6 sätt att ta bort alla e-postmeddelanden på Gmail

Verktyg för att radera e-postmeddelanden har visat sig vara en välsignelse för anställda och företag eftersom de ökar produktiviteten genom att minska tiden som ägnas åt att rensa en överfull inkorg.

Visste du att flera undersökningar har rapporterat att en genomsnittlig anställd spenderar 28 % på mejl varje dag?

Att kontrollera och arbeta med e-postmeddelanden kan vara överväldigande om vi ännu inte har organiserat eller hanterat våra e-postmeddelanden. I den här artikeln kommer vi att diskutera sätt att uppnå noll inkorgar och arbeta med e-post effektivt. Här är en tabell med några måste ha verktyg du behöver lägga till din e-postarsenal för en tydlig och fräsch inkorg!

Titel

Beskrivning

Utforska

SaneBox

Tar bort oönskad e-post, skapar mappar och smart AI-hastighet.

Ren e-post

Organiserad assistent, stoppa oönskade e-postmeddelanden, integritetsfokuserad.

Övermänsklig

AI-driven e-posthantering med påminnelser och statusvy.

Mailström

Bulk e-poståtgärder för support för Google, Yahoo och Outlook.

Rensa inkorg = bättre produktivitet

E-posthantering är effektiv för att maximera effektiviteten på arbetsplatsen. Den fortsatta efterfrågan på distansarbete har ökat användningen av Gmail, eftersom det anses vara en professionell kommunikationskälla jämfört med andra plattformar.

Därför blir det nödvändigt att organisera e-postmeddelanden på bästa möjliga sätt som hjälper till att effektivisera arbetsflödet. Det är den bästa kommunikationsmetoden, som bör hanteras dagligen eller vid en bestämd tidpunkt eftersom den innehåller viktiga organisatoriska dokument.

#1. Tidseffektivitet

Bättre e-posthantering ökar tidseffektiviteten, vilket gör att vi kan fokusera på primärt arbete istället för andra e-postmeddelanden. Vanligtvis distraherar många e-postmeddelanden oss från måluppgiften att gå till Gmail, vilket tar mer tid, även för små uppgifter. Gmail-hantering gör det lättare för oss att hitta viktiga e-postmeddelanden och minskar sökningstiden. Därför hittas det potentiella resultatet av viktiga e-postmeddelanden snabbare än tidigare.

Läs också: Sätt att automatisera Gmail-uppgifter för att öka effektiviteten

#2. Mer vinster

Tidseffektivitet påverkar verksamhetens lönsamhet och minskar beloppet för arbete. Från att organisera hundratals e-postmeddelanden per dag till att regelbundet säkerhetskopiera och sortera viktiga e-postmeddelanden, detta ökar affärskostnaderna. E-posthantering har gjort hantering och sortering nödvändiga e-postmeddelanden. Detta är en lågkostnadslösning för att prioritera viktiga uppgifter.

#3. Öka produktiviteten

När programvara enkelt utför en tidskrävande uppgift, tillåter det affärsmän att fokusera på andra uppgifter. Detta gör att krångel kan arbeta lättare, vilket hjälper till att förbättra andra produktiva flöden. Bättre hantering förhindrar distraktioner genom att blockera onödiga popup-meddelanden. Därför kan det vara bra att koncentrera sig på pågående arbete utan avbrott.

#4. Balans i arbetslivet

E-posthanteringens fördelar samlas för att belöna företag genom bättre balans mellan arbete och privatliv. Tidsbesparingar, förmåner och produktivitet på jobbet hjälper oss att leva ett hälsosamt och medvetet liv efter jobbet. Personlig e-posthantering separerar personliga och professionella e-postmeddelanden, vilket minskar den onödiga arbetsbördan hemma.

Vad är Zero Inbox och dess fördelar?

Zero Inbox är ett tillvägagångssätt för e-posthantering som syftar till att hålla Gmail tomt nästan hela tiden. Strategin har utvecklats av produktivitetsexperten Merlin Mann, som förklarar hur förvirring av inkorgen med att göra-listor kan påverka produktiviteten.

