En utgiftshanteringsprogramvara ger kontroll, synlighet, efterlevnad och dokumentation för att hjälpa företag att minska kostnaderna, undvika onödiga utgifter och betala leverantörer eller anställda i tid.
Företag tilldelar en budget för flera aktiviteter som försäkring, kapitalutrustning och lagerförsörjning. Budgetläckor skadar dock ditt företags vinstmarginaler när utgifterna förblir oövervakade.
Dessutom, när verksamheten skalar upp, kommer sådana frågor också att växa i volym, vilket utmanar ditt företags lönsamhet. Därför använder företag av alla storlekar ett utgiftshanteringsverktyg för att hålla ett öga på att pengarna går ut och hålla dem inom företagets budget.
Innehållsförteckning
Vad är Spend Management?
Spend management är processen för att hantera alla företagsinköp och leverantörsbetalningar. Det primära målet är att ta hänsyn till varje dollar som går ut från företagskontot och få det bästa värdet.
Utgiftshanteringspolicyer bör automatisera och integrera alla utgiftsrelaterade aktiviteter från källa till leverantörsavräkning. Sådan granulerad praxis bör säkerställa att upphandlingen går som planerat av affärsintressenterna. Dessutom tvingar den in betalningar till leverantörer, entreprenörer och andra tredje parter genom kontraktsefterlevnadsprocessen.
Vikten av Spend Management
Standardaktiviteterna för utgiftshantering erbjuder följande fördelar:
- Verksamhetseffektivitet genom att automatisera utgifts- och kostnadsspårningsprocesser som är felbenägna och tråkiga om de delegeras till anställda.
- Minska risker och kostnader eftersom verktyget berättar om produkten som upphandlas, leverantörens namn och kostnaden i samband med upphandlingen.
- Bättre samarbete mellan affärsresurser och tredje part kan uppnås när du följer en standardprocess för utgiftshantering tillsammans med en digital app.
- Hållbara produktivitetsförbättringar genom att befria anställda från vardagligt arbete och låta dem utföra uppgifter som tjänar intäkter för ditt företag.
Följande är de bästa verktygen för utgiftshantering som gör att du kan hantera alla utgifter och få det bästa värdet för pengarna du spenderar:
Flygbas
Flygbas är ett omfattande verktyg för utgiftshantering för olika typer av företag, som företag i tidiga skeden, småföretag, medelstora företag, företag före börsintroduktionen och företag. Det erbjuder ett gäng avancerade lösningar för utgiftskontroll, revision och tillsyn.
Till exempel erbjuder modulen för kvittohantering upprätthållande av efterlevnad, enkel bilaga till kvitton, dedikerade e-postmeddelanden, delning av kvitton från en annan enhet, etc. Det finns också moduler för säkerhet och bedrägeriupptäckt för att möjliggöra kortkontroll, kortgränser, kortblockering, bedrägeriupptäckt, bedrägerimeddelande, krypterad delning av virtuella kortuppgifter, etc.
Spendesk
Spendesk har många användbara och intuitiva funktioner, inklusive integrationer och Optical Character Recognition (OCR). Med detta verktyg kan ditt företag automatisera alla återkommande utgifter. Dessutom är den tillräckligt kraftfull för att matcha kostnadsanspråk till respektive faktura och spara tid.
Spendesk är också ett flexibelt verktyg så att företag kan anpassa det efter deras tillvägagångssätt för utgiftshantering. Till exempel tilldelar du betalkort för specifika utgifter till individuell personal. Dessutom kan du även tilldela virtuella kreditkort för engångsändamål.
Dessutom erbjuder den push-meddelanden för betalningsvalidering, integration av redovisningsverktyg, en punkt-i-tid översikt över utgifter och en omfattande översikt över utgifterna.
Coupa
Coupa är ett annat populärt verktyg för affärsutgiftshantering (BSM) med molnåtkomst. Den kan hantera utgifter över olika affärsvertikaler som betalningar, leveranskedjor, inköp, finansförvaltning, etc. Det finns tre högar med verktyg för bekväm utgiftshantering.
