering i kombination med en samarbetsplattform.

Varför överväga alternativ till SharePoint?

En primär anledning till att utforska alternativ är Microsofts fokus på Modern SharePoint och den potentiella utfasningen av de klassiska versionerna av SharePoint (2013, 2016 och 2019). Enligt en diskussion på Microsoft Learn kan detta ske efter 2026. Du kommer dock fortfarande att kunna använda programvaran.

Men om Microsoft avvecklar Classic SharePoint kommer de inte längre att uppdatera eller erbjuda support. Om ditt interna IT-team har djupgående kunskaper om SharePoint, kan ni dock fortsätta använda det även efter det förväntade slutet av supporten 2026.

Det är därför klokt att börja leta efter en alternativ lösning för teamsamarbete och dokumentdelning i god tid. Med mer tid för beslutsfattande ökar chanserna att välja en lösning som verkligen underlättar arbetet, särskilt för distansarbetare.

Ytterligare skäl att undersöka SharePoint-alternativ

#1. Att konfigurera ett SharePoint-intranät, innehållshanteringssystem och gränssnitt för arbetssamarbete kräver specialiserad kompetens från SharePoint-experter eller -byråer, vilket medför extra kostnader.

#2. SharePoint ingår som en kostnadsfri funktion i Microsoft 365 Business Basic och andra högre abonnemang. Men även det grundläggande abonnemanget kostar $6 per användare och månad, och Microsoft fakturerar årligen enligt denna taxa. Om du är ett litet eller medelstort företag, eller har en begränsad budget för företagsapplikationer, kan en mer prisvärd lösning vara att föredra.

#3. Om du söker en lättanvänd lösning som alla anställda kan använda utan en krävande inlärningsprocess, kan det vara bra att veta att SharePoint har en relativt brant inlärningskurva.

#4. Navigeringen i SharePoint Classic och de moderna utgåvorna kan vara en utmaning. Många användare har upplevt att det är nödvändigt att anteckna var olika SharePoint-dokument, listor, inställningar och bibliotek finns.

#5. Trots Microsofts ansträngningar att uppgradera Classic SharePoint till det molnbaserade Modern SharePoint, finns det fortfarande fel i användargränssnittet. Ibland kan knappar, den övre panelen eller företagets logotyp försvinna tills sidan uppdateras flera gånger.

#6. Även om det finns många anpassningsmöjligheter i SharePoint, är de begränsade av Microsofts egna ramar. Om du behöver en unik applikation för innehållssamarbete med komplex automatisering, kan SharePoint vara begränsande.

#7. SharePoint använder Power Automate för att driva automatisering, vilket kräver specialkunskaper. Många SharePoint-alternativ använder istället ”If-This-Then-That”-metoden (IFTTT), som är lättare att lära sig och implementera.

Viktiga funktioner att överväga vid val av alternativ

Innan du investerar i ett SharePoint-alternativ, se till att verktyget för dokumentsamarbete innehåller en kombination av följande funktioner:

#1. Smidig samarbetsfunktionalitet i appen, med rollbaserad åtkomst till dokument, filer, arbetsflöden och projekt.

#2. Möjlighet att skapa delbara länkar för både internt och externt samarbete.

#3. Offentliga länkar till arbetsytor, instrumentpaneler och vyer som inte kräver ett konto i verktyget för att kunna granska innehållet.

#4. Låg eller ingen kodintegrering med olika företagsprogram från tredje part, för att utöka funktionerna i innehållshanteringssystemet.

#5. Verktyget bör innehålla fördefinierade mallar för hantering av innehåll och arbetsflöden.

#6. Applikationen ska vara flexibel och tillåta användare att skapa anpassade innehållsbibliotek, automatisera arbetsflöden och skapa projekttavlor.

#7. Möjlighet till metadatabaserad innehållssökning.

#8. En integrerad kunskapsbas är ett stort plus.

Nu när du har en bättre förståelse för varför ett alternativ till SharePoint kan vara fördelaktigt, låt oss undersöka några appar för innehålls- och arbetssamarbete som kan vara ännu bättre.

Produkternas framträdande egenskaper:Confluence: Innehållssamarbete, dokumentation och stöd för distansarbete. Google Workspace: En komplett företagssvit med flera appar. MangoApps: Kostnadseffektivt alternativ till SharePoint med fördefinierade funktioner. Box: Säker och mångsidig plattform för samarbete kring innehåll. Helpjuice: Skapa kunskapsbaser och integration med kundtjänst. Jostle: Molnbaserad plattform för medarbetare med ett användarvänligt intranät. Document360: Plattform för att skapa en onlinekunskapsbas för självbetjäning. Workplace: Plattform för företagskommunikation, samarbete och intranät. ONLYOFFICE: Samarbetsorienterad kontorssvit med realtidsredigering av dokument.

