Programvara och e-post är en kraftfull duo som har revolutionerat företagens verksamhet och drivit dem mot mer integrerade, effektiva och strömlinjeformade processer.
Kraften i en enkel men effektiv e-postkorg är otrolig och avgör kvaliteten på din kundsupport. Men när samma inkorg används av flera personer för att läsa, hantera, svara och ta bort kundkonversationer, kan saker lätt gå utom kontroll.
Därför har teamets e-posthanteringsverktyg blivit en avgörande förutsättning för framgången för e-postkundservice.
Den här artikeln delar några av de bäst delade inkorgsverktygen för att hjälpa dig att få ut det mesta av ditt teams inkorgar och hålla dem fria.
Låt oss börja med en kort diskussion om delade inkorgar.
Innehållsförteckning
Vad är en delad inkorg och hur fungerar det?
Flera användare använder en delad e-postinkorg för att kontrollera och svara på inkommande e-postmeddelanden och hantera kundkonversationer. Du kan använda dem för en gemensam kalender, så att dina team kan schemalägga och se arbetsskift eller semester samt kundsupport.
Till skillnad från traditionell e-post för företag har en delad inkorg inte sitt användar-ID och lösenord. Så du kan inte logga in direkt på dem och kräver åtkomstbehörighet från administratören. Denna behörighet varierar, till exempel ”Full åtkomst” eller ”Skicka som”. När du har tillgång kan du logga in på din privata inkorg och komma åt teaminkorgen. Åtkomsten kan också variera mellan olika programvaruleverantörer.
De tre vanliga typerna av åtkomstbehörigheter är:
- Full åtkomst – Du kan logga in i den delade inkorgen och agera som dess ägare.
- Skicka som – Du kan imitera inkorgen och skicka e-postmeddelanden.
- Skicka på uppdrag – Du kan skicka ett e-postmeddelande på uppdrag av den delade inkorgen.
Varför behöver du programvara för delad inkorg?
När du har ett litet team är antalet personer som kommer åt dina supportinkorgar litet, och det finns ingen förvirring. Framåtköerna är inte överväldigande och chanserna att ett e-postmeddelande går obemärkt förbi i flera dagar är försumbara.
Men när ditt företag skalar, blir misskommunikationen skenande, och människor tenderar att förbise de e-postmeddelanden de tror kan hanteras av andra. Glömda konversationer, felplacerade e-postmeddelanden och dubbla svar är några av de största smärtpunkterna i sådana fall. Supportombud blir också arbetsskygga genom att tro att de kan låta andra svara på just detta meddelande eller vänta tills andra kommer ikapp.
Några andra problem inkluderar:
- Roller och ansvar: Inga regler för ”vem” fungerar på ”vilken” e-post
- Diffuserat ägande: Alla tror att någon annan kommer att svara
- Ingen insyn i saker: Avsaknad av relevant information om varje supportagent och deras prestation
Därför programvaran för delad inkorg!
Programvarufunktioner för delad inkorg
Här är de anmärkningsvärda funktionerna med att använda en delad inkorg, detta hjälper dig att fatta ett bättre beslut:
Team E-posthantering
Programvara för delad inkorg erbjuder enkel hantering av support-e-postadresser, t.ex [email protected], [email protected], [email protected]etc. Detta förbättrar också transparensen eftersom du inte behöver växla mellan skärmar eller logga in på flera konton för att svara på e-postmeddelanden.
Vidare har du en centraliserad bild av alla viktiga inkorgar som gör att du kan svara på frågor snabbt och effektivt. Du kan också tilldela roller, undvika övergivna e-postmeddelanden och avstå från att skicka dubbla svar.
Intern diskussion
En viktig funktion i en delad inkorgsprogramvara är det interna diskussions- eller ”anteckningssystemet” som låter dig dela viktig information om ett e-postmeddelande i form av anteckningar eller kommentarer. Det gör det möjligt att anpassa e-postmeddelanden i en delad inkorg, sparar tid för sammanhangssökning och ökar effektiviteten.
Så alla användare kan prata med varandra via interna anteckningar utan att behöva vidarebefordra e-postmeddelanden fram och tillbaka.
Undvik agentkollision och inkorgsförvirring
En agentkollision inträffar när två teammedlemmar svarar på samma kundförfrågan och erbjuder en annan lösning. Detta påverkar trovärdigheten för ditt supportsystem. Den delade programvaran för e-posthantering gör att du kan undvika denna förvirring genom att automatiskt konvertera inkommande e-postmeddelanden till supportbiljetter som tilldelats olika agenter via routingregler. Denna uppgift kan också vara manuell.
Automatiserade svar och mallar
De flesta av de delade inkorgsverktygen erbjuder standardsvar och mallar. Du kan använda dem för att ge snabba svar och för att hantera liknande frågor. Dessa automatiska svar och standardsvar ökar konsekvensen och låter dina teammedlemmar omedelbart lösa vanliga kundproblem direkt.
