Effektivisera din SMB-upphandlingsprocess med dessa toppprogram för inköp.
Hanteringen av inköpsprocessen är komplex eftersom den involverar inköp, lager, beställningar, fakturor, leverantörer, betalningar med mera. Men samtidigt är det avgörande för företagets framgång. Det är därför företag måste automatisera och hantera denna process med applikationer.
Om du väntar till sista stund med att distribuera inköpsprogramvara i ditt företag kommer det att få konsekvenser av manuell bearbetning. Därför är det klokt att börja implementera dessa verktyg så snart du märker friktionen av ineffektiva manuella processer.
Låt oss dyka djupt in i grunderna för inköpsprogramvara och lära oss om de bästa verktygen inom denna domän.
Innehållsförteckning
Vad är inköpsprogramvara?
Upphandling innebär att hitta och förvärva de varor och tjänster som ett företag behöver. Därför hänvisar inköpsprogramvara till en affärslösning som automatiserar olika faser av upphandlingsprocessen.
Oavsett om det handlar om att analysera utgifter, hantera kontrakt eller göra betalningar, kan sådana verktyg hjälpa dig att ha total kontroll över varje processoperation. Dessa kan också integreras med olika ERP-plattformar för att göra processen smidigare.
Dessutom tillåter vissa verktyg även alla anställda att komma åt och utföra uppgifter från en central enhet med användarbehörighet.
Vad gör dessa verktyg?
En upphandlingsprogram kan utföra flera uppgifter för att göra upphandlingsprocessen enkel för ditt team. Anställda kan beställa inköp var som helst och kommunicera med teammedlemmar. Här är de viktigaste uppgifterna som denna programvara kan utföra:
- Skapa en inköpsorder och verifiera den
- Automatisera e-inköpsordertransmission
- Påminn dig om senaste inköpsorder och avbokningar
- Skicka väntande inköpsorder till lämplig personal för ytterligare åtgärder
- Utför finansiella transaktioner och lagertransaktioner efter ordermottagning
- Undvik spotbrist genom att hålla ett lager
- Samla in data och analysera trender för maximal lönsamhet
- Effektivisera standardiseringsprocessen över olika plattformar
Låt oss nu diskutera när du använder inköpsprogramvaruverktyg.
Vem använder inköpsprogramvara?
Du skulle behöva inköpsprogramvara när du köper råvaror, datorhårdvara, kontorsmaterial, etc., i bulkvolymer under året. Därför, alla företag som ofta köper varor från tredjepartsleverantörer och vill göra upphandlingssystemet transparent.
Du hittar oftast följande företag som använder upphandlingsverktyg:
- Tillverkare av konsumtionsvaror och vitvaror
- Fordonstillverkare
- e-handel och detaljhandel
Men det finns ett specialiserat företag som också använder denna programvara, och det är inköpskonsulter eller byråer.
De flesta varumärken lägger ut sin inköpsverksamhet på dessa byråer för bekvämlighet och överkomliga priser. Företag som Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, etc., är ledande inom inköpskonsultverksamhet.
Hur hjälper inköpsprogramvara företag?
#1. Inköpsautomation
Automatisering av affärsprocesser är uppenbar inom alla domäner, inklusive upphandling. Du kan framgångsrikt automatisera hela upphandlingen genom att använda upphandlingsprogramvara.
Från leverantörsupptäckt till registrering, produktval till kvalitetskontroll, och slutligen, avtalssignering, allt kommer under en mjukvara.
I de flesta fall bearbetar verktyget automatiskt interna leveransförfrågningar. Det behöver bara en chefs godkännande innan du skickar köpordern.
#2. Transparens i köp
Affärsintressenter som chefer och finanschefer kan titta på köptrender från en central programvara. Inget behov av att hoppa igenom ramarna för att få rapporter om upphandlingar.
Dessutom spårar verktyget varje steg tills affären slutförs, vilket säkerställer hög nivå av företagstransparens för att undvika korruption.
#3. Godkännande optimering
Sådana verktyg kommer med intelligenta algoritmer för att skilja äkta köporder från svinn. Därför får godkännandeansvariga bara köpförfrågningar som är äkta för det mesta. Därefter kan chefer snabbt godkänna köporder.
#4. Synlighet för utgifter
Verktygets instrumentpanel visar dig omedelbart företagets totala utgifter för inköp av tillbehör, vilka dina leverantörer är, hur mycket du betalar dem och så vidare. Det hjälper dig att budgetera projekt, spara på onödiga köp osv.
Funktioner att leta efter när du väljer inköpsprogramvara
De flesta inköpsverktyg erbjuder en standarduppsättning funktioner. Men innan du köper en, se till att de åtminstone har följande funktioner:
- Verktyget bör komma med en instrumentpanel för leverantörshantering där du kan ta med nya leverantörer eller granska kontrakt med befintliga.
