Ingen mer osäkerhet, stress eller väntan med dessa mötesrumsbokningsprogram!
Du har förmodligen hamnat i den här situationen tidigare, där du behöver ett lugnt utrymme för ett snabbt möte men vill spara tid på att leta efter ett tomt rum eller leta efter om det finns ett tillgängligt på Slack.
Vi inser alla vikten av mötesrum för konferenser för att stödja de anställdas produktivitet och uppnå framgång. Det första steget är att skapa praktiska mötesplatser för ditt team, och det andra är att ta fram ett system som garanterar att dessa lokaler används effektivt för att gynna alla så mycket som möjligt.
Med programvara för rumsschemaläggning kan du snabbt kontrollera rumstillgänglighet och bestämma när ett utrymme kommer att finnas tillgängligt för dina möten. Här finns flera alternativ för rumsschemaläggningsprogramvara för att förenkla dina konferensrumsbokningar, med en mer detaljerad beskrivning i inlägget nedan.
Titel
Beskrivning
Utforska
Skedda
Automatiserar schemaläggning, anpassningsbar, tydlig översikt.
Accruent EMS
Detaljerad rumsinformation, automatiserad städning, kostnadsbesparingar.
Sändebud
Adaptiva arbetsplatslösningar, analysstöd.
Robin
Enkel bokning, användningsinsikter, programintegrering.
Vimla
Mobilbokningar, säker gästhantering, plugins.
Mötesrumsapp
Anpassning, schemaläggning av pekskärm, analyser.
CalendarWiz
Färgkodade kategorier, designanpassning, API.
Appspace
QR-kod incheckning, flexibla bokningar, IoT-support.
UnSpot
Rumslig behovsbedömning, realtidsinformation.
Condeco
Unika bokningar, snabba tillgänglighetskontroller.
Accruent
Facility management, videokonferenser, användarvänlighet.
Kadence
Möjliggör arbete, improviserade bokningar, incheckningspåminnelser.
Innehållsförteckning
Förmåner med programvara för bokning av mötes-/konferensrum
Några av de bästa funktionerna i möteskonferensrummen är följande:
- Interaktiva webbseminarier: Möteskonferensrummen ska kunna vara värd för live-, semi-live och förinspelade sessionswebinar. Plattformarna ska kunna vara värd för modererade frågestunder, omröstningar, frågesporter och livegrupper.
- Enkla chattalternativ: Plattformen bör stödja ljud-, videochatt- och textchattfunktioner som gör att alla kan samarbeta och konversera med varandra.
- Kontaktsökning: Funktionen för kontaktsökning låter användare söka efter mötesdeltagarna och ansluta till dem via ljud- och videosamtal en och en.
- Mötesplanerare: Möteshanteringsmodulen ska tillåta arrangörerna att vara värd för möten och organisera möten och automatiskt meddela deltagarna.
- Kundsupport: Mjukvaran för möteskonferenser bör erbjuda kundsupport dygnet runt när kunden har problem med att organisera och ansluta till det virtuella mötet.
Från mallar för mötesprotokoll till automatisk schemaläggning, teknik kan göra processen att organisera möten mycket enklare och effektivare. Låt oss nu ta en detaljerad titt på programvaran för mötes-/konferensrumsbokning som hjälper dig att få en problemfri upplevelse.
Skedda
Skedda är världens ledande system för schemaläggning av arbetsplatser. Under mina provsessioner har jag upplevt att det sparar tid genom att automatisera schemaläggning och organisation av arbetsytor och mötesrum.
Hanteringen av att arrangera konferensrum, arbetsstationer, företagslokaler och presentationsytor förenklas med Skedda. Med Skeddas intelligenta schemaläggning erbjuder din robotstyrda mötesrumschef följande hjälp:
- Enkla justeringar.
- Olika anpassningsalternativ.
- Anpassningsbara siktförhållanden.
- Förenklade åtkomstbehörigheter för användare.
- En tydlig översikt över beläggning på skrivbordet för specifika dagar.
Funktioner:
- Förbättrar den övergripande arbetsmiljön från incheckning till utcheckning.
- Tillåter organisationer att automatisera och optimera komplexa bokningsprocedurer.
- Ge dina användare möjligheten att självboka snabbt från vilken enhet som helst.
- Berömd för sin konkurrenskraftiga kostnad, användarvänliga layout, tydliga användning och enastående kundservice.
