Blir det för komplicerat för dig att hantera projekt och prioritera saker? Hur bra skulle det vara om det fanns ett sätt att hjälpa dig att förstå vilka uppgifter som kräver vilken typ av uppmärksamhet och energi.
Det är där Impact Effort Matrix eller 2×2-matrisen kommer in i bilden. Det är ett verktyg som förenklar prioritering och hjälper team och individer att återknyta kontakten med sina mål och identifiera handlingsbara steg för att få igång arbetet.
Om du letar efter en mall för enkel insatsmatris är den här artikeln en utmärkt inledning. Men först, låt oss få dig igång med grunderna i matrisen för effektansträngning.
Innehållsförteckning
Vad är en Impact Effort Matrix?
En Impact Effort Matrix eller en 2×2 matris är inget annat än verktyg som företag och individer använder för att prioritera uppgifter effektivt. Prioriteringen sker genom att analysera den ansträngning som behöver göras för en uppgift och jämföra den med den påverkan den kommer att få.
För det mesta skapas en effektansträngningsmatris genom brainstorming med ditt team. Genom att göra det kan du identifiera det totala antalet uppgifter och projekt för alla gruppmedlemmar. Du kan sedan ta reda på vikten och brådskan i dessa uppgifter.
Med den här övningen kan du identifiera ordningen på de uppgifter som måste göras för att uppnå bästa effekt med minsta möjliga ansträngning.
Vanligtvis är uppgifterna med lägst ansträngning och högst effekt de du behöver fokusera på. Därmed inte sagt att uppgifterna med låg ansträngning och låg effekt är värdelösa. Ibland kan även de hjälpa till på ett eller annat sätt.
De 4 kvadranter i Impact Effort Matrix
De fyra kvadranterna i effektansträngningsmatrisen visas nedan:
Dessa fyra block är åtskilda genom att ha inverkan på X-axeln och ansträngning på y-axeln. Vart och ett av blocken är som följer:
#1. Snabba vinster – låg ansträngning och hög effekt
Detta block innehåller alla uppgifter som kan utföras enkelt eller snabbt men som avsevärt påverkar företaget eller ditt arbete. Uppgifterna i detta block har högsta prioritet.
#2. Stora projekt – hög ansträngning och hög effekt
Detta block innehåller alla uppgifter som kräver en betydande mängd ansträngning och har en enorm inverkan. Dessa anses vara företagets långsiktiga mål och har hyggligt hög prioritet.
#3. Fill-Ins – Låg ansträngning och liten effekt
Detta block innehåller alla uppgifter som enkelt kan utföras men som inte ger tillräckligt stor inverkan. Så uppgifterna under detta block är inte den största prioriteringen.
Men du kan fortfarande göra dessa uppgifter på din extra tid eller när du inte känner dig produktiv, bara för att få dessa uppgifter ur vägen.
#4. Tacksamma uppgifter – hög ansträngning och låg effekt
Detta block innehåller alla uppgifter som tar mycket tid och ansträngning men som inte ger tillräckligt med effekt. Dessa uppgifter är mycket onödiga och bör lämnas ogjort om alla andra uppgifter behöver utföras.
När ska man använda en effektansträngningsmatris?
Effektinsatsmatrisen är ett måste att arbeta med närhelst du eller ditt team har flera projekt eller uppgifter med en lång rad potentiella fördelar.
Du behöver det också när du är förvirrad över det bästa tillvägagångssättet eller bestämmer dig för var du ska börja.
Ibland kan 2×2-matrisen till och med hjälpa dig att organisera ditt arbetsflöde och göra det krångligt.
Vanligtvis har nystartade företag eller mindre organisationer massor av olika arbeten som måste utföras av en mycket liten grupp människor. I en sådan kaotisk struktur kan många idéer och projekt försvåras. Så, en matris kan sortera den röran och få organisationen igång.
Här är en lista över fantastiska fördelar som effektmatrisen har för dig och ditt team:
Fördelar med Impact Effort Matrix
#1. Håll alla i slingan och synkronisera
Den bästa fördelen med effektansträngningsmatrisen är faktiskt hur den för alla på samma sida för att arbeta mot ett mål. Ditt team kan också använda mallar för effektmatris för att lägga till ytterligare ett lager för att organisera arbetet.
#2. Optimera resurser och deras tilldelning
När du vet vilka uppgifter som behöver utföras och när de behöver utföras kan du hantera dina resurser och fördela dem på rätt sätt. Så de kritiska resurserna behålls för de prioriterade uppgifterna.
#3. Skapar en sekvens av arbetsuppgifter och prioriterar uppgifter
Effektinsatsmatrisen hjälper till att skapa en sekvens av åtgärder/uppgifter organiserade utifrån prioritet. Detta skapar en linjär väg för teamet att följa.