För företag eller anställda är e-postmeddelanden fyllda med tusentals e-postmeddelanden som distraherar från viktigt arbete och kan förvirra dem under dagen. Merlin Mann presenterade fem koncept för att hantera detta problem:

  • Vissa e-postmeddelanden är viktigare än andra: Alla e-postmeddelanden behöver inte behandlas på samma sätt. Endast ett fåtal viktiga e-postmeddelanden måste besvaras, och resten bör raderas. Det här konceptet visar sig vara en tidsbesparing, men det är viktigt att separera det samtidigt som man tänker på vad som är viktigt och kan behövas i framtiden.
  • Tid är ovärderlig: Noll inkorg är ett användbart sätt att spara tid för en produktiv dag. En individ måste ta itu med hur många e-postmeddelanden de kan hantera på en dag; detta hjälper också till att följa arbetsförloppet dagligen. Konceptet säkerställer att endast viktigt och värdigt arbete kräver första uppmärksamhet och skyddar vår tid.
  • Mindre kan vara mer: Konceptet inkorg noll bevisar att färre ord räcker för att förmedla mening i ett e-postsvar. Långa uppsatser är onödiga och vi behöver inte känna oss skyldiga när vi skriver.
  • Frihet från skuld: För många e-postmeddelanden kan vara överväldigande, men att leva i skuld är inte lösningen. Enligt Mann, lämna skulden bakom dig, fokusera på att städa upp i röran och försök att lösa de viktiga frågorna först.
  • Att ljuga för oss själva tömmer inte inkorgen: Först och främst måste vi vara ärliga mot oss själva, acceptera situationen som pågår och försöka hantera den. Tusentals e-postmeddelanden måste besvaras under en begränsad tid, men om du undviker dem kommer de e-postmeddelanden som inte längre är användbara att samlas.

Läs också: Bästa programvaran för e-postarkivering att lagra för framtida granskningar/hämtning

Fördelarna

E-posthantering och konceptet med noll inkorg sparar tid och har visat sig fungera för företag. Noll e-post anses vara fördelaktigt eftersom det tillåter oss att fokusera på viktiga uppgifter utan avbrott.

  • Zero Inbox-metoden sparar tid främst eftersom den lär oss hur man hanterar e-postmeddelanden vid den tiden. När vi tydligt förstår vad vi behöver ta itu med, är det mer sannolikt att vi reagerar på de nödvändiga uppgifterna utan distraktion.
  • Detta förbättrar kommunikationen mellan intressenter, eftersom noll inkorg tillåter omedelbara svar på inkommande e-postmeddelanden. Respondenterna får förmånen istället för att vänta i timmar.
  • Noll inkorgskoncept förhindrar att viktiga uppgifter missas eftersom den tomma inkorgen visar nyligen mottagna e-postmeddelanden först. E-postmeddelanden som förtjänar uppmärksamhet får prioritet och förbättrar företagets produktivitet.

Varför rensa Gmail-inkorgen

Att rensa inkorgen är ett perfekt sätt att öka produktiviteten. Det finns många meddelanden i en persons Gmail på en enda dag, inklusive skadlig programvara, skräp, skräppost och till och med kampanjer. Dessa oönskade filer måste tas bort eftersom de stör huvudfunktionen eller förbrukar utrymmet i Gmail. En organiserad inkorg är nyckeln till en produktiv dag med fokus på att göra-listor.