Confluence

Confluence är en mjukvara från Atlassian som fokuserar på innehållssamarbete och dokumentation. Som ett alternativ till SharePoint, erbjuder det smidiga arbetsflöden och är särskilt lämpad för team som arbetar på distans. Centralt är möjligheten att enkelt skapa och hantera innehåll.

Med Confluence blir det enkelt att organisera och skapa dokument, mötesanteckningar, projektplaner, mjukvarukod och wireframes.

Confluence är användarvänligt och anställda kan använda det på både mobila enheter och datorer utan en komplicerad inlärningsprocess.

Molnapplikationen möjliggör samarbete i realtid, vilket underlättar för team att redigera och granska innehåll tillsammans. Dessutom är offentligt delade sidor, whiteboards och utrymmen lättillgängliga, precis som en webbapp, utan att registrera sig för ett konto.

Confluence erbjuder ett brett spektrum av integrationer med andra populära verktyg, vilket bidrar till dess mångsidighet. Exempel på integrationer är Salesforce, Invision, Box, Slack och Teams.

Utöver innehålls- och arbetshantering, stöder Confluence även versionshantering, vilket säkerställer att alla ändringar och revisioner spåras. Om du inte är nöjd med en förändring kan du snabbt återgå till en tidigare fungerande version.

Prissättning för Confluence: Från $5,75/användare/månad | Gratis plan tillgänglig.

Läs även: Confluence vs. SharePoint

Google Workspace

Google Workspace är en komplett svit för företag som erbjuder en omfattande samling appar för att hantera både tekniska och kreativa projekt.

De mest använda applikationerna för att skapa, dela och lagra innehåll inkluderar Gmail, Meet, Drive, Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search och Apps Script.

För att utöka funktionerna i din Google Workspace-prenumeration, kan du addera Voice, Meet-hårdvara och AppSheet. AppSheet är den senaste funktionen från Google som låter dig skapa interna och externa webbapplikationer utan kodning.

För säkerhet och administration på arbetsplatsen, kan dina företagsledare eller IT-administratörer använda Google-applikationer som Admin, Endpoint, Work Insights och Vault.

Nästan alla Google-applikationer som tillåter dig att skapa texter, bilder, webbsidor och grafik kommer också med versionshantering. På så vis kan du återställa gammalt innehåll vid behov.

Google Workspace Prissättning: Från $6/användare/månad (årlig fakturering) | Gratis plan tillgänglig.

Läs även: Google Workspace Individual: Allt du behöver veta

MangoApps

MangoApps är ett prisvärt alternativ till SharePoint. Det erbjuder många funktioner som liknar SharePoint.

Till exempel finns intranätsajter, kunskapsbaser, kommunikationsportaler för anställda, system för lärande och utveckling (LMS), feedbackportaler för anställda, engagemangssidor för hela organisationen, kundgemenskaper och självbetjäningsportaler för kunder.

Dessa är endast fördefinierade funktioner. Genom att använda dina egna tekniska och kreativa färdigheter, tillsammans med MangoApps verktyg såsom arbetsflöden, wikis, att-göra-listor, uppgiftshantering, projektarbetsytor, sidor och öppna API:er, kan du skapa ett oändligt antal anpassade arbetsflöden utan extra kostnad.

Du och dina anställda kan börja bygga funktionella projekt och innehållsbibliotek på MangoApps med samarbete inom några timmar efter att ni har registrerat er. Inlärningskurvan är betydligt kortare än för SharePoint.

MangoApps Prissättning: Från $12/användare/månad | 14 dagars gratis testperiod.

Box

Box är ett moln för innehållshantering som är lämpligt för företag av alla storlekar. Det möjliggör samarbete kring innehåll med hjälp av en digital whiteboard, Box Canvas. Du kan även skapa processer för godkännande och användning av innehåll med Box Relay, verktyget för automatisering av arbetsflöden.

Box har bevisat sin användbarhet i branscher som finans, biovetenskap, myndigheter, hälsovård, detaljhandel, ideella organisationer, media, underhållning, utbildning och professionella tjänster.

Funktioner för innehållshantering och arbetssamarbete i Box kan användas på avdelningar som HR, juridik, försäljning, marknadsföring och finans.

Box prioriterar cybersäkerhet och dataskydd, och har därför flera prestigefyllda certifieringar för datalagring inom myndigheter och hälso- och sjukvård. Box Content Cloud har certifiering för efterlevnad av internationella regler som GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP och FedRAMP.

Prissättning för Box: Från $20/användare/månad | Gratis plan tillgänglig.

Helpjuice

Helpjuice hjälper dig att bygga onlinekunskapsbaser som sömlöst integreras med kundtjänstplattformar som Freshdesk.

Programvaran fokuserar på funktioner som innehållsförfattande och formatering, rapportering och analys, anpassning av kunskapsbaswebbplatser, en sökmotor som liknar Google och integration med företagsapplikationer.

