9 bästa SharePoint-alternativen för innehålls- och arbetshantering

Microsoft SharePoint är den bästa programvaran för innehåll, dokument och arbetssamarbete. Men om du vill utforska något bättre än SharePoint kan du prova följande SharePoint-alternativ nu.

SharePoint har varit snabbröret inom innehålls- och arbetssamarbete. I början skulle stora företag bara använda SharePoint eftersom de har råd med kostnaden för ett SharePoint Classic- eller Office 365-abonnemang.

Dock förändrade molnet och SaaS-boomen ekosystemet mycket. Nuförtiden har alla företag, små som stora, råd med appar för arbete och innehållshantering. SharePoint är därför inte längre den enda intranäts- eller innehållssamarbetsappen längre.

Nedan hittar du några populära alternativ till SharePoint om du letar efter bättre innehållshantering i molnet tillsammans med en samarbetsplattform.

Varför utforska SharePoint-alternativ?

Den främsta anledningen till att du letar efter ett alternativ till SharePoint är Microsofts push till Modern SharePoint och den möjliga utfasningen av klassiska SharePoint-versioner 2013, 2016 och 2019 👋. Enligt en diskussion om Microsoft Lär digdet kan hända efter 2026. Du kommer dock fortfarande att kunna använda programvaran.

Om Microsoft ändå fasar ut Classic SharePoint ska det inte uppdatera eller tillhandahålla supporttjänster. Om ditt interna IT-team är expert på SharePoint kan du fortfarande använda det efter det förväntade slutet av dess livslängd 2026.

Därför är det bättre att få ett försprång i ditt sökande efter ett alternativt verktyg för teamsamarbete och dokumentdelning. Med mer tid att välja på kan du också fatta ett bättre beslut eftersom programvara trots allt borde göra arbetet lättare, särskilt för distansarbetare.

Andra skäl att skaffa ett alternativ till SharePoint

#1. Du behöver SharePoint-experter eller -byråer för att konfigurera ett SharePoint-intranet, innehållshanteringssystem och arbetssamarbetsgränssnitt på det här verktyget. Det kostar pengar💵!

#2. SharePoint är tillgängligt som ett gratis verktyg med Microsoft 365 Business Basic och bättre prenumerationsplaner. Men även denna grundläggande plan kostar $6/användare/månad, och Microsoft fakturerar dig årligen till denna takt. Så om du är ett litet eller medelstort företag eller har en snäv budget för företagsappar, kanske du vill få en prisvärd lösning.

#3. Du letar efter en enkel lösning som varje anställd kan använda utan att gå igenom en lång inlärningskurva, vilket SharePoint absolut kräver.

#4. Att navigera i SharePoint Classic och Moderna utgåvor är återigen en utmanande uppgift. Jag har sett människor som bokstavligen skulle anteckna SharePoint-dokument, listor, inställningar, bibliotek etc., platser.

#5. Även om Microsoft gjorde ett bra jobb med att uppgradera Classic SharePoint till en molnbaserad Modern SharePoint, har den fortfarande fel i hela användargränssnittet. Ibland visas inte några knappar, topppanelen eller företagets logotyp förrän du uppdaterar ett par gånger.

#6. Det verkar finnas gott om anpassningar, men dessa är mycket väl begränsade inom Microsofts egna gränser. Så om du behöver en unik app för innehållssamarbete med komplex automatisering kanske SharePoint inte är rätt val.

#7.SharePoints prestanda drivs av Power Automate för automatisering, vilket återigen är en färdighet på toppnivå. SharePoint-alternativ använder If-This-Then-That-metoden (IFTTT), som inte är lätt att lära sig och implementera.

Funktioner att tänka på när du väljer ett alternativ

Innan du köper vilket SharePoint-alternativ som helst, se till att dokumentsamarbetsverktyget innehåller en blandning av följande funktioner:

#1. Enkelt samarbete i appen med rollbaserad åtkomst för dokument, filer, arbetsflöden, projekt etc.

#2. Delbara länkar för internt och externt samarbete.

#3. Offentliga länkar för arbetsytor, instrumentpaneler och vyer som inte kräver konton i samma verktyg för innehållssamarbete.

