Ett dokumenthanteringssystem sparar din dyrbara tid genom att organisera dokument effektivt och möjliggöra enkel filsökning.
Företag med jämförelsevis färre anställda har ofta svårt att hantera många dokument och affärshandlingar. Om de väljer ett robust dokumenthanteringssystem (DMS) blir det lättare för dem att hålla ordning på dokumenten.
Dessutom ökar dessa verktyg också teamets effektivitet genom att de snabbt får tillgång till den data de behöver.
Innehållsförteckning
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering innebär att hantera, lagra och spåra dokument (word-dokument, PDF-filer eller andra format) i digitalt format. Med detta system kan företag lagra dokument säkert och centralisera hela processen.
Fördelar med dokumenthanteringssystem
Bättre produktivitet
Produktivitet är nyckeln till ett företags framgång. Ett dokumenthanteringssystem organiserar effektivt och säkert företagets filer. Som ett resultat kan teamet oroa sig mindre för att underhålla dokument och fokusera på uppgifter som betyder mest. När du vet att alla dina filer lagras säkert fungerar sinnesfriden som bränsle för produktiviteten.
Förbättrad säkerhet
Varje företag vill hålla sina viktiga och verksamhetskritiska data skyddade. Du kan lagra känsliga dokument i ett dokumenthanteringssystem och kontrollera åtkomsten till dessa filer. Därmed blir dokumenthanteringen mycket spårbar och dess granskningsspår kan användas senare vid behov.
Minskat lagringsutrymme
Du behöver inte underhålla arkivskåp, förvaringsfack och lådor längre. Med DMS kan du bli papperslös och hantera dina dokument digitalt utan att ta upp något fysiskt utrymme.
Snabb dokumenthämtning
Dokumentsökning och filhämtning kan vara en tidskrävande process. Med hjälp av ett dokumenthanteringssystem kan du snabbt hitta den fil du vill ha och spara värdefull tid. Ett DMS låter dig söka filer baserat på namn, metadata och innehåll med hjälp av avancerad teknik.
Optimalt teamsamarbete
De flesta dokumenthanteringslösningar låter dig samarbeta med dina lagkamrater. Den kan lagra filer som samlats in från olika resurser, och människor kan komma åt filerna från avlägsna platser. Vissa verktyg tillåter även externa användare genom auktoriserad åtkomst.
Läs vidare för att veta de bästa dokumenthanteringsapparna som små och medelstora företag kan använda.
jag sköter
jag sköter är ett dokumenthanteringssystem som hjälper dig att omvandla data till högvärdig kunskap genom att koppla dokument. Den sparar alla dokument i en enda mapp och kategoriserar dem efter projekt eller klient.
Användare kan skapa, söka och dela data snabbt och effektivt på iManage. Det låter dig också hitta alla dokument enkelt och ökar därmed produktiviteten.
Det här verktyget kan integreras med olika produktivitetsverktyg i Office 365 och Google Workspace för strömlinjeformad dokumenthantering.
Låda
Använder sig av Låda, företag kan säkert lagra, hantera och samarbeta kring innehåll oavsett enhetstyp. Dess dokumentlivscykelhanteringsfunktion säkerställer att innehållshanteringsprocessen följer regler, datalagringspolicyer och upptäcktsförfrågningar.
Du kan ställa in lämpliga användarbehörigheter för varje dokument så att bara rätt personer har åtkomst. Det hjälper dig också att granska användaraktivitet för fullständig synlighet och kontroll.
Box kan också sömlöst integreras med öppna API:er och företagsapplikationer. Med dess attribut som versionshistorik, delade länkar och kommentarer blir samarbetet mellan teammedlemmar enkelt. Dessutom använder den anpassade metadata för att kategorisera och organisera dokument.
Folderit
Letar du efter en dokumenthanteringslösning som erbjuder dig ett jämförelsevis hållbart lagrings- och hanteringssystem för digitala dokument? I så fall, gå för Folderit. Det är ett molnbaserat dokumenthanteringssystem som hjälper dig att bli papperslös på ett användarvänligt sätt.