Det ger bästa möjliga konferensrumshantering, inklusive smidig Microsoft 365 och Google Workspace-anslutning. Med Skedda och ett AI-anteckningsverktyg är du redo för effektiva möten!
Accruent EMS
Att hitta den perfekta mötesplatsen på din arbetsplats eller på campus är enkelt med hjälp av den välkända onlinetjänsten för bokning av mötesrum Accruent EMS.
Funktioner:
- Få tillgång till viktig information, såsom rummets mått och sittkapacitet, medan du gör bokningar.
- Använd flexibiliteten för att blockera områden, konferensrumsdisplaypaneler och mobila bokningsalternativ för att hantera rumskapacitet.
- Gör ditt campus eller din verksamhetsplats säkrare och mer hygienisk genom att automatisera schemaläggningen av städ- och hygienrutiner.
- Minska ledningskostnaderna och minska tiden som ägnas åt att boka möten.
- Skapa bokningsformulär med specifika riktlinjer baserade på attribut som roll eller tjänstgöring.
Denna bokningsprogramvara låter dig snabbt och enkelt schemalägga mötesplatser som styrelserum och konferensrum.
Några av de intressanta funktionerna som fångade min uppmärksamhet var dess slående skrivbordsskyltar, interaktiva golvlayouter och analyser för att öka din organisations produktivitet, innovation och allmänna energi.
Sändebud
Innovativa Space Saver-lösningar från Sändebud ger dig tillgång till fler arbetsytor som passar varje teammedlems krav. Föreställ dig att endast en eller två personer regelbundet reserverar dina större mötesplatser. Om så är fallet, överväg att göra dessa utrymmen till mindre mötesutrymmen eller lägga till mötesplatser över hela företaget för att göra din arbetsyta mer anpassningsbar.
Funktioner:
- Gröna, gula och röda indikationer hjälper dig att hitta tillgängliga platser i varje rum.
- Använd Slack eller Teams för att få snabba incheckningsvarningar och påminnelser om att reservera mindre utrymmen eller lediga rum.
- Få omedelbara e-postvarningar om ett rum någonsin blir otillgängligt.
- Med hjälp av Envoy-mobilappens platsbaserade funktioner, lokalisera och säkra det närmaste tillgängliga boendet.
- Skydda privata konversationer genom att ha möjlighet att fördunkla mötesnamn.
Enligt min erfarenhet brainstormar Envoy nya idéer för att använda ditt utrymme med stöd av grundlig analys. Genom att använda denna information kan du maximera användningen av ditt utrymme och fatta välinformerade beslut som sparar pengar.
Robin
Robin framstår som en av de första lösningarna som kommer att tänka på när man tänker på programvara för bokning av konferensrum. Jag använde mig av Robins mötesbokningssystem och upplevde att du enkelt kan boka konferensrum, skrivbord, arbetsstationer och andra kontorsutrymmen.
Detta maximerar användningen av ditt utrymme och lokaliserar potentiella platser för förbättringar eller reparationer av utrustning.
Funktioner:
- Du kan direkt avgöra vilka rum som är ofta bokade och i hög efterfrågan.
- En mötesrumsreservation som gjorts med din Slack-kanal uppdateras automatiskt i din Google Kalender.
- Robin erbjuder också insiktsfull information om hur dina konferensrum och kontorsutrymmen drivs.
- Allt kretsar kring att förbättra och optimera din arbetsplatshanteringsupplevelse.
Robins enkla anslutning till välkända kontorsprogram som Slack, Zoom och Google Calendar är en av dess viktigaste fördelar.
Vimla
Liksom många andra bokningssystem för konferensrum, Vimla är gjord för att hjälpa dig att få ut det mesta av dina mötesutrymmen. Med lättheten att boka över flera arbetsytor kunde jag enkelt boka de nödvändiga rummen.
Funktioner:
- Genom deras mobilapp kan du göra bokningar direkt från din telefon, vilket gör att du slipper logga in på en webbplats.
- I receptionen kan gästerna checka in med hjälp av en surfplatta och fylla i alla nödvändiga pappersarbete.
- Det erbjuder också ett säkert gästhanteringssystem.
- Systemet varnar dig omedelbart via e-post, SMS eller Slack om att dina gäster har kommit in i lobbyn.
Utanför varje mötesrum kunde jag enkelt placera skärmarna för surfplattor, vilket gör det möjligt att lägga till eller ta bort personliga möten. Teems kalenderplugin-program underlättar din schemaläggningsprocess genom att göra det enkelt att planera möten på plattformar, inklusive Outlook, Office 365 och Google Kalender.
