12 föga kända Microsoft OneNote-funktioner du kommer att älska

av

OneNote är utmärkt för att ta anteckningar av alla slag och förvara dem i en digital anteckningsbok. Men det finns gott om föga kända OneNote-funktioner som gör dig mer produktiv. Här är några av de bästa.

1. Ställ in en sidstil som standardmall

Har du en sidstil i OneNote som du använder för de flesta av dina anteckningar? Om så är fallet kanske du vill ställa in den som en standardmall. Att göra det är väldigt enkelt:

  • Högerklicka på anteckningen du vill använda som standardmall. Om du har en Mac, tryck på Ctrl + klick på styrplattan.
  • Välj Ange som standardmall när du ser listan med alternativ.

    • Du kan använda OneNote-mallar i återkommande projekt för att organisera anteckningar på ett visst sätt. Om du till exempel tar minuter för kontorsmöten kan du hantera deltagare, konversationer och nyckelpunkter i ett fast tabellformat.

    OneNotes organisationssystem med en typisk anteckningsbok, avsnitt och sida är utmärkt för att organisera anteckningar. Du kan dock lägga till visuella markörer för att identifiera information och kontextuella relationer över dina anteckningsböcker eller avsnitt. För att göra detta, använd funktionen Anpassade taggar.

  • Klicka på fliken Hem.
  • Håll muspekaren över listan med alternativ där du ser Att göra och Viktigt. Välj sedan den nedåtvända pilen och välj Skapa ny tagg.
  • Namnge din tagg, välj en symbol och välj Skapa.
  • För att komma åt din tagg, använd pilen till höger för att bläddra igenom.

    • 3. Intern och extern länkning i OneNote

    OneNote har en djuplänkande struktur som hjälper dig att snabbt engagera dig i kunskapskonstruktion, kritiskt tänkande och kontextuellt lärande. Du kan länka till olika sidor och externa hemsidor.

    Så här länkar du till olika sidor i OneNote:

  • Högerklicka på sidan du vill kopiera (eller tryck på Kommando + styrplatta klicka på macOS).
  • Välj Kopiera länk till sida.
  • Markera texten på din nya sida där du vill infoga länken och tryck sedan på Ctrl + K (Windows) eller Kommando + K (Mac).
  • Klistra in länken och klicka på OK. När du klickar på länken ska du gå till den sida du vill ha.

    • Om du hellre vill länka till externa sidor i OneNote (t.ex. webbadresser), följ dessa instruktioner.

  • Kopiera länken du vill klistra in.
  • Gå in i OneNote och välj texten du vill lägga till hyperlänken till. Välj Ctrl + K (Windows) eller Kommando + K (Mac).
  • Klistra in länken och klicka på OK.

    • Hur man kopierar en sida i OneNote

    En annan praktisk funktion i OneNote är möjligheten att kopiera en sida till en annan anteckningsbok.

  • Högerklicka eller tryck på Kommando + styrplatta klicka på sidan du vill kopiera.
  • Välj Kopiera sida till.
  • Välj den anteckningsbok du vill kopiera sidan till och klicka på Kopiera när du är klar.

    • 4. Använd sidversioner för att hålla reda på ändringar

    Varje gång du gör ändringar i en anteckning håller OneNote reda på de tidigare versionerna istället för att helt åsidosätta dem. Så om du tar bort någon anteckning av misstag kan du titta igenom sidans historik för att hitta det du vill ha.

    Gå till Visa > Sidversioner för att använda den här funktionen.

    5. Översätt text eller hela sidan

    Eftersom kommunikation på jobbet blir alltmer flerspråkig, blir behovet av att översätta text till olika språk väsentligt. Microsoft förser dig med kraftfulla Office-översättningsverktyg för att dechiffrera innehåll på olika språk och lägga det i en anteckning.

  • Gå till Visa > Översätt > Ange språk om du vill översätta hela sidan.
  • Välj ditt språk och välj Översätt.

    • Så här översätter du bara en del av ditt dokument:

  • Gå till Visa > Översätt > Urval.
  • Välj texten du vill översätta; om du behöver mer sammanhang kan du också skriva in nya ord.
  • Välj de språk du vill översätta mellan.
  • Välj Infoga för att lägga till översättningen i din anteckning. Det kommer att ersätta det du redan har.