Verktyget för att skapa innehåll innehåller olika funktioner för att redigera text, bilder, video, interaktiva svar och mer. Du kan ställa in logik i kunskapsbasen så att den visar hjälp-artiklar eller felsökningssteg baserat på användarens indata.

Du kan också samarbeta kring innehåll i realtid genom att dela länkar med andra redaktörer eller skapare. Dessutom finns ett tillförlitligt system för versionshantering för att återställa raderat innehåll. Kunskapsbasen är anpassningsbar för att optimera sökmotoroptimering, så att användare kan hitta dina hjälpartiklar på Google.

Prissättning för Helpjuice: Från $30/användare/månad (minst 4 användare) | 14 dagars gratis testperiod.

Jostle

Jostle är en molnbaserad plattform för medarbetare där varje medlem i organisationen kan ta del av en användarvänlig intranätupplevelse. Medan många anser att SharePoint är en komplex lösning, har Jostle ett enkelt, tillgängligt, strömlinjeformat och visuellt tilltalande gränssnitt.

Funktioner som nyhetsflöden, verktyg för att uppmärksamma anställda och diskussionsforum bidrar till en känsla av gemenskap. Medarbetare kan dela idéer och interagera med kollegor genom att använda de sociala nätverksfunktionerna i applikationen.

Med hjälp av ett organisationsschema och en personalkatalog, kan användare enkelt hitta och ta kontakt med kollegor.

Jostle kan integreras med Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube och WordPress.

Prissättning för Jostle: Från $75/person/månad | Gratis plan tillgänglig.

Document360

Document360 är i första hand en plattform för att skapa onlinekunskapsbaser för självbetjäning. Den kan användas för att skapa SOP (standard operating procedures) för specifika team och privat dokumentation för kunder.

Du kan skapa, organisera och publicera KB-artiklar och dokumentation på den här användarvänliga och sökbara plattformen. Även nybörjare kan skriva och redigera artiklar med hjälp av de intuitiva verktygen. Med versionshanteringen kan du spåra ändringar och hantera dokumenthistorik.

Dessutom får du tillgång till funktioner som anpassningsbara mallar, inbyggd analys och rapportering, flerspråkighet och integrationer.

Prissättning för Document360: Från $149/projekt/månad | Gratis plan tillgänglig.

Workplace

Workplace från Meta är en plattform för företagskommunikation och samarbete, som även fungerar som ett alternativ till SharePoint. Funktionen för kunskapsbibliotek möjliggör lagring och delning av filer med enkel åtkomst för alla användare.

Du kan hantera filåtkomstbehörigheter, så att endast auktoriserade personer får tillgång till känslig information. Det finns också en sökfunktion för att snabbt och enkelt hitta önskade filer.

Workplace erbjuder en mängd integrationer, inklusive SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet och TaskList. Plattformen tillhandahåller även funktioner som grupper, livevideo, nyhetsflöde, säkerhetscenter och insikter.

Prissättning för Workplace: Från $4/person/månad.

ONLYOFFICE

Om du är en startup med en begränsad budget, kan ONLYOFFICE vara ett bra alternativ till SharePoint. Denna kontorssvit erbjuder en kostnadsfri plan för nystartade företag, där användare kan skapa, redigera och hantera olika filtyper som dokument, kalkylblad och presentationer.

Flera användare kan arbeta med samma dokument i realtid, och alla ändringar syns direkt för alla användare.

ONLYOFFICE har även praktiska dokumenthanteringsfunktioner, såsom historikspårning, versionshantering och kommentarer, som underlättar organisering och kategorisering av filer.

Med smidig integration med molnlagringstjänster som Box, Dropbox, OneDrive och Google Drive, kan du enkelt lagra och komma åt viktiga filer. Andra integrationsmöjligheter inkluderar SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom och AWS.

ONLYOFFICE skyddar känslig information med säkerhetsfunktioner, och tillåter administratörer att hantera åtkomstbehörigheter för alla användare.

Prissättning för ONLYOFFICE: Från $8/användare/månad.

Slutsats

Nu har du fått information om de bästa applikationerna för innehålls- och arbetssamarbete, som enkelt kan ersätta dina SharePoint-projekt och innehållsbibliotek. Alla dessa SaaS-verktyg (Software-as-a-Service) har skalbara prissättningsalternativ, så att du kan börja med en liten investering. När ditt arbete växer kan du enkelt skala upp din lösning.

Om du inte redan har en lösning för innehålls-, arbets- och projekthantering, är det klokt att undersöka något av dessa alternativ till SharePoint innan du investerar i en dyr Microsoft 365-prenumeration.

Om du redan har ett Microsoft 365-abonnemang, behöver du inte migrera till något av dessa alternativ direkt. Utför migreringen stegvis för att säkerställa att företagets arbetsflöden inte avbryts.

Nästa ämne: Bästa headless CMS med öppen källkod för apputveckling.