- Det kommer att vara bekvämt om programvaran också erbjuder en leverantörsupptäcktsfunktion.
- Det måste finnas ett riskhanteringsverktyg som blockerar onödiga utgifter eller felaktiga köporder.
- Ditt inköpsverktyg måste komma med en revisionsfunktion så att du kan granska inköpsorder, leverantörsbetalningar etc.
- Det bästa upphandlingsverktyget kommer också att erbjuda en budgeteringsfunktion där du kan ange en månads- eller kvartalsbudget och hålla inköp inom den siffran.
- Det bör också finnas en kommunikationsfunktion som kommer att meddela programanvändaren om nya köporder, fakturor, förfallna beställningar, etc.
- Det är bra om appen erbjuder en mobilversion för utgiftsspårning, ordergodkännanden, slutförande av affärer och mer.
- Pålitlig upphandlingsprogramvara bör göra det möjligt för dig att sätta företagets policy för inköp.
- Slutligen måste verktyget tillåta upphandlingsrepresentanter att skapa anpassade upphandlingsarbetsflöden om programvaran saknar mallar för vissa inköpsscenarier.
Nu när du känner till det här verktygets koncept och de uppgifter det kan utföra, titta på de bästa inköpsprogramvaruapplikationerna SMB kan använda.
Precoro
Om du tillhör ett litet eller medelstort team kan Precoro hjälpa dig genom att effektivisera köpprocessen och eliminera manuellt arbete. Det sparar värdefull tid och pengar och låter dig fokusera på mer angelägna frågor.
Denna innovativa och blixtrande snabba programvara kan optimera upphandling-till-betal-systemet i din organisation för bättre arbetseffektivitet. Den hanterar effektivt de uppgifter som ingår i inköpsprocessen, såsom rekvisition, beställning och fakturering.
Dessutom förbättrar Precoro ditt inköpssystem genom att förbättra ditt godkännandearbetsflöde. Arbetsflödesstadier som förfrågningsprocess, inköpsorder, godkännande, fakturering och fakturahantering kan göras elektroniskt med detta verktyg.
Applikationen gör också processkontrollen, godkännandet och kostnadsanalysen på språng mycket enklare.
Med denna pålitliga lösning kan företag ha regelbundna rapporter och dataanalyser. De detaljerade och omfattande rapporterna täcker alla flödesschemaprocesser och upphandlingsdata.
Dessutom låter dessa rapporter dig spåra och lösa fel, anpassa rapportformaten för intressenter och exportera data i realtid för redovisning och finansiell analys.
Kissflow
Vill du ha kontroll över procure-to-pay-processen men med tillräcklig flexibilitet? Kissflow låter dig få det med sin enkla och anpassningsbara lösning. För inköpsrekvisitioner erbjuder den flytande blanketter så att du kan samla in, godkänna och spåra inköpsförfrågningarna.
När en begäran har godkänts genererar den automatiskt beställningar och utfärdar PO. För leverantörshantering erbjuder detta verktyg en effektiv portal för introduktion, hantering och underhåll av leverantörer.
När du använder den här applikationen blir det möjligt att godkänna fakturor på språng. Det stöder också automatisk trevägsmatchning, kontroll av fakturor med kontrakt, inköpsorder och serviceinmatningsblad.
Kissflow kan också generera datadrivna och handlingsbara insikter om inköpstrender, utgifter och leverantörsprestanda. Med hjälp av denna programvara kan användare också generera omedelbara rapporter som inkluderar anpassningsbara parametrar.
Det stöder också sömlös integration med olika tredjepartsverktyg. Bli av med all redundans genom att använda den med olika ERP- och finansapplikationer, inklusive Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP och NetSuite. Denna lösning låter dig också använda kraftfulla plugins och API:er.
Team Procure
Som SMB är det dags för dig att förenkla upphandlingsprocessen med Team Procure. Denna mjukvara kan dock även tillgodose behoven hos företag som arbetar med komplexa upphandlingsoperationer på internationell nivå.
Denna enda molnbaserade plattform kan hantera alla dina godkännanden, inköpsorder och lager. När det kommer till inköpsförfrågningar kan lösningen sortera dessa efter budget, avdelning och svårighetsgrad. Utifrån dessa förfrågningar kan användare också generera POs och övervaka leveransscheman.
Team Procure erbjuder också en prismatrisfunktion, med vilken företag kan hantera bud från flera leverantörer som köpts från lägstbjudande. Eftersom olika organisationer har olika behov tillåter det organisationer att skapa anpassade godkännandearbetsflöden.
Här är introduktionen av leverantörer och leverantörer lätt. Dessutom har den inbyggda KPI:er för resultatspårning. Även om du har lager på flera platser, hjälper detta verktyg dig att ha ett integrerat lagerhanteringssystem. Du kan till och med integrera dess tjänst i ditt befintliga system genom ett personligt API.
