5 gratis AI-verktyg för att generera professionella e-postmeddelanden med ChatGPT och sammanfatta din inkorg

Att kunna sätta tankar i bättre ord är en av de bästa sakerna ChatGPT kan göra. Den här funktionen kan användas för att skriva bättre e-postmeddelanden eller sammanfatta långa meddelanden som du inte vill läsa.

Även om du kan göra båda via ChatGPT, måste du känna till de rätta uppmaningarna. Istället, varför inte lita på några av de många gratisapparna som gör processen enklare. Webbläsartillägg kommer att lägga dessa förmågor i din Gmail själv, eller så kan du använda appar från tredje part som inte har tillgång till dina privata data men som ändå är enklare att använda än själva ChatGPT.

1. Rizemail (Web): E-postsammanfattningar utan att lämna din inkorg

AI är en stor lättnad för allt onlineinnehåll som verkar för långt att konsumera, som sammanfattningar av YouTube-videor och snabb precision av långlästa artiklar. Naturligtvis kan du också använda den för e-postmeddelanden som är för långa. Och med Rizemail behöver du inte installera något tillägg, registrera dig för OpenAI eller något konto, och faktiskt aldrig ens lämna din inkorg, så det är lättare att använda på telefoner.

När du får ett långt e-postmeddelande som du inte vill läsa, vidarebefordra det bara till ”[email protected]” och gå tillbaka till att bläddra i din inkorg. Om några minuter får du ett svar från Rizemail som innehåller en sammanfattning av e-postmeddelandets innehåll. Även om det är bra på att sammanfatta brödtexten i ett meddelande, kämpar det med bilagor.

Rizemail är helt gratis att använda, visar inga annonser och kräver inte ens att du registrerar dig för ett konto. För närvarande kan du använda den för att sammanfatta 100 e-postmeddelanden per månad från ditt e-postkonto. Det fungerar särskilt bra för nyhetsbrev som du kanske har prenumererat på.

2. GhostWrite (Chrome): Använd ChatGPT för att skriva e-postmeddelanden och välj Längd och Ton

GhostWrite är en av de bästa tilläggen för dem som vill använda ChatGPT för att skriva arbetsmail utan att lära sig alla uppmaningar eller förbereda dem åt dig. När du har installerat appen och loggat in med din Gmail får du ett gratis personligt konto för att skriva upp till 100 meddelanden varje månad, vilket kanske är det mesta du får gratis i alla tillägg. För närvarande fungerar tjänsten endast på Chromium-baserade webbläsare med Gmail.

Öppna fönstret Skriv i Gmail för att hitta en ny GhostWrite-ruta under fälten Till och Ämne. Säg snabbt vad du vill att ChatGPT ska skriva ett mail om. Du kan välja ton (professionell, formell, vänlig, avslappnad, mycket avslappnad, direkt, övertygande), längd (koncis, kort, medium, lång, automatisk) och språk om du inte vill ha den på engelska. GhostWrite kommer att ta några sekunder att tänka och sedan ge dig ett eller flera e-postkompositionsalternativ, som du kan infoga i brödtexten och skicka.

GhostWrite Chrome-tillägget kan också sammanfatta e-postmeddelanden i din inkorg. När du öppnar ett meddelande hittar du en Sammanfatta-knapp bredvid avsändaren. Klicka på den så öppnar GhostWrite en dialogruta i själva meddelandet med en sammanfattning av innehållet.

Ladda ner: GhostWrite för Krom (Fri)

3. SuperReply (Chrome): AI-genererade tonbaserade svar för Gmail och Outlook

De flesta ChatGPT-baserade AI-e-posthjälpare fungerar bara med Gmail, men SuperReply är ett sällsynt undantag som också stöder Outlook. Du kan inte använda den med Outlook-skrivbordsappen, men den fungerar smidigt om du öppnar Outlook-webbappen i din Chrome-webbläsare (efter installation av SuperReply-tillägget).

SuperReplys mål är att hjälpa dig att snabbt svara på alla e-postmeddelanden baserat på vilken typ av ton du vill ha. Bredvid knappen Svara under ett meddelande ser du en SuperReply-knapp, som ger dig fem tonalternativ: Matchning (matchar avsändarens ton), affärer (enbart professionellt språk), avslappnad (lätt och vänlig), bemyndiga (ge en boost till avsändaren), och inte intresserad (avböja artigt). Varje tonval genererar också flera e-postkompositioner som du kan välja mellan.

Gratisversionen av SuperReply ger dig 90 svar per månad. Den innehåller också en cool genväg där du kan aktivera tillägget från själva inkorgen utan att öppna meddelandet, vilket sparar tid och klick.

Ladda ner: SuperReply för Krom (Fri)

4. Artig Post och Kortfattat Post (Web): Gör e-postmeddelanden professionella eller koncisa

De som ofta har anklagats för att låta kortfattad eller oförskämd i e-postkommunikation inom arbetsytan kommer att älska PolitePost. Denna gratis webbapp ger dig ett utrymme för att skriva ett e-postmeddelande som du normalt skulle göra (eller ännu mer slentrianmässigt eller oförskämt om du vill). Med OpenAI får du en artig e-postmall som låter professionellt på 20 sekunder. Kopiera och klistra bara in det och ersätt de parentesiska uppmaningarna med dina uppgifter.

Och så finns det systerappen ConcisePost. Det här är för dem som har anklagats för att skriva långa e-postmeddelanden som inte kommer till saken eller snabbt tar itu med problemet. Återigen, posta ditt långrandiga meddelande i rutan, och på 20 sekunder hittar du ett kortfattat och rakt på sak meddelande som inte slösar bort någons tid.

Både PolitePost och ConcisePost är helt gratis, utan dolda avgifter eller annonser. Intressant nog, i avsnittet Om, publicerar utvecklaren den månatliga kostnaden för att driva webbplatsen. Om du tycker att det är värt besväret kan du kanske överväga att göra en donation.

5. VoxReply (Web): Förvandla röstanteckningar till professionella e-postmeddelanden

Alla är inte bra på det skrivna ordet. Om du föredrar att uttrycka dina tankar, är VoxReply den intelligenta assistenten du behöver för att förvandla dem till professionellt klingande e-postmeddelanden.

Det är ett enkelt gränssnitt där du klickar på knappen ”Starta inspelning” och börjar prata in i din dator eller telefon. Du kan pausa inspelningen om du behöver ta en paus, och när du är klar klickar du på avsluta inspelningen. Det finns också ett alternativ att lägga till anteckningar i texten. Klicka slutligen på Generera e-postsvar, och VoxReply ger dig en mall för ett professionellt meddelande.

Appen lagrar inte dina röstanteckningar på sina servrar. För närvarande genererar VoxReply endast formella e-postmeddelanden på engelska, utan alternativ för att ändra ton eller språk.

Registrera dig för Gmails inbyggda AI Helper

Alla AI-hjälpare i den här artikeln är baserade på OpenAIs ChatGPT och gör ett utmärkt jobb med att hjälpa dig att skriva e-postmeddelanden. Men ChatGPT är inte den enda AI-modellen där ute. Google har konkurrerat med sin egen Bard AI, och inte många vet att det finns ett verktyg i Gmail som hjälper dig att skriva meddelanden.

Funktionen Hjälp mig att skriva i Gmail är tillgänglig för dem som använder Google Workspace Labs. Den lägger till ett alternativ i rutan Skriv där du kan berätta för Gmail vad du vill skriva, och det kommer att generera ett e-postmeddelande till dig. Naturligtvis är den fortfarande i beta, så använd den med försiktighet.