HR är ett folkyrke. Det är människor, bättre att säga, anställda som driver företag.
Därför är det avgörande att hålla dem motiverade och hantera dem på ett klokt sätt. Tack vare tekniska genombrott som HRMS (Human Resources Management System) programvara som involverar artificiell intelligens och automatisering har HR-processer blivit mindre utmanande.
När ditt företag växer uppstår olika problem som inkluderar skalning, hantering av processer och data, optimering av personalstyrkan och mer. Med det ökande antalet anställda blir det också komplicerat att hantera mänskliga resurser, från screening, anställning, utbildning och lönehantering till regelefterlevnad. Dessutom förblir din känsliga information spridd på många platser och mappar.
Följaktligen orsakar det HR-utbrändhet samtidigt som den sänker den totala effektiviteten.
Men med hals mot hals konkurrens runt, där tid är pengar, har du inte råd med ineffektivitet, särskilt under tillväxtstadiet.
Så om din HR-process fortfarande manövrerar kalkylblad och pappersarbete i ditt arkivskåp, missar du något!
Vad är lösningen?
HR Management Software eller HRMS!
Innehållsförteckning
Vad är HRMS?
Enkelt uttryckt är HRMS programvara som utnyttjar teknikens kraft för att administrera HR-processer. Det syftar till att förbättra effektiviteten och produktiviteten i ditt företag genom att automatisera manuella och återkommande uppgifter. Som ett resultat kan ditt HR-team hantera processerna väl och hitta mer tid att använda i andra viktiga aktiviteter för affärstillväxt.
Programvaran täcker olika aspekter av personalhantering, inklusive:
- Arbetskraftsplanering
- Rekrytering
- Ombordstigning
- Jobbekräftelseprocess efter prövotid
- Personalinformationshantering
- Hantering av transaktioner och ledighet
- Spåra närvaro och tid
- Lönehantering
- Löneväxlingsberäkningar
- Uppsägningsprocess
- Kommunikation och hantering av regler och förordningar
- Medarbetarnas engagemang
- Lagstadgad efterlevnad
- MIS rapporterar
- Träning och utveckling
- Utvecklingssamtal
- Successionsplanering
Varför behöver företag HRMS?
Penna- och pappersläget kan hjälpa dig under de inledande faserna men är inte hälsosamt för ditt företag när det växer. För små och medelstora företag är det viktigt att använda ett anständigt HRMS eftersom det kan påskynda tillväxtprocessen genom att automatisera komplicerade uppgifter och samtidigt eliminera möjliga fel eftersom även mindre fel kan vara ödesdigra för din produktivitet.
HRMS spetsad med framväxande teknologier som dataanalys och automatisering gynnar inte bara arbetsgivarna utan även anställda och kunder eftersom rätt information kan nå rätt plats och vid rätt tidpunkt.
A Rapportera säger att den globala marknaden för HR-programvara beräknas uppgå till hela 30 miljarder dollar år 2030. Den förutspår också en tillväxt på 9,4 % från 2017 till 2025.
Låt oss kolla in några av dess fördelar för moderna företag.
Effektiv personalhantering
Ditt HR-team kan övervaka de anställdas närvaro och arbetstid för att säkerställa maximal produktivitet och kompensation för övertid. Du kan också hantera utbildning, löner, prestationer och bättre engagemang för anställda så att de kan känna sig knutna till din organisation.
KPI-övervakning
HRMS kan exakt automatisera den övergripande processen för att övervaka Key Performance Indicator (KPI) för att visa effektiviteten hos de anställda när det gäller att uppnå sina uppsatta mål. För detta kan den övervaka hur länge en anställd stannar i en roll, frånvaro, tid det tar att nå målen, etc.
Främjar medarbetarnas självbetjäning
En av de finaste funktionerna hos HRMS är dess självbetjäning för anställda, där de kan komma åt sina profiler och portal. Den innehåller detaljerad information om företagets villkor, ledighetspolicy, löner, avgångsprocess etc. så att de inte behöver ställa alla frågor till HR-avdelningen. Därmed sparar det tid för båda parter.
För att söka ledighet behöver anställda inte längre skriva en ansökan. De kan tillämpa det via själva systemet och även kontrollera sitt återstående ledighetssaldo, semesterlista, kommande evenemang och fler funktioner.
Eliminerar mänskliga fel
Automatisering eliminerar mänskliga fel som kan kosta företag i form av regelefterlevnad, kostnader och tid. Det minskar risken för misstag och duplicerar poster för att säkerställa felfri uppgiftsexekvering.