  • Hitta viktiga e-postmeddelanden enkelt: En organiserad gmail är avgörande för att hålla viktiga e-postmeddelanden säkra. Detta är viktigt vid uppföljning så att vi enkelt kan hitta de mejl vi behöver. Oönskade e-postmeddelanden eller skräppost belastar produktiviteten i ett hektiskt affärsschema. När vi regelbundet rensar inkorgen kan vi ta oss an viktiga uppgifter utan avbrott.
  • För att frigöra lagringsutrymme: Google erbjuder 15 GB gratis lagringsutrymme som delas mellan Drive, Foton och andra Google-appar. Fullt fyllt lagringsutrymme orsakar fördröjning och slutar ta emot e-postmeddelanden. Därför är det nödvändigt att rensa lagringen då och då för att hålla inkorgen frisk och upprätthålla ett effektivt flöde av mejl.
  • För att rensa skräpfiler: Gmail har skräppostmappar som automatiskt lagrar oönskade e-postmeddelanden i inkorgen. Google raderar det automatiskt inom 30 dagar, men vissa e-postmeddelanden är skadliga och har kommersiella syften som försöker få kontakt med oss. Rensa och blockera dessa e-postmeddelanden är nödvändigt, eftersom avsändaren kan försöka ansluta via andra e-postmeddelanden. Det rekommenderas starkt att vi avbryter prenumerationen eller rensar skräppost för att undvika distraktion eller skada.
  • Håll fokus: En systematisk ordning hindrar sinnet från att vandra. När vi börjar vår dag skapar en flod av mejl press och gör oss vilse med var vi ska börja; den systematiska strukturen i e-postmeddelanden ger oss idén att vidta åtgärder.

Således är en tydlig inkorg ett enkelt sätt att börja dagen produktivt.

Hur man rengör Gmail-inkorgen

Det finns sätt att radera e-postmeddelandena eftersom de måste filtreras i termer av kategori, storlek, avsändare, läst eller oläst. Här är några steg för att radera e-postmeddelanden samtidigt:

#1. Ta bort samtidigt

Radering är ett enkelt sätt att snabbt rensa vår Gmail-inkorg, främst för att lösa problemet med full lagring. Google tillåter borttagning av många oönskade e-postmeddelanden som förbrukar lagringsutrymme, som skräppost, kampanjer och annat. Detta minskar bördan med att radera e-post individuellt, vilket tar tid.

Steg för att radera e-postmeddelanden samtidigt:

  • Logga in på Gmail på en mobil, dator eller bärbar dator.
  • Klicka på rutan precis till vänster om knappen Uppdatera.

  • Om du klickar på rutan väljs alla e-postmeddelanden.
  • Klicka på knappen Ta bort, som visas som en papperskorgsknapp i raden.
  • Det tillåter oss också att dölja e-postmeddelanden som vi inte vill radera men komma åt dem när det är möjligt. Arkiveringsknappen aktiverar den här funktionen, placerad precis på sidan av lådan.

Och voila! En stor del av din inkorg är nu klar!

#2. Ta bort efter kategori

Google har kategoriserat e-post baserat på dess användning, t.ex. social, uppdatering, primär eller reklam. Det tillåter radering av specifika kategorier av meddelanden, vilket gör det möjligt att rensa en viss kategori av e-postmeddelanden och spara andra.

Steg för att ta bort e-postmeddelanden i kategorier:

  • Klicka på rullgardinsmenyn till vänster; listan som visas har en kategorisektion längst ner.
  • Välj den specifika vi vill ta bort, till exempel Social, Uppdateringar, Forum eller Kampanjer.

  • Markera rutan som vanligt uppe till vänster.
  • Klicka på den blå texten för att välja alla e-postmeddelanden.
  • Klicka på Radera eller Arkivera som vi vill.

Således kan du snabbt rensa uppdateringar, skräppostmeddelanden och kampanjer utan att behöva slösa tid på att manuellt bocka av dem.

#3. Ta bort efter tidsperiod

Google tillåter radering av e-postmeddelanden baserat på specifika datum, vilket minskar bördan med att rulla. Vi kan se e-postmeddelanden före eller efter deras önskade datum och radera gamla oönskade e-postmeddelanden eller nya e-postmeddelanden som inte har någon användning i framtiden.

Steg för att radera samtidigt:

  • I Gmails sökpanel skriver du före:ÅÅÅÅ/MM/DD för att välja e-postmeddelandet före ett visst datum.
  • Skriv efter:ÅÅÅÅ/MM/DD i sökrutan och tryck på enter för att få mailet efter ett visst datum.