#4. Ingen eller låg kodintegrering med olika företagsappar från tredje part för att utöka funktionerna i innehållshanteringssystemet.

#5. Verktyget bör ha förbyggda innehålls- och arbetshanteringsmallar.

#6. Appen ska inte vara stel men tillräckligt flexibel för att tillåta användare att skapa anpassade innehållsbibliotek, automatisering av arbetsflöden och projektbrädor.

#7. Det bör finnas alternativ för metadatabaserad innehållssökning.

#8. Om verktyget låter dig skapa en kunskapsbas skulle det vara ytterligare en plus.

Nu när du lärde dig behovet av ett alternativ till SharePoint, låt oss utforska lite innehåll och samarbetsappar nedan som gör ännu bättre.

Produktens anmärkningsvärda egenskaperSammanflödeInnehållssamarbete, dokumentation, alternativ för distansarbete.Google WorkspaceAllt-i-ett företagsarbetssvit med flera appar.MangoAppsPrisvärd SharePoint-ersättning med förbyggda funktioner.LådaSamarbetande innehållsskapande, omfattande användningsfall, säker.HjälpjuiceBygg kunskapsbaser och integration med kundtjänst.KnuffasMolnbaserad framgångsplattform för anställda med ett användarvänligt intranät.Document360Plattform för att skapa en kunskapsbas för självbetjäning online.ArbetsplatsAffärskommunikation, samarbete och intranätplattform.ONLYOFFICESamarbetande kontorssvit med dokumentredigering i realtid.

Sammanflöde

Confluence är en programvara för innehållssamarbete och dokumentation från Atlassian. Det fungerar som ett alternativ till SharePoint och ger smarta team ett alternativ för enkelt distansarbete. Den fokuserar på att skapa och hantera innehåll.

Så det blir enkelt att skapa och organisera dokument, mötesanteckningar, projektplaner, programvarukoder, designa wireframes och mer på Confluence.

Dessutom är Confluence lätt att använda, vilket gör att anställda kan använda det på mobiler och datorer utan en brant inlärningskurva.

Molnappen för innehållshantering möjliggör samarbete i realtid, vilket gör det lättare för team att redigera och granska innehåll tillsammans. Dessutom är offentligt delade sidor, whiteboards och utrymmen lättillgängliga, precis som en webbapp, utan att registrera dig för ett konto.

Den erbjuder ett brett utbud av integrationer med andra populära verktyg, vilket förbättrar dess mångsidighet. Populära integrationer inkluderar Salesforce, Invision, Box, Slack, Teams och så vidare.

Förutom innehåll och arbetshantering stöder Confluence versionskontroll, vilket säkerställer att alla ändringar och revisioner spåras. Således, om du hittar något innehåll i ett otillfredsställande tillstånd efter en redigering, kan du rulla tillbaka till den senast kända bra konfigurationen direkt.

Prissättning av Confluence: Börjar från $5,75/användare/månad | Gratis plan finns också

Läs också: Confluence vs. SharePoint

Google Workspace

Google Workspace är en allt-i-ett-svit för företagsarbetsplatser som erbjuder en omfattande lista med appar så att du enkelt kan arbeta med tekniska och kreativa projekt.

Flaggskeppsapparna som du ofta kommer att arbeta med för att skapa, dela och lagra innehåll är Gmail, Meet, Drive, Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär, Sites, Keep, Jamboard, Cloud Search och Apps Script.

För att utöka funktionerna i din Google Workspace-prenumeration kan du skaffa Voice, Meet-maskinvara och AppSheet. AppSheet är det senaste erbjudandet från Google som gör att du kan skapa internt och externt delbara webbappar utan att lära dig koda.

För säkerhet och hantering på arbetsplatsen kan dina företagsledare eller IT-administratörer börja använda Google-appar som Admin, Endpoint, Work Insights och Vault.

Nästan alla Google-appar som låter dig skapa texter, bilder, webbsidor, bilder etc. kommer också med ett versionskontrollsystem. Så du kan återställa gammalt innehåll när det behövs.