Den lagrar säkert metadata och äldre versioner av en fil eller ett dokument. Användare kan söka efter sina favoritfiler med hjälp av filnamn, metadata, nyckelord och dokumentinnehåll. Den stöder också arbetsflöde för godkännande, fillänkning, automatisk lagring, påminnelse, dokumentnumrering, revisionsspår och lokal säkerhetskopiering.
Du kan sömlöst kontrollera åtkomsten till digitala dokument med olika behörigheter. Du kan integrera Office 365-appar och DocuSign med det här verktyget.
ÖppnaKM
ÖppnaKM är en affärsdokumenthanteringslösning som låter dig kontrollera digital dokumentproduktion, lagring och distribution. Med den kan du få bättre kontroll över dokumentflödet och förbättra effektiviteten i dina teaminsatser.
Denna app erbjuder flera administrativa verktyg, såsom definition av användarroller, avancerad sökning, åtkomstkontroll, dokumentsäkerhetsnivå, detaljanvändningslogg, automatiseringsinställning och användarkvot.
Här kan du skapa innehåll respiratoriskt för snabbt beslutsfattande och kunskapsskapande. Med hjälp av detta DMS kan du dessutom samla in data från vilken digital källa som helst och samarbeta med lagkamrater.
eFileCabinet
eFileCabinet är ett kraftfullt dokumenthanteringssystem som små och medelstora företag kan använda för onlinedataorganisation, oavsett hur många dokument de har.
För att lagra en fil laddar du bara upp den på den här plattformen. Användare kan hitta vilken fil som helst med hjälp av filnamnet eller mappmallen. Dessutom låter eFileCabinet dig snabbt komma åt de ofta använda dokumenten.
Samtidigt som det underlättar samarbetet mellan teammedlemmarna, låter det här verktyget dig också lägga till olika säkerhetsnivåer för kontrollerad åtkomst. Det stöder också integration med tredjepartsverktyg, som MS Office, DocuSign och Salesforce.
Några av dess andra funktioner är automatiserat arbetsflöde, tvåfaktorsautentisering, krypterad fildelning, plats- eller IP-baserad autentisering och rollbaserade behörigheter.
DocuWare
DocuWare är en plattform där du kan digitalisera dina dokument och säkra dem från vilken enhet som helst, när som helst. Dessutom hjälper det dig med fakturahantering och personalhantering. Det är särskilt användbart för företag som förlitar sig på avlägsna team eller har en distribuerad arbetsstyrka.
DocuWare erbjuder ett säkert arkiv för alla dina kritiska affärsdokument, såsom kontrakt, anställdas information och finansiella register. Efter att ha lagrat en fil på det här verktyget kan du eller dina kollegor redigera eller kommentera dokumentet direkt på samma plattform.
Dessutom har den smarta produktivitetsverktyg så att användarna enkelt kan söka, spåra och samarbeta. Den här appen använder också indexdata för att organisera alla dina dokument snyggt.
Alfresco
Alfresco är en plattform som erbjuder funktioner som dokumenthantering, webbinnehållshantering, post- och bildhantering och innehållsförråd för att effektivisera organisatoriskt arbetsflöde.
Detta verktyg med öppen källkod är kompatibelt med operativsystemen Windows och Unix. Trots att de är lätta att anpassa behöver de nya användarna lite tid för att lära sig hur man kör det.
Sista ord 📃
Med en effektiv dokumenthanteringslösning på plats kommer det inte att finnas något behov av att gå igenom otaliga skåp för den nödvändiga filen. Den här artikeln diskuterade några bästa verktyg som hjälper dig att bygga ett dokumenthanteringssystem för din organisation.
Dessa verktyg har funktionerna för att tillgodose behoven hos olika branscher. På samma sätt kan du lära dig om verktyg för digital tillgångshantering.