Nedan ges listan över de bäst delade inkorgsverktygen som erbjuder utmärkta funktioner för grupp-e-posthantering.
Låt oss snabbt utforska dem. 😎
ProProfs Help Desk
ProProfs Help Desk är en smart och effektiv molnbaserad programvara med en kraftfull funktion för delad inkorg som ger dig möjlighet att hantera dina supportbehov utan ansträngning. Den erbjuder ett delat utrymme för alla supportinkorgar, som t.ex [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]och [email protected]etc.
Den levereras med ett enkelt Gmail-liknande användargränssnitt som låter dig spåra antalet biljetter som tilldelats en agent, övervaka deras prestationer under en tidsperiod och erbjuda support dygnet runt från vilken enhet som helst.
Funktioner
- Teamsamarbete för snabbare biljettlösning
- Enkelt och lättanvänt användargränssnitt
- Agent spårning och övervakning
- 24×7, när som helst, var som helst, tillgång
Freshdesk
Freshdesk är en av de bästa e-posthanteringsprogramvaran för team som erbjuder många utmärkta funktioner, som att automatiskt konvertera inkommande e-postmeddelanden till biljetter som kan prioriteras, taggas och specifikt tilldelas. Internt samarbete finns där, och du kan också minimera antalet svar som skickas av dina agenter genom att effektivisera funktionerna.
Freshdesk erbjuder också kollisionsdetektering av agenter och appintegrationer för att utöka kapaciteten hos dina delade inkorgar och helpdesksystem.
Funktioner
- Relevansfilter
- Gruppbiljetter med taggar
- Automatisera vardagliga och repetitiva svar
- Realtidsvisningar av biljetter och inkommande e-postmeddelanden
DraApp
DraApp är en annan e-posthanteringsprogramvara för team som finns i din privata Gmail-inkorg och låter dig ta emot, hantera, tilldela och svara på inkommande delade e-postmeddelanden. Du kan dela gruppmail, som ”[email protected]”, “[email protected]”, etc., och automatisera dina arbetsflöden med regler.
Det tillåter organisering av inkommande e-postmeddelanden i visuella tavlor och underlättar internt samarbete via interna chattar, anteckningar och delade utkast. Du kan enkelt tilldela e-postmeddelanden och övervaka vilken agent som arbetar med vilken konversation. Dessutom erbjuder den en fantastisk rapportgenereringsfunktion för djupgående kund- och anställddatainsikter.
Mailflow
Mailflow är en allt-i-ett-inkorg för team som erbjuder flexibla arbetsytor. Verktyget tillåter enkel e-postdelning utan krav på vidarebefordran av e-post eller cc till användare. Användarna kan välja interna diskussioner utan att skicka interna trådar till kunderna.
Kundernas e-postmeddelanden synkroniseras direkt med teamet vilket gör det enkelt att anpassa för vart och ett av teamen, såsom support, anställning, försäljning, projektledare och utvecklare.
Funktioner
- Enkelt teamsamarbete
- e-posthanterare
- Enkel spårning och e-postövervakning
HubSpot
Hubspot är ett av de ledande verktygen för delad inkorg som låter dig koppla alla dina team-e-postadresser till en central eller universell inkorg för effektivt arbete och smart samarbete. Du kan också koppla de delade e-postadresserna till Hubspot Inkorg för konversationer för att få en universell syn på e-postmeddelanden på alla avdelningar och undvika att missa ens ett enda e-postmeddelande.
Den levereras med routingregler och produktivitetsverktyg, vilket säkerställer effektiv biljetttilldelning och underlättar sömlösa uppföljningar.
Funktioner
- Branding
- Universell inkorg för holistisk e-postvy över avdelningarna
- Chatbots för automatiska svar
- Livechatt och meddelanden i sociala medier.
Kayako
Kayako erbjuder ett kraftfullt verktyg för att hantera dina delade e-postmeddelanden effektivt och utan ansträngning. Den erbjuder anpassade vyer av alla dina konversationer och låter dig tagga dem för framtida referenser och snabb hantering. Du kan automatiskt dirigera de komplexa frågorna till expertsupportpersonal och minimera svarstiden för brådskande frågor.
Funktioner
- Makron och konserverade svar
- Analys för insikter i svarsstatistik
- Konversationshantering i flera kanaler
- Flera tredjepartsintegrationer
Privata anteckningar gör att dina agenter kan samarbeta internt, vilket undviker svarskollision och förvirring i inkorgen. Du kan också få en universell bild av alla kundaktiviteter.
Hjälp Scout
De Hjälp Scout låter dig ta emot, lösa, hantera och tilldela delade e-postmeddelanden effektivt, samtidigt som du håller förvirringen borta. Du kan organisera alla supportförfrågningar i en enda kö eller skapa separata brevlådor för olika varumärken, avdelningar och delade e-postadresser. Det underlättar enkelt internt samarbete via privata anteckningar, taggar och sparade svar. Du kan snabbt växla mellan chattkonversationer och e-post för att se alla nya inkommande frågor i realtid.