    • Förutom OneNote kan du även justera dina språkinställningar för Microsoft Word och andra appar.

    6. Sortera sidor i OneNote

    För att sortera dina sidor i OneNote, klicka på knappen Sortera bredvid din anteckningsbok. Välj sedan ett alternativ från listan: Alfabetisk, Skapat datum eller Ändringsdatum.

    7. Spara e-postmeddelanden i OneNote

    Om du vill spara ett e-postmeddelande i OneNote kan du använda funktionen E-post till OneNote. Den består av en e-postadress ([email protected]), dit du kan vidarebefordra e-postmeddelanden (resebekräftelse, kvitton eller viktiga e-postmeddelanden) eller dela vilken typ av innehåll som helst.

    Ämnesfältet för e-postmeddelandet blir titeln på din OneNote-sida. Dessutom utökas alla länkar du inkluderar i meddelandets brödtext automatiskt till en artikel och en helsidesskärmdump.

    Så här ställer du in funktionen E-post till OneNote:

  • Gå till E-posta till OneNote-installationssidan.
  • Välj Konfigurera e-post till OneNote.
  • Logga in på ditt Microsoft-konto.
  • Välj standardplatsen för att spara dina e-postade anteckningar. Du bör också välja adressen som du ska använda för att skicka e-post; du måste skicka dem till [email protected] för att de ska kunna spara framgångsrikt.
  • Välj Spara när du är nöjd med dessa inställningar. Kör sedan ett testmeddelande i Outlook för att bekräfta att du har konfigurerat allt.

    • När du använder Outlook kan du även kryptera e-postmeddelanden som du skickar till andra. Om du gör det säkerställer du att du inte låter känslig information hamna i fel händer.

    8. Klistra in text utan formatering

    När du kopierar och klistrar in innehåll kommer OneNote att klistra in texten tillsammans med dess formatering och en källlänk, oavsett om du använder genvägen Ctrl + V eller alternativet Klistra in från snabbmenyn.

    Om du inte vill att inklistrad text i OneNote ska ha formatering, gå till Hem > Klistra in > Behåll endast text.

    Ett annat alternativ att prova är att välja Alternativ + Kommando + Skift + V om du använder OneNote på en Mac.

    9. Lägg till ekvationer i dina anteckningar

    Även om du kanske känner till OneNote som användbart för text, kan du också lägga till ekvationer. Att göra detta:

  • Gå till Infoga > Ekvation.
  • Ange din ekvation i rutan som visas i din anteckning.

    • 10. Synkronisera alla anteckningsböcker

    Om du har flera anteckningsböcker i OneNote kan du enkelt synkronisera allt. Synkronisering är vanligtvis på som standard, men att manuellt slå på funktionen är en bra idé om du har märkt att den inte fungerar som den ska.

    För att synkronisera alla dina anteckningsböcker, gå helt enkelt till Arkiv > Synkronisera alla anteckningsböcker. Du kan också välja att endast synkronisera en anteckningsbok om du föredrar det.

    11. Använd Immersive Reader för att läsa upp texten

    Immersive Reader är ett utmärkt och tillgängligt verktyg som finns i OneNote och flera andra Microsoft-appar, som Teams och Outlook. Funktionen låter dig läsa upp text på din skärm i helskärmsläge.

    Att aktivera Immersive Reader i Outlook är mycket enkelt:

  • Tryck på Visa i verktygsfältet.
  • Välj Immersive Reader.
  • Tryck på uppspelningsknappen för att låta OneNote läsa upp din text.
  • Välj vänsterpilen för att avsluta helskärmsläget när du är klar.

    • 12. Använd pappersstil för att strukturera ditt skrivande

    Som standard ger OneNote dig en tom sida att skriva på. Men om du vill strukturera ditt skrivande bättre kan du justera pappersstilen som du ser på din sida. Så här gör du det:

  • Välj Visa > Pappersstil.
  • Tryck på den nedåtvända pilen.
  • Välj önskad pappersstil när du ser listan med alternativ.

    • OneNote har många användbara funktioner som låter dig organisera dina anteckningar mer effektivt. Utöver det kan du också göra visuella ändringar och göra dina anteckningar mer tillgängliga. Prova dessa olika funktioner och se vilka som förbättrar din produktivitet mest.