5 bästa Microsoft Teams-funktionerna för onlinemöten

Microsoft Teams framstår som ett ypperligt verktyg för att arrangera möten, men många användare reducerar det initialt till en enkel videokonferens. Först när de ställs inför begränsningarna hos mindre avancerade videoverktyg inser de värdet av en mer sofistikerad lösning som Microsoft Teams.

De 5 främsta funktionerna i Microsoft Teams

Om du har hört talas om Microsoft Teams men är osäker på vad som gör det överlägset andra digitala mötesplattformar, kan du studera följande lista för att få klarhet.

1. Smidig mötesplanering och inbjudningshantering

Spontana möten är enkla att genomföra i de flesta verktyg, men planerade möten kräver en mer genomtänkt process. Vid planering av ett onlinemöte är det inte enbart tid och datum som är viktiga. Det krävs även en lättillgänglig länk för deltagarna.

I teorin kan man dela länken precis innan mötet börjar, men detta är ineffektivt och stjäl värdefull tid från själva mötet. Microsoft Teams gör det möjligt att generera och distribuera inbjudningar som kan uppdateras vid behov. Inbjudan inkluderar en länk som deltagarna enkelt kan använda för att ansluta till mötet.

2. Grupprum för dynamiska diskussioner

Grupprum, eller ”breakout rooms”, är en relativt ny tillskottsfunktion i Microsoft Teams. Dessa rum skapas inuti ett pågående möte och gör det möjligt för deltagare att dela upp sig i mindre grupper.

Detta möjliggör för alla deltagare att fortsätta vara en del av huvudmötet, men samtidigt ha separata undermöten. Deltagarna kan fritt växla mellan dessa rum och återvända till huvudmötet efter behov.

Tänk dig det som ett fysiskt möte där man tillfälligt delar upp sig i mindre grupper för att diskutera specifika ämnen, för att sedan återgå till helgruppen. Grupprum är den virtuella motsvarigheten till detta.

3. Avancerade presentationsalternativ

De flesta videoverktyg erbjuder skärmdelning, även i mobilversioner, men ibland behövs mer avancerade alternativ under möten.

Microsoft Teams har ett sofistikerat presentationsläge som gör det möjligt att presentera PowerPoint-presentationer, visa anteckningar och styra vilka bilder deltagarna kan se under presentationen.

Genom skärmdelningsläget kan deltagare begära kontroll över en annan deltagares skärm eller delade applikation. Presentatören kan även frivilligt delegera kontroll via funktionen ”Ge åtkomst”.

4. Anpassningsbara bakgrunder och bakgrundsoskärpa

Om du inte har ett dedikerat hemmakontor eller vill undvika att visa bakgrunden under ett videosamtal, kan suddig eller anpassad bakgrund vara en lämplig lösning.

Microsoft Teams erbjuder denna funktion direkt, med förmågan att identifiera en person och separera personen från bakgrunden. Sedan kan bakgrunden antingen suddas ut eller ersättas helt. Denna funktion är tillgänglig i skrivbordsapplikationen, men inte i webbappen.

5. Inspelning och transkribering

Fysiska möten brukar ha agendor och uppföljningsprotokoll. Det finns ingen anledning att inte använda samma strategier i onlinemöten.

Microsoft Teams tillåter inspelning av möten, men erbjuder också automatisk transkribering. Även om transkriberingen kräver en företagslicens är den ganska korrekt och besparar deltagarna från att transkribera mötet manuellt.

Slutsats

Denna lista presenterar ett urval av Microsoft Teams funktioner. Möten utgör endast en del av applikationens kapacitet; den erbjuder även schemaläggning, samtalsfunktioner och verktyg för samarbete. Även om det finns andra mötesverktyg med liknande funktioner, tenderar de ofta att vara mer inriktade på webbkonferenser och erbjuder inte lika mångsidiga alternativ som Microsoft Teams.