Google Workspace-prissättning: Börjar från $6/användare/månad/årlig fakturering | Gratis plan tillgänglig

Läs också: Google Workspace Individual: Allt du behöver veta

MangoApps

MangoApps är en prisvärd ersättning för SharePoint. Den erbjuder de flesta funktioner du får från SharePoint.

Det finns till exempel intranätsajter, kunskapsbaser, kommunikationsportaler för anställda, system för lärande och utveckling av anställda (LMS), feedbackportal för anställda, engagemangssidor för hela organisationen, företagskundgemenskaper och självbetjäningsportaler för kunder.

Dessa är bara förbyggda funktioner. Med hjälp av dina egna tekniska och kreativa färdigheter och MangoApps-verktyg som arbetsflöden, wikis, att göra-lista, uppgiftshantering, projektarbetsytor, sidor och öppna API:er kan du skapa oändliga anpassade arbetsflöden på verktyget utan extra kostnad.

Du och dina anställda kan börja bygga funktionella projekt och innehållsbibliotek på MangoApps med samarbete inom några timmar efter att du registrerat dig för verktyget. Den har en mycket kort inlärningskurva jämfört med SharePoint.

MangoApps prissättning: Börjar från $12/användare/månad | 14-dagars gratis provperiod tillgänglig

Låda

Box är innehållsmolnet för alla företagstyper som letar efter gemensamt skapande av innehåll med hjälp av en digital whiteboard, som Box Canvas. Du kan också skapa innehållsgodkännande och konsumtionsprocesser med Box Relay, verktyget för automatisering av arbetsflöden.

Box har beprövade användningsfall med stor framgång inom industrisektorer som finans, biovetenskap, myndigheter, hälsovård, detaljhandel, ideella organisationer, media, underhållning, utbildning och professionella tjänster.

Du kan tillämpa innehållshanterings- och arbetssamarbetsfunktioner i Box på avdelningar som HR, Juridik, Försäljning, Marknadsföring, Ekonomi och så vidare.

Box fokuserar på cybersäkerhet och datasekretess, och har därför prestigefyllda register över efterlevnad av myndigheter och sjukvård för datalagring. Box Content Cloud har efterlevnadscertifiering mot internationella regler som GxP Validation, GDPR, ITAR, PCI, HIPAA, ISMAP, FedRAMP, DSS, och så vidare.

Prissättning av Box: Börjar från $20/användare/månad | Gratis plan tillgänglig

Hjälpjuice

Hjälpjuice hjälper dig att bygga onlinekunskapsbaser som sömlöst integreras med kundtjänstprogram som Freshdesk.

Programvaran i kunskapsbasen är baserad på funktioner som innehållsförfattande och formatering, rapportering och analys, anpassningar av kunskapsbaswebbplatser, Google-liknande sökruta och omfattande integration med företagsappar.

Dess innehållsförfattarverktyg kommer med olika antecknings- och textredigeringsalternativ som textformatering, bilder, videor, interaktiva svar och mer. Du kan ställa in backend-logik i kunskapsbasen så att portalen kan visa hjälpartiklar eller felsökningssteg baserat på användarinmatningar.

Du kan också samarbeta om kunskapsbasinnehåll i realtid i redigeringsverktyget genom att dela länkarna med andra redaktörer eller skapare. För att inte tala om, det finns ett pålitligt versionskontrollsystem för att återställa raderat innehåll. Kunskapsbasportalen är också anpassningsbar enligt SEO-praxis så att användare kan hitta dina hjälpartiklar på Google Sök.

Prissättning av Helpjuice: Börjar från $30/användare/månad minst 4 användare | 14-dagars gratis provperiod tillgänglig

Knuffas

Knuffas är en molnbaserad framgångsplattform för anställda där varje medlem i en organisation kan få en användarvänlig intranätupplevelse. Även om många kanske anser SharePoint som en komplex lösning, har Jostle ett enkelt, tillgängligt, strömlinjeformat och visuellt tilltalande gränssnitt.

Dess funktioner, som nyhetsflöden, verktyg för att känna igen anställda och diskussionsforum hjälper de anställda att främja en känsla av gemenskap genom kommunikation. Anställda kan också dela sina idéer och få kontakt med sina kollegor med hjälp av de sociala nätverksfunktionerna i denna applikation.