Datasäkerhet och integritet
Säkerställer efterlevnad
Efterlevnad av federala och statliga lagar är avgörande för ditt företags välbefinnande. Om det inte hanteras väl kan det utgöra allvarliga hot mot ditt företag när det gäller rykte och påföljder. HRMS uppdaterar alla lagstadgade ändringar regelbundet för att säkerställa efterlevnad.
Varför molnbaserad eller SaaS HRMS-programvara?
Istället för att använda traditionell programvara på plats där du måste köpa allt, kan du välja Software-as-a-service (SaaS)-programvara som är värd i molnet. Den är prenumerationsbaserad, vilket innebär att du inte behöver betala för hela programvaran. Tjänsteleverantören ger dig behörighet att använda den ett tag, beroende på planen.
Ringa en klocka?
Ja, som Netflix!
Till skillnad från lokal programvara kräver SaaS-modellen ingen installation, ingen konfiguration. Allt är klart i förväg och du kan börja använda det om en timme eller två. Därför kan du spara kostnader och tid utan att behöva oroa dig för underhållet.
Bosatt i en molnmiljö ger SaaS-mjukvaran dig bättre skalbarhet eftersom du kan välja programvaran baserat på din organisationskapacitet.
Så om du vill införliva ett HRMS i din organisation, överväg att använda SaaS-programvara. Och för att hjälpa dig med det, här är några av de bästa mjukvarorna som finns tillgängliga för dig att utforska.
Freshteam
Anslut ett steg närmare med anställda som använder Freshteam att hantera alla HR-processer på ett intelligent sätt och fatta kraftfulla beslut. Med dess ansökningsspårningssystem kan du hitta kandidater, schemalägga intervjuer och anställa rätt kandidater. Hämta dem från jobbportaler, karriärsajter, hänvisningar till anställda, leverantörer, webbplatser för sociala medier och mer.
Skapa intervjustyrkort, lägg till anställningsteam, arbetsflödesstadier och anpassade ansökningsformulär för varje jobb. Du kan också behålla all information om kandidaterna, inklusive e-postmeddelanden, meritförteckningar, poäng, interaktionshistorik, feedback, etc. på ett enda ställe med Candidate 360. Medan du schemalägger intervjuer kan du bjuda in dina panelmedlemmar och lämna feedback. Programvaran låter dig också hantera jobberbjudanden och konfigurera dess fält, registrera beslut och förbereda erbjudandebrev.
Med Freshteam kan du genomföra en smidig onboarding genom att initiera processen i förväg för att slutföra dokumentation och fylla i formulär. Det räddar den första dagen för snickare så att de kan förstå sina kamrater och organisationen. Efter att ha fått dokumentet undertecknat kan du ladda upp dem till deras profil, skapa uppgifter för dem, spåra deras aktiviteter och skicka påminnelser för att slutföra introduktionsprocessen.
Dra och släpp formulärfält för att skapa personalinformation och underhålla organisationsscheman för att visa upp alla enheter i företagsstrukturen med deras namn, avdelningar och befattningar. Skapa och utöva ledighetspolicyer för ett kalenderår och mappa dem enkelt till specifika team, platser, skift eller avdelningar i hela organisationen. Du kan också spåra löv, generera ledighetsrapporter och upptäcka frånvaro- och ledighetstrender.
Med dess mobilapp tillgänglig på iOS och Android kan du utföra problemfri rekrytering genom att skicka e-post, skicka feedback och fatta beslut. Ansök om ledighet eller godkänn/avvisa någon annans förfrågan med bara ett tryck och få tillgång till anställdas register var som helst.
Bizneo HR
För att automatisera och optimera personalavdelningen och nå en annan nivå i hanteringen av personal och talang, är en av de bästa lösningarna Bizneo HR Personalprogramvara. En svit bildad av mer än 10 tekniska verktyg som täcker och tillhandahåller lösningar för att förbättra alla stadier som en arbetare går igenom i ett företag.
Först, dess mest kraftfulla verktyg. De börjar med att förnya och fullända rekryteringen och urvalet av kandidater, utvärderingen och utbildningen av arbetare för att mäta deras kompetens och utveckla deras prestationer för att nå sin maximala potential.
Sedan finns det flera funktioner som gör det dagliga arbetet enklare:
- Tidshantering och semester och skiftledning.
- Onboarding och offboarding processer för att underlätta integrationen av nya medarbetare
- Undersökningar för att mäta tillfredsställelse, engagemang, arbetsklimat m.m.
- Arbetsflöden som automatiserar rutinuppgifter, meddelanden och kommunikation (kontraktets slut, mötesdatum för löneöversyn, meddelanden om att medarbetaren inte har kommit till jobbet…).