#4. Anpassar teamet till företagets mål
Tillsammans med att hitta de prioriterade uppgifterna förklarar matrisen också varför uppgifterna behöver prioriteras. Så teamet förstår målen bakom det och i sin tur förstår företagets mål.
#5. Spara tid och maximera effektiviteten i arbetsflödet
Med matrisen kan du undvika att lägga tid på saker som kräver alldeles för mycket tid för mycket mindre effekt. Så ditt arbetsflöde blir mer tidskänsligt och din arbetseffektivitet ökar.
Lika lätt som effektansträngningsmatrisen ser ut, det finns fortfarande några saker du kan göra för att maximera fördelarna och användbarheten av denna praxis.
Tips för att underlätta Impact Effort Matrix
#1. Definiera tydliga mål för matrisen
Varför av alla saker är viktigt överallt. Se till att du hittar det för matrisen också. Att ha tydliga mål och skäl för att skapa matrisen kommer att ge dig en korrekt riktning för att utföra denna övning korrekt.
#2. Brainstorma alla aktiviteter och uppgifter med dina lagkamrater
Brainstorming möjliggör alltid en holistisk diskussion om saker och ting. Om du gör det tillsammans med dina lagkamrater får matrisen ett annat perspektiv, och uppgifterna kan prioriteras med alla i åtanke.
#3. Skapa en solid handlingsplan för processen efter att ha skapat matrisen
Att bara göra effektansträngningsmatrisen kommer inte att få saker gjorda. Egentligen är det enda som kommer att ha en solid handlingsplan och genomföra den. Så se till att du har en plan redo för alla uppgifter och deras sekvenser för ett smidigt arbetsflöde.
#4. Ha en stark kommunikation inom teamet och gör rapporter för uppgifterna
När arbetet har börjat måste du proaktivt kommunicera med teamet om sekvensen eller prioriteringarna var tillräckligt korrekta.
Om det fanns förbättringsområden, se till att skapa en rapport om hur det gick att göra justeringar till nästa gång du gör en annan effektansträngningsmatris.
Det var allt du behövde veta om Impact Effort Matrix. Låt oss nu se några mallar för Impact Effort Matrix som kommer att göra ditt liv enklare!
Miro
Miro är ett fantastiskt verktyg designat för team och individer för att skapa diagram, tabeller, kartor och mer för att planera och organisera saker.
När vi använde den här mallen, här är några saker vi fick reda på:
- Designaspekten är mycket användarvänlig och alla med grundläggande kunskaper om att modifiera dessa designmallar kan använda det här verktyget
- Det finns inte mycket hjälp med att förklara hur mallen för effektinsatsmatrisen fungerar, så en nybörjare kanske måste undersöka vad det är och hur det görs.
- När du startar din första design ber verktyget om din erfarenhet av att använda designverktyg som Miro, vilket gör det nybörjarvänligt designmässigt.
Miro är ett freemium-verktyg, så du kan använda det för att skapa mallar gratis. Men du kan också uppgradera den för att få tillgång till premiumfunktioner som obegränsade projekt, samarbete med flera teammedlemmar, etc.
Lucidspark
Lucidspark är ett annat designverktyg speciellt skapat för produktivitet och arbetsrelaterade uppgifter. Den har ett enkelt användargränssnitt och enkelt skapande och redigering av mallar.
Här är funktionerna i Lucidspark impact ansträngningsmatrismallen:
- Användargränssnittet är enkelt och snabbt; du kan skapa matrisen snabbt genom att lägga till projekten i rutorna
- Mallen har en grundläggande design, men du kan lägga till bilder och ändra färger och typsnitt för att göra den till din egen
- Den grundläggande layouten för de fyra kvadranterna är gjord för att innehålla uppgifter med varierande nivåer av ansträngning och effekt, inte bara definiera dem under ett block, utan du kan flytta dem därefter.
Du kan komma igång med Lucidspark gratis, men du kan också uppgradera den för att få tillgång till andra premiumfunktioner.
Canva
Canva är ett designverktyg som kan användas för alla typer av designbehov. Du kan använda den för att skapa produktivitetsdiagram som effektmatrisen, designlogotyper, infografik och mycket mer.
Här är några saker om Canva-mallen för effektansträngningsmatrisen:
- Har en mängd designfunktioner som att lägga till element, färg och teckensnittsändringar, lägga till bilder och videor, göra animationer, etc. vilket är något överdrivet
- Bra verktyg för användare som ofta kommer att använda det för andra designkrav och innehållsskapande
- Impact ansträngningsmatrismallen har en traditionell design som bara kan lista uppgifter under blocken och inte har anpassade nivåer för detsamma.
