För dig som arbetar på en agentur och hanterar kunder, känner du säkert till de utmaningar som faktureringsprocessen innebär.
Allt från att utforma offerter till att skicka dem för godkännande, de ekonomiska stegen tar upp en stor del av din arbetstid.
För att frigöra tid och kraft, och effektivisera faktureringen, behövs ett offertsystem som hanterar alla delar på en central plats.
I den här artikeln går vi igenom vad en offerthanteringsprogramvara är och presenterar de främsta alternativen på marknaden.
Vad innebär offerthanteringsprogramvara?
Med en offerthanteringsprogramvara kan du ta fram affärsförslag och snabbt hantera anbudsförfrågningar. Programvaran automatiserar processen för att skriva förslag, infogar offertinformation från CRM-system och snabbar upp faktureringen.
Tänk på det så här:
Offertprocessen är den första direkta kontakten mellan ditt företag och potentiella kunder efter marknadsföring och säljsamtal. En tydlig och välformulerad offert i ett professionellt förslag ger ett positivt intryck.
Istället för att kommunicera via e-post och justera offerter med kunderna, samlar en offerthanteringsplattform alla diskussioner på ett ställe för alla – företagsägare, säljare och kunder.
Låt oss undersöka de viktigaste funktionerna du bör söka i en offerthanteringsprogramvara.
Viktiga funktioner i offerthanteringsprogram
#1. Professionella mallar
En fullständig och korrekt offert i ett professionellt format ger ett bra första intryck. Programvaran för offerthantering tillhandahåller anpassningsbara mallar för att möta dina specifika affärsbehov och skapa dokument med hög kvalitet.
#2. Automatisering av arbetsflöden
Fyll enkelt i offerter med aktuell produkt- och prisinformation direkt från ditt bokföringssystem.
#3. Minskade fel
Risken för misstag i manuellt skapade offerter är större jämfört med de som genereras automatiskt med hjälp av dessa verktyg.
#4. Möjlighet till merförsäljning
Du kan på ett enkelt sätt lägga till detaljerade merförsäljningsalternativ i dina offerter.
#5. Insyn i försäljningscykeln
Få notifikationer när en kund öppnar din offert för snabb uppföljning och möjlighet att diskutera detaljer via plattformen.
#6. Automatiska betalningscykler
Med en offerthanteringsprogramvara slipper du hantera återkommande betalningar manuellt.
Nu när du har en bild av vilka funktioner som är viktiga, låt oss titta på några av de bästa programvarorna för offerthantering, rankade efter popularitet.
Vi sätter igång.
SuperOps.ai
SuperOps.ai är en PSA-plattform (Professional Services Automation) som hjälper företag att arbeta smidigt. Den har en inbyggd funktion för offerthantering som gör att offerter når kundernas inkorg med några få klick.
Du kan skapa en offert med alla tjänster och skicka den till kunden via en länk. Genom länken eller portalen kan kunden enkelt godkänna eller avvisa offerten, vilket förenklar processen. Kunderna kan också lägga till kommentarer vid godkännande eller avslag, vilket skapar tydlighet och minskar missförstånd.
Med SuperOps offertlänkade diskussioner kan du kommunicera med kunder direkt i anslutning till offerten. Det minskar behovet av långa mejlkonversationer för att diskutera offerten.
Scoro
Scoro är en användarvänlig plattform för att samordna projektförslag, fakturering och spårning, allt på en central plats. Det hjälper team att samarbeta kring projektuppgifter och ger en tydlig överblick över pågående och slutförda uppgifter. Du kan följa upp den tid som läggs på uppgifter och fakturera därefter.
Scoro förenklar offertprocessen genom att erbjuda färdiga offerter för fördefinierade tjänster, kundsegment och prislistor i olika valutor. Du kan sedan anpassa offerterna baserat på arbetsordrar och omvandla standarddokument till personliga PDF-format med bara några klick. Du kan också övervaka teamets försäljning och sätta försäljningsmål med hjälp av anpassningsbara dashboards.
Liksom många projektledningsverktyg, erbjuder Scoro integration med över 1000 verktyg via Zapier. Exempel på integrationer är projektledningsverktyg som Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp med flera. Det är också lätt att integrera med Slack, Gmail och Google Calendar för smidig kommunikation.
Bitrix24
Bitrix24 är en samlad samarbetsplattform som hanterar många aspekter av ledning, samarbete och teamkommunikation. Det är en webbaserad lösning som samlar företagets olika funktioner på en enda plattform, vilket eliminerar behovet av flera SaaS-verktyg. Några av funktionerna inkluderar projektledning, fildelning, försäljningshantering, kontakter, e-post och mer.
Med Bitrix24 kan du skapa obegränsat antal offerter och integrera plattformar som PayPal för att ta emot betalningar online. Plattformen är molnbaserad och har öppen källkod, vilket gör det enkelt att skapa och skicka fakturor till dina kunder. Bitrix24 erbjuder även integration med redovisningsappar som Xero, vilket underlättar kundinteraktionen.