För att inte tala om dess förmåga att integrera med andra verktyg (integration med löner, åtkomstkontroll, närvaro, affärssystem). Kort sagt, den bästa tekniken för att ge ett plus till din personalledning och ta maximalt hand om det största värdet av ett företag: arbetarna.
Sage HRMS
Besegra alla dina HR-utmaningar och fatta smarta beslut med Sage HRMS för att förbättra effektiviteten i din organisation. Det ger en dynamisk lösning för att hantera hela livscykeln för dina anställda från anställning till pensionering. Programvaran är skalbar för att fortsätta att stödja dig med dina växande behov.
Anställ duktiga personer, behåll de bästa och identifiera interna medarbetare enkelt för ledande positioner. Det hjälper dig också att minimera personalomsättningen genom att öka engagemanget. Förbättra tidshanteringen för varje anställd och täck ledighet och närvaro förutom att hantera löner, prestationsöversikter, förmåner, självbetjäning och så vidare.
Eliminera kostsamma fel vid registreringar och datainmatning samtidigt som du undviker smärtsamt pappersarbete i samband med förmåner. Dess riskanalys låter dig mäta anställda baserat på deras information, statistik, kompetens, prestation, försäkring, demografi och mer.
Det ger omfattande klasser av instruktörer och on-demand lärande för att använda programvaran på bästa möjliga sätt genom Sage University. Sage Knowledgebase, Sage City och Sage Resources är där för att utöka sin support 24/7 och hjälpa dig att lösa dina frågor och erbjuda de senaste uppdateringarna i programvaran så snart den släpps.
Välbehag
Återlämna tjänsten till ditt hårt arbetande team genom att stödja dem med ett omfattande HRMS, Välbehag. Alla processer från anställning, introduktion och betalning, till prestation och marknadsföring; allt är felfritt med programvaran.
Skapa professionella erbjudanden, ta med nya snickare och undvik pappersarbete och låt dem fylla sin profil. Du kan lagra alla dokument digitalt i programvaran för att förbli organiserad. Dagarna av smärtsamma och riskfyllda löneprocesser är över; använd den förenklade lönelistan för programvaran och registrera skatter enkelt.
Den synkroniserar automatiskt all data som är kopplad till tidsspårning, förmånsplaner, nyanställningar och mer. Håll dina anställda glada, friska och försäkrade med samma programvara som kan mata dina planer i lönelistan. Ge ditt team resurser och verktyg med Gusto för att säkra deras ekonomiska framtid genom Gusto Cashout, pendlingsförmåner, arbetskompensation och 401(k) pension och 529 college besparingar.
Dessutom erbjuder den andra verktyg som Small Business Financial Relief, Burn rate-kalkylator, Arbetsgivarskatte-kalkylator, lönejämförelseverktyg och checklista för nyanställningar. Programvaran är kompatibel med HIPAA, ACA och ERISA. Den kan hantera COBRA-krav och skicka e-post till anställda för att slutföra pappersarbetet efter att ha lämnat din organisation.
Cezanne HR
Det spelar ingen roll om din organisation är liten, medelstor eller stor, Cezanne HR har fått din rygg att effektivisera varje aspekt av dina HR-insatser. Denna molnbaserade moderna HR-svit låter dig hantera och stödja din arbetsstyrka effektivt genom att utnyttja avancerade teknologier, automationsverktyg och imponerande funktioner.
Cezanne HR hjälper företag i över 100 länder och erbjuder översättning till 10 olika språk utan extra avgifter. Det stöder också inspelning av finansiell data i din lokala valuta och underlättar för flera kontor över hela världen med dina egna godkännandeflöden, kostnadsställen, HR-portaler och administratörsbehörigheter. Systemet erbjuder optimal flexibilitet för att utföra olika uppgifter, från att lägga till anställda till borttagning och allt däremellan.
Den erbjuder en 24/7 onlineportal fullpackad med expertartiklar, instruktionsguider, konfigurationsråd, utbildning, konsultation, smarta aviseringar, inbyggd rapportering, konfigurerbara formulär, effektiv arbetsflödeshantering och implementeringstjänster. Engagera din arbetskraft väl genom att använda mobilappen tillsammans med onlineverktyg för att öka samarbetet och effektiv kommunikation.
Slösa ingen tid på underhåll eftersom Cezanne tar hand om det förutom periodiska uppdateringar. All din data är säker med sin avancerade säkerhet och dataskydd genom kryptering, lösenord och GDPR-efterlevnad. Dessutom hjälper dess öppna arkitektur dig att förbättra din produktivitet och möjliggör appanslutning från tredje part med lätthet.
Människor HR
Är du trött på att slösa tid på monotona uppgifter?
