8 färdiga svarsverktyg för att hjälpa produktivitet och kundservice

Kundsupportchefer behöver svara på hundratals frågor varje dag. Bearbetade svarsappar kan göra deras jobb snabbt och enkelt.

Många av de frågor som supportteamet får dagligen är liknande. Att manuellt skriva in svaren på dessa frågor är en kontraproduktiv uppgift. Men användare kan generera fördefinierade svar på de vanligaste frågorna och lagra dem i färdiga svarsverktyg för omedelbar användning.

Låt oss utforska mer om det färdiga svaret, inklusive deras fördelar och toppverktyg som erbjuder den här tjänsten.

Vad är ett konserverat svar?

Många människor blandar ihop standardsvar med autosvar. Medan autosvar är robotiska och opersonliga, är standardsvar beskrivande och personliga.

Dessa är förutbestämda svar på vanliga frågor. Standardsvar är alltid hjälpsamma och anpassade, så det låter inte maskingenererat för kunderna.

Hur fungerar standardsvar med ditt företags FAQ/Wiki?

Standardsvar och företagswiki, vanliga frågor och felsökningskunskapsbas bör vara synkroniserade. Det bör finnas ett automatiserat system för att injicera specifika felsökningssteg eller allmän information i en platshållare i det färdiga svaret.

Om du inte använder textplatshållare kommer de färdiga svaren att hopa sig. Det kommer att vara svårt för kundtjänstmedarbetare att hantera en så lång lista med färdiga svar. För att lösa det här problemet kommer vissa skriptade verbiage-tjänster eller verktyg med syntaxer.

När en supportpersonal anger vissa kortkoder eller syntaxer i en e-post- eller chattkonsol, skapar verktyget automatiskt skriptet. Verktyget hämtar också supportinformation från ett företags kunskapsbas, FAQ eller Wiki.

Att länka verktyget för standardsvar med företagets kunskapsbas hjälper dig också att mata uppdaterade genomgångar eller felsökningssteg. Annars måste du uppdatera alla supportskript manuellt.

Fördelar med att använda konserverade svar

#1. Sparar tid

Ett standardsvar säkerställer att du inte behöver skriva svar på de vanligaste frågorna. Eftersom kundsupportchefer snabbt kan svara på vanliga frågor med dessa svar, kan de fokusera på mer produktiva uppgifter på den sparade tiden.

#2. Sömlös hantering

Kundtjänstleverantörer kan enkelt hantera ett stort antal kunder med hjälp av färdiga svarsappar. Om du arbetar för en internetleverantör är priset på tillgängliga paket en fråga som du kanske ofta får.

Istället för att svara alla med samma svar genom att skriva, kan du enkelt göra det här jobbet genom att klistra in det färdiga svaret i chattfönstret.

#3. Tillfredsställande kunder

Kunder vill ha en omedelbar lösning på sina problem. Om det blir en försening med att svara kan du förlora dem till dina konkurrenter. Med hjälp av standardsvar kan du svara på deras frågor och se till att de förblir lojala mot ditt företag.

#4. Öka konversationsfrekvensen

Standardsvar hjälper dig också att omvandla en potentiell kund till en kund genom att svara på deras frågor snabbt och framgångsrikt. Ibland ställer en potentiell kund någon unik fråga, och supportpersonalen har mycket på sin tallrik.

I den situationen kan de svara på de enkla frågorna med de färdiga svaren och använda tiden för att svara på den unika frågan. På så sätt kan du omvandla den potentiella kunden till en kund och förbättra din omvandlingsfrekvens.

Här är några av de bästa apparna för burksvar.

maskinskrivbord

Att skriva upprepade gånger kan vara frustrerande och tråkigt för kundsupportpersonal. Skrivbord är en enkel plattform som hjälper dem att bli av med detta genom att låta dem skapa och hantera konsekventa standardsvar.

Dessutom kan detta flerspråkiga verktyg integreras med alla webbplatser och appar som ditt företag använder, inklusive Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk och Linkedin.

Om du väljer att använda typedesk, kommer ditt team att få möjligheten att svara på kundernas frågor konsekvent. Som ett resultat kommer kunderna och leads att få en förbättrad upplevelse när de kontaktar din supportdesk.

Det här verktyget kommer också med Team Folders-funktionen som låter dig omedelbart dela och synkronisera alla standardsvar med varje teammedlem. Dessutom kan supportchefer göra varje burksvar unik med hjälp av variabler.

Freshdesk

Syftet med kundtjänst är att svara på kundfrågor och Freshdesk låter dig göra det sömlöst. Du kan engagera dig med kunderna i en meningsfull konversation över olika kanaler med hjälp av denna standardsvarsapp.

Denna omnikanalsvit erbjuder en komplett supportlösning som fokuserar på att snabbt leverera enastående kundservice. Den förstår proaktivt kundernas krav och svarar på dem med den mest intuitiva supporten.

Eftersom du behöver utföra färre repetitiva uppgifter sparar du tid och investerar den i något mer fruktbart. Denna enhetliga plattform tillhandahåller kunskapsbasen och automatiseringen av arbetsflöden för att snabbt hantera kundförfrågningar.

Genom att använda Freshdesk kan du också ansluta till kunderna genom deras föredragna kommunikationskanal och sömlöst ändra läget när som helst.