Den första stapeln med verktyg är applikationerna. Denna stack täcker alla viktiga moduler som upphandling, faktura, utgifter, lön, kontraktshantering, strategisk inköp, utgiftsanalys, etc.
Den andra stacken är BSM-plattformen som fokuserar på användarnas integritet, profil, datasäkerhet och integrationer. Det inkluderar en ansluten kärna, molnåtkomst, integrationer, grafiskt användargränssnitt (GUI) etc.
Och slutligen, den tredje stacken är Coupa-företaget. Den erbjuder funktioner som ett öppet affärsnätverk, Coupa-fördel och community-AI.
Emburse
Emburse erbjuder kompletta verktyg för utgiftshantering för startups till stora multinationella företag. Dess lösningar inkluderar utgiftshantering, leverantörsreskontra, inköpsautomation, strömlinjeformade betalningssystem, revision, resehantering och datapaneler.
Emburse erbjuder virtuella kort som kan utfärdas direkt genom dess plattform, med hjälp av ett verktyg som heter Emburse Spend. Emburses virtuella kort integreras sömlöst med programvaran som används av redovisnings- och AP-team, inklusive Emburse Chrome River, Emburse Certify eller någon av de andra produkterna som erbjuds. Produkter som Emburse Go hjälper reseansvariga att hålla ett öga på sina resenärer och utgifter.
Det bästa är Emburses modulära tillvägagångssätt för hantering av affärsutgifter, beroende på företagets storlek. Emburse Tallie fungerar bra för små till medelstora företag. Emburse Certify fungerar bra för USA-baserade företag. Emburse Chrome River fungerar bra för stora företag med verksamhet, oavsett var kontoret är baserat. Stora företag som Microsoft, Nike och Estee Lauder använder Emburses programvara.”
Mesh-betalningar
Mesh-betalningar är ännu en programvara som du kan använda och stoppa utgifterna läckage. För det första, dess Spend Insights-funktion ger dig värdefull datainsikt precis när du behöver dem. När du tittar på en utgiftspost visar dess mobilapp automatiskt besparingsmöjligheter i framtiden, utgiftsprognoser i nuvarande takt, etc.
För det andra, dess Spend Controls-modul ger dig varningar om betalningsförfrågningar i realtid, låter dig begränsa utgifterna, avbryta prenumerationer från ett centralt gränssnitt och blockera leverantörsbetalningar med ett enda klick. Andra anmärkningsvärda funktioner är utgiftsoptimering, realtidsrapportering och arbetsflöde för automatisk betalning.
Ramp
Ramp har delat upp sitt affärsutgiftshanteringssystem i 4 megamoduler: Starta, Skala, Effektivisera och Spara. Startmodulen ger dig tillgång till verktyg för att hantera flera kort, fakturabetalningar (ACH/checkar/kort), utgiftsspårning i realtid och korrekt utgiftsredovisning.
Skalmodulen gör att du kan tillämpa affärspolicyer kring utgifter och utgifter. Du kan till exempel använda utgiftspolicyer för att ställa in regler och utgiftskontroller för att upprätthålla dessa utgiftsriktlinjer.
Streamline-modulen erbjuder dig flera arbetsflöden (Onboarding, Collaboration och Accounting) för att automatisera utgiftshantering och integrera (över 1 000 integrationer) den med andra affärsverktyg. Slutligen är Spara-modulen där för att tillgodose dina behov av kvittomatchning, utgiftskategorisering, prisinformation, besparingsinsikter, etc.
Brex
Brex handlar om att påskynda affärsverksamhetens ekonomi samtidigt som företaget följer företagets policyer för utgifter och utgifter. Genom att göra det möjligt för medarbetaren att skicka in korrekta utgifter och redovisningsteamet att granska utgifterna utan ansträngning, utvecklar Brex en kultur av finansiell disciplin bland företaget och dess mänskliga resurser.
Brex erbjuder för närvarande olika företagslösningar för utgiftshantering som kreditkort, företagskonton, utgiftsspårning, integrationer, etc. Det ger också utgiftshanteringsfunktionen för Brex Empower-prenumerationen.