När du har registrerat dig på Bitrix24 ser du många fler funktioner än bara fakturering. Du kan använda dessa för att samarbeta med olika avdelningar inom företaget, som marknadsföring och försäljning, HR, med mera. En miljon företag använder plattformen som även har en mobil lösning för smartphones och surfplattor.
ITarian
ITarian är en IT-hanteringsplattform för företag som erbjuder tjänster för ärendehantering, fjärrstyrning av arbetsflöden, fjärrskrivbord och säkerhet.
ITarian har en funktion för offerthantering som förenklar processen att skapa professionella offerter. Dessa offerter är integrerade med CRM, vilket gör att säljare kan fokusera mer på att bygga relationer med kunderna.
Det finns färdiga professionella offertmallar som påskyndar säljprocessen. Du har också möjlighet att automatiskt fylla i offerter med information från distributörer.
Hubspot
Hubspot är en av de mest populära marknadsföringsplattformarna. Det är ett CRM-verktyg som gör att du kan skicka mejl och registrera kundsvar i en dashboard, helt gratis. Hubspot används för sitt enkla system för innehållshantering, som genererar formulär som kan användas som e-postalternativ eller på landningssidor.
Färre vet att Hubspot även erbjuder offerthanteringsprogram via sina säljtjänster. Med Hubspots verktyg kan du skapa anpassade offerter på bara några minuter. Du kan designa säljofferter som matchar företagets profil inom några sekunder efter att ha mottagit en förfrågan – vilket håller köparen intresserad.
CRM-verktyget hjälper dig också att samla in digitala signaturer och hantera alla mottagna betalningar, på samma plats som du sköter affärerna. Försäljningsofferter från Hubspot hämtar automatiskt all kontakt- och produktinformation som är kopplad till en affär, vilket sparar mycket manuellt arbete.
Onpipeline
Onpipeline är ett molnbaserat CRM som hjälper företag att förbättra kundrelationer. Programvaran gör det enkelt för säljteam att hantera kontakter, affärer, aktiviteter, automatiseringar och hela säljprocessen, oavsett var de befinner sig.
Offertgodkännandet sparar alla offerter som utkast i väntan på godkännande från ledningen. När offerten är klar kan du enkelt skicka den direkt från Onpipeline med ett klick.
Med Onpipeline har användare möjlighet att lägga till produkter från en färdig prislista eller skapa anpassade produkter, utan att behöva konsultera listan. Det gör att företag kan skapa effektiva och anpassade offerter, vilket sparar både tid och pengar.
Quoter
Quoter är ett intuitivt och lättanvänt verktyg som snabbar upp offertprocessen. Det är en molnbaserad programvara som är tillgänglig för hela teamet, utan att man behöver köpa flera licenser. Det finns många färdiga mallar som teamet kan anpassa och skicka offerter snabbare.
En av de mest utmärkande egenskaperna är Quoters integration med tredjepartsplattformar och SaaS-verktyg. Några populära integrationer är Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho med flera. Eftersom det är en offerthanteringsprogramvara finns även viktiga redovisningsintegrationer med FreshBooks Classic, QuickBooks Online och Xero.
Återkommande betalningar kan hanteras enkelt i Quoter. När programvaran är integrerad med din bokföring kan du välja en betalningsportal för att automatiskt hantera återkommande betalningar. Quoter erbjuder också möjligheten att ställa in påminnelser via mejl till kunder för väntande offerter.
PandaDoc
PandaDoc är en programvara för e-handelsavtalshantering som förenklar offerthantering, som att skapa fakturor, få kundsignaturer och godkännande från chefer, allt i en plattform. Den har inbyggda juridiskt bindande e-signaturer som gör den GDPR-kompatibel och skyddar känslig information för att förhindra dataläckage.
Programvaran för förslagshantering är utformad för att hjälpa företag att förbättra säljteamets effektivitet genom att automatisera avtalsskapandet. Du kan generera säljofferter och fakturor på bara några minuter. Vidare kan du enkelt redigera produkt- och uppgiftsbeskrivningar, kvantiteter och lägga till bilder.
PandaDoc erbjuder över 750 fakturamallar i sitt mallgalleri, vilket sparar tid och resurser. Du kan skicka offerter till kunder och de kan betala med Stripe eller kreditkort. Du kan även ställa in påminnelser för kundbetalningar när faktureringen är klar.
Sammanfattning
Att hantera kundbetalningar är en viktig uppgift som man inte får ignorera. Företagsägare vet att det kan vara krävande, och att säljteam lägger mycket värdefull tid på att skapa offerter.
En offerthanteringsprogramvara kan lösa många problem och frigöra tid för säljteamet så att de kan fokusera på att generera försäljning.
Att skapa fakturor är avgörande, och att börja använda dessa plattformar kan ha en positiv inverkan på ditt företag.
Ta gärna en titt på anpassade priskalkylatorer.