Mötesrumsapp
Modern teknik gör det lättare att planera och organisera affärsmöten, förenklar affärsprocesser och maximerar användningen av kontorsutrymmen. Som en avancerad plattform för att schemalägga och hantera mötes- och konferensrum, MeetingRoomApp sticker ut enligt min erfarenhet.
Funktioner:
- Stylebook-redigeraren möjliggör betydande anpassning och en oändlig mängd appbakgrunder.
- Att ställa in ditt företags varumärkesidentitet är enkelt och snabbt, och du kan använda mörkt läge eller lägga till andra visuella effekter.
- Möten kan snabbt schemaläggas på pekskärmspanelen vid konferensrummets dörr.
- Tack vare denna funktionalitet kan användare omedelbart visa affärshändelser på smartphonen i mötesrummet.
Dess instrumentpanel och rapporteringsfunktion är ett analysverktyg som ger information om de mest använda mötesplatserna och användarbeteendet.
CalendarWiz
CalendarWiz ger chefer makten att bjuda in människor till evenemang och möten och ger dem friheten att ställa in flera RSVP-alternativ som ”acceptera”, ”kanske” eller ”avböja”.
Personalmedlemmar kan förbättra sin programvara för bokning av konferensrum genom att utveckla färgkodade kategorier för evenemang, möten och uppgiftsorganisation.
Funktioner:
- Administratörer kan anpassa plattformens design för att matcha deras varumärkes färger, logotyper och åtkomsträttigheter.
- Företag kan kombinera plattformen med olika tredjepartslösningar tack vare Application Programming Interface (API) som stöds.
- Både månads- och årsprenumerationsval är tillgängliga via CalendarWiz.
- Användare kan få tillgång till hjälpsam kundtjänst genom e-postsupport, livechatt, vanliga frågor och svar och detaljerad dokumentation.
Teammedlemmar och kunder kan också föreslå evenemang genom att tillhandahålla information som evenemangets titel, kategori och en tänkbar dag och tid.
Appspace
Anställda kan enkelt bekräfta bokningar av konferensrum, bordsbokningar och resurstilldelningar Appspace.
Funktioner:
- Skapa en QR-kod för att checka in utan att göra fysisk beröring, vilket ger besökare och gäster tillgång till sina angivna utrymmen.
- För att hitta den bästa arbetsytan för dina behov, använd intelligenta dockningsstationer.
- Slå samman IoT-enheter och sensorer för att bygga en hybrid arbetsplats som prioriterar produktivitet och säkerhet.
- Appspace stöder olika hårdvaruval som skrivbordspuckar, interaktiva kiosker eller rumspaneler.
Det jag älskade med plattformen var det faktum att du enkelt kan hantera dessa bokningar via ditt intranät, e-post, Microsoft Teams eller den specifika Appspace Employee-appen. Således har du flexibilitet att göra planer dagar i förväg, när du reser till kontoret eller när du redan är där.
UnSpot
Med UnSpotkan du snabbt bestämma de bästa dagarna för att bjuda in människor till möten i konferensrum och lära dig mer om hur mötesrum används, vilket hjälper dig att bedöma ditt teams rumsliga behov.
Funktioner:
- System för bokningsbord, arbetsscheman, kontorsanalys, parkeringshanteringsverktyg, navigering och interaktiva kartor ingår i hela sviten.
- Snabba och enkla bokningar av mötesplatser med din företagskalender.
- UnSpot ger omedelbar realtidsinformation om alla bokningar och tillgängliga rum.
- Att lära en anställd att använda tjänsten tar så lite som 10 minuter.
Ditt team kommer att ha tillgång till användarvänlig programvara som förenklar bokning av mötesrum via en dator, mobilapp eller mötesrumsskärm.
Condeco
Condeco ger en lättsam metod för att föra människor samman, antingen fysiskt, elektroniskt eller båda. Det förenklar schemaläggningen av möten och integreras enkelt med välkända applikationer som Teams och Zoom.
Funktioner:
- Genom att inkludera tweaks och preferenser, gör dina mötesrumsreservationer mer unika.
- Du kan snabbt boka professionella och informella konferensrum som passar din arbetsstil.
- Plattformen kontrollerar automatiskt tillgängligheten för ett rum vid den valda tidpunkten.
- Hitta tillgängliga mötesplatser snabbt med hjälp av kriterier som plats, kapacitet eller bekvämligheter.