Sociala avsikter

Är du trött på att växla mellan flera meddelande- och chattverktyg? Då är det dags att använda Social Intents, en av de bästa apparna för burksvar. Med den här lösningen kan du chatta med dina webbplatsbesökare direkt från samarbetsappen du redan använder som ett team.

Livechattmjukvaran är en populär app som fungerar på Microsoft Teams, Slack och Webex. Eftersom du inte behöver lämna den befintliga appen kan du omedelbart svara på förfrågningar och göra kunderna nöjda.

Social Intent låter dig använda standardsvar för att hjälpa kunderna med snabba svarstider och bygga kundrelationer. Dess proaktiva livechattutlösare är också användbara för att engagera webbplatsbesökare. Dessutom stöder appen samarbete med alla teammedlemmar för att lösa kundernas problem.

HappyFox

HappyFox är ett allt-i-ett hjälpdesk-biljettsystem för snabbare och bättre kundsupport. Det hjälper dig att minska kaos och organisera din supportprocess med funktioner som ett kraftfullt supportärendesystem och en kunskapsbas för självbetjäning.

Du kan svara snabbare på vanliga och frekventa frågor med hjälp av dess standardiserade supportverktyg. Förutom att lägga till svarsmallar, utför den här appen biljettåtgärder som att ändra status och lägga till taggar.

När du är på väg att svara på en biljett kommer alla tillgängliga färdiga åtgärder att vara synliga för dig. Det är också möjligt att söka efter särskilda färdiga åtgärder och sedan tillämpa dem. Den här plattformen stöder också att skapa färdiga åtgärder som är specifika för ett team.

HappyFox stöder också integration med många affärsappar, inklusive MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier och Twitter.

Knaprig

Moderna affärsscenarier kräver att företag ansluter till kunderna och leder direkt. Knaprig är en flerkanalig meddelandeplattform som låter dig göra det. Den består av en lista med sofistikerade verktyg som du kan använda för att uppnå kunddriven revolution för ditt företag och låsa upp hypertillväxt genom samtal med dem.

Denna plattform kommer med en funktion som heter Shared Inbox. Den centraliserar dina konversationer från olika kanaler, såsom e-post, messenger, SMS, livechatt och Twitter DM. Därför blir det möjligt att ge den bästa kundservicen genom ett enkelt samarbete.

Crisp stöder också ett centralt nav för en kunskapsbas. Du kan kombinera det med chatbots och livechattar för att förbättra kundupplevelsen med realtidssvar.

UseResponse

UseResponse är en flerkanalig kundsupportmjukvara som avsevärt minskar svarstiden och förbättrar kundupplevelsen. Plattformen är en helt skalbar och anpassningsbar svit som syftar till att hjälpa ditt supportteam.

Med det här verktyget kan du enkelt hantera mer än 10 supportkanaler som e-post, livechatt, messenger, communityforum och sociala medier. Dess automatiska meddelande och frågetilldelning gör uppgiften enklare för alla kundsupportchefer.

Dessutom förser UseResponse dig med avancerad analys och rapporter om prestanda för din kundsupportprocess. Med en personal rating tracker och SLA kan verktyget erbjuda bättre kundservice. Dessutom kan användare integrera den här appen med andra verktyg, som Google, Salesforce, Jira och Zapier.

Klutch

Är du trött på att söka igenom dokument och enheter för att hitta rätt svar vid lämplig tidpunkt? Använda sig av Klutch att lagra alla snabba svar och guider i en enda företagskunskapsbas.

Nu behöver du inte lägga tid på att söka efter lämpliga svar eller skriva samma svar för upprepade frågor. Få tillgång till lämpliga standardsvar från vilken enhet som helst och svara med det.

Du kan till och med skriva ett e-postmeddelande med ett klick till dina kunder. Dessutom låter den här plattformen dig lagra ofta använda utdrag och länkar. Användare kan komma åt det här verktyget från skrivbordsappen, Chrome, Edge och vilken mobil enhet som helst.

EngageBay

EngageBay kan förse dig med de bästa färdiga svaren som är användbara för kundtjänster som helpdesk och e-postmeddelanden. Särskilt när du får hundratals liknande servicefrågor kan dessa konserverade svar spara din tid och hjälpa dig att sälja mer.

Således kommer din kundtjänst att se ett lyft och bli mer produktiv genom att sälja fler produkter på kortare tid.

För bättre kundanslutning kan du också prova de snabba personaliseringsverktygen. Personaliseringsfunktionerna kommer att få de konserverade svaren att låta som några nyskrivna och personliga svar.

För att förbättra verksamhetens effektivitet främjar EngageBay automationsfunktioner. Definiera helt enkelt villkoren för kundfrågor, så kommer verktyget att svara med personliga, standardsvar.

Du behöver inte vara en tekniskt kunnig person för att använda det här verktyget på grund av dess intuitiva genvägar och ikoner. Dessutom kan användare skriva vilket svar som helst och enkelt markera det som konserverat för senare användning.

Slutsats

När det finns en stor mängd frågor kan appar för standardsvar ge dig de enklaste lösningarna. Förutom att de svarar snabbt gör dessa appar ditt supportteam produktivt och konverterar fler potentiella kunder.

Om du också är intresserad av att skapa en kunskapsbas för ditt företag kan du prova dessa plattformar för att skapa en kunskapsbas.