ProcurementExpress
ProcurementExpress är en idealisk upphandlingsprogramvara som kan effektivisera alla relaterade arbetsflöden. Det hjälper dig också att eliminera långa manuella processer, pappersspår och möjliga fall av bedrägeri.
Dess innovativa godkännandesystem låter dig ställa in maximala kostnader och bestämma godkännandekedjor. Företag kan också tilldela förutbestämda godkännandenivåer till olika anställda. Dessutom kan organisationer anpassa och automatisera alla steg i en godkännandekedja för optimerad effektivitet.
Applikationen låter dig skapa snabba och exakta inköpsorder baserat på din relation med enskilda leverantörer. Du kan inkludera nödvändiga fält och rullgardinsmenyer för att skapa professionella och kontextuella inköpsställen.
Enligt ditt företags ekonomiska struktur kan du fördela kostnader på olika platser för att undvika överutgifter. Med hjälp av rapporteringsfunktionen i appen kan användare också analysera de omfattande uppdelningarna av utgifterna. Dessutom kan lösningen skapa budgetar för olika projekt och avdelningar.
Skaffa
Säg adjö till pappersprocesser, långsamt godkännande och komplexa lösningar med Procurify. Denna proaktiva utgiftshanteringsprogramvara erbjuder fullständig synlighet och kontroll över företagets utgifter.
När du använder det här verktyget blir det möjligt att godkänna alla inköpsorder från ett ställe. Här kan du också se realtidsutgifter mot budgeten. Den erbjuder också fysiska och virtuella utgiftskort för sömlösa utgifter.
Procurify stöder också att skapa ett arbetsflöde för att automatisera och spåra varje steg i köpresan. Du kan också ställa in köpbehörighet baserat på avdelning och plats. Möjligheten att sortera alla beställningar för en leverantör är en annan markerad funktion i detta verktyg.
Appen kan utföra analys av leverantörsprestanda så att du kan fatta välgrundade köp- och affärsbeslut. Här kan du importera katalogartiklar och detaljer, inklusive bilder.
Denna lösning integreras direkt med dina favoritföretagsapplikationer som Amazon Business, Oracle, Quickbooks och Slack.
Coupa
Coupa är en plattform som ger dig den synlighet och utgiftskontroll du behöver för att hantera upphandlingsprocessen. Att välja den här lösningen för ditt företag innebär att du kan handla med enkel konsumentinköp samtidigt som du sparar dina anställda värdefull tid.
De bästa funktionerna i denna applikation är:
- Förenkling av inköpsrekvisition och orderprocesser
- Spårning av inköpsorder i realtid
- Varningar för rabatterade priser och andra förmåner
- Flexibla formulär för inmatning av data för SOW-baserade tjänster
- Instrumentpanel för budgethantering i realtid
Dessutom stöder verktyget godkännande via e-post och mobiltelefoner. Företag kan också använda det för lager- och kontraktshantering.
Bellwether
Med Bellwether kan du göra upphandlingsprocessen transparent och snabb. Det hjälper dig att bli av med verbala godkännanden och långvarig kommunikation via e-post och telefonsamtal.
Denna programvara låter dig ställa in rekvisitioner, inköpsorder och fakturor med minimal tid och ansträngning. Funktioner som avancerat arbetsflöde och budgetering säkerställer större synlighet och kontroll över utgifterna.
Detta molnbaserade verktyg erbjuder nödvändig flexibilitet och anpassning för dina behov. Om ditt företag behöver flera språk eller anpassade fält kan Bellwether förse dig med det. Dessutom låter det dig komma åt applikationen utanför platsen.
PairSoft
PairSoft är en användarvänlig programvara som företag kan använda för att automatisera arbetsflödet över P2P-processen. Det är också användbart för att få synlighet för utgifterna och ha en bra relation med leverantörer och leverantörer.
Programvaran kan distribueras snabbt på ditt system eller befintliga ERP och användas med lätthet. Det låter dig hantera POs genom att effektivisera hela processen. Du får också fullständiga utgifter insikter över kategorier.
PairSoft kan också underlätta realtidskommunikation mellan företag och leverantörer. Fakturahantering och validering är annan uppgiftsautomatisering du kan göra med denna programvara. Den stöder också analys och rapportering.
Slutord
I denna era av digitalisering är det utmanande för företag att hantera sin upphandlingsprocess utan någon mjukvara eller automatiserad lösning. Dessa verktyg kan öppna flera nya möjligheter i varje skede av denna process.
Dessutom säkerställer applikationerna optimal effektivitet även när du skalar upp din verksamhet. Kolla in listan över bästa inköpsprogramvara för att välja den som passar dina behov bäst. Du kan också titta på de väsentliga funktionerna som ett robust verktyg för automatiserad upphandling bör ha.
Som SMB kanske du också vill veta om de bästa verktygen för dokumenthantering.