  • E-postmeddelandena som visas på skärmen tillhör det valda tidsintervallet.
  • Markera rutan igen och klicka för att välja alla konversationer.
  • Klicka på Ta bort eller Arkivera.

Detta fungerar bra för gamla e-postmeddelanden som är överflödiga och bara tar upp utrymme.

#4. Ta bort från en viss avsändare

Gmail gör det enkelt att ta bort e-postmeddelanden från en enskild avsändare, vilket gör det användbart att rensa data från en viss adress. Vi kan använda den här funktionen när deras inkorg svämmar över från bara en person, till exempel e-postmarknadsförare.

Steg för att ta bort e-postmeddelanden från en viss avsändare:

  • Kryssa i rutan på vänster sida om vi vill ta bort alla e-postmeddelanden, eller så kan vi välja de pålästa olästa meddelandena specifikt.
  • Klicka på radera eller arkivera

Puh! Vem trodde att en ren inkorg kunde vara så tillfredsställande, eller hur?

#5. Ta bort läst/oläst

Att radera lästa eller olästa meddelanden är ett bra sätt att rensa e-postmeddelanden då och då. Det betyder att vi kan radera alla deras lästa meddelanden eller rensa deras inkorg utan att titta på dem.

Steg för att radera lästa eller olästa e-postmeddelanden:

  • För att radera lästa eller olästa meddelanden från e-post, Typ är: läst eller är: oläst.

  • Tryck på enter och markera rutan på vänster sida.
  • Följ stegen för massradering, markera rutan och välj alla konversationer.
  • Vidare kan vi välja alternativet mellan radering eller arkivering

Det här är bra för de där irriterande prenumerationse-postmeddelandena som du bara inte vill bry dig om att öppna!

#6. Ta bort efter storlek

Att radera e-postmeddelanden efter storlek är det bästa sättet att frigöra Gmails begränsade lagringsutrymme. Vissa e-postmeddelanden innehåller bilagor eller stora filer som förbrukar onödigt lagringsutrymme, även om de är oanvändbara. Google tillåter radering av e-postmeddelanden baserat på deras storlek, vilket avlastar plattformen för lagring.

Steg för att radera e-postmeddelanden baserat på deras storlek:

  • Klicka på Inställningar till höger i sökfältet.
  • Detta visar alternativet att välja storlek för bilagan.

  • Skriv storleken och välj större än eller mindre än.
  • Välj e-postmeddelandet och klicka på Ta bort.

Därmed kan du snabbt frigöra utrymme genom att bli av med e-postmeddelanden som äter upp mest lagringsutrymme.

Här är några verktyg som jag tror är mycket användbara för att hjälpa oss att rensa och hantera e-postmeddelanden effektivt:

SaneBox

SaneBox är ett e-posthanteringsprogram med en automatisk e-postassistent. Verktyget tar bort oönskad e-post från inkorgen och placerar den i en specifik mapp, vilket sparar hanteringstid.

Huvudfunktion

  • Verktyget tar bort oönskad e-post från inkorgen och placerar den i en specifik mapp.
  • Den har en SaneBlackHole-mapp, som gör att vi kan sätta en specifik avsändare på den, och vi kommer inte att få någon post från den avsändaren.
  • SaneBox tillåter skapandet av mappar för kvitton eller familjer, vilket minskar Gmails komplexitet.
  • Den tillhandahåller en SaneAttachment-mapp som lagrar alla e-postbilagor i molnet för att frigöra lagringsutrymme.
  • Vi kan schemalägga en paus från e-post genom att ändra dess ”Stör ej-funktion”, eller så kan vi snooza ett e-postmeddelande för att fokusera på vårt arbete.

Det är smart och tränad AI som snabbar upp e-postmeddelanden och låter oss fokusera på vårt kärnarbete.

Ren e-post

Clean Email är en organiserad e-postassistent som effektivt hanterar överbelastade, oönskade och olästa e-postmeddelanden. Det är en integritetsfokuserad programvara som tar fullständig kontroll över våra e-postmeddelanden. Det filtrerar och grupperar e-postsegment, vilket hjälper till att identifiera viktig e-post och skräppost.

