9 bästa besökshanteringssystemet för uppstart till företag

Besökshanteringssystem (VMS) blir populära eftersom organisationer måste höja sitt spelnivå på grund av ökade risker relaterade till hälsa, säkerhet och efterlevnadsstandarder.

Enligt en rapportkommer marknadsstorleken för det globala besökshanteringssystemet sannolikt att växa från 1,1 miljarder USD 2021 till 2,3 miljarder USD 2026.

Olika faktorer är ansvariga för dess tillväxt, inklusive ökad säkerhetsmedvetenhet, efterfrågan på papperslöst arbete och behovet av att följa regelverk. Det är uppenbart särskilt efter Covid-19-utbrottet, vilket ledde till stora förändringar i hur branscher brukade arbeta.

Teknik och säkerhetssystem har avancerat för att klara av den digitala arbetskraften och världsscenarier efter COVID.

Ett besökshanteringssystem kan hjälpa organisationer att anpassa sig till förändringarna sömlöst samtidigt som de erbjuder bästa möjliga tjänster, produkter och besöksupplevelse.

Låt oss diskutera denna programvara och hur den kan hjälpa dig.

Vad är besökshantering?

Besökshantering avser processen att spåra och hantera besökare som kommer och går från din organisations lokaler. Oavsett om din organisation har en receptionist eller inte, är besökshantering avgörande för dina anställda och företagets säkerhet.

Även om du erbjuder enastående produkter, tjänster och kundservice, går besökshanteringen ett steg före för att säkerställa att de lämnar dina lokaler med ett gott intryck. Det stärker inte bara ditt varumärkes rykte och ökar medvetenheten utan uppmuntrar också människor att gå till dig igen när de behöver det.

Nu kanske du tänker vem vi kallar besökare här. Besökare kan vara:

  • Säljare och entreprenörer
  • Deltagare för ett affärsmöte
  • Tillsyns- eller revisionsexperter
  • Jobintervjukandidater
  • Budbärare
  • Människor som söker information
  • Leverans personer

Utöver det kan besökare vara anställda som kanske inte är frekventa besökare i lokalerna som personer som arbetar hemifrån. Ibland kan oväntade drop-in också inträffa.

Vad är ett besökshanteringssystem?

Ett besökshanteringssystem eller programvara (VMS) är ett verktyg som spårar och hanterar människor som kommer till affärslokaler och lämnar dem. Det representerar olika processer för att hantera besöksflödet från ankomst till avgång för att ge den bästa upplevelsen samtidigt som allas säkerhet och affärsefterlevnad garanteras.

Företag av alla storlekar kan använda programvara för besökshantering, inte bara de större företagen. Dessutom är VMS effektivt för olika industrivertikaler, inklusive försvar och flyg, fordon, kemikalier, kommersiella tjänster och förnödenheter, konsumentvaror, distributioner, hälsovård, IT, elektronik, teknik och många fler.

Det finns olika typer av VMS tillgängliga:

  • Självbetjäningsbesökshantering: En kiosk används för incheckning. Här väntar besökare i köerna, fyller i detaljer och skickar in nödvändiga dokument för att få ett gästmärke.
  • Personaladministrerad VMS: Personalen i en organisation övervakar och kontrollerar besökare som använder programvaran.
  • Datorbaserat VMS: Det är ett datorsystem med ett fönster som gör det möjligt för ett företag att övervaka och kontrollera besökare. Den kan samla in data i realtid och automatisera manuella uppgifter för en bättre upplevelse.
  • SaaS-baserad VMS: Det är en programvara från tredje part för att övervaka och kontrollera besökare från företag av olika skala. Här behöver organisationer inte hantera infrastrukturen eller lägga tid på underhåll; tjänsteleverantörer bryr sig om det, och kostnaden är överkomlig.

Vad är behovet av ett besökshanteringssystem?

Besökshanteringssystem är avgörande för organisationer att övervaka och hantera besökare, särskilt under och efter en global kris som Covid-19. Det hjälper dig att anpassa dig till de nya utmaningarna och garantera säkerheten för din personal och dina besökare.

Som sagt, ansikte mot ansikte affärsmöten är fortfarande på plats även i denna tid av livewebinarier och videokonferenser. Faktum är att många företag nu är öppna och tillåter besökare, vilket säkerställer att alla besökare tas hänsyn till samtidigt som säkerheten garanteras; besökshanteringssystem spelar en avgörande roll.

Låt oss titta på några av fördelarna med VMS:

Bättre besöksupplevelse

Att erbjuda en bra besöksupplevelse kommer att bygga ditt varumärkes rykte och välkomna fler besökare. Människor kommer att välja dig istället för konkurrenter om du ser till att de lämnar dina lokaler glatt. Ett VMS kan hjälpa dig att uppnå det genom att låta dig hantera allt med lätthet utan att skapa krångel för besökarna.

Effektiviserad mottagningsprocess

Med ett bra VMS på plats kommer alla processer att hanteras effektivt, från att ta emot besökare till avresa. Genom att använda programvaran kan din personal behandla dina gäster baserat på deras anledningar till att besöka dig. Det kommer också att hjälpa dig att hantera mötena och se till att de börjar i tid, så att besökarna inte blir frustrerade när de väntar i lobbyn.

Säkerhet och kontaktlös spårning

VMS-programvara hjälper dig att utföra kontaktlös spårning och hantering av besökare. Det kommer att garantera allas säkerhet i din byggnadslokal. Som ett resultat kan du upprätthålla ett överlägset skydd mot hälsorelaterade problem som covid eller andra infektionssjukdomar. Dessutom kommer programvaran att hjälpa dig att försvara din organisation från risker relaterade till immateriella rättigheter, säkerhet på arbetsplatsen och så vidare.

Efterlevnad

Med hjälp av VMS kan du registrera viktiga data som samlats in från besökare, inklusive deras personliga information, ID, medicinska dokument och andra papper. Det hjälper dig att enkelt hantera dem och hålla ett register, så att du inte stöter på efterlevnadsrisker som GDPR, HIPAA, etc.

Spåra anställda/personal

Förutom att hantera besökare hjälper programvaran dig att spåra dina anställdas eller personals aktiviteter. Det kommer att maximera deras produktivitet och hjälpa dem att fokusera på avgörande områden. Eftersom risker kan vara externa och interna, hjälper det att hålla ett öga på din interna personal minska riskerna.

Om du vill utnyttja dessa fördelar, här är några av de bästa VMS-leverantörerna på marknaden.

iLobby

iLobby är en global ledare inom företagsbesökshantering, som är betrodd av internationella flygplatser, stora banker, Fortune 500-företag och regeringen för att hantera, övervaka och spåra besökare.

Skanna foto-ID-kortdokumentet för att få informationen med hjälp av en dedikerad skanner eller inbyggd kamera för att säkerställa korrekt identifiering. Använd en tredje parts eller intern databas för bevakningslistor för att kontrollera omedelbart och flagga eller neka ovälkomna gäster.

Under en nödsituation kommer den att varna varje anställd och ge dig en lista över dem på webbplatsen för att hjälpa dig med antalet anställda. Det automatiserar den mycket komplexa processen att validera, övervaka och screena individer på alla platser för att uppfylla kraven på efterlevnad, säkerhet, säkerhet och sekretess.

Du kan screena besökare, entreprenörer, anställda, återkommande besökare, anpassade typer, intervjuer, möten, evenemang och leveranser. Säkra ditt företag genom att kontrollera vem som finns i din byggnad, effektivisera inloggningsprocessen för besökarna, automatisera efterlevnad och säkerhet och kontrollera fysisk åtkomst.

Låt dina besökare känna till de juridiska dokumenten som ansvar, undantag och NDA och samla in deras digitala signaturer. Förvara dessutom alla juridiska dokument på ett säkert ställe för att ladda ner dem när det behövs. Du kan också enkelt skapa anpassade rapporter med några få klick och visa alla instrumentpanelsrapporter eller exportera informationen.

Var alltid redo för revisionerna genom att föra en lista över undertecknade dokument och annan data. Integrera med dina affärsverktyg som Skype för företag, Google Hangouts, Slack, röstsamtal, användarkataloger som Azure Active Directory, Cisco, Google-identiteter, etc., enkel inloggning Okta, Onelogin, CRM, e-post och kalender, Drives, åtkomst kontroll och många fler.

Skaffa det gratis för provperiod eller välj en plan som börjar på $199/månad.

Envoy Besökare

Ge en fräsch upplevelse till dig själv och alla som besöker din arbetsplats med Envoy Besökare. Håll din arbetsplats säker med besökshanteringssystemet och spara tid. Kontrollera vem, varför och när någon besöker och begränsa besökaren som inte uppfyller dina kriterier.

Gör dessutom din arbetsplats hälsosammare med hjälp av beröringsfria inloggningsalternativ. Det finns inget behov av att spåra upp anställda och hålla reda på de signerade dokumenten eller handskriftsbrickorna. Istället får du allt på en enda instrumentpanel för att spåra allt du vill ha med möjlighet att ladda ner några dokument.

Gör ett gott intryck när en gäst dyker upp genom att skicka vägbeskrivningar till arbetsplatsen, undersöka dem för att veta deras upplevelse och få dem att säga wow med en iPad-inloggning. Du kan också fånga och lagra allt på ett säkert sätt för att följa bestämmelserna.

Under revisioner, exportera nödvändiga data snabbt för en smärtfri granskning. Skapa dessutom flera alternativ för inloggning som ställer olika frågor för att veta syftet med varje gästs besök. Dina anställda kommer också att få aviseringar direkt och automatiskt när gäster anländer.

Granska varje besökare genom att ställa in några kriterier och kontrollera om de visas på tredjeparts eller interna bevakningslistor. Få även rapporter och analyser om besöksvolym och exportera data snabbt med några klick. Du kan också uppmana dina gäster att underteckna juridiska dokument som undantag och NDA:er på iPad.

Skapa dessutom anpassade märken eller låt envoybesökare skriva ut märkena automatiskt när en besökare loggar in. Be dina gäster att ta ett foto så att deras värd kan hälsa dem tryggt. Du kan också skapa en hälsosam och säker arbetsplats, hålla ett öga på kontoret, få data att fungera smartare och hålla dina anställda fokuserade.

Få begränsade funktioner om du väljer en gratis plan eller väljer den bäst lämpade planen för ditt företag för bara $99/månad/plats.

Hälsa

Hälsa är en enkel och enkel plattform för att använda besökshanteringssystemet för att hålla din arbetsplats säker. Istället för att använda en traditionell receptionist, använd denna användarvänliga och helt anpassningsbara plattform som låter dig integrera välkända CRM:er och meddelandeapplikationer.

Verktyget ser alltid till att rätt medlem får ett meddelande så snart gästen avslutar inloggningsprocessen. Oavsett var du befinner dig får du omedelbart varningar om dina gästers ankomst så att du snabbt kan vidta åtgärder.

Greetly syftar till att göra gränssnittet mer tillgängligt för besökare att förstå och för dig att använda det i receptionen. Det utökar också etos till de andra gränssnittsfunktionerna. Du kan slutföra installationsprocessen inom några minuter och vara redo att använda den samma dag.

Verktyget kan representera ditt företag som du vill att det ska göra med fullt anpassningsbara incheckningsarbetsflöden. Den samlar all data från besökarna och effektiviserar den så att besökarna får den bästa upplevelsen. Du kan också anpassa det välkomnande gränssnittet efter dina behov och kunders och låta Greetly vara en hjälpande hand.

Säkerhet är en viktig del av alla receptioner och Greetly skriver omedelbart ut märkena med besökarnas foton, detaljer och annan relevant information. Den erbjuder en gratis demo och välkomnar dig med en steg-för-steg-guide för att komma igång.

De betalda planerna börjar på $79/månad per plats.

Logga in appen

Logga in appen är byggd för den moderna arbetsplatsen, som är säker och intelligent för inloggning. Du kan använda den här programvaran för besökshantering, inloggning för entreprenörer och personal samt bokning av skrivbordsrum. Den har Spaces – ett flexibelt och smart mötes- och skrivbordsbokningstillägg.

Plattformen hjälper dig att omfamna din maximala arbetsstyrka och hantera kapaciteten effektivt. Du kan också tillåta dina besökare att logga in genom att använda sin smartphone via en QR-kodskanner. Dina gäster behöver inte installera någon separat app; kontaktlös inloggning är säker och helt anpassningsbar för industrierna.

Bygg dessutom ett frågeformulär för varje besöksgrupp genom att skapa flervalsfrågor. Ta hand om företagets hälsa och integritet eller säkerhetskrav genom att minska inloggningstiden. Det kommer också att erbjuda fullständig kontroll över data.

Logga in-appen balanserar lagring av nödvändig och viktig information för säkerhet och rapportering samtidigt som besökarnas integritet bibehålls. Den är byggd för att utvecklas med nya funktioner och funktioner och ge besökarna en bättre upplevelse. Få avancerade funktioner som förregistrera besökare, personalinloggning, entreprenörshantering, medföljande app, meddelanden, policyer, NDA:er, anpassade datafält, etc.

Du kommer också att få fördelar med evakueringslista, flera webbplatser, språk, evenemang, leveranser, välkomstskärm, integrationer, anpassade märken för varje besökare, aviseringar och många fler. Anpassa paketet du behöver eller ta en 15-dagars gratis provperiod. Om du tycker att det är användbart kan du när som helst byta till ett betalabonnemang.

Proxyclick

Ge dina besökare, entreprenörer och anställda möjlighet att återvända på ett säkert sätt samtidigt som du respekterar integriteten och håller sig globalt kompatibla med Proxyclick. Bordsbokning är ett enkelt, säkert och enkelt sätt att välkomna anställda till arbetsplatsen.

Låt dina anställda välja var, med vem och när de sitter inom de fördefinierade utrymmena. Du kommer att få full insyn i vem som jobbar och var alla sitter. Det hjälper dig att organisera arbetsplatsen så att den är säker, välkomnande och effektiv.

Dessutom kan du utforska volymen och djupet av möjligheter med de extrema systemen. Integrera verktygen som du och ditt team är bekanta med för sömlösa implementeringar. Detta är det enda VMS-systemet med ett komplett ISAE 3000 Type 1-sekretessintyg så att folk kan lita på dig.

Den stöder 30 miljoner besök på 7000 platser för att hjälpa dig att lita på ditt team mer. Du kan också skala med VMS som erbjuder obegränsade värdar, kiosker och besökare. Få en oändlig lista med funktioner för att förbättra varje besökares upplevelse, effektivisera receptionen och säkra tillgångarna.

Dess funktioner inkluderar bords- och personalbokning, besöksflöden, kraftfulla instrumentpaneler, smarta flöden för besökare och anställda, premiumintegrationer, avancerad säkerhet, företagstjänster, kundframgång och många fler. Dessutom kan du hålla dina anställda och besökare säkra med COVID-19-förebyggande programmet.

Kontrollera dina besökare och anställda innan de anländer, dela säkerhetsinstruktioner, ge dem åtkomst med QR-koden, förbli säker och flexibel och begränsa hälsorisker. Välj en plan som bäst passar dina krav för $100/månad per plats.

WhosOnLocation

Håll dina entreprenörer, besökare och anställda säkra och säkra med friskvårdskontroller, kontaktspårning, beröringsfri inloggning och mer medan du arbetar utanför och på plats med WhosOnLocation. Det är en heltäckande lösning som hanterar förhandsregistreringar, besökarnas identitet, kontaktspårning, säkerhetsvarningar och skapar medvetenhet om besökarnas policy.

Hantera entreprenörers efterlevnad av faror, induktionshantering över olika anläggningar och närvaro. Du kan också hantera anställdas behörigheter och närvaro för att stödja webbplatsens säkerhet och profiler. För att inte tala om, allt stöds av kraftfull insikt och rapportering.

Verktyget erbjuder en beröringsfri och enkel inloggning för att spåra varje anställd som arbetar ensam. Få även nödfunktioner som självverifiering, evakuerings- och mönstringsrapporter, insikt och samarbete och manuella upprop. Begränsa tillgången till kvalificerade och auktoriserade anställda, entreprenörer och besökare för att säkra dina anläggningar.

WhosOnLocation hjälper dig att screena besökare, entreprenörer och anställda för att minska risken för inkräktare eller obehöriga gäster. Se också till vem som får vara på plats och har genomfört hälsoundersökningar.

Den har planer som fungerar för alla, oavsett företagets storlek. Hantera allt till ett startpris av 599 USD/år per plats.

Traction Guest

Ge din organisation en enda plats att hantera, styra och säkra en hel process för besökarnas verksamhet med Traction Guest. Traction Guest håller dina webbplatser säkra, processkompatibla och anställda säkra, vilket säkerställer att varje interaktion driver maximal produktivitet.

Det hjälper besökare och anställda att hitta sin rätta ingång och plats, validera eller skanna sin identifiering, träffa sin värd, välja språk. Dessutom kan du spåra vem som är på platsen för att upprätthålla nöd- och säkerhetsprotokoll. Samla också in nödvändig data för att uppfylla efterlevnadsstandarder.

Representera ditt varumärke när du välkomnar besökare för att bygga upplevelser och skapa en visuell effekt som gör varje besök minnesvärt och produktivt. Med hjälp av ett enda konfigurerbart system, tillgodose dina krav på global plats som behörigheter, språk och data.

Ta en lämplig plan för din organisation för bara $115/månad/iPad.

Pronestor besökare

Pronestor besökare erbjuder en säker plattform för att hantera besökare. Det är en innovativ hanteringslösning där du kan få en hel överblick över besökarna från dåtid, nutid eller framtid. Det låter dig också spåra varje möte och bokning genom att tillhandahålla automatiska aviseringar.

Pronestor Visitor hjälper dig att skicka vägbeskrivningar till dina besökare och tillhandahålla ett boardingkort att skanna med sin telefon för att checka in. Med korrekta rapporter vet du vem som är var och vem du ska se. Verktyget kan också hantera många ingångspunkter på flera platser samtidigt. Dessutom kan du informera dina besökare om riktlinjerna vid registrering eller före möten.

Denna plattform visar dig en 360-graders bild av organisationens aktiviteter. Börja kombinera feedback och data för att förbättra din anläggnings tillgänglighet, vilket är avgörande för produktiviteten. Dessutom gör plattformen det enkelt för dina gäster och organisation att hålla sig friska och säkra.

SwipedOn

Bygg det mest tillgängliga inloggningssystemet för anställda och besökare SwipedOn det är säkert, enkelt och strömlinjeformat. Det låter dig uppleva en flexibel arbetsmiljö med komplett arbetsplatsledning.

SwipedOn hjälper dig att förvandla arbetsplatsen genom att ersätta gamla besöksböcker med en enkel, modern och snygg lösning för besökshantering. Få många fördelar med denna enda plattform, som att utföra kontaktlös inloggning för anställda och besökare.

Du kommer att få funktioner som kontaktspårningsverktyg, omedelbara aviseringar, utskrift av ID-brickor, digitala avtal, anställd in-ut styrelse, evakueringshantering och screeningfrågor med varningar. Besökare kan logga in direkt genom att skanna QR-koden med sin mobilkamera utan fysisk kontakt. Det kommer att förhindra att ditt företag och din personal utsätts för infektionssjukdomar.

Dessutom kan du enkelt hantera säkerhets- och hälsoregister, covid-19 policy, sekretessavtal etc. Många branscher använder SwipedOn, som bygg, logistik, ideell verksamhet, allmännyttig verksamhet, utbildning, äldreomsorg, tillverkning, sport, marin, turism, co-working och många fler. Det bästa är att SwipedOn planterar träd för varje ny kund.

Upplev plattformen ännu bättre med många tillägg som catering, leveranser och obegränsade SMS. För bättre hanteringsalternativ för dina anställda och besökare kan du ansluta SwipedOn med affärsverktygen för att smidigt driva ditt arbete, som Microsoft Active Directory eller Azure Active Directory.

Du hittar också inga installationskostnader, enkel kontaktspårning, besöksscreeningsverktyg och beröringsfri inloggning i varje plan. Modernisera receptionen för besökarna för bara 49 USD/månad för en enda plats.

Slutsats 👨‍🏫

Besökshanteringssystem efterfrågas i dag inom olika branscher och företagsstorlekar. Programvaran kan hjälpa dig att erbjuda en enastående besöksupplevelse samtidigt som den säkerställer organisatoriska behov av säkerhet, säkerhet och efterlevnad.

Utforska sedan några av de bästa tidspårningsprogramvaran för teamet.