Arbetsdag
Arbetsdag, det välkända verktyget för humankapitalhantering, började också erbjuda enkla och strategiska sätt att hantera affärsutgifter. Den levereras med ett intuitivt, enkelt och lättviktigt grafiskt användargränssnitt för utgiftshantering från en centraliserad plattform.
Dess användargränssnitt har tre grundläggande flikar: Källa till betalning, Inventering och KPI:er. Källa till betalning-modulen ger värdefulla datainsikter om leverantörsutgifter, hanterade vs. ohanterade utgifter, leverantörsprestanda, fakturahantering, etc. Dessutom är det en molnbaserad app så att du och dina företagsintressenter kan hålla ett öga på företagets utgifter från vilken enhet som helst och var som helst med en internetanslutning.
PayEm
PayEm handlar om avancerad automatisering i din verksamhets vertikala utgiftshantering. Det ger leverantörsabonnemang och SaaS-prenumerationer för anställda på ett ställe. Du behöver alltså inte köpa separat programvara för olika utgiftshuvuden.
På PayEm kan du skapa och utfärda virtuella kreditkort för olika tredjepartsleverantörer och tilldela en kontaktperson för utgiftshantering. Du kan också tillämpa samma strategi för programvaruprenumerationer.
Dessutom får du den ultimata utgiftskontrollmyndigheten på PayEm. Således kan du stoppa överutgifter på programvaruprenumerationer genom att ta bort onödiga appar eller tidigare anställdas konton från befintliga appar.
Teampay
Teampays molnbaserade app sätter ekonomiteamen i förarsätet så att de kan visualisera alla utgifter från olika vertikaler i ditt företag. Företagsintressenter får också en överblick över vardagliga utgifter i realtid och kan göra snabba utgiftsbegränsningar om det behövs.
Det erbjuder också ett konversationsgränssnitt så att anställda kan få hjälp i realtid från ekonomiteamet för att känna till köpprocessen eller få transaktionsgodkännanden. Dessutom behöver du inte vänta på nästa månads räkning för att förstå hur dina anställda spenderar. Du får realtidsdata om aktuella utgifter.
JAGGAER EN
JAGGAER EN är också ett populärt namn för Source-to-Pay-aktiviteter som samlar alla utgifter från olika vertikaler på ett ställe för enkel övervakning av företagets utgifter. Dess genomtänkta app gör att du kan hantera indirekta och direkta utgifter från ett enkelt verktyg.
Den erbjuder mycket avancerad dataanalys och insikter genom att kombinera AI och Robotic Process Automation (RPA). På så sätt kan du få handlingsbar data för att omstrukturera utgiftshanteringsprocessen, som att skapa en upphandlingskatalog för hela verksamheten.
RealPage
RealPage hjälper dig att bli kostnadseffektiv och produktiv när du hanterar leverantörer, fakturor och inköp med det här verktyget. Det är inte bara ett verktyg för utgiftsspårning.
Den samlar in utgifts- och intjäningsdata för ditt företags alla affärsportföljer och erbjuder dig datainsikter för smart upphandling. Dessutom hjälper det dig att automatisera alla inköpsorder (PO) och deras godkännandeprocesser med realtidsdataflöde till en central instrumentpanel för utgiftsöversikt och analys.
Concur Expense
Concur Expense är ett erbjudande om utgiftshantering från SAP, den välkända affärssystemsutvecklaren för affärsverksamhets-ERP. Produkten hjälper dig att integrera och automatisera affärsutgiftshantering genom att länka flera Source-to-Pay-transaktioner.
Verktyget är fördelaktigt för både arbetstagaren och arbetsgivaren. Fältanställda kan till exempel skicka in sina utläggskuponger från en mobil. Concurs intelligenta program kommer automatiskt att verifiera utgiften och skicka ett meddelande till dig så att du kan godkänna utgifterna snabbare.
Slutord
Genom att använda en utgiftshanteringsprogramvara kan du täppa till hålen som dränerar pengar omedvetet och dämpa ditt företag för vinstmarginal. Du kan också behöva en av de bästa utgiftsspårarna om ditt företag måste ersätta återkommande betalningar från anställda eller leverantörer.