Nyckelfunktioner

  • Denna programvara låter oss stoppa oönskade e-postmeddelanden, inklusive avregistrering av nyhetsbrev.
  • Den har en screeningfunktion som blockerar e-post från oönskade och nya avsändare.
  • Clean Email möjliggör enkel radering av ett stort antal e-postmeddelanden och rekommenderar rensningsförslag baserat på våra vanor.
  • Programvaran tillåter skapandet av en anpassad regel för e-post, vilket hjälper till att underhålla med minimal ansträngning. Detta innebär att användare kan ställa in sig på att arkivera eller automatiskt läsa sociala e-postmeddelanden dagligen.

E-postassistenten hanterar ett stort antal e-postmeddelanden enkelt, vilket ger oss den bästa integriteten.

Övermänsklig

Övermänsklig är en AI-driven programvara som hjälper oss att enkelt hantera e-postmeddelanden i Gmail och Outlook. Programvaran har inbyggda utdrag som hjälper dig att skriva e-postmeddelanden snabbare, skriva de lämpligaste fraserna, styckena eller hela kalla e-postmeddelanden om det behövs.

Nyckelfunktioner

  • Det gör det möjligt att ställa in påminnelser för skickade e-postmeddelanden, vilket hjälper till att hantera viktigt arbete utan delegering.
  • Det tillåter snoozing av e-postmeddelanden under en viss tidsperiod, hjälper till att lämna en börda åt sidan och fokuserar på annat arbete efter behov.
  • Vi kan se statusen för deras e-post när mottagaren tar emot eller läser den. Det gör det också möjligt att dela status mellan teamet för att förbättra effektiviteten.
  • AI möjliggör automatisk korrigering för skrivning, stöd för extra tecken, saknade tecken, transponerade tecken, saknade skiljetecken och felaktig versaler.

AI-aktiverad programvara förbättrar möjligheterna att skriva e-post och sparar därmed tid. Den påminner oss också om e-postmeddelanden, så att användaren kan utföra viktiga uppgifter.

Mailström

Mailström är ett e-posthanteringsprogram som stöds av Google, Yahoo och Outlook. Detta system är designat för företag av alla typer och storlekar för att hjälpa till att skicka, ta bort eller arkivera i bulk med ett enda klick.

Nyckelfunktioner

  • Det här verktyget drivs av mänsklig intelligens som enkelt identifierar och grupperar tusentals e-postmeddelanden.
  • Det skyddar inkorgen från skräppost, vilket tillåter blockering av oönskade avsändare eller ämnen.
  • Den använder branschledande IMAP via OAuth2-kryptering, vilket innebär att programvaran aldrig får användarens lösenord.
  • Programvaran gör det möjligt att avsluta prenumerationen på nyhetsbrevet utan att besöka en viss webbplats.

Mailstrom Softwares mänskliga intelligens skiljer den från andra, eftersom den behandlar e-post ur ett mänskligt perspektiv.

Slutord

Att rengöra Gmail är en viktig uppgift för varje affärsman, professionell och individ. Vår inkorg är ofta fylld med viktiga meddelanden och uppgifter, men att hantera e-posttrassel och skräp är också en del av jobbet.

En organiserad inkorg håller sinnet glada i början av dagen och påverkar produktiviteten positivt. När inkorgen är fylld med för många e-postmeddelanden behöver vi förtydligande om vad vi ska göra eller hur vi ska göra.

Därför bör e-postmeddelanden vara tydliga och fria från onödiga filer och meddelanden för att säkerställa bästa resultat. Olika programvaror tillgängliga på internet tillhandahåller tjänster för bästa optimering av Gmail.

Vissa använder AI för att ge bästa resultat, men bland alla dessa är säkerheten det största bekymret bland oss. Gmail innehåller e-postmeddelanden som vi inte vill dela, så programvaran valdes efter att ha analyserat dess säkerhet.

Använder du inte Gmail? Här är några appar för e-postrensning som också fungerar på Yahoo och Outlook!