Med Condeco kan du snabbt välja en lämplig plats och tid, kontrollera allas tillgänglighet och boka din bokning på några sekunder. Intressant nog kunde jag använda olika plattformar som Outlook, mobila enheter eller Condecos webbportal.
Läs också: Topplösningar för webbkonferenser och direktdelning!
Accruent
Att utnyttja tillgängligt utrymme effektivt är viktigt för att driva ett coworking-utrymme. Enligt min erfarenhet kan du garantera kundnöjdhet samtidigt som du sänker driftskostnaderna med hjälp av Accruents mötes- och konferensrumsbokningssystem.
Funktioner:
- Slår ihop programmet för att förbättra din anläggningshantering och göra kunniga underhållsval.
- Använd ett centralt placerat rumsbokningssystem för att effektivisera schemaläggningsansvaret.
- Du kan förenkla evenemangsadministrationen genom att erbjuda en one-stop-shop för jobb som fakturering.
- Genom att aktivera färdiga videokonferenslösningar kan du ansluta fjärrpersonal.
Hitta och reservera den perfekta arbetsytan för möten eller arbetsuppgifter på campus eller i din kontorsbyggnad. Reservationsproceduren som erbjuds av Accruents system är enkel, flexibel och säker och ansluter utan ansträngning till dina nuvarande arbetsflöden.
Kadence
På Kadence, att arbeta bör ge dig kraft i stället för att begränsa dig, så att människor kan utmärka sig i allt de gör. Denna programvara för bokning av konferensrum skapar operativsystemet för framtidens arbete och berikar koordineringen av människor, tid och utrymme för att stödja team i att känna sig betrodda och bemyndigade att fatta de bästa besluten.
Funktioner:
- Du kan enkelt boka lämpliga mötesplatser för improviserade möten var du än är.
- Bjud in besökare samtidigt som du snabbt väljer lämpliga bekvämligheter.
- Använd aviseringar om incheckningspåminnelser för att öka rumstillgängligheten.
- Med några få klick kan du reservera mötesrum direkt från din kalender och bjuda in kollegor.
- Få en tydlig bild av vem som är på eller utanför kontoret med korrekt bokningsinformation.
Med ett ytligt protokoll för att hyra platser och hålla reda på när kollegor använder utrymmet är Kadence ett mycket användarvänligt verktyg.
Funktioner att leta efter i ett rumsschemaprogram
När du letar efter programvara för rumsschemaläggning, se till att programvaran innehåller följande funktioner:
- Inbyggda rapporteringsmöjligheter: Se till att programvaran för mötesschemaläggning ska ha förmågan att generera standardiserade rapporter i olika format.
- Integration med tredjepartsverktyg: Programvaran ska kunna hålla reda på mötesrummen och användningen av olika resurser för att minska kostnaderna.
- Synkronisering i realtid: Programvara för bokning av mötesrum bör ha en centraliserad databas, som bör uppdateras i realtid för att tillhandahålla de senaste användaruppgifterna för att förhindra schemaläggningskonflikter.
- Skalbarhet: Programvaran bör vara skalbar för att tillgodose organisationens behov av att hantera flera platser och bokningar över olika tidszoner.
- Centraliserad instrumentpanel: Den centraliserade kalendern och instrumentpanelen för att kontrollera tillgängligheten för mötesrummen och visualisera planlösningar och rumsutrymme.
- E-postvarningar och aviseringar: Programvaran för rumsschemaläggning som du tänker välja bör automatiskt kunna meddela intressenterna om deras status för begäran, fakturor och annan relaterad kommunikation.
Bortsett från dessa skulle funktionerna förändras på grund av dina krav, eftersom den här programvaran trots allt ska hjälpa dig att få arbetet gjort snabbare och med mindre stress. Eftersom möten är oundvikliga kan du prova de som passar dina preferenser och så småningom begränsa dig till de vinnande kombinationerna.
Slutsats
För att hålla jämna steg med den senaste tekniska utvecklingen och kontorshantering krävs att man upprätthåller en effektiv arbetsyta. De bästa verktygen för bokning av konferensrum som jag tyckte var användbara för att förbättra mötesupplevelsen framhävs i den här artikeln.
I slutändan gör dessa tekniker det möjligt för organisationer att spara tid och pengar genom att tillhandahålla praktiska resurshanteringslösningar. Dessa verktyg gör det möjligt för företag att se till att varje möte är produktivt och välorganiserat.
Nästa upp, prova dessa mötesprotokollsmallar för smärtfri planering och perfekt utförande.