Andra funktioner inkluderar avancerad sökning, snabbvyer, meddelanden och nöjdhetsbetyg, realtidsindikatorer för kollisionsdetektering, anpassad mapp, masssvar, automatisering av arbetsflöden, etc.
HappyFox
HappyFox låter dig hålla dina delade inkorgar rena och organiserade hela tiden utan att förlora effektivitet och koll på inkommande e-postmeddelanden. Det erbjuder en snabb migrering av dina gruppinkorgar, såsom delad inkorg Gmail och Outlook, etc., till HappyFox Help Desk och låter dig utnyttja dess funktioner för förbättrade supportfunktioner.
Funktioner
- ”Uppgifter” och ”förfallodatum” för att hålla ordning.
- Tillägg av biljettprenumeranter
- Kollisionsvarningar
- Smarta regler och färdiga handlingar
En av de utmärkande egenskaperna är att den fungerar för alla avdelningar, som ”[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, och ”[email protected]”, etc. Du kan fördela arbetsbelastningen som du vill genom att använda funktionen “Kategorier” och skapa köer av dina delade inkorgstrådar för att lösa dem på ett ordnat sätt.
Hiver
Hiver är en unik programvara för delad inkorg som låter ditt team samarbeta inom Gmail och leverera en fantastisk kundupplevelse. Den delade instrumentpanelen för inkorgen sitter i din personliga Gmail och låter dig delegera inkommande frågor med ett enda klick. Du kan skriva privata anteckningar och dela dem direkt med ditt team för sömlöst samarbete.
Funktioner
- E-postägande och e-poststatus
- Direkt internt samarbete från den personliga Gmail-inkorgen
- Automatiserade arbetsflöden och kundnöjdhetsundersökningar
- Handlingsbara insikter om SLA-överträdelser och arbetsbelastningsfördelning
Du kan också spåra nyckeltal och agentprestanda från en enda instrumentpanel. Hiver erbjuder också e-postmallar för att ge snabbare svar. Det låter dig konvertera ditt Gmail-konto till en helpdesk också. Du kan också migrera till Gmail som drivs av Hiver för en enkel övergång.
Räffla
GrooveHQ är ett av de bäst delade inkorgsverktygen för företag som just nu skalar och letar efter en enkel övergång. Det hjälper dig att enkelt hålla reda på allt och hantera hela den delade inkorgen. All inkommande kundkommunikation, såsom e-post, chattar, meddelanden i sociala medier, telefonsamtal, etc, kommer på ett ställe.
Du kan tilldela biljetter till specifika teammedlemmar, samarbeta över privata anteckningar, ta med teammedlemmar i slingan via ”@mentions” och ta itu med kollisionsdetektering. Dess fantastiska rapporterings- och spårningsfunktioner gör att du kan få ut det mesta av dina resurser.
SupportBee
SupportBee är ett effektivt verktyg för e-postsamarbete med ett välbekant e-postgränssnitt och erbjuder oklanderliga samarbetsfunktioner. Du kan tilldela biljetter till specifika agenter eller specifika team, kommentera dem och diskutera dem vid behov. Dina agenter kan dela utkast till svar för att granska dem innan de skickas till en kund.
SupportBee stoltserar med en blixtsnabb import av inkommande e-postmeddelanden och har en automatisk uppdateringsfunktion som inte kräver en manuell uppdatering. Det finns tre biljettkategorier – besvarade, obesvarade och arkiverade. Därför kan du omedelbart se de biljetter som behöver omedelbar uppmärksamhet och lösa dem på prioritetsbasis.
SharedBox
SharedBox är en helpdesk och programvara för delad inkorg byggd på Slack som låter dig hantera kundkommunikation och erbjuda support direkt från din Slack-instrumentpanel. Du kan ta emot meddelanden, tweets och e-postmeddelanden i Slack och samarbeta på delad e-post och Twitter-konton också.
Varje konto har en supportsida där dina användare kan hantera och svara på kundkommunikation. Du kan också lägga till flera e-postmeddelanden.
Verktyg för delad inkorg: Det är dags att göra e-post mer samarbetande
Verktygen för delad inkorg som delas här gör mycket mer än att bara hantera supportinkorgar. De sparar tid, ökar kundnöjdheten och förbättrar produktiviteten hos ditt kundtjänstteam. Dessutom hjälper de dig att främja en transparent och ansvarsfull organisationskultur och underlättar synlighet över hela systemet.
Du kan skapa routingregler, spara svar för support, sätta din leadgenerering på autopilot genom att skapa en chatbot och ge dina konversationer mer sammanhang.
Så investera i något av dessa verktyg och ge ditt företag rätt försprång!