Använda sig av Människor HR att automatisera dessa processer och fokusera på områden som kräver mer uppmärksamhet. Glöm nu att spåra sjukdom, uppdatera personaldata, godkänna semesterledigheter, sammanställa omsättningsinsikter och så vidare. Med hjälp av dess sökandespårningssystem kan du anställa och behålla talanger som passar din organisationskultur. Dela lediga jobb på olika jobbportaler samt identifiera och få kontakt med personer som kan hjälpa ditt företag att växa.
Presentera HR-information med omfattande grafiska rapporter för företagsledare och sök rekommendationer och handlingsplaner. Lär dig av andra HR-proffs genom HRMS och förbättra ditt beslutsfattande. Du kan också jämföra dina HR-insikter med andra företag inom din bransch för att avgöra vilka områden som behöver förbättras.
Få bättre kontakt med dina anställda och hjälp dem att optimera sin potential med dess dynamiska Performance Management System. Hitta dina bästa prestationer och de som behöver hjälp med att förbättra sina prestationer. People HR låter dig smidigt migrera dina data till det nya systemet och ge expertutbildning för att använda programvaran till fullo.
Även utan goda tekniska kunskaper kan du använda denna programvara på grund av dess enkelhet och användarvänlighet.
Zenefits
Att hantera HR-processer är inte en huvudvärk längre om du har Zenefits som gynnar ditt företag på en mängd olika sätt. Med ett enkelt klick kan du skicka erbjudandebrev med alla viktiga detaljer tillsammans med en länk för att acceptera erbjudandet online. För detta tillhandahåller den utsökta mallar för erbjudandebrev eller ett alternativ att ladda upp en separat.
Dess partner Checkr utför omfattande och snabba bakgrundskontroller från mjukvaran. Det gör att nya snickare kan gå ombord själva med Zenefits mobilapp eller webbplats och spara krångel den första dagen. Programvaran skapar digitalt skattedokument för snickare baserat på tillgänglig information.
Det uppmuntrar dig att bli papperslös genom att erbjuda den digitala signaturfunktionen. Genom smidig integration med Slack, Salesforce, Google Workspace etc. kan nya medarbetare logga in på sina konton automatiskt. Den erbjuder dynamiska organisationsscheman och en personalkatalog med nödvändig information för att förbättra tvärfunktionell kommunikation.
Automatisera medarbetarhändelser som befordran, team-/avdelningsöverföringar, uppsägningar, avgång och mer. Programvaran synkroniserar proaktivt data och alla ändringar som utförs i realtid så att de kan reflekteras överallt. Det stöder inte bara dina anställda utan också en annan arbetsstyrka, inklusive frilansare, oberoende entreprenörer och konsulter. Följ myndighetsföreskrifter genom att automatisera uppgifter.
Skapa och administrera din PTO-policy, lämna förfrågningar, ställ in blackout-datum och använd dess automatiska PTO Balance Calculator för att spara tid. Det stödjer affärsinformation genom att rapportera ersättningssammanfattningar, antal anställda, statistik för lika möjligheter, omsättningshastigheter och beviljade aktieoptioner.
BambooHR
Dina anställda är ditt företags tillgångar och betyder mest. Hantera dem med omsorg genom att använda BambooHR, som är allt-i-ett-programvara för att samla in, organisera och analysera personaldata. Förbättra den övergripande processen för rekrytering och onboarding, hantera ersättningen smart och utveckla en hållbar företagskultur.
BambooHR låter dig lagra all information i en enda, säker databas som drivs av dynamiska redigerings- och rapporteringsverktyg för snabbare arbetsflöden. Styr den med hjälp av en webbplats eller mobilapp som du kan komma åt när som helst och var som helst.
Anpassa dina formaliteter och pappersarbete för att underlätta introduktionsprocessen för en mindre stressig första dag. Den har e-signaturer så att du kan hantera poster digitalt och förhindra att papper samlas på ditt skrivbord. Spårningstid, kraftuttag, förmåner, löpande löner, etc. är förtjusande med BambooHR.
Det låter dig få djupare insikter i prestationshantering, medarbetartillfredsställelse och annan viktig statistik för att forma din nästa handlingsplan. För närvarande har den över 1,56 miljoner aktiva användare över hela världen och erbjuder även sju dagars gratis provperiod för att få praktisk erfarenhet av programvaran.
Slutsats
HR-processer är en av de mest kritiska aspekterna av moderna företag, vare sig det är rekrytering, lönehantering, prestation eller befordran. Det kräver en stor noggrannhet, och även ett litet misstag kan bli dyrt. Men oroa dig inte längre; införliva ett molnbaserat HRMS i din organisation för att automatisera alla uppgifter utan fel.