Med hjälp av ett organisationsschema och personalkatalog kan användare enkelt hitta och få kontakt med kollegor.

Du kan också integrera Jostle med Google Workspace, Airtable, Asana, Dropbox, Evernote, Outlook, MS Teams, Salesforce, YouTube och WordPress.

Prissättning av Jostle: Börjar från $75/person/månad | Gratis plan finns också

Document360

Document360 är i första hand en plattform där du kan skapa en online självbetjäningskunskapsbas för dina anställda. Det kan användas för att skapa SOP för vissa team och privat dokumentation för klienter.

Du kan skapa, organisera och publicera KB-artiklar och dokumentation på denna användarvänliga och sökbara plattform. Även nybörjare kan skriva och redigera artiklar med intuitiva verktyg. Document360s versionskontroll kan användas för att spåra ändringar och hantera dokumenthistorik.

Dessutom får du funktioner som anpassningsbara mallar och varumärke, inbyggd analys och rapportering, flerspråkig förmåga och integration.

Prissättning av Document360: Börjar från $149/projekt/månad | Gratis plan finns också

Arbetsplats

Arbetsplats by Meta är en affärskommunikations- och samarbetsplattform som har etablerat sig som ett populärt SharePoint-alternativ med funktioner som ett intranät. Dess kunskapsbibliotek är platsen där du kan skapa, lagra och dela dina filer för enkel åtkomst och upptäckt för andra.

Medan du använder det här biblioteket för att dela alla dina nyckelresurser kan du hantera filåtkomstbehörigheten för att avgöra att endast behöriga personer får tillgång till den känsliga informationen. Den erbjuder också en sökfunktion för att snabbt och smärtfritt hitta din önskade fil.

Dess breda utbud av integrationer inkluderar SharePoint, HubSpot, Asana, OneDrive, Box, Smartsheet, TaskList, etc. Den erbjuder även andra funktioner som grupper, livevideo, nyhetsflöde, säkerhetscenter och insikter.

Prissättning av arbetsplats: Börjar från $4/person/månad

ONLYOFFICE

Om du är en startup som tycker att en SharePoint-prenumeration är kostsam kan du använda ONLYOFFICE. Denna kontorssvit för samarbete erbjuder en gratis plan för nystartade företag där man kan skapa, redigera och hantera olika filtyper som dokument, kalkylblad och presentationer.

På den här plattformen arbetar flera användare på samma dokument i realtid, och alla ändringar kommer att vara synliga för alla användare direkt.

Den har också användbara dokumenthanteringsfunktioner, såsom historikspårning, versionskontroll och kommentarer, som gör det lättare för användarna att organisera och kategorisera filerna.

Tack vare den sömlösa integrationen med molnlagringstjänster som Box, Dropbox, OneDrive och Google Drive kan du enkelt lagra och komma åt viktiga filer. Ytterligare integrationsstöd inkluderar SharePoint, Jira, ChatGPT, Google Translate, Zoom och AWS.

Förutom dessa skyddar ONLYOFFICE den känsliga informationen i din organisation med smarta säkerhetsfunktioner och tillåter administratörer att hantera åtkomstbehörigheter för alla användare.

Prissättning av ONLYOFFICE: Börjar från $8/användare/månad

Slutsats

Så, nu känner du till de bästa apparna för innehåll och arbetssamarbete som enkelt kan ersätta dina SharePoint-projekt och innehållsbibliotek. Alla dessa Software-as-a-Service (SaaS)-verktyg kommer också med skalbara prissättningsalternativ, så att du kan börja med en liten investering. När ditt arbete ökar kan du skala upp.

Om du inte har ett verktyg för innehåll, arbete och projekthantering och letar efter ett, skulle det vara klokt att kolla in något av ovanstående alternativ till SharePoint innan du köper dyra Microsoft 365-prenumerationer samma sak.

När du redan har en Microsoft 365-prenumeration behöver du inte migrera till något av dessa alternativ från Sharepoint direkt genom att stoppa din verksamhet. Gör det över tid för att hålla igång verksamhetens arbetsflöden.

Nästa upp, det bästa headless CMS med öppen källkod för apputveckling.