Endast för produktivitetsanvändning kan Canva verka lite för avancerat för många nybörjare.
Det kan dock vara ett utmärkt verktyg för medelstora eller avancerade användare att skapa unika mönster och mallar.
Det är gratis att använda, men med premiumversionen får du tillgång till olika mallar och andra element.
Skapande
Skapande är ett produktivitetsdesignverktyg som är speciellt framtaget för företag och organisationer för att hantera organisatoriska uppgifter som att skapa en mall för effektinsatsmatris.
Här är funktionerna i Creately impact ansträngningsmatrismallen:
- Mallen är enkel och färgstark, med mycket enkla sätt att skriva ner uppgifterna under varje kvadrant
- Layouten på matrisen gör den lätt att förstå men erbjuder inte en högre nivå av anpassning
- Nybörjarvänlig men begränsar användarna från att anpassa mallen för bättre design och layout för matrisen
Även om Creately inte är det bästa för anpassning, gör det sitt jobb väldigt bra och är en utmärkt lösning för teamledare och chefer som vill få uppgiften gjord enkelt och snabbt.
Gruppkarta
Gruppkarta är ett av de bästa verktygen på den här listan för en mall för en effektansträngningsmatris. Den kombinerar det bästa av två världar, dvs design och effektivitet.
Här är funktionerna i mallen för Groupmap impact-insatsmatris:
- Mallen är extremt välgjord, där du bara kan klicka var som helst och börja skriva uppgifterna, och den kommer fortfarande att se fantastisk ut
- Layouten är mycket flytande, och du kan mikrojustera nivåerna av effekt och ansträngning som behövs för den uppgiften
- Det finns inte mycket att göra när det gäller design, men mallen har en attraktiv design som gör jobbet
Designmässigt finns det en gräns för din anpassning där du kan ändra bakgrunden och axellayouten för att passa dina behov. Men du kan göra en utmärkt och effektiv matris med minimal ansträngning.
Ayoa
Ayoa är ett produktivitetskartdesignverktyg där du kan hitta mallar för projektflödesscheman, grafer, matriser etc.
Här är funktionerna i Ayoas mall för effektansträngning:
- Mallen är lätt att arbeta med och har tillräckligt med designalternativ för att lägga till lite anpassning
- Impact ansträngningsmatrislayouten har en flytande design med individuella projektrutor för att identifiera var och en av dem korrekt
- Användargränssnittet är nybörjarvänligt, men det är något långsammare än resten av verktygen på den här listan
Den kostnadsfria testversionen av Ayoa varar bara i 7 dagar, därefter behöver du skaffa premiumversionen för att skapa nya mallar.
Figma
Figma är ett designverktyg som erbjuder olika mallar för olika typer av kartor och diagram som organisationer behöver för produktivitet och teamledning.
Här är funktionerna i Figma impact ansträngningsmatrismallen:
- När du startar ett diagram eller en mall på Figma möts du av en handledning om hur du använder verktyget, vilket är en fantastisk funktion för nybörjare
- Det finns också en ruta med instruktioner om hur du använder mallen för effektansträngningsmatrisen och hur du kan anpassa den för bättre effektivitet.
Verktyget är minimalistiskt och ger tillräckligt med vägledning för att en nybörjare ska kunna skapa en respektabel effektmatris utan någon annans hjälp. Det är fantastiskt för förstagångsanvändare och till och med veteraner som vill få det gjort och dammas snabbt.
Venngage
Venngage är ett freemium designverktyg som används för att göra olika designmallar och grafik. Impact Effort Matrix är en del av affärsversionen av Venngage, som är en betalversion av verktyget.
Här är funktionerna i Venngages mall för effektansträngningsmatris:
- Impaktansträngningsmatrismallen erbjuder en bra flytande layout där du kan justera mängden ansträngning och påverkan projektet har
- Designmässigt erbjuder verktyget fantastisk anpassning och en anständig startmall för att skapa en attraktiv design för att visa dina projekt effektivt.
Impact ansträngningsmatrismallen från Venngage är ett utmärkt verktyg, men nivån av anpassning den erbjuder är inte tillräckligt bra för att motivera köpet. Oavsett, om du letar efter bra designprogramvara för flera designprojekt är detta ett bra verktyg att ha!
Avslutar
Impact Effort Matrix är en viktig praxis för att mäta tidslinjen och prioriteringarna för ditt arbete. För att gå med det behöver du också en idealisk mall som fungerar precis som du behöver den.
Efter att ha använt alla dessa verktyg upptäckte vi att du inte behöver ha höga nivåer av anpassning för att få en anständig matrismall.
Men om du går efter verktygen som erbjuder det kan du maximera matrisens attraktionskraft och effektivitet.
Du kan också titta